NOISE ANALYSIS AN ALTERNATIVE TO SWOT STRATEGIC PLANNING

Having a solid strategic plan will allow your company and team to flourish. You must have a format & process that is effective. NOISE analysis is that format.

Contact Mike to schedule a strategic planning meeting that will deliver results and engaged staff that are part-of the plan.

NOISE ANALYSIS

Working with companies developing strategic plans everyone seems to feel that the default method is a SWOT analysis strengths, weaknesses, opportunities, threats.  I’ve never been a fan and wondered if there was an alternative.

In the ‘High Performance Team Building’ class a smart friend Brian Pagkos shared an idea ‘SNOT Analysis’ strengths, needs, opportunities, threats.

While preparing for a focus group meeting it came to me NOISE

• Needs
• Opportunities
• Improvements
• Strengths
• Exceptions

A method that uses solution-focused language and is able to build upon the teams existing knowledge and goals.

OBJECTIVE

• When planning, determining what we want to have happen & understanding the road-blocks are necessary. Developing knowledge plus skills to navigate the plan allows us to choose focus points & what to eliminate. The NOISE analysis is a planning technique of looking at what is working and determining areas to improve. It gives us a format to explore opportunities that we may know about or be missing. When we understand the NOISE conditions, we can create a path towards the future that allows the company or team or project to flourish.

MATERIALS

• Flip Chart Paper
• Markers
• Lots of Post-it Notes

GROUP SIZE

• 5 to 20
• I’ve led this with larger teams you can break the group into teams of 6 or less. Each team of 6 works independently then get together to share (or the facilitator finds commonalities & categorizes them) OR lead a series of focus groups with smaller teams separately.

TIME FRAME

• At least 3 hours, I have led this over multiple days.

GUIDELINES

1. Before the meeting it may prove helpful to decide on a goal (what-by-when) to be achieved or to send some pre-work to the participants for then to think about. Examples of pre-work:

• Share these 8 Planning Questions and ask them to come prepared to share some responses.
• Have them work through the question of ‘What is your department accountable for? how can others help you in accomplishing your accountability?’ and come prepared for each department to share their responses.

2. On a piece of flip chart paper draw a circle in the middle. Create four quadrants radiating from the center circle. See below.

While drawing the NOISE analysis chart explain what would be useful information in each area. Feel free to change the bullets to better match your needs.

 

EXCEPTIONS

In the center circle write “Exceptions”

• Of the N, O & I Listed what is already happening, even just a little bit?

STRENGTHS

In the upper left quadrant write “Strengths”

• What is working well?
• What evidence do you have that these strengths exist?
• What does your team/dept excel at?
• What do others say is your team/ dept strengths?

*

NEEDS

In the upper right quadrant write “Needs”

• When we have ______ this will be a better place to work, or we would be more effective in completing our work.
• What does the team or department need to do its work better?
• What do you need or the individuals within the department need to do the work better?
• What do you need that you do not have to complete your work?

*

OPPORTUNITIES

In the lower left quadrant write “Opportunities”

• Other departments/ locations/ companies/ etc… are doing _________ we ought to consider what they are doing.
• An area of untapped talent or underutilized resources is __________
• What do we currently have that could be used differently?

*

IMPROVEMENTS

In the lower right quadrant write “Improvements”

1. What small concrete improvements can we as a team/ dept complete in the next 90 days?
2. Based on our strengths, needs, & opportunities what areas can we improve?
3. What is already working well that we can make work better?
4. A consistent area of improvement I hear people wish for is ____________
5. One area of improvement that would support our capacity/ growth is ____________

• Miracle Question: You leave here today & go to sleep. While you are sleeping a miracle happens and what you need in order to be more effective with your work happens, but you don’t know because you were asleep. You arrive tomorrow what is the 1st thing you would notice that makes you realize this has happened? How would you know?
• Scaling Question: Currently the department, organization, team (choose appropriate) operates at X, what does X + 2 look like?
• 1—2—3—4—5—6—7—8—9—10

3.  After illustrating + sharing the format with the group ask them to grab some flipchart papers, markers and post-it notes. Take about 45 minutes to 1 hour as a team to complete as many responses to the NOISE analysis as possible. PLEASE ask people to just share, this is a brainstorming-planning time we will evaluate the ideas later; for right now we are looking for quantity.

3a.  If you feel people will be be too judgmental.

• Ask them to work individually for about 10 minutes (more or less) filling out post-it notes by themselves on each of the areas. Start with Strengths then progress to Needs,Opportunities, Improvements, and end with Exceptions.
• After people have had a chance to think and work by themselves, ask them to share their responses (post-it notes) on the NOISE areas.

4.  With the team go through the NOISE areas. Starting with Strengths sort the ideas in affinity common groups, finding clusters of ideas that may fit together. Take the ideas that may be outliers and also recognize those ideas they may be breakthrough ideas.

At this stage the smaller teams of 6 or less are necessary this way any confusion over the ideas can be explained by the person that had the idea. Plus the team is small enough to discuss what belongs together and what may be outliers.

Repeat the process in each of the other NOISE areas in this order: Needs, Opportunities,Improvements, and end with Exceptions.

5.  Once you are done sorting & clustering into common groups, the team will look for broad categories for each small cluster. For example ‘Communication between sales and production’ or ‘More knowledge of how to use our internal knowledge management system’.  As the group reaches agreement on the broad categories re-write these in the proper NOISE areas.

6.  Now that everyone feels comfortable with the broad categories re-write them in each NOISE area and ask the team to dot vote on which they feel are most relevant based upon the purposes of our planning time.

7.  We have broad categories and a bunch of ideas on how to focus and improve them…Next steps would be to take the broad categories and ask the team to develop some short term measurement / milestones to show progress and achievement in the categories.

8.  Management (or the team leader) gathers all the broad categories and short team measurements / milestones for achievement and types them up in a ‘Plan Document’shares them with the team, ensures that they are all in agreement.

9.  Any feedback is taken into consideration and changes are made as needed. This Plan Document along with all the great ideas is now your improvement or strategic plan.

10. Routinely return back to the Plan Document and check for relevancy & success, plan to deal with + correct set-backs.

 

WHAT DO YOU THINK?

How can you see the NOISE analysis working for your next strategic planning meeting?

9 Blind Spots That Sabotage Businesses, and How to Beat Them

Entrepreneurs regularly confront a host of tough challenges. Just a sampling among them: landing their first sale, growing their customer base, hiring the right employees, managing cash flow and getting access to funding.

But the biggest challenge entrepreneurs may face is either a self-limiting or self-inflated view of their capabilities. Possessing fear, self-doubt, over-confidence, in-group thinking, misplaced commitment to a selected course of action or entrepreneurial myopia are just some ways an entrepreneur can sabotage his or her business.

Gallup research reveals nine potential blind spots that can hurt the venture.

1. Relentless focus on profitability

Making money is the primary objective of a business. But when profit orientation becomes an obsession, customer relationships can suffer. In a “profit first” culture, employees are under immense pressure to maximize revenue with little consideration for the customer experience.

Advice: Don’t lose sight of the human element in business. Keep customer expectations in mind when making decisions.

2. Overconfidence

Confidence grows businesses, but overconfidence can hurt it. Overconfidence leads entrepreneurs to underestimate the complexity of the situation, and overcommit resources in pursuit of an opportunity without assessing competition.

Advice: Avoid the speed trap. When the window of opportunity is narrow, pause and build what-if scenarios before taking action.

3. Unfocused creativity

Intellectual curiosity spurs growth, but too many ideas can be counter-productive. Lack of focus might cause an entrepreneur to launch multiple initiatives at the same time, losing sight of their core business and confusing their teams.

Advice: Select ideas that streamline your business and add value for your customers.

4. Need for control

Go-it-alone entrepreneurs can single-handedly get things done in a startup environment. But as the venture begins to grow, their need for control keeps them from focusing on activities that bring the highest value to a growing business.

Advice: Hire, train and transfer responsibilities to others.

5. Ineffective delegation

Delegation is key to growth. But setting up an effective delegation process is hard. Often, entrepreneurs hand off tasks to those with the least on their plate and make the mistake of micromanaging the person -- behaviors that lead to costly mistakes.

Advice: When delegating, identify the right person for the task, give clear instructions and be patient. Building capacity of your team members takes time and effort.

6. Misplaced commitment to a selected course of action

Entrepreneurs with high tenacity and perseverance may have the tendency to stick with a failing strategy, even when the results are consistently below expectations.

Advice: Set specific milestones to gauge progress on your project. Be prepared to change course if needed.

7. Entrepreneurial myopia

It’s not uncommon for entrepreneurs to fall in love with their idea or product. Their closeness to it and an intense desire to see it succeed blinds them to its flaws.

Advice: Try to be objective about what you offer to the market. Surround yourself with trusted advisers who can help you assess situation objectively.

8. Ineffective networks

Robust and diversified personal networks facilitate venture growth. But many entrepreneurs either fail to build an effective network or are unable to adapt the network to accommodate their venture’s evolving resource needs.

Advice: Figure out strategies to build your social quotient. Don’t forget to refresh and reshape your networks as your needs change.

9. Confirmation bias

Successful entrepreneurs have highly positive self-image, which leads them to favor information confirming their beliefs and opinions, while discounting information that contradicts their viewpoint. This bias affects their decision-making.

Advice: Interact with people with opposite viewpoints. Allow them to counter your ideas and concepts. This will help you perceive opportunities more realistically.

Your behaviors may or may not be easy to change, but they tell you where to begin. Recognize and understand your most basic qualities. Once you understand your strengths, biases and preferences, create a road map to systematically and consistently nurture your strengths and manage areas of weaknesses.

This nurturing of positive behaviors and figuring out strategies to manage areas that can negatively affect your business will yield extraordinary results. It will accelerate your personal development and positively influence the sustainability and growth of your venture.

Article contributed by--Sangeeta Bharadwaj Badal

Primary Researcher for Gallup's Entrepreneurship

Debunking The Five Big Myths About 'Big Pharma'

Contributor
John Lechleiter

If you are a regular reader of politically oriented commentaries on the pharmaceutical industry then you are familiar with, and perhaps even subscribe to, what I call “the Big Five”—myths about this industry that routinely poison debates, obscure genuine problems, and distort policy recommendations on health care. These myths have been all over the public arena again recently, and it’s time to confront them systematically.

Myth #1 Pharmaceutical companies exaggerate the costs of developing new medicines to justify high prices. In fact: The research and development (R&D) expenditures of this industry are staggering—and since they are matters of public record there is no way and no need to exaggerate them.

In the U.S., the member companies of the Pharmaceutical Research and Manufacturers of America (PhRMA) alone spent more than $51 billion on R&D in 2014. That total is based on the same audited financial statements that appear in our annual financial reports to shareholders. In my own company’s case our R&D spending last year was $4.7 billion. In fact, the pharmaceutical industry accounts for 21 percent of all R&D spending by all U.S. businesses—creating and sustaining hundreds of thousands of jobs while serving as a the engine of biomedical progress for the entire world. This level of investment is what is required today to bring forth new medicines.

Myth #2 Industry does not develop most new medicines; they come from government and university laboratories. In fact: Government and academic research contribute in essential ways to biomedical progress—but the complex and expensive process of turning insights on diseases and promising leads into approved treatments for patients occurs almost entirely in private industry.

A recent academic analysis helps to tease out the key distinctions. Looking at the patent applications of all of the drugs approved by the U.S. Food and Drug Administration (FDA) from 1988 to 2005, the study found that nearly half of the new drugs cited either a public-sector patent or a government publication in their patent applications—demonstrating that publically funded research often contributes indirectly to the discovery and development of new medicines. But fully 91 percent of the approved drugs themselves were patented in the private sector—demonstrating that they were substantially discovered and developed by private firms.

Myth #3 Prescription medicines are the main driver of health-care cost increases. In fact: Expenditures on prescription medicines have been a stable component of health-care spending over time and often contribute to overall cost savings rather than to increases.

Only about 10 cents of every U.S. health-care dollar is spent on retail prescription medicines—which is the same share that was spent on prescriptions in 1960. While the overall use of medicines to treat many diseases has increased dramatically in that same period of time—and average life expectancy at birth in the U.S. has increased by more than nine years—the share of spending accounted for by prescription medicines is the same as it was 55 years ago. That comparison makes pretty clear that medicines are deliveringvalue to the system rather than driving unsustainable cost increases.

A study published in the journal Health Affairs provides a good example of how this has worked. The researchers compared total medical expenditures for patients with four major diseases who faithfully used the medicines prescribed by their doctors versus those who did not. The “adherent” patients incurred somewhat higher prescription-drug costs, of course, but savings in their overall health-care expenses exceeded the extra drug costs by wide margins.

The fact that nearly nine out of 10 U.S. prescriptions are filled with generic medicines (which originated in the innovator sector, by the way) also has a lot to do with the overall stability of drug costs. The impact of generics has been especially positive for senior citizens and the programs that insure them. Looking at the top 10 prescription classes by volume used by Medicare Part D beneficiaries, the average daily cost of these therapies declined from $1.50 in 2006 to well under a dollar in 2013, and is headed much lower still.

5 этапов обучения менеджеров по продажам

Главная задача руководителя отдела продаж, или руководителя компании – это взять в отдел продаж просто адекватного человека. Идея взять уже готового продажника – это утопия. В кругах продажников даже ходит анекдот “Хороший менеджер по продажам ищет работу”. Во-первых, если он хороший менеджер – то он себя очень быстро продаст в ту компанию, которая ему нравится. Во-вторых, ни один руководитель не выгонит и не сократит менеджера по продажам, который приносит деньги. Такого ценного сотрудника уволят последним из компании. Поэтому, в лучшем случае Вы возьмете просто адекватного человека. И, дальше Ваша задача сделать из него профессионала в продажах. 

Как же воспитать человека, который сможет продавать Ваш продукт? 

Есть 5 этапов обучения менеджера по продажам: 

• адаптация 
• изучение этапов продаж 
• изучение работающих скриптов компании 
• практика 
• прослушивание записей своих разговоров 

Важно, чтобы каждый этап был в компании заранее продуман и сделан в виде чек-листа или регламента. Рассмотрим каждый этап отдельно. 

Этап 1. Адаптация. 

На этом этапе Вам нужно познакомить менеджера по продажам с компанией, видом деятельности, продуктом, который менеджер будет продавать, условиями работы, коллективном. 

Нужно помнить, что Ваша задача постоянно “продавать” будущему менеджеру работу у Вас. Чтобы он видел ценность работы у Вас, а так же хотел стать частью Вашей компании. Вашего коллектива. 

Поэтому, каждый этап знакомства должен быть “продающим” и показывающем Вашу компанию в лучшем свете. 

Но, не нужно обманывать. И, не нужно говорить то, чего нет. Будьте предельно честны с кандидатами. Если окажется, что Вы обещали то, чего нет – то в Вас просто разочаруются. 

Так же, на этапе адаптации важно ознакомить кандидата с базовыми регламентами компании – время начала и конца рабочего дня, порядок субординации, отчетности. Для этого можно сделать документ “Политика компании”, в котором описать все эти детали. 

Этап 2. Изучение этапов продаж. 

Это теоретическая база, которая должна быть у продажника. 

Есть 5 ключевых этапов продаж: 

• Открытие 
• Анамнез 
• Диагноз 
• Презентация 
• Закрытие 

Для того, чтобы не пересказывать все эти этапы каждому продажнику, Вы можете найти книгу, где они хорошо описаны, или же найти тренинг, где об этом подробно рассказывается (например – наш тренинг “Беспредельная Власть Продаж” ). 

А так же подготовьте тестовые задания, по выполнению которых Вам станет ясно, насколько разбирается кандидат в том, что он изучил. Заодно будет понятно, насколько он способен обучаться и как он подходит к новому материалу. 

Если Вы остались довольны – то следующий этап – это изучение работающий скриптов компании. 

Этап 3. Изучение работающий скриптов компании. 

То, что у Вас должны быть скрипты продаж – это даже не обсуждается. Поэтому, Вы должны передать готовые скрипты, которые у Вас есть новичку. И, поставить ему задачу – выучить их наизусть. 

Как в фильме “Джентльмены удачи”: “Выучить от сих до сих. Приду – проверю”. 

И, даете сжатые сроки, в которые кандидат должен выучить скрипты. Допускать менеджера к звонкам можно лишь тогда, когда он сдал (как стих в школе) выученные наизусть скрипты. 

Главное на этих первых этапах – не давать менеджеру расслабиться. Чтобы он сразу привык к темпу и скорость работы у Вас в бизнесе. Если Вы сразу сделаете для него лояльные условия, то, заставить его потом работать – будет практически не решаемой задачей. Нужно будет с ним расстаться. 

Когда пройдены все эти этапы – приходит время практики. 

Этап 4. Практика. 

Здесь все просто. Нужно, чтобы менеджер почувствовал первую кровь. Почувствовал “вкус” продажи и вкус первых заработанных денег. 

Практикой мы считаем, когда менеджер совершает как минимум свои первые 100 разговоров с клиентами. Опять же, обращаю Ваше внимание на то, что мы считаем не звонки клиентов, а именно разговоры. 

За это время, как правило, у менеджеров проходит страх общения по телефону. Он начинает хоть немного чувствовать своего собеседника. Улавливать его настроение и настрой на покупку Вашего продукта. 

Обычно, новичок может сделать такое количество разговоров за 3-4 дня. 

Чем больше практики нарабатывает менеджер по продажам – тем профессиональнее он становится. Многие компании уже на этом моменте перестают заниматься обучением своего отдела. Но, есть еще один элемент обучения, который может дать прорыв менеджерам по продажам – прослушивание записей своих разговоров. 

 Этап 5. Прослушивание записей телефонных разговоров. 

Вам нужно найти оптимальное техническое решение, которое возможно в Вашем регионе. В Украине лучше всего решает наши задачи компания Binotel. 

Когда продажник слушает себя со стороны – то он намного лучше понимает все свои ошибки, которые он совершает, общаясь с клиентами. 

Многие менеджеры часть просто в шоке, когда слушают свои переговоры. 

У нас в компании, каждый менеджер, каждый день прикладывает к ежедневному отчету свои записи разговоров – удин успешный, один – негативный, а так же их анализ. 

Итак, мы с Вами рассмотрели обязательные 5 этапов обучения, которые могут помочь Вам воспитать из адекватного человека – профессионала продаж, который будет приносить Вам деньги. 

Внедряйте! 

Андрей Полищук, 

Sales Director, Co-founder, Trainer LiftMarketing

http://q99.it/KgSnwdp

Как составить бизнес-план: практические советы

Открыть собственное дело с каждым днем все проще, и ты наверняка об этом уже думал. Отдельное спасибо Николаю Никишову, научившему меня в свое время этой методике.

Чтобы прикинуть перспективы своего бизнеса, тебе нужен быстрый, и в то же время достоверный способ посчитать затраты и прибыль. Есть такой способ. Я научу тебя рисовать удобные бизнес-сценарии в электронных таблицах на примере выдуманной студии веб-дизайна.

В этой статье:

- Как правильно настроить мышление
- Как выписать затраты
- Как пользоваться электронными таблицами
- Как выписать доходы
- Как составить баланс и посчитать прибыль

Настраиваемся думать

Ты уже знаешь, какой именно бизнес ты хочешь делать, кто потребитель твоего продукта или услуги и как ты будешь их продавать? Тебе важно понимать, что цель бизнеса — деньги, и вся эта статья — о них и о том, как о них думать.

Тебе важно правильно настроить свое мышление. Когда ты размышляешь о своем бизнесе — ты мечтаешь, и это — правильно. Но есть опасность: мечта легко перестает в иллюзии. Легко мечтать не только вечерком на диванчике, легко также рисовать нелепые цифры в табличках. Типа планировать сказочную прибыль.
Чтобы не впадать в иллюзии, сразу ответь, что важнее: помечтать и затем испытать провал в жизни или достоверно все продумать и затем победить? Если ты хочешь победить в реальности, то бизнес-план — это must. Думай искренне.

Думаем о затратах

Задача номер один. Достоверно выписать расходы, стартовые и ежемесячные.
Это очень просто. Стартовые расходы — это деньги, которые ты вкладываешь единожды в начале своего бизнеса. Например, покупка мебели, ремонт помещения и уставной фонд — это все стартовые расходы. Чего еще не забыть:

- юридические услуги (регистрация предприятия, консультации и т.п.)
- первая аренда и ремонт помещения
- мебель, компьютеры + ПО, оборудование, коммуникации, канцелярия
- транспортные расходы
- представительские расходы (обеды с нужными людьми, новый мобильник)
- маркетинговые затраты (реклама и полиграфия)
- кадровые затраты (поиск людей)

Выписывать суммы нужно настолько детально, чтобы ты сам в них верил. Скажем, избегай писать «примерно $5,000» в графу «мебель». Это недостоверно и строго говоря, это не цифра. К инвестору не придешь со словами «мне нужно примерно $14,000». Составь несколько типовых конфигураций рабочих мест и посчитай стоимость каждого. Тем не менее, вполне достаточно вписать в статью «канцелярия», например, $50, потому что эта цифра выглядит достоверной для небольшого офиса. Здравый смысл здесь — лучший советчик.

Чтобы обмануть свое творческое мышление и не дать ему в этом процессе улететь в иллюзорный мир, сделай так. Сначала выпиши список затратных статей (мебель, компьютеры, и т.д.) как можно подробнее, и только потом приступай к их заполнению цифрами. Во-первых, так ты победишь страх белого листа. Во-вторых, ты еще не будешь видеть нарастающей суммы, и не будет бессознательного страха перед выписыванием очередной затратной статьи. Типа, «я боюсь, цифра приближается к большой, я лучше сам от себя скрою что мне еще нужны деньги...» Помни — практически любые затраты поддаются оптимизации, нередко весьма заметной, и ты обязательно займешься этим позже. Пиши все.

Какие суммы писать в затратные статьи? Реальные! Категорически нельзя занижать затраты относительно того, что есть реально на рынке, это табу. Ты не имеешь права планировать снять офисную квартиру за $100/месяц, рассчитывая на везение или стараясь уменьшить смету. Если в твоем регионе офисная квартира стоит $400/месяц — пиши $450, помня про коммунальные услуги! Также избегай завышать цифры, хотя вот с этим проще — будет что потом оптимизировать.

Чтобы адекватно оценить стартовые затраты, тебе нужно уточнить все цифры. Не бери их из головы, пусть вся информация о суммах имеет свой источник — телефонный звонок или прайс-лист.
Расписывание стартовых затрат занимает несколько дней.
Задача номер два. Ежемесячные затраты. Вот типичные статьи:

- зарплаты по каждой должности (зарплатный фонд)
- аренда офиса
- коммуникации
- юридические услуги
- представительские расходы
- налоги
- фонд на непредвиденные расходы (резервный фонд)

Поступай точно также — сначала выпиши статьи, а потом заполни их цифрами.

Подробнее о зарплатах. Избегай называть людей по именам в бизнес-плане. Человек в бизнесе выполняет функцию, а не фигурирует сам по себе. И зарплата выплачивается не Васе Пупкину, а программисту или водителю. Зарплаты тоже следует уточнять по биржам труда, а не выдумывать. Некоторые должности получают не только фиксированную ставку, но и процент с продаж. Мы это рассмотрим позже.

Обязательно планируй неприятности! Здесь я имею в виду фонд на непредвиденные расходы, они обязательно будут. Очень часто возникает желание «оптимизировать» этот фонд, но делать этого категорически нельзя. Нет ничего неприятнее ситуации, когда возникает срочная потребность в деньгах, а их нет. Нередко начинающий бизнес серьезно страдает из-за дефицита буквально мизерных денег. Если все будет хорошо, то резервный фонд будет постепенно накапливаться, а потом и приносить проценты в банке. Но все хорошо не будет, я обещаю.

Резервный фонд можно наполнять по-разному. Популярный вариант — зачислять в этот фонд % от всей прибыли (5-10%). Другой вариант — вести его как отдельный расход с фиксированной ежемесячной суммой отчислений.

Затраты хорошо печатать на бумажке и носить эту бумажку с собой в кафе. Меньше чем за неделю ты с друзьями сможешь довольно неплохо оптимизировать затратную часть.

Думаем в таблицах

Задача номер три. Посчитать эти цифры в электронных таблицах. На самом деле, здесь фигурируют элементарные формулы и научиться рисовать бизнес-план — очень просто. Один раз ты поймешь, как это делается — и сможешь прикидывать любые сценарии, даже если ты никогда не пользовался этими программами.

Когда бумажка с затратами готова, пора выносить цифры в электронную таблицу и начинать планировать. Открывай Microsoft Excel или OpenOffice.ORG Calc, и вперед. Создавай два листа.
Один — стартовые расходы, второй — ежемесячные расходы (этот лист позже станет нашим основным рабочим инструментом). В обоих листах запиши расходы в два столбика — статья затрат и сумма.
Сделай также столбики будущих месяцев. Тебе нужно знать, сколько денег ты потратишь и заработаешь в начале, сколько — через два месяца и т.д.

Столбики будущих месяцев

Самый важный момент. Ежемесячные затраты и доходы бизнеса следует выписывать накопительно. Затраты одного месяца прибавляются к затратам предыдущего. Так получается общая сумма, вложенная в дело по такой-то статье затрат на такой-то месяц.

Например. Программист стоит, скажем, $500. Он поработал месяц — компания заплатила ему $500. Затраты на программиста на первый месяц бизнеса составили $500. Программист поработал еще месяц — компания заплатила ему еще $500. И еще месяц и еще $500. Затраты на программиста на конец третьего месяца составили $1,500.

Программист

Разумеется, не надо вводить эти цифры вручную, для этого есть простейшие формулы.
Трюк здесь заключается в том, что доходы тоже выписываются накопительно и мы видим разницу: сколько всего денег потратили на такой-то месяц, сколько всего денег заработали на такой-то месяц. Это позволяет увидеть момент выхода в безубыточность, а затем, слава Богу, в прибыль.
Итак, расчерти лист, напиши статьи расходов, ежемесячную сумму, напиши ближайшие месяцы, и каждый месяц пронумеруй. В моем примере проект рассчитывается на несколько месяцев вперед.

В сумме ты получаешь общий расход на каждый месяц. В моем примере видим, что за первый месяц работы компания потратила более $9,000 (включая стартовые затраты), а на десятый месяц — более $54,000

Думаем о доходах

Задача номер четыре. Давай считать самое приятное — доходы. Перечитай еще раз раздел про настройку мышления.

Важно

Доходы — это не прибыль. Если мы купили оптом десять килограмм семечек по $0.10/кг, а продали в розницу по $0.06/стакан (стакан = 100гр, он одноразовый и стоит $0.02):

Расходы: $3.00 = ($0.10 * 10) + ($0.02 * 100)
Доходы: $6.00 = $0.06 * 10 * 10
Прибыль: $3.00 = $6.00 - $3.00

Давай пока исходить из того, что картина расходов у тебя фиксированная, а вот варианты получения прибыли — разные. Будем их называть сценариями.

Таких сценариев важно нарисовать несколько. Например, если у вас будут покупать только самый дешевый продукт. Или, напротив, если сфокусировать внимание только на состоятельных клиентов.
Рисовать сценарий довольно просто: выпиши количество продаваемых единиц услуги или продуктов в каждый месяц и фиксированную стоимость одной услуги или продукта.

Также создай строку с суммой дохода за конкретный месяц. Как видишь, доходы тоже считаются инкрементально — доход одного месяца прибавляется к доходу предыдущего. Таким образом, ты видишь валовый доход на каждый момент времени.

На данном этапе возникает популярная ошибка: описывать сценарии доходов в виде только вот этой валовой суммы. Мол, «в октябре создадим вебов на три тыщи!». Так нельзя. Сумма должна сформироваться сама и быть обоснованной.

Думаем о балансе

Задача номер пять. Теперь, когда ты уже представляешь себе затраты и доходы, можно посчитать самое интересное — прибыль.
Разница между расходом и доходом — это прибыль. Это деньги, заработанные твоей компанией на данный момент времени. Это называется баланс.

Вот именно ради этой цифры ты и делаешь бизнес-план. Именно баланс — это чистая прибыль компании за вычетом всех расходов и инвестиций. Момент, когда баланс станет положительным — это точка выхода на безубыточность. Это момент, когда ты уже выплатил все кредиты, заплатил людям за работу и т.п., у тебя уже нет долгов и остались чистые деньги.

В скачиваемом примере я рассчитываю популярную в юных умах идею создания веб-студии. Вот тебе веб-студия. Видно: как бы студия не работала, чистая прибыль за целый год работы составит максимум три тысячи долларов.

Рассмотрим примеры.

Сценарий №1. Обычный сценарий развития веб-студии — начинаем с дешевых проектов, постепенно учимся и зарабатываем более дорогих клиентов. За десять месяцев работы компания выйдет в ноль с чистой прибылью около $13. А за год работы компания заработает три тыщи!

Сценарий №2. Делаем очень много дешевых вебов. Ес-но, учитываем момент накопления опыта и клиентов, и поэтому выходим на полную мощность где-то через месяцев восемь. Эта фирма не окупится никогда, принеся за год убытков более чем на $24,000. (Кстати, такой подход к созданию веб-студии довольно популярен в юных умах. Мол, а давайте обкатаем технологию и будем делать много дешевых сайтов. Не работает.)

Сценарий №3. Фокус внимания держим на вебах в средне-высокой ценовой категории. Тут по динамике видно, что фирма окупится через год и один месяц и будет приносить прибыль около $3,000 в месяц. Фирма из шести человек.

Сценарий №4. Это будет относительно элитная веб-студия, зарабатывающая себе только состоятельных клиентов. Тут обратите внимание: окупаемость компании зависит от тех двух клиентов, которые раскошелятся на продукт стоимостью в $6,000. Это риск. Окупаемость — на десятый месяц, затем прибыль низкая, меньше $3,000 в месяц. Теперь поиграйся с этим сценарием в табличке: убери сначала одного, а потом второго клиента с бюджетом в $6,000. Страшно, да?

Эта схема — далеко не единственная и подойдет не для каждого бизнеса. Некоторые бизнесы настолько просты, что все планирование поместится на один экран — например, деятельность юриста или частного медика. Другие бизнесы сложнее и имеют такие зависимости, что их придется просчитывать иначе.

Главное вот что.

Если ты научишься пользоваться такой схемой — то ты сможешь придумать и свою собственную;
Если ты научишься писать достоверные вещи и думать достоверно, то у тебя будет больше шансов преуспеть в бизнесе.

Домашние задания

Заработай на вебе!
Оптимизируй затраты и попробуй сделать описываемую веб-дизайнерскую фирму прибыльной. Это возможно.
Легко считать почасовку
У тебя единица продажи — один час, этот час продается по разной цене в зависимости от специалиста, и продается определенное количество часов каждый месяц. В этом случае рассчитывай зарплату людей тоже в часах, но плати фиксированно.
О зарплате
Можешь добавить в схему коэффициент увеличения зарплаты и премии, зависящие от завершения проекта.
Посчитай НДС.

How Well Do You Know Your Customer?

Dave Brock

My friend, Tim Ohai, has a brilliant bet he makes with sales people.  He puts a $100 bill on the table, saying, “If you can talk about your customer, their problems, opportunities, and challenges for 20 minutes, without ever mentioning your products, the $100 is yours.”

The tragic part of this story, is that Tim has never had to pay the $100!

The unfortunate imbalance is, any sales person can talk for hours on end about their products, pausing occasionally to take a breath or a sip of water.  They can fill whiteboard after whiteboard with facts, figures, feeds and speeds.  When they run out, they can pull out decks of Powerpoint pitches, endless product brochures, and case studies.

But that’s not what the customer cares about.  That’s not the help they need.  They can get all the same stuff on the web, downloading brochures, sitting on webinars, talking to others.

What customers really need and value is someone who can talk about their customers, competitors, markets, industries, and their own companies.  Customers struggle to get through the day to day, so they need help learning about opportunities they may be missing, things they could improve, ideas for growing, or simply reducing the stress and problems they face daily.

In virtually every survey asking customers about the biggest problems they have with sales, the following issue is always in the top 5:  “They don’t understand me, my company, our markets, or our business!”

Going back to Tim’s story, he reports, on average, sales people can only go on a little more than 3 minutes before they are forced to start talking about the product.

Stated differently, sales people can only speak for about 3 minutes on the things most important to the customer!

It’s no wonder we have problems engaging our customers!  It’s no wonder why customers don’t want to talk to us until they are 57-70% through their buying process.  We are irrelevant to them until that point.  We create no value on the things that are most critical to them.

There are two levels to this problem.

The first is organizational.  Billions are spent on training every year.  The bulk of that investment is training on products and services.  Some of that training is on sales skills/techniques.  Some, in fact, may be on how to deliver insight, but not about the insight itself.  If you sell to financial services companies, when was the last time your company took you through comprehensive training on the financial services industry?  What is the structure of the industry (it’s hugely diverse with lots of business models)?  What are the key drivers, trends, issues?  Who are their customers?  Who are the competitors?  What are the strategies of the key players?  How are the companies organized/structured, how do they work, how are they measured?  What are their biggest problems/challenges/opportunities?  What are the problems we help them solve?  What are the things they are talking about, what should they be talking abut?

Name an industry or segment, to be relevant to our customers, being conversant in these issues is table stakes.  If you are a sales or corporate executive, it’s critical to provide this foundation to your sales people.  They have to understand how businesses work, what drives the decision makers we work with in those businesses.

The second element of this problem is at a sales person level, and their preparation to meet with customers.  Who are they meeting with?  What’s their background?  What’s their role?  What are their concerns (or what are they likely to be)?  What’s happening with the company?  How are they performing?  Have there been any big changes?  And the list goes on.  Unless we research and prepare, we aren’t equipped to talk about the things the customer most cares about.

Sales managers, try this in your next team meeting:  Take a tip from Tim, put $100 (or the equivalent in your currency) on the table.  Ask your sales people to talk for 20 minutes about the customer, their strategies, challenges, opportunities, performance, markets.  They have to do this without mentioning your products or services.  It’s a bet you want to lose!

The beginner's guide to customer self-service solutions

SUSANNAH RICHARDSON 

Everyone knows that today’s customers are better connected, better informed and increasing customer service expectations are causing rapid changes. Call centres are now dealing with multiple channels including voice, SMS, web chat, social and email to meet customer service demand. However these channels are often not delivering the expected level of customer service that customers are now demanding, with 39% of modern consumers expecting a reply to their email within four hours and 55% of social media users want an answer in less than four hours.

Consumers are expecting businesses to continually improve their level of customer service, however there is only so far a business can go to meet these demands and that is why mplsystems believes that self-service is the only long-term solution to meeting these growing customer expectations. Already 70% of consumers expect a self-service option for handling commercial questions and complaints and research suggests that this is going to rapidly growth over the next 24 months.

 

Customer self-service options significantly improves the customer experience by providing the customer with access to the most appropriate and preferred channel for reporting and managing their customer service issues. For businesses, by far the major advantage to having customers use self-service is the fact that the cost per support session is estimated to be between 40 and 100 times cheaper than a live call to an agent. Alongside this the contact centre benefits from increased operational productivity, agent retention and a higher level of customer service delivered across all channels.

When looking to implement self-service technology it is important to understand the requirements of the typical customer, including the nature of the information that they will request, the devices from which they most often search for information and the relative technical sophistication of the user. So what are the different types of self-service technologies available and what are the advantages and disadvantages of each technology from both a customer and business perspective?

Web portals - Hosted web portals are growing in popularity as a self-service channel and are continually improving in terms of integration, functionality and usability. Users benefit not only from access at a time to suit them without needing to call the contact centre but also being able to have greater visibility of their purchases or customer service requests without any human interaction. Businesses offering web portals are able to reduce the load on their contact centre agents whilst being able to provide accurate and personalised information to customers on demand. When implementing a web portal as a self-service channel, it is important for businesses to ensure they fully integrate the web portal with back office systems so customers are able to carry out all the tasks they want to through the one platform.

Web chat - Web chat is tipped to be the channel of choice for the customer of the future, indeed its usage has been growing at 18% per year and ContactBabel report it as being the top technology implementation in the next 12 months. Web chat can provide users with a real-time customer service channel for both standard and more complex answers, allowing them to chat with an agent without having to sit in long queues or spend money whilst on hold. Businesses are provided with a quick to integrate, simple to use facility and blend into the contact centre alongside calls, emails and social contact, significantly improving agent productivity. When implementing web chat make sure it has the functionality that allows agents to manage multiple chats at one time and provide template responses for standard questions. It is also important to allow an agent to escalate a web chat session to another channel if it is too complex for web chat or needs further assistance.  

Telephony self-service (IVR) - Telephone self-service has been around since the 1970’s, when the first IVR units became widely-used. There has also been growth in the use of automated speech recognition, which allows customers to speak their requirements to the system, allowing greater flexibility and functionality. The economic benefits of the solution are clearer than most other channels, with 6 IVR calls costing around the same as a single person-to-person call (a live call is reported to cost an average of £3.75 with an IVR session costing 65p). However, despite the wide usage of IVR in contact centres and the significant cost savings, this technology has developed a somewhat negative connotation from a user perspective as a result of endless menu options, confusing navigation and on some occasion’s bad voice recognition. Therefore, if IVR is a self-service channel of choice, make sure that it is implemented properly, menus are clear and customers are able to easily navigate their way to the right person/department to answer their query.

Customer service apps (Visual IVR) - 50% of smartphone users chose apps over phoning a contact centre or browsing a website. Although apps are typically used for simple transactions, such as checking an account balance or making a transfer, they are getting smarter and increasingly being used for more complex customer service transactions. The rapid growth in smartphones means a visual representation of IVR menus can be provided allowing the customer to navigate a visual IVR menu between four and five times quicker than a traditional audio IVR menu. Building Visual IVR functionality into mobile customer service apps provides organisations with a fast, simple and cost-effective means of streamlining their customer service interactions – particularly when those apps are linked directly to core business processes and supported by integral features such as call back.

So as more and more organisations embark on adopting self-service technologies, where does this leave traditional channels and have we started bidding a farewell to the call centre? Mplsystems believe that although customers are demanding the use of self-service channels, the need for human interaction will never be replaced. Customers have high expectations when it comes to customer service and depending on the service they require, self-service technology cannot always meet these high expectations. To provide a competitive customer service, businesses should be offering customers a number of channels so they can choose the one that suits them.