Книга Глеба Архангельского «Тайм-драйв» — это одно из самых популярных практических руководств по тайм-менеджменту. Автор предлагает пошаговую систему организации времени, которая помогает эффективно работать, оставляя пространство для личной жизни.
- Ритмичный отдых: делайте пятиминутные перерывы через каждые 50 минут работы.
- Смена контекста: во время паузы полностью переключайте деятельность (подвигайтесь, подышите воздухом, отойдите от экрана).
- «Микросон»: используйте 15–20 минут дневного сна для быстрой перезагрузки, если это возможно.
- Творческая лень: выделяйте время для осознанного безделья, чтобы разгрузить мозг.
- «Лягушки»: мелкие неприятные дела, которые нужно делать ежедневно. Среда обитания «лягушек» — утро. Сделайте одно такое дело первым, чтобы весь оставшийся день чувствовать облегчение.
- «Слоны»: огромные, масштабные задачи. Их невозможно решить за один раз.
- «Бифштексы»: нарезайте «слона» на мелкие кусочки и ежедневно «съедайте» по одному «бифштексу».
- «Промежуточные награды»: придумывайте себе маленькие поощрения за выполнение неприятных или крупных задач.
- «Мемуарник»: техника ежедневного выделения главного события дня для понимания своих истинных ценностей.
- Эпитафия: упражнение на формулирование того, какой след вы хотите оставить после себя.
- Ценности и цели: разделяйте цели на материальные (карьера, деньги) и духовные (семья, саморазвитие).
- Карта будущего: наглядный график ваших ключевых целей на 5, 10 или 20 лет вперед.
- Жесткие задачи: привязаны к конкретному времени (встречи, совещания). Их должно быть не более 30–40% от всего объема.
- Гибкие задачи: привязаны к контексту («когда буду в банке», «когда позвонит директор»), а не к часам.
- Бюджетируемые задачи: крупные дела, требующие выделения фиксированного блока времени (например, 2 часа на отчет).
- Стратегический картон: использование бумажных закладок или карточек в ежедневнике для фиксации ключевых долгосрочных задач, которые всегда должны быть перед глазами.
- Матрица Эйзенхауэра: деление дел на важные/срочные, важные/несрочные, неважные/срочные, неважные/несрочные.
- Покупка времени: делегируйте задачи, которые другие могут сделать быстрее или дешевле, освобождая свое время для главного.
- Умение говорить «нет»: вежливый, но твердый отказ от задач, которые не соответствуют вашим ключевым целям.
- Фильтрация информации: ограничьте потребление информационного «мусора» (новости, соцсети).
- Шаблоны и стандарты: автоматизируйте рутину. Создавайте шаблоны для писем, документов и частых процедур.
- Контроль хронофагов: отслеживайте «пожирателей времени» (длинные телефонные разговоры, пустые совещания) и безжалостно их сокращайте.
1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»
Наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время. Жизнь человека подчинена различным ритмам, поэтому отдых также должен быть ритмичным. Например, 5 минут каждый час.
Во время отдыха отвлекитесь, чтобы лучше восстановить силы. Вместо того чтобы сидеть в интернете, прогуляйтесь или сделайте несколько упражнений.
Сделайте лень творческой. В периоды лени загрузите мозг информацией по важной для вас творческой теме и ленитесь на 100%, не пытаясь решать проблемы и не мучаясь угрызениями совести.
Повысьте эффективность сна, засыпая и просыпаясь по режиму и оптимизируя его продолжительность. Наш сон состоит из нескольких циклов продолжительностью 1−1,5 часа. Когда длительность сна кратна длине цикла, просыпаться гораздо легче. Перед сном проветрите комнату, не наедайтесь и разгрузите мозг от дневных забот — погуляйте или почитайте художественную книгу.
Применяйте «микросон» в течение рабочего дня. Биоритмы человека имеют два подъёма и два спада в течение дня. Первый спад происходит в районе 13−15 часов, второй — вечером. Если отдохнуть 10−15 минут во время первого спада, работа пойдёт гораздо эффективнее.
2. Мотивация: как справляться с неприятными задачами
Чтобы быстрее выполнить сложные и неприятные задачи, научитесь настраиваться на них, используя «якоря», материальные привязки — музыку, цвета, ритуалы. Но не используйте «якорь», связанный с работой, на отдыхе.
Применяйте «метод швейцарского сыра» — выполняйте задачу не в логическом порядке, а в произвольном. Через некоторое время в «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем просто.
Разбейте задачу на несколько частей и поощряйте себя, закончив одну часть. Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку» — выполняйте простую, но неприятную задачу. Обычно такие задачи накапливаются и становятся проблемой. Если же решать одну из них каждое утро, то они быстро закончатся и обеспечат хорошее настроение на весь день.
Дробите «слонов» (крупные задачи) на «бифштексы» (части). Если задача огромна и невыполнима, разделите её на выполнимые части. Измеряйте затраты времени на выполнение «слоновых» задач. Фиксация количественного показателя подталкивает человека к действиям.
«Сожгите корабли» — создайте ситуацию, когда отказаться от какого-либо задания невозможно. Такие ситуации позволяют людям некоторых типов работать более эффективно.
Заведите таблицу ежедневных дел и отмечайте в ней выполненные задачи. Слишком большое количество пропусков по какому-либо пункту подаст вам тревожный сигнал и заставит сделать необходимое.
Сделайте календарик-пинарик. В верхней строке напишите цифрами прожитые годы, в нижней — будущие, а в строках таблицы — дни месяцев. Каждое утро, приступая к работе, зачёркивайте половину наступившего дня. Вечером — вторую половину. Это поможет вам почувствовать ход времени.
3. Цели: как приблизить мечты к реальности
Определите миссию, сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели. Вместо «реактивного» подхода — реакции на внешние обстоятельства, применяйте «проактивный» — выстраивайте жизнь по своему желанию, активно влияйте на события.
Чтобы определиться с целями, представьте, каким вы хотите видеть ваш день через несколько лет. Постарайтесь освободиться от навязанных штампов — дорогих машин, часов и прочих атрибутов, — если они не являются для вас реальной ценностью.
Определить ценности поможет «мемуарник». Записывайте в него главные события жизни. «Мемуарник» позволит вам сформировать список ключевых ценностей и побудит вас каждый день уделять несколько минут вопросу о Главном.
Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии. Что изменится в мире и останется после вас, когда всё закончится?
Ищите ваше призвание. Если миссию мы можем изменить, то призвание — нет. Призвание — это когда понимаешь, что, кроме тебя, эту телегу не вывезет никто. Им может быть не только революционное открытие, но и простая жизненная задача.
Выявите 5−7 ключевых областей вашей жизни, чтобы увидеть общую структуру и установить гармонию различных направлений деятельности. Карта ключевых областей похожа на дерево. Вместо хаоса мелких дел — ясные ветви с листьями-делами.
Начертите график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам, чтобы отслеживать, куда и как вы движетесь. Иногда сложно понять, чего хочется, но лучше немного ошибиться и впоследствии подкорректировать планы, чем через годы понять, что время прошло и ничего не достигнуто.
Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми с помощью техники SMART:
- Specific — конкретные
- Measurable — измеримые
- Achievable — достижимые
- Realistic — актуальные
- Time-bound — ограниченные во времени
Чётко определите, чего вы хотите и в какие сроки, а затем выразите это в денежном эквиваленте.
4. Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире
Контекстное и среднесрочное планирование по методу «День — Неделя» поможет вам всегда уложиться в срок.
Задачам, которые сложно привязать к определённому времени, подойдёт контекстный подход. Для каждой такой задачи заведите отдельную страницу ежедневника или категорию задач в компьютеризированной системе планирования.
При командной работе удобны доски контекстного планирования, где в строках перечислены проекты, а в столбцах — участники команды. На их пересечении перечисляются задачи. Менеджер сразу увидит задачи, за которые отвечает подчинённый, и вопросы, которые необходимо обсудить.
Задачи с жёстким сроком исполнения эффективнее планировать на год, неделю и день, соблюдая правила перемещения задач между разделами. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Всё актуальное переносится в раздел «День». При планировании следующей недели просматривается раздел «Год».
Такой подход позволяет не загонять себя в жёсткие рамки и гарантирует, что нужная задача вспомнится во время просмотра разделов «Год» и «Неделя».
Раздел «Неделя» можно дополнить следующими инструментами планирования.
- Список задач на ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника.
- Список задач на стикерах в специальном разделе ежедневника. Ежедневно просматривая раздел, переносите стикеры с «дозревшими» задачами в наступающий день в ежедневнике.
- Обзорный график регулярных задач.
- Доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель.
- Планнинг со списком «гибких» задач на неделю рядом с «жёсткой» сеткой времени либо закладка с «гибкими» задачами.
«Долгосрочный» раздел — это «стратегическая картонка» со списком ключевых целей на ближайшие полгода-год. Она может содержать:
- план ключевых мероприятий на год;
- крайние сроки ключевых проектов;
- список небольших задач с далёким сроком исполнения, не попавших в контекстные разделы ежедневника;
- график дней рождения, памятных дат
и т. п.
Аналогично принципу «День — Неделя» можно организовать работу сотрудников на доске планирования. Для этого в столбцах перечислите сотрудников, в строках — горизонты планирования, а на их пересечении — задачи.
Для контроля рутинных дел пригодится таблица, в строках которой перечислены эти дела, а в столбцах — время, за которое их нужно выполнить. На пересечениях отмечаются сделанные и несделанные дела. Пропуск такой задачи не играет большой роли, но большое количество пропусков сразу станет заметно.
Для выполнения долгосрочных задач определите, сколько времени в день на них уйдёт, и введите их в недельный план. Для этого возьмите общий объём работы, производительность труда, и вычислите, сколько всего времени уйдёт на задачу. Затем разделите это время на части и внедрите их в еженедельный план.
5. Планирование: как укладываться в сроки
Настройте личную систему планирования рабочего дня, используя «жёсткие» и «гибкие» задачи. Выделяйте 10 минут на создание полной картины задач на день. План дня должен быть собран в одном месте и обязательно в письменном виде. Формат и носитель выбирайте по вкусу. Главное — чтобы он вам действительно нравился, и к нему хотелось возвращаться.
В течение дня корректируйте план по обстоятельствам. Составленный план не догма, он нужен для переменчивых ситуаций.
Заведите «стратегическую картонку» с ключевыми долгосрочными целями. На этот же лист можно выписывать задачи, не привязанные к конкретному дню, чтобы они всегда были перед глазами; держать список актуальных контактов; выписывать «темы для размышления»
В плане дня разделяйте «жёсткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.
- «Жёсткие» — привязанные к конкретному моменту.
- «Гибкие» — не привязанные к точному времени.
- «Бюджетируемые» — крупные и важные задачи, отнимающие много времени, у которых нет жёстких сроков исполнения.
Планируйте сначала жёсткие, затем бюджетируемые, потом гибкие задачи.
Выделите 2−3 приоритетные задачи в списке и начните работу с них. К приоритетным делам относятся срочные и контролирующие работу подчинённых. Выполнение задач в таком порядке позволит сделать наиболее важные дела, даже если часть менее приоритетных задач останется невыполненной.
«Жёсткие» встречи планируйте с резервом времени. Согласовывайте с партнёрами точность, с которой надо приходить на встречу.
Запасайтесь избыточной информацией на случай, если всё пойдёт не по плану. Это позволит вам сэкономить время, если партнёр не встретит вас, записанный мобильный будет недоступен, а в аэропорту ночью не окажется ни одного такси.
6. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное
Научитесь отсеивать лишние дела и выделять ключевые задачи. Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа», чтобы очистить жизнь от ненужных дел. Приучайте окружающих к твёрдому «нет» без объяснения причин.
Используйте «здоровый пофигизм» и откладывайте лишние дела на как можно более длительный срок. Часто до их выполнения дело просто не доходит.
«Покупайте» время, нанимая профессионалов. При этом можно не нанимать постоянных помощников, а ограничиться разовыми услугами.
Давая задания подчинённым, не вменяйте им в обязанность напоминать вам о них. Самостоятельно создавайте обзор задач и контролируйте их выполнение.
Используйте для приоритезации задач взвешенные оценки. Определите критерии и значимость каждого из них, чтобы в сумме они давали 100%. Затем оцените задачу по каждому из критериев, умножьте оценки на значимость, сложите и получите итоговую оценку. Затем отсортируйте задачи по этим оценкам.
7. Информация: как управлять творческим хаосом
Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать её под контролем.
Читайте не менее одной серьёзной деловой или художественной книги в неделю. Скорочтение оставьте специалистам, имеющим дело с большими объёмами информации. Читайте меньше, да лучше.
Чаще возвращайтесь к ключевой информации — выписывайте номера страниц, мысли, делайте ксерокопии, рисуйте схемы.
Применяйте знания на практике, и только после этого начинайте читать следующую книгу.
В процессе чтения расставляйте приоритеты — лучше вдумчиво прочитать несколько ключевых глав, чем поверхностно пробежать всю книгу.
Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ — старайтесь получать только нужную вам информацию. Записывайте передачи и смотрите их в удобное время и без рекламы, меньше времени проводите перед телевизором или в интернете.
Используйте электронную почту, которая не требует он-лайн присутствия. Вы можете написать, а адресат прочитать письмо в удобное время.
Освойте метод слепой десятипальцевой печати — вы начнёте писать быстро и сэкономите много времени.
Отключите оповещение о новой почте, которое отвлекает от текущих дел. Проверяйте почту 3−4 раза в день. Договоритесь с коллегами о чётком времени проверки. Настройте автоматическую сортировку электронной почты и уделяйте ей внимание в порядке приоритетности.
Используйте папки электронной почты как инструмент контроля «День — Неделя». Распределяйте письма по тематическим папкам и оставляйте во «Входящих» не более 15−20 самых важных посланий.
«Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса:
- Создайте «место хаоса» — входящий накопитель, куда складываются все документы.
- Очистите «место хаоса», выбрав самые легкоопределяемые типы документов, и рядом с местом хаоса начнёт формироваться «место порядка».
Заведите картотеку мыслей. Накопленные мысли могут сочетаться друг с другом и рождать новые. По мере развития каких-либо идей, выделяйте их в отдельные направления.
Организуйте информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека. Сознание может работать только с одним объектом, предсознание — с 5−9, подсознание — с бесконечным количеством. Если вы приблизили что-то к центру своего внимание, обязательно отдалите что-нибудь от него. Это позволит оптимально расходовать ваше внимание.
Выделите на рабочем столе область для 5−9 основных текущих задач, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День — Неделя». По завершении рабочего дня разложите документы из исходящего накопителя по тематическим папкам.
8. Поглотители: как найти резервы времени
Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать резервы времени. Проведите учёт вашего времени в течение 2−3 недель, чтобы понять, на что вы его расходуете. Примерно раз в час фиксируйте все дела с точностью до 5−10 минут. Мелкие перерывы отмечайте галочками на полях.
Сформируйте 2−3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике. Как только вы начнёте наглядно фиксировать количественный показатель, он станет изменяться в лучшую сторону.
Периодически проводите повторный хронометраж, чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.
Типичный резерв — время в пути. Наполняйте транспортное и командировочное время полезными для вас делами.
Имейте план на случай технических форс-мажоров. Сломался компьютер — сделайте то, на что не хватало времени. И обязательно делайте резервные копии важных данных.
Проводите совещания более эффективно:
- определите формат совещания и не смешивайте разные форматы в рамках одного совещания;
- определите круг участников, лидера, направляющего ход дискуссии и принимающего решения, и секретаря, составляющего протокол;
- составьте список вопросов для обсуждения;
- определите длительность совещания и назначьте ответственного за время;
- организуйте обстановку, оборудование и рассылку информационных материалов;
- все вопросы, обсуждаемые на совещании, представьте в виде схем;
- зафиксируйте и разошлите принятые решения, чтобы вернуться к ним на следующем совещании.
Помните, что система управления временем требует постоянного совершенствования.
9. «ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающих
Мы не достигнем 100% эффективности, если не скоординируем свой личный тайм-менеджмент с окружающими людьми. Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они разумно использовали время. Посчитайте цену своего времени и боритесь за него не менее жёстко, чем за деньги.
Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас. Начните с инструментов, полезных и дешёвых для шефа. Представьте их «в деле», а не в теории. Ваша идея должна сама прийти в голову руководителю — это облегчит её принятие.
Убеждайте подчинённых в действенности тайм-менеджмента личным примером. Мотивируйте его применение — сотрудники должны понять, почему временем нужно и можно управлять. Регулярно предлагайте новые техники.
Внедряйте ТМ-техники постепенно, используя минимум инструментов. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники». Опробуйте техники на одном сотруднике или подразделении, чтобы все увидели реальные плюсы и минусы.
Для внедрения тайм-менеджмента в личные отношения научитесь договариваться. Не пытайтесь навязать партнёру свои предпочтения, ищите компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон.
Выделяйте время, чтобы восстановить свою энергию и работоспособность. Очевидное для вас порой не является таким для другого человека, поэтому чётко объясняйте или записывайте принципы взаимоотношений.
Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проактивный» подход к жизни.
10. ТМ-манифест: от инструмента к идеологии
Применение техник тайм-менеджмента без понимания идеологии позволит вам использовать лишь небольшую часть их возможностей. Но поняв идеологию ТМ, вы научитесь управлять личным временем и выйдете на новый уровень.
Тайм-менеджмент — многоуровневая система, способная менять ценности человека. От технического управления временем вы перейдёте к размышлениям о своих целях и приоритетах.
Аксиомы тайм-менеджмента:
- у вас всегда есть свобода выбора;
- только вы несёте ответственность за свои поступки и выбор;
- без постоянного развития вы просто амёба.
Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему. Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь.
10 основ тайм-менеджмента от Глеба Архангельского
№1. Время — это наш капитал
В области времени нет миллионеров. Если взять за среднюю продолжительность жизни 75 лет, то получится, что у каждого из нас есть 600 тысяч часов.
Но треть жизни мы спим и первые 3-4 года совсем не помним. Остаётся 400 тысяч часов.
Одни люди расходуют это время эффективно и становятся успешными. Такие, как Билл Гейтс, Ричард Брэнсон и Уоррен Баффет. Другие тратят свои лучшие годы на безделье, а потом умирают в нищете.
Чтобы добиться чего-то в жизни, нужно научиться управлять самым ценным ресурсом в нашей жизни — временем.
№2. Отдых
Ощущали ли вы себя усталым и измотанным после долгого рабочего дня? Если да, то вы не одиноки. С этой проблемой сталкиваются миллионы людей по всему миру. Японцы даже придумали слово «кароши», которое обозначает смерть от напряжения на работе.
Решение просто — нужно правильно организовывать свой отдых. В этом вам помогут следующие советы:
- Отдых должен быть ритмичным. Лучше отдыхать 5 минут каждый час, чем когда появится свободная минутка
- Во время отдыха переключите своё внимание на другой вид деятельности. Если вы сидели за компьютером — прогуляйтесь на свежем воздухе. Если трудились на даче — присядьте.
- Обязательно покиньте рабочее место. Смените обстановку. Как говорил Владимир Маяковский: «Работаешь сидя? Отдыхай — стоя!»
- Не просыпайтесь резко. Пусть в 7:30 приложение на смартфоне включает спокойную мелодию, в 7:45 — музыку, а в 8:00 — слова «Просыпайся! Уже утро!»
- Ориентируйтесь на свои биоритмы. Если вы сова, то активны во второй половине дня. Поэтому откладывайте важные дела на этот период времени. Если вы жаворонок, то лучше сделать всё с утра, так как после полудня наступит спад активности.
- Устраивайте 30-минутный послеобеденный сон. На возражения начальника ответьте, что вы будете работать эффективнее, если отдохнёте, чем если будете трудиться на износ.
- Длина вашего сна должна быть кратна циклам. Пока человек спит, у него сменяются несколько циклов сна. Длятся они от 1 часа до 2 часов. Если человек проснётся раньше, чем закончится цикл, то проснётся разбитым. Поэтому мы высыпаемся лучше, когда поспим 7 часов, а не 7,5. Первая цифра кратна 60, а вторая — нет.
№3. Мотивация
Кто хочет — ищет способы. Кто не хочет — причины.
Сократ
В работе встречаются такие задачи, которые надо выполнить, но к которым совсем не хочется приступать. Как найти мотивацию для их выполнения? Используйте следующие рекомендации:
- Совмещайте неприятные дела с приятными. Например, вам нужно сделать уборку, но вы никак не можете к ней приступить. Включите музыку. Тогда убираться станет проще и веселее. Приятные дела, которые помогают включиться в работу, называют «якорями».
- Используйте метод «маленьких кусочков». Разделяйте большие дела на маленькие части. Допустим, вам надо посадить картошку. Первым «кусочком» станет — разложить клубни по вёдрам. Вторым — распределить обязанности — одни копают, другие кидают картофель. Третьим — посадить картошку на первой части огорода. Четвёртым — закончить садить на второй части.
- Используйте поощрения. Если вы будете ходить на тренировки 3 раза в неделю — на выходных пойдёте по магазинам. Если позвоните клиенту — съедите дольку шоколада.
- Начинайте день с неприятных задач. Этот принцип тайм-менеджмента называют «поеданием лягушек». Если вы съедите всех гадких «лягушек» с утра, то остаток дня будет замечательным.
- Заведите таблицу ежедневных дел. Ставьте прочерки, когда пропустили какое-то дело, и галочку, когда его выполнили. Если в строчках станет много пропусков — значит, есть повод для беспокойства.
- Используйте «календарик-пинарик». Купите календарь и вычёркивайте прожитые вами дни. Так вы будете чувствовать течение времени и начнёте действовать.
№4. Цели
— Батюшка, скажите, а я правильно живу?
— Правильно, сын мой. Но зря.
Мы научились организовывать время на уровне дней и недель. Теперь перейдём к более крупным формам организации — мечтам и целям.
Давайте сначала разберёмся, зачем надо ставить цели:
- Появится смысл жизни.
- Вы сможете контролировать свою ситуацию и менять план действий, когда измените цели.
- Будете достигать результатов, а не стоять на месте.
Рассматривайте себя как компанию
Представьте, что вы не сотрудник какой-то фирмы, а целая корпорация. Перед вами стоят задачи, которые стоят перед всеми компаниями:
- ставить долгосрочные цели;
- планировать бюджет;
- продвигать бренд — завоёвывать признание других людей;
- работать над достижением целей.
Мыслите проактивно
Только вы ответственны за то, что происходит в вашей жизни. Если вы живёте на пособие по безработице — в этом ваша вина. Если зарабатываете миллионы — виноваты тоже вы.
Начните мыслить проактивно. Не перекладывайте ответственность на других. Советую прочитать интересную книгу на тему проактивности — «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови.
Напишите эссе о своей жизни через 5 лет
Постарайтесь ответить в нём на следующие вопросы:
- как вы будете начинать свой день;
- чем будете заниматься и где работать;
- где будете жить;
- какие проблемы решите к тому моменту;
- каких результатов достигните;
- как будете проводить свободное время;
- чем будете обладать.
Главное, описывайте свои «родные» цели. Часто бывает, что цели нам навязывает общественность. Например, иметь крутой «Порше» — признак богатого человека. Но подумайте, нужен ли вам он на самом деле. Если да, то смело записывайте его в список целей. Если нет, то вычеркните оттуда.
Узнайте свои ценности
Для этого возьмите тетрадь и ежедневно отмечайте в ней главное событие дня. В конце недели записывайте главное событие недели. По окончанию месяца — событие месяца. В конце года — главное событие года.
Напротив события напишите ценность, на основе которой вы сделали его главным:
- Приезд сестры. Ценность — семья.
- Повышение на работе. Ценность — карьера.
- Нашёл кошелёк с тысячей рублей. Ценность — деньги, материальные богатства.
Через месяц у вас накопится список из 30 событий. Посмотрите, какие ценности встречаются чаще всего. Это и есть ваши главные ценности. Исходя из них, ставьте цели и формулируйте миссию.
Миссия и эпитафия
Мы разобрались с ценностями. Теперь приступим к формированию личной миссии. Сначала определим, чем миссия отличается от цели.
Цель — это то, что мы стремимся получить от жизни.
Миссия — это то, что хотим отдать миру. Именно миссия отличает вас от других. Что изменится в мире, если вы умрёте?
Миссия Илона Маска — создать колонию на Марсе. Марк Цукерберг хочет создать мировое сообщество, которое будет вовлекать людей в общественную жизнь и сохранять культуру.
Чтобы составить личную миссию, придумайте эпитафию, которую будут видеть люди на вашем надгробном камне. Там может быть написано следующее: «Алексей Александрович Иванов родился… скончался… Достиг высот в… Семья любила его за…» Подумайте, каким вас должны запомнить потомки.
Области жизни
- Личностный рост. Самообразование.
- Хобби.
- Карьера.
- Семья.
- Отношения с окружающими людьми.
- Отдых.
- Духовность.
- Здоровье и спорт.
Ставьте цели в каждой области.
Техника SMART
SMART — это техника для постановки целей.
Расшифровывается как — specific, measurable, achievable, realistic and time-bound — конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные ко времени.
Примеры неправильных целей — стать богатым, похудеть, накачать пресс.
Примеры целей, составленных с помощью техники SMART — накопить 10 миллионов рублей к 1 января 2025 года, похудеть на 3 килограмма к 1 июля, накачать 6 кубиков к 1 августа.
Мы сделали эти цели конкретными, достижимыми и реалистичными, а также указали сроки достижения.
№5. Рабочий день
Вчера — рано. Завтра — поздно. Сегодня — некогда.
Вы уже поставили цели с помощью техники SMART? Напишите в комментариях, какие.
Если не достигать цели, то толку от них мало. Поэтому перейдём к планированию. Рассмотрим, как правильно планировать день.
План должен быть
На бумаге или в телефоне, но не в голове. Если вы будете держать его в голове, то, либо забудете половину пунктов, либо вспомните о них в конце дня. Нужно завести дневник планирования или скачать приложение AnyDo на смартфон.
Планировать день можно утром или вечером. Я предпочитаю делать это перед сном, потому что люблю просыпаться, зная, что буду делать сегодня. Выберите для себя лучший вариант.
Планирование дня занимает 5-10 минут. Зато какая экономия времени! Брайан Трейси в своей книге «Выйди из зоны комфорта» говорит:
Каждая минут планирования — 5 минут сэкономленных во время работы.
Метод планирования ABCDE
Запишите на листе бумаги все дела, которые хотите выполнить завтра. Напротив них поставьте букву A, B, C, D или E.
A — важные и срочные дела. Их нужно выполнить сегодня же.
B — важные, но не срочные дела. К ним нужно приступать после выполнения дел с грифом A. Пример таких дел — чтение книг, занятия спортом, изучение иностранных языков.
C — эти дела хорошо было бы сделать. Но если вы их не сделаете, ничего плохого не случится. Если вы сегодня не купите носки, то сможете купить их завтра.
D — дела, которые можно поручить другим.
E — неважные дела, которые попусту тратят время. Например, компьютерные игры и соцсети. У меня — это чтение научной фантастики и фэнтези. Книги очень интересные, но время пожирают сильно. Прям как лангольеры.
№6. Среднесрочное планирование
Как запланировать день — понятно. А что делать с планированием недели, месяца и года? Давайте разбираться.
Техника «День — Неделя — Год»
У вас должно быть три типа планов:
- План на день.
- На неделю.
- На год.
Как с ними работать?
- Поставьте цели на год.
- Когда будете ставить цели на неделю, посмотрите цели на год и подумайте, какие из них начнёте выполнять в следующие 7 дней.
- Когда будете планировать день, посмотрите план на неделю и решите, что начнёте делать завтра.
Как контролировать рутинные дела
Делать зарядку, убираться на рабочем столе, оплачивать счета — эти дела нужно делать регулярно.
Чтобы контролировать их выполнение составьте такую таблицу. Если вы выполните задачу, поставьте галочку. Если нет — минус.
Когда в какой-то строке накопится слишком много минусов — вы поймёте, что надо что-то менять.
Как определять бюджет времени на задачу
Когда вы научитесь определять время, необходимое для выполнения крупных задач, станете мастером планирования.
Допустим, вы пишите книгу. Её нужно отослать издательству через 130 дней. В книге будет 240 страниц. Значит, каждый день вам нужно писать по 2 страницы. На это уйдёт от 30 минут до 2 часов в день.
Получается, что каждый день вы должны уделять 1 час написанию книги.
Вот алгоритм, который поможет вам определять бюджет времени:
- Определите объём работы (240 страниц).
- Определите срок выполнения (130 дней).
- Выясните производительность труда (2 страницы в час).
- Посчитайте, сколько времени необходимо каждый день.
Отслеживать выполнение задачи можете с помощью таблицы из предыдущего параграфа.
№7. Приоритеты
Главный принцип тайм-менеджмента — тратить время на главное.
Как определить это главное? В школах и университетах такому не учат. Там обязательная программа для всех. Никому не интересно, что одни предметы важнее для вас, чем другие. Приходится учить всё.
Первый шаг к расстановке приоритетов — выкинуть из жизни ненужные дела. Например, друг просит вас устроить его к себе на работу. Вам без разницы, будет он работать там или нет.
Но соглашаетесь помочь. И приходится тратить время, чтобы поговорить с начальником, выставить друга в лучшем свете, а потом ещё помогать ему освоиться на рабочем месте.
Сколько часов можно так потратить на достижение чужих целей? Не один. Поэтому нужно научиться говорить «Нет».
6 способов говорить «Нет» людям
- Не оправдываться. Скажите «Нет, потому что не хочу». На такой ответ трудно что-то возразить. А вот при ответе «Нет, потому что некогда» вас могут спросить: «А когда появится время?»
- Аргументировать ответ. Если ответ «потому что не хочу» кажется для вас слишком грубым, используйте сильные аргументы. К примеру: «Я не могу устроить тебя на работу, потому что ты не справишься».
- Хитрость. «Я не смогу довезти тебя до вокзала, потому что в 18:00 у меня тренировка». Хотя на самом деле её может не быть. Но лучше, чтобы была, ведь легко попасться на обмане.
- Дать надежду. «Я не уверен, что тебя возьмут, но попробую поговорить с начальником». Будьте осторожны с этим способом — человек может принять это за обещание, а потом обидеться.
- Сделать желаемое непривлекательным. «Я с удовольствием отвезу тебя. Только после этого тебе придётся подождать меня пару часиков».
- Другой путь. «Знаешь, эта работа не так хороша, как кажется. Лучше вот сходи к … и попроси его устроить тебя. Там платят побольше».
Секрет избавления от ненужных дел
Откройте свой план на день и перечитайте все дела. Напишите, для какой цели нужно каждое из них. Если нашлись задачи, которые вы выполняете по привычке — уберите их. Сэкономите время.
У меня таким делом было чтение фантастики и фэнтези. Были интересные и поучительные книги — «Хроники Нарнии», «Властелин колец». А были вредные — «Игра престолов».
От вредных я отказался и стал читать больше развивающей литературы.
Всё о покупке времени
Ещё один способ сэкономить время — поручить задачи другим людям за деньги. К примеру, вместо того чтобы убираться дома самому, можно нанять домработницу. Или можно не садить огород, а покупать овощи зимой на рынке.
В сэкономленное время можно заняться более важными делами — работой, бизнесом, семьёй.
Как определить приоритетность задачи
- Возьмите список задач.
- Напишите критерии оценки их приоритетности.
- Оцените задачи по критериям.
- Выберите задачу, набравшую больше всего баллов.
Рассмотрим пример.
Нам нужно выбрать квартиру. Есть 3 варианта — однокомнатная в центре города, трёхкомнатная в пригороде, двухкомнатная в спальном районе. Стоят они одинаково 2 миллиона 400 тысяч рублей.
Критерии будут следующие:
- Количество комнат. Максимум 5 баллов.
- Близость к центру. Так как этот показатель нам не так важен, то максимально можно поставить 3 балла.
- Интерьер. 5 баллов.
Квартира в центре — 2 + 3 + 5 = 10 баллов.
В спальном районе — 3,5 + 2 + 4 = 9,5 баллов.
В пригороде — 5 + 1 + 5 = 11 баллов.
Получилось, что лучший вариант — трёхкомнатная квартира в пригороде.
№8. Информация. Как справиться с творческим хаосом
На дворе — информационная эпоха. Чтобы не попасть в ряды отстающих, нужно уметь работать с большими объёмами информации.
Допустим, вы работаете копирайтером. Ваш коллега читает 30 книг в год. Вы — ноль. Кто будет успешнее? Правильно, не вы.
Давайте поговорим о том, как эффективно работать с информацией.
4 совета по правильному чтению
- Читайте. Если вы раньше не читали, начните с этого дня. Билл Гейтс читает 50 книг в год. Марк Цукерберг — одну книгу в неделю. И они миллиардеры.
- Выписывайте интересные мысли. Лучше сразу во время чтения, потому что потом вам будет лень просматривать книгу сначала.
- Применяйте советы на практике. Прочитали страницу — применили — перешли к следующей. Если вы не будете применять, то чтение не принесёт пользы, так как «потребление информации — путь в никуда» (Андрей Парабеллум). Вы станете как тот парень, который «сотни книг прочёл, но ни в одну не вник».
- Не читайте всё. Писатели любят заимствовать идеи у других авторов. Многие книги о саморазвитии — это пересказ чужих мыслей. Что-то новое встречается редко. Ваша цель — быстро просмотреть книгу и прочитать внимательно только те главы, в которых есть что-то новое.
Телевизор — в топку
Что показывают по телевизору? 5 стандартных сюжетов:
- Теракты.
- Убийства.
- Коррупция.
- Фразы: «Мы всех накажем». Террористов или коррупционеров.
- «Всё будет хорошо». Санкции — не помеха. Пробьёмся.
Зачем вам накачиваться отрицательной энергией? Перестаньте смотреть телевизор. Если случится что-то действительно важное, вам сообщат друзья или родственники, которые смотрят его.
Соцсети — туда же
Если вы сидите в соцсетях для развлечения, займитесь чем-нибудь другим. Есть куча дел, которые принесут больше пользы. То же чтение, спорт или встречи с друзьями.
Если вы ведёте бизнес в соцсетях, то заходите туда только по делу. Приняли заказ, выложили пост в группу — вышли из аккаунта.
С сообщениями поступайте следующим образом — уделяйте 10-15 минут в день на их прочтение.
Ведите дневник идей
Заведите блокнот, в который будет записывать все мысли, посетившие вас за день. Возьмите за привычку «выжимать» из себя 2 идеи ежедневно.
№9. Поглотители времени
У среднестатистического человека есть 200-400 тысяч часов жизни. Значительную часть из них мы тратим на хронофаги — занятия, которые поглощают наше время.
Как с ними справиться
- Заведите хронометраж. Записывайте каждый день, что и в какое время вы делали.
- Посчитайте, сколько времени уходит на приоритетные дела, а сколько на не нужные.
- Заносите в тетрадь, сколько часов вы тратите на неприоритетные дела.
- Снижайте этот показатель.
- Когда снизите один показатель, например, время просмотра телевизора, приступайте к следующему.
Таким образом можно сэкономить минимум 1-2 часа времени. Я уже нашёл, на чём могу сэкономить — на чтении интересных статей в Интернете.
Как использовать время в дороге
- Читайте книги.
- Слушайте аудиокниги.
- Переписывайтесь с клиентами в соцсетях.
- Отдыхайте.
- Учите иностранные слова с помощью приложения Lingualeo.
№10. Идеология тайм-менеджмента Глеба Архангельского — 7 принципов
- Жизнь дана один раз. Поэтому не надо растрачивать её попусту.
- Время — ценный ресурс. У всех людей его примерно одинаково, от 200 до 400 тысяч часов.
- Время и поступки человека — необратимы. Их нельзя вернуть обратно.
- Человек свободен менять мир. Неважно, родились ли вы в семье миллионера или в заброшенной деревушке. Если у вас есть сила воли, то вы можете это исправить.
- Человек ответственен за свои поступки. Он отвечает за то, как тратит время и где находится на лестнице успеха.
- Нужно постоянно развиваться. Во всех направлениях.
- Надо проповедовать тайм-менеджмент другим. Чтобы окружающие люди не разбазаривали свой самый ценный ресурс, а шли по пути к целям.