Случалось ли Вам встречаться с такими управленческими ситуациями:
- Происходят конфликты между смежными подразделениями
- В организации есть неработающие регламенты
- Нарушение регламента или невыполнение поручения может легко сойти с рук
- Вроде все понимают, что надо делать, но результат часто получается не того качества и не теми усилиями, как хотелось бы
- Все по-разному понимают цели организации
- В течение рабочего дня у сотрудников много времени уходит на постоянные отвлечения, новые вводные и их обсуждение
- Корпоративные проекты улучшения реализуются в самый последний момент путем героических усилий персонала и менеджеров
Из этой статьи Вы узнаете, как можно профессионально выйти из этих ситуаций и повысить результативность организации с помощью настройки Панели управления бизнесом.
1. От чего зависит результативность организации?
Результативность всей организации зависит от результативности работы каждого сотрудника.
Только около 50% рабочего времени в день работает (то есть создает ценность) среднестатический российский сотрудник
Мы неоднократно убеждались в этих цифрах на практике, проводя хронометраж рабочего времени. Получаются именно такие цифры. Куда уходит остальное время? Давайте посмотрим, где происходят потери на трех уровнях управления:
- Оперативный уровень управления: рабочее время сотрудников не спланировано, коммуникации спонтанны, ситуативны, из-за чего происходят постоянные отвлечения и переключения в работе сотрудников. Многие дела остаются несделанными, и в итоге в организации становится нормальным уйти домой, не выполнив обещанных задач.
- Тактический уровень управления: важные бизнес-процессы часто не прописаны. «Зачем прописывать? И так всем понятно, что нужно делать». Только вот регулярно теряется время на включение в процесс новых сотрудников, да и качество выполнения нестабильно и зависит от настроения сотрудников. Плюс много времени тратится на постоянные конфликты между подразделениями компании, так как у каждого свое собственное представление о распределении функций в организации.
- Стратегический уровень: перефразировав Сенеку, можно сказать: «Не имеет значения, с какой скоростью ты плывешь, если ты плывешь не в том направлении». Работа может оказаться качественно сделанной, но никому не нужной, что будет стимулировать сотрудников применять знаменитый российский принцип «подожди выполнять — отменят!». Для того, чтобы команда была слаженной, все должны одинаково понимать цели организации и свою роль в достижении этих целей. Иначе получится «лебедь рак и щука», как в знаменитой басне И.А. Крылова.
Как с помощью майнд-менеджмента навести порядок на всех трех уровнях управления?
2. Алгоритм настройки панели управления бизнесом.
Попробуйте собрать всех своих ключевых менеджеров и сотрудников и попросить их индивидуально написать на каждом стикере:
- 3 самых главных цели предприятия на год
- 10 самых главных бизнес-процессов организации и представить их в виде понятной структуры
- 3 самых главных текущих проблемы организации, над которыми надо начать работать.
Должны ли менеджеры одинаково давать ответ на этот вопрос? Конечно, иначе ресурсы будут тратиться сразу по всем направлениям. Дадут ли Ваши менеджеры на самом деле одинаковый ответ? Часто это, увы, не так. Для того, чтобы сформировать команду единомышленников, одинаково понимающую правила игры организации, нужно выполнить следующий алгоритм.
2.1. Соедините все процессы и проекты в одной карте.
Любую организацию можно представить в виде структуры процессов и проектов. Когда мы говорим, что понимаем, как работает организация, это значит, что в нашей голове сформировалась интеллект-карта основных процессов и проектов организации. Что такое процесс и проект?
- Процесс — это определенная структура мероприятий, позволяющая получать запланированный результат нужного качества (выход) при соблюдении определенных условий (вход) и технологии (взаимосвязь работ)
- Проект — это уникальная система мероприятий, цель которой заключается в том, чтобы создать или улучшить процесс. Например, у любой бизнес-организации есть процессы продаж и управления продажами, которые после реализации проекта внедрения CRM-системы улучшаются. Часто совокупность всех процессов и проектов рисует бизнес-аналитик, долго собирая информацию у каждого менеджера по-отдельности. Но это можно сделать гораздо веселее всего за один час, если правильно провести командную работу, и получить вот такой результат:
2.2. Опишите самые проблемные и важные процессы.
Почему часто описанные регламенты не работают? Потому что часто они описаны очень непонятно, сложно, громоздко. Когда мы укладываем эту информацию в голову, все происходит гораздо проще. Поэтому не нужно сразу рисовать сложную Idef0 диаграмму основных бизнес-процессов, нарисуйте лучше простое дерево вместе со своими сотрудниками. Это происходит быстро, и всегда дает нужный результат: сотрудники начинают сразу же выполнять правила игры описанного ими же самими бизнес-процесса. Почему? Потому что:
Результат приносит не наличие описанных правил игры, а процесс создания правил игры.
2.3. Спланируйте самые важные проекты.
Сколько запланированных за прошлый год проектов в Вашей организации было реализовано в срок? Обычно эта цифра не превышает 50%. Почему это происходит? Потому что как правило участники проекта мало включены в проект, по-разному понимают задачи проекта. И опять же командная работа с помощью майнд-менеджмента помогает добиваться нужного результат — единого понимания и действия в соответствии с целями проекта.
2.4. Визуализируйте орг.структуру и распределите ответственность.
Если представить организацию в виде схемы процессов и проектов, а потом попросить каждого сотрудника отметить те процессы и проекты, за которые, как он считает, отвечает, то всегда сразу же становятся видны огрехи в системном управлении. За 5 минут можно увидеть дублирующиеся функции, а так же процессы и проекты, за которые, как оказалось, никто не отвечает.
Для того, чтобы точно распределить ответственность, применяйте очень простой принцип:
Нет должности без процесса (проекта), нет процесса (проекта) без должности.
Вот как это происходит на сессии:
2.5. Пропишите регламенты
Регламенты часто скучны, потому что много линейного текста и мало сути, которая формирует правильные образы в голове. А теперь представьте, что должностная инструкция, например, ИТ-менеджера и сис.админа, выглядит вот так:
Структурирование исполнительских функций позволяет сформировать однозначную и правильную картину действий в голове исполнителей — и тогда должностные инструкции будут работать.
2.6. Стратегия.
Как изменится ваша бизнес-модель, если на рынке появится заграничный конкурент? Как декомпозировать главные цели на подцели и распределить ответственность за выполнение по всей орг.структуре организации? Можно долго заниматься аналитической работой или включить силу команды и технологии майнд-менеджмента, представить цели в виде интеллект-карты.
2.7. Настройте регулярное оперативное управление
Для того, чтобы цели достигались, нужно каждую неделю совершать следующий запланированный шаг. Если спортсмен хочет стать олимпийским чемпионом, то на каждой тренировке нужно становиться лучше, эти тренировки должны быть регулярными. Для этого крайне важно настроить в организации систему регулярного управления в соответствии с основными функциями менеджера, структурированными в этой карте:
