Как правильно использовать SWOT матрицу на практике?

 SWOT матрица является завершающим шагом в построении SWOT анализа деятельности предприятия и помогает сделать правильные выводы по проведенному анализу и найти правильные стратегии для роста бизнеса. Она представляет собой 4 квадранта с тактическими действиями, которые помогают увеличить конкурентоспособность товара за счет сильных сторон, снизить угрозы от внешних факторов и эффективно использовать возможности роста бизнеса.

Рис.1 Внешний вид матрицы SWOT анализа

Разрабатываем стратегию

Давайте рассмотрим каждый из четырех типов стратегий матрицы SWOT более подробно.

S-O действия

S-O действия являются стратегиями роста, представляют собой мероприятия или программы, использующие сильные стороны товара для охвата каждой из возможностей. Для определения таких действий необходимо проанализировать сильные стороны и возможности в составленной таблице swot анализа. Просматривая каждую из возможностей, задавать вопрос: как при использовании данной возможности максимально использовать существующие сильные стороны товара?

W-O действия

W-O действия являются стратегиями защиты, представляют собой мероприятия или программы, направленные на улучшение, изменение или преодоление «слабых сторон» для использования найденных возможностей. Для определения таких действий необходимо проанализировать слабые стороны и возможности в составленной таблице свот анализа. Просматривая каждую из возможностей, задавать вопрос: какие из слабых сторон необходимо преодолеть для охвата и для максимального использования этой возможности? Что необходимо сделать для преодоления слабых сторон?

S-T действия

S-T действия являются стратегиями защиты и помогают правильно использовать сильные стороны компании для предотвращения возможных угроз. Для определения таких действий необходимо проанализировать сильные стороны и угрозы. Просматривая каждую из угроз, задавать вопрос: какая сильная сторона товара может защитить или минимизировать риски от данной угрозы?

W-T действия

W-T действия являются стратегиями защиты и представляют собой мероприятия, направленные на улучшение и преодоление слабых сторон товара для предотвращения или минимизации рисков угроз. Для определения таких действий необходимо проанализировать слабые стороны и угрозы. Просматривая каждую из угроз, задавать вопрос: какая из слабых сторон товара повышает риск данной угрозы? Как необходимо укрепить «слабую сторону», чтобы риск возникновения угрозы стал минимальным.

Пример SWOT анализа: сеть Wall-Mart

Большинство концепций и инструментов, используемых в стратегическом планировании, сложно использовать в первый раз без наглядных примеров. Данный пример является хорошим дополнение теоретической части SWOT анализа.

Сильные стороны

Широко-известная торговая марка на рынке. Известность марки упрощает выбор потребителя, повышает доверие и позволяет товару попасть в потребительскую корзину брендов, из которых выбирает потребитель.

Возможность реализации товара по самым низким ценам. Низкие цены представляют экономическую выгоду для покупателей, позволяют привлечь клиентов, чувствительных к цене, формируют лояльность к магазину.

Широкий ассортимент продукции с точки зрения товарных категорий, а также представленность всех крупных брендов рынка. В сети Wall-mart покупатель всегда может найти то, за чем пришел, а значит останется удовлетворенным и придет в следующий раз. Широта и полноценность ассортимента очень важный критерий для торговых сетей.

Удобное расположение магазинов. Магазины Wall-mart располагаются в местах с высоким трафиком, что максимизирует количество покупок. Потребитель не будет раздумывать: идти или не идти в магазин.

Слабые стороны

Низкий уровень географической экспансии. Wall-mart проигрывает нескольким брендам торговых сетей по международному присутствию.

Продажа китайских товаров. Реализация данной товарной группы имеет высокий % брака, что омрачает имидж магазина и снижает доверие покупателей.

Проблемы с персоналом. За последние несколько лет компания пережила много конфликтных вопросов, связанных с персоналом, что снизило вовлеченность сотрудников в компании.

Возможности

Увеличение продаж через интернет-магазин. Является одним из лучших способов увеличить продажи на тех территориях, где компания не имеет своих магазинов.

Выход на новые крупные рынки, где компания не присутствует в настоящий момент.

Увеличение ассортимента и включение брендов, которые еще не реализуются сетью.

Использование нестабильности в экономике. Проведение рекламной кампании с акцентом на «выгодные низкие цены сети» может обеспечить приток новых покупателей.

Угрозы

Агрессивный рост и экспансия других крупных известных сетей. Существует несколько крупных сетей, которые также используют концепцию «привлекательных низких цен и широту ассортимента», которые могут быть существенной угрозой для потери доли рынка.

Барьеры вступления на новые рынки. Несмотря на высокую известность, Wall-Mart сталкивается с политическими, социальными и правовыми барьерами в некоторых странах. Что затрудняет международную экспансию.

Пример составления SWOT анализа для розничной торговли

Данный пример SWOT анализа магазина является наглядной инструкцией и может быть использован для любой точки розничной торговли: аптеки, продуктового магазина, отдела игрушек, одежды, бытовой техники и т.п. Пример может быть успешно применим и к интернет-магазину.

Особенности SWOT анализа магазина

Для того, чтобы магазину быть эффективным, необходимо предоставить покупателю возможность купить то, что он хочет; там, где он хочет; тем способом, который для него наиболее приемлем; по приемлемым для него ценам; с гарантией того, что он не понесет дополнительные финансовые затраты.

Все факторы внутренней и внешней среды, которые участвуют в SWOT анализе должны быть связаны с перечисленными выше критериями успеха.

Варианты сильных и слабых сторон для магазина

Именно среди данных факторов необходимо искать сильные и слабые стороны компании:

• Широта ассортимента и наличие топового ассортимента
• Представленность известных брендов и производителей
• Цены и наличие специальных ценовых акций на топовые товары
• Удобство расположения для целевого покупателя и уровень географической экспансии
• Легкость навигации среди ассортимента в магазине = легкость найти то, что необходимо
• Внешний вид точки – заметность и привлекательность вывески
• Обстановка торговой точки: чистота, дизайн интерьера, размер торговых площадей, качество выкладки в магазине
• Комфортность перемещения по торговой точке для покупателя, в т.ч. с детьми
• Наличие возможности заказов по интернет (или доставка по телефону)
• Наличие программ лояльности для постоянных покупателей
• Квалифицированность персонала и скорость обслуживания
• Возможные формы оплаты
• Упаковка товара
• Гарантия возврата и постпродажный сервис
• Наличие программ для управления запасами
• Реклама торговой точки
• Современные технологии обслуживания
• Знание торговой марки магазина и доверие к магазину

Варианты угроз и возможностей для магазина

Основные возможности роста для розничного магазина заключаются в:

• увеличение кол-ва ТТ или экспансия в более мелкие регионы и города
• увеличение траффика на 1 ТТ
• выход на интернет-аудиторию (как один из способов привлечения новых покупателей)
• расширение ассортиментных групп
• увеличение объема покупки на покупателя (с помощью акций, спецпредложений, активных продаж)
• поиск и отслеживание способов снижения стоимости аренды, стоимости затрат на хранение товара, на ведение бухгалтерии, на персонал и прочие организационные расходы
• поиск методов снижении налогового бремени

Основные угрозы для розничного магазина заключаются в:

• Изменение предпочтений потребителей, изменении моды, появлении новых интересов (как следствие новых требований к ассортименту магазина)
• Снижение дохода у целевой аудитории, как следствие экономического спада или нестабильности в экономике
• Снижение фактических располагаемых средств у покупателя, как следствие роста ипотечного кредитования и потребительских кредитов
• Увеличение затрат на арендную плату и затрат на поддержку торговой марки в большем размере, чем потенциальный рост продаж
• Рост отпускных цен на товары
• Изменение правового и налогового регулирования отрасли
• Появление конкурентов, продающих сопоставимый товар или более дешевые товары-заменители

Готовый пример-презентация SWOT анализа магазина

Пример SWOT анализа предприятия

Особенности SWOT анализа предприятия

При поиске сильных или слабых сторон, угроз или возможностей роста в процессе составления свот анализа помните следующие отличия производственной компании от предприятия торговли:

• Нет или ограничен прямой доступ к покупателю, есть посредники
• Принимает решения о позиционирование продукта и может выставлять требования к дилерам относительно условий продаж продукта
• Может влиять на потребительские качества и характеристики товара
• Может влиять на упаковку продукта
• Может регулировать цену продукта
• Имеет бюджет на продвижение своего товара

Этап первый: поиск сильных и слабых сторон

Первым шагом рассмотрите все варианты сильных и слабых сторон,и по каждому направлению выделите не менее 3 параметров, по которым можно оценить конкурентоспособность бизнеса.

Таб.1 Пример поиска сильных и слабых сторон при составлении свот-анализа

Вторым шагом проведите дополнительную генерацию идей сильных и слабых стороны продукта, ответив на 6 вопросов:

• Какие конкурентные преимущества имеет товар?
• Основные причины покупки товара?
• Какие характеристики товара помогают устанавливать более высокую цену?
• Назовите основные недостатки товара
• Перечислите основные причины отказа от товара
• Что мешает устанавливать более высокую цену на продукт?

Таб.2 Пример дополнительной генерации идей для SWOT анализа предприятия

В результате первых двух шагов вы получите список возможных сильных и слабых сторон компании.

Третьим шагом проанализируйте каждый выбранный фактор:

• отметьте те факторы, которые являются ключевыми факторами успеха на рынке
• проранжируйте все факторы по степени влияния на продажи и прибыль компании от 1 до …
• по каждому фактору сравните свой товар с товарами ключевых конкурентов: параметры, по которым ваш товар лучше конкурентов — сильные стороны продукта, и наоборот

Этап второй: проверка важности сильных и слабых сторон

Не все перечисленные слабые и сильные стороны следует использовать в свот-анализе. Необходимо исключить незначительные факторы. Для этого проведите оценку важности выбранных параметров, оценив влияние каждого параметра на удовлетворенность клиентов и на прибыль компании.

Таб.3 Пример оценки важности сильных сторон

Таб.4 Пример оценки важности слабых сторон

В результате проверки все незначительные параметры отсеются и итоговый рейтинг сильных и слабых сторон будет готов.

Таб.5 Итоговый список сильных и слабых сторон товара

Этап третий: поиск возможностей роста

Перечислите возможные варианты источников роста продаж, основываясь на информации данной статьи. Придумайте дополнительные источники роста, ответив на 2 вопроса:

• Каким образом еще компания может увеличить продажи?
• Какие существуют пути снижения затрат?

Составьте рейтинг возможностей роста бизнеса по вкладу в продажи или прибыль компании:

Таб.6 Предварительный рейтинг возможностей роста компании

Этап четвертый: проверка реальности каждой возможности роста

Исключаем лишние возможности, не влияющие на прибыль бизнеса и удовлетворенность клиентов:

Таб.7 Проверка возможностей роста

И получаем итоговый рейтинг возможностей для использования в свот-анализе:

Таб.8 Итоговый рейтинг возможностей роста

Этап пятый: поиск угроз бизнеса

Перечислите возможные варианты угроз, используя информацию данной статьи. Подумайте над дополнительными угрозами бизнеса, ответив на 2 вопроса:

• Какие еще факторы могут повлиять на снижение объемов продаж компании?
• Какие еще факторы могут повлиять на рост себестоимости или снижение прибыли?

Составьте рейтинг угроз бизнеса по вкладу в продажи или прибыль компании:

Таб.9 Предварительный список угроз для конкурентоспособности компании

Этап шестой: проверка значимости угроз бизнеса

Исключаем лишние угрозы для бизнеса, не влияющие на прибыль бизнеса и удовлетворенность клиентов в течение 5 лет:

Таб.10 Проверка списка угроз бизнесу

И получаем итоговый рейтинг угроз для использования в свот-анализе:

Таб.11 Итоговый рейтинг угроз для таблицы SWOT анализа

Этап седьмой: пример составления таблицы SWOT анализа

Переносим все факторы в таблицу свот анализа, сохраняя рейтинг важности.

Таб.12 Таблица SWOT анализа

Этап восьмой: написание выводов по проведенному SWOT анализу

Составляем выводы по проведенному свот анализу, используя рекомендации данной статьи.

Таб.13 Выводы по SWOT анализу

XYZ анализ: об управлении ассортиментом простыми словами

Для того, чтобы создать заказ поставщику, нужно рассчитать, как минимум два параметра: точку заказа (МИН) и объём товара к заказу.

Суть XYZ анализа запасов

XYZ анализ – математически-статистический метод, позволяющий анализировать и прогнозировать стабильность продаж отдельных видов товаров и колебания уровня потребления тех или иных товаров.

АВС-анализ показывает нам вклад товара в результат магазина, а XYZ анализ показывает стабильность или нестабильность спроса. Чем стабильнее спрос на товар, тем легче мы им управляем, тем ниже потребность в товарных запасах, тем легче планировать движение продукта. Таким образом, мы имеем дополнительный материал для принятия решений о пребывании товара в нашей ассортиментной матрице.

Неделю назад продали 20 батонов хлеба, три дня назад – 19 батонов, сегодня – 20, завтра продажи тоже будут равны – 19-20 штук. Товар продается стабильно. Это товар Х.

Категория X – есть товары, характеризуются стабильностью продаж и, как следствие, высокими возможностями прогноза продаж Отклонение от средних продаж незначительно (в ту или иную сторону). Отклонение от среднего значения называется коэффициентом вариации.

Для товаров Х коэффициент вариации не превышает 10%. Колебания спроса незначительны, спрос на них устойчив, следовательно, можно по этим товарам делать оптимальные запасы и использовать математические методы прогноза спроса и оптимального запаса. Так же ниже рассмотрим возможность заказа фиксированной партии – насколько это возможно для товаров группы Х.

Конфеты: неделю назад продали 20 коробок, три дня назад – 12 коробок, сегодня – 17, завтра продажи будут 23 коробки. Это товар Y

Категория Y – товары, имеющие колебания в спросе и как следствие, средний прогноз продаж.

Для товаров Y коэффициент вариации составляет 10% – 25%. Отклонение от средней величины продаж существует, но оно колеблется в разумных пределах – в пределах 25%.

Дорогой элитный коньяк – неделю назад продали 2 бутылки, три дня назад – 0, сегодня пришел человек и купил ящик (наверное, в офис на подарки) – 12 штук, а завтра продажи будут равны 1 бутылке. Товар нестабилен, относится к категории Z

Категория Z – товары с нерегулярным потреблением, какие-либо
тенденции отсутствуют, точность прогноза продаж невысокая.

Для товаров Z коэффициент вариации превышает 25% и может быть более 100%. Это может быть группа товаров, привозимая по заказу клиентов или недавно поступившая в продажу или товары уникальные, особенные, подверженные сезонному спросу и так далее.

Так же, как и в случае в АВС-анализом, это рекомендованные сочетания, и иногда можно делать допуск коэффициента вариации по группе Х – 0-15%, группе Y – 15-40%, группе Z – от 40%.

Этапы XYZ анализа

1 шаг

Выбираем объект анализа (группа, категория, позиция) и параметр, по которому мы будем сравнивать объекты (продажи за месяц, например). Традиционно в рознице объектами XYZ-анализа являются товарная категория или товарная единица. За основу анализа берется период продаж не менее трех месяцев.

2 шаг

Определить количество периодов, по которым будет проводиться анализ: неделя, декада, месяц, квартал/сезон, полугодие, год. Чем больше период, тем лучше, тем вернее будет статистика спроса.

Важно: для анализа надо брать не менее трех периодов, по которым ведется отчетность. Если товар имеет оборачиваемость более месяца, то надо взять период, как минимум в три раза превышающий оборачиваемость (например, оборачиваемость категории «швейные машины» – 2 месяца. Тогда за основу надо взять период не менее 6 месяцев).

3 шаг

Определить коэффициент вариации (среднее квадратическое отклонение) для каждого объекта анализа.

Коэффициент вариации означает величину, насколько продажа товара отклоняется от среднестатистической, то есть показывает, стабилен ли спрос на товар или нет.

Расчет коэффициента вариации

Формула для расчета коэффициента вариации (Кв):

х_i— значение параметра по оцениваемому объекту за i период,
x — среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа
n — число периодов

Эта кажущаяся сложной и громоздкой формула легко перекладывается в формулы Excel, с помощью которых применение данного анализа становится очень простым.

Формула расчета коэффициента вариации в Excel выглядит так:
=СТАНДОТКЛОНП(B3:D3)/СРЗНАЧ(B3:D3)

Пример расчета коэффициента вариации по формулам в Excel

Обратите особое внимание на товары, у которых есть периоды с нулевыми значениями, то есть там, где товар отсутствовал в продаже. Либо исключите их из анализа, либо измените формулу расчета коэффициента вариации – на ноль делить нельзя.

4 шаг

Составить рейтинговый список объектов анализа по возрастанию значения коэффициента вариации. И последнее – определяем, какие объекты относятся к группе X, Y и Z.

Точка заказа в штуках = Ожидаемый расход за (СрокПоставки + ИнтервалПроверки) + НеснижаемыйОстаток

Вывод: как видим, некоторые категории пользуются постоянным спросом и по ним можно прогнозировать последующие продажи довольно точно. Однако некоторые категории – «Средства от насекомых», «Бритвенные принадлежности», «Краски для волос» продаются нерегулярно.

Стоит внимательнее отнестись к этим категориям – возможно, поставки этих товаров идут с перебоями, или на эти товары проходила акция, которая кратковременно простимулировала спрос.

Так же особого внимания требуют товары группы Х – особенно, если их вклад в общий оборот или прибыль невелик. Вероятно, поставки идут фиксированным заказом и товар продается с нулевым остатком до следующей поставки. В таком случае следует дополнительно исследовать спрос на такой товар – возможно, мы недодаем покупателям нужный им товар.

Важно: если в случае в АВС-анализом у нас всегда будут товары А, В и С, то в случае в XYZ-анализом каких-то товаров может не быть – например, продажи устойчивы и товаров Z нет вообще (что является очень хорошим признаком – значит, можем регулировать величину товарного остатка на основе статистики, спрос постоянный, товар есть на складе). Или хуже: может не быть товаров Х – что говорит о нерегулярном спросе или сбоях в поставках товара.

Ограничения XYZ анализа

В реальной жизни на продажи и доходность товаров в магазине оказывает влияние огромное количество факторов: сезонность спроса, регулярность поставок, колебания цен на аналогичные товары у конкурента,
наличие или отсутствие специальных мероприятий по продвижению и т.д. Все эти факторы будут вызывать колебания продаж, и, как следствие, высокие показатели коэффициента вариации.

Результаты XYZ-анализа будут достоверны, только если анализируется достаточно длительный период времени. Важно, чтобы период, взятый для анализа, в несколько раз превосходил оборачиваемость товара
в днях.

Например, если период оборачиваемости дорого шампанского или эксклюзивных часов составляет 4 месяца, то для анализа нужно брать период не менее 12 месяцев.

Если же ассортимент обновляется часто, то нужно также использовать информацию о жизненном цикле товара и смотреть тенденцию развития всех новых позиций. Весьма вероятно, что в магазине модной одежды все товары поступают в продажу на один сезон, и тогда в таком магазине у нас вообще не будет группы Х.

В случае, если мы имеем дело с сезонными коллекциями одежды и обуви, которые держатся в продаже максимум один сезон, то тогда этот анализ можно проводить по торговым маркам или по поставщикам

Также, важно выяснять причины попадания товара в группу Z: было это вызвано действительно непредсказуемостью спроса, или просто товар нерегулярно попадал в магазин.

XYZ-анализ невозможен, если в ассортименте много новых товаров или поставки идут с перебоями. В таком случае необходимо вводить другой параметр для анализа, а именно запросы или обращения клиентов. Именно ранжирование по обращениям может сделать картину более реальной. Однако и здесь нужно отмечать, идет ли запрос от разных покупателей, или это повторение одного запроса. Поэтому если магазин существует в условиях постоянного дефицита, то этот вид анализа вряд ли покажет истинную картину.

Часто это вид анализа используется в складской логистике, где важно определить частоту спроса для грамотного распределения пространства на складе. В таком случае товары группы Х располагаются в «горячей» зоне отгрузки, товары групп Y и Z – в более отдаленных местах.

https://bit.ly/3fYzxjq 

Бизнес-урок 8. Идентификация процессов

 Эта статья продолжает тему внедрения процессного подхода к управлению компанией, начатую в предыдущих публикациях. После разработки организационной концепции и уточнения организационной структуры пора перейти к идентификации процессов компании. Это следующий пункт нашей “дорожной карты”.

Идентификацией процесса мы называем составление спецификации в форме таблицы, в которой указаны все основные характеристики процесса. Рассмотрим составление такой спецификации на примере процесса приемки автомобиля в автосервисе.

Процесс называется “Приема автомобиля от клиента”.

Здесь нужно 2-4 фразами описать содержание процесса. Это необходимо для более точного понимания, какие именно действия совершаются в процессе. Итак, описание процесса:

Мастер-приемщик выслушивает клиента, определяет необходимый состав работ, оформляет наряд-заказ, получает от клиента подтверждение о согласии с предложенными работами, стоимостью услуг и сроками ремонта. После этого мастер-приемщик проводит внешний осмотр автомобиля, составляет дефектную карту, подписывает ее у клиента, принимает от клиента ключ от автомобиля и передает клиенту расписку в приеме автомобиля.

Следует подчеркнуть, что этот текст не является регламентом процесса или подробным описанием выполняемых действий. Он необходим только для идентификации процесса – точного понимания, какой именно процесс называется “прием автомобиля от клиента”.

Клиенты процесса – это лица или организации, получающие выгоду от выполнения процесса, пользующиеся его результатами.

В данном случае клиентом процесса, очевидно, является автовладелец, обратившийся в автосервис. Именно он обслуживается в этом процессе.

Другим клиентом процесса является автослесарь, который получает наряд-заказ, сформированный в этом процессе. То есть, он использует результаты данного процесса и у него есть требования к этим результатам: наряд-заказ должен быть понятным, исполнимым, сроки его выполнения должны быть согласованы.

Помимо названных лиц, выгоду от процесса получает компания. Этот процесс обеспечивает ей приток клиентов и доходов от их обслуживания. Можно ли компанию считать клиентом процесса? Только условно. Дело в том, что этот и все другие бизнес-процессы являются инструментами компании, ее органами, которые она создает для достижения своих целей. Поэтому, какой бы процесс мы ни рассматривали, необходимо характеризовать его с точки зрения выгод для компании.

Чтобы определить цели процесса, необходимо встать на точку зрения клиента. Что нужно автовладельцу? Во-первых, необходимо решить проблемы, с которыми он обратился в автосервис. В результате взаимодействия с мастером-приемщиком у клиента должна сложиться уверенность, что его проблемы правильно поняли и готовы их решить в приемлемые сроки, за приемлемую цену.

Но это не все. Для качественного обслуживания нужно не только выполнить все требования клиента, но и создать позитивный эмоциональный фон. Клиент должен быть удовлетворен уровнем общения с сотрудниками компании, которые оказывали ему знаки внимания и уважения, улыбались, шутили. Покидая автосервис, клиент должен получить заряд положительных эмоций.

Таким образом, цель процесса состоит в том, чтобы перевести клиента из состояния беспокойства и неудовлетворенности в состояние уверенности и эмоционального подъема.

Что касается другого клиента процесса – автослесаря, который должен отремонтировать автомобиль клиента, то цель процесса состоит в том, чтобы точно и безошибочно донести до него содержание работы, которую необходимо выполнить для решения проблем автовладельца.

Теперь обсудим интересы компании в этом процессе. Компании нужны:

Таким образом, мы определили цели всех заинтересованных сторон в этом процессе.

Результаты процесса – это то, что создается в ходе его выполнения и обеспечивает достижение целей процесса. В рассматриваемом случае это наряд-заказ, дефектная карта, расписка в приеме автомобиля.

Для компании немалое имеет значение такой результат, как сумма заказа.

Конечно же, важным результатом процесса является состояние удовлетворенности клиента, которое должно сформироваться в ходе его обслуживания.

Нужно заметить, что при рассмотрении характеристик процессов часто путают цели и результаты. Цели характеризуют изменения, который должен произвести процесс, а результаты – это продукт процесса, его “выход”. Разумеется, продукт создается для достижения целей процесса.

Теперь, определив цели и результаты процесса, значимые для всех заинтересованных сторон, можно перейти к созданию инструментов измерения, то есть показателей процесса. Показатели должны отражать достижение целей и быть измеримыми. Данный процесс характеризуется тремя показателями:

Важно подчеркнуть, что для идентификации параметров процесса важно соблюдать последовательность действий, приведенную в рассматриваемом примере. Сначала определяем клиентов процесса, исходя из этого формулируем цели и описываем результаты, и, наконец, разрабатываем показатели и способы их измерения. Именно такая последовательность шагов позволяет прийти к правильным показателям процесса.

Есть два вида ресурсов – расходуемые в ходе выполнения процесса и возобновляемые ресурсы. К первому типу относятся, например, материалы, используемые в производстве, или деньги. Ко второму – оборудование, программное обеспечение, разнообразные инструменты и т.п.

Одним из “входов” в рассматриваемый процесс является запись клиента на посещение автосервиса. Без этого процесс не может выполняться.

Для составления наряд-заказа необходима информация о наличии автозапчастей и материалов.

Для определения сроков выполнения работ нужна информация о загрузке производственного участка.

Для оформления документов, создаваемых в ходе процесса, используется компьютер и программное обеспечение.

Зачем нужно определять ресурсы каждого процесса? Зная ресурсы, мы можем определить поставщиков и смежные процессы, обеспечивающие ресурсами наш процесс.

Исполнителем процесса является мастер-приемщик.

1. Название процесса
2. Краткое описание процесса
3. Клиент процесса
4. Цели процесса
   • Лояльный клиент, который удовлетворен сервисом настолько, что будет не только постоянным посетителем, но и станет рекомендовать компанию своим знакомым,
   • Доходы от продажи услуг клиенту; желательно, чтобы клиент, в ходе обсуждения его проблем с мастером-приемщиком приобрел дополнительные услуги, представляющие для него ценность,
5. Результат процесса
6. Показатели процесса
   • Удовлетворенность клиента обслуживанием. Способы измерения: (1) прямой опрос клиентов по телефону – сплошной или выборочный, (2) число жалоб на работу мастера-приемщика, (3) число благодарностей за работу мастера-приемщика. Может использоваться любой из этих показателей или их совокупность.
   • Удовлетворенность мастера производственного участка качеством наряд-заказа. Способ измерения: оценка наряд-заказа, подготовленного мастером-приемщиком по критериям отсутствия ошибок, наличию деталей, срокам выполнения.
   • Средний чек.
7. Ресурсы процесса
8. Поставщики процесса
   • Запись клиентов на ремонт осуществляет диспетчер автосервиса в процессе приема заявок.
   • Поставщиком информации о наличии запчастей является отдел снабжения; при этом информация о запасах содержится в автоматизированной системе.
   • Согласование сроков ремонта проводится с мастером производственного участка.
   • Обслуживание компьютерной техники и программного обеспечения обеспечивает ИТ-служба сети автосервиса.
9. Исполнители процесса
10. Владелец процесса

Владелец процесса – это должностное лицо, ответственное за достижение целей процесса, имеющее полномочия и ресурсы для проведения изменений, совершенствование процесса.

В рассматриваемом примере владельцем процесса является руководитель автосервиса.

Пример идентификации процесса и шаблон спецификации Вы можете найти в электронном учебном курсе “Как построить систему управления процессами в вашей компании”.

***

Итак, мы идентифицировали процесс, определив все его ключевые параметры. Что это нам дает? Когда мы проделаем эту работу со всеми основными процессами компании, мы создадим надежную основу для построения системы управления процессами.

1. Будут точно определены все основные процессы компании и связи между ними.
2. Поскольку в каждом процессе определены исполнители, нетрудно будет составить должностные обязанности для сотрудников, участвующих в ряде различных процессах.
3. Ясность целей и показателей процессов позволяет нам установить показатели деятельности (KPI) для сотрудников, являющихся исполнителями процессов.
4. Установление связи между процессами и исполнителями позволяет внести коррективы в организационную структуру компании в части разграничения функций, ответственности и полномочий должностных лиц и подразделений.

Все дальнейшие действия по внедрению процессного подхода будут опираться на спецификации процессов, разработанные в результате их идентификации.

https://bit.ly/2SO1LFC