Small for Leaders, Big for Employees

 Your words have a powerful impact on your team’s feelings, actions, and results.

They can either lift them up or bring them down.

They can either encourage them or discourage them.

They can either make them loyal or make them leave.

Today we are going to talk about:

‘14 Top Phrases for Leaders.' 

These are such small things for leaders to say.

But such big things for employees to hear.

Let’s deep dive into how to do this right!

1. It's okay to make mistakes

   • Fosters a culture of learning and growth rather than fear of failure.

     • Encourage sharing of mistakes as learning opportunities in meetings.

2. I was wrong, you were right

   • Builds respect and trust in the leader’s humility and fairness.

     • Publicly acknowledge when a team member's decision or opinion is better than yours.

3. How can I make your job easier?

   • Shows empathy and a willingness to assist in practical ways.

     • Regularly check in with team members to identify and address their pain points.

4. Thank you

   • Conveys appreciation and recognition of effort and achievement.

     • Make a habit of thanking team members for specific contributions.

5. I noticed you've improved in...

   • Validates the effort put into personal development.

     • Provide specific feedback about areas of improvement during reviews.

6. I appreciate your hard work

   • Reinforces positive behavior and dedication.

     • Share examples of how their hard work has positively impacted the team or project.

7. How do you like to receive feedback?

   • Makes feedback more effective and shows care for individual needs.

     • Adapt your feedback methods to suit the preferences of each team member.

8. What can I do to support you better?

   • Shows a proactive approach to leadership and team development.

     • Follow through on suggestions and regularly revisit the question.

9. Your contributions make a difference

   • Boosts morale and gives a sense of purpose.

     • Point out specific instances where their contributions led to successful outcomes.

10. I have complete confidence in you

    • Empowers and motivates the individual to take ownership and risks.

      • Delegate significant responsibilities that play to their strengths.

11. What do you think about...?

    • Fosters inclusion and shows that all voices are valued.

      • Actively incorporate their feedback into decision-making processes.

12. I'm proud of you

    • Creates a personal connection and reinforces positive actions.

      • Celebrate their successes publicly to the team or organization.

13. Your ideas are welcome here

    • Encourages innovation and diverse perspectives.

      • Establish regular brainstorming sessions where all ideas are considered.

14. How can I improve?

    • Demonstrates a commitment to personal growth and leadership by example.

      • Act on the feedback received and share the results with the team.

Thank you

One of my team members stayed late all week to finalize a critical report for a client, resulting in successful on-time delivery but at the cost of their personal time.

I knew that people could feel overwhelmed and undervalued if their extra effort seemed to go unnoticed, which could lead to burnout or disengagement.

Recognizing their hard work, I approached them the next morning:

"Thank you for putting in the extra hours on the report. Your dedication made a huge impact on meeting our client's needs. Let's talk about how we can manage future projects to ensure work-life balance. Meanwhile, why don’t you take off early today? You've earned it."

Actionable Tips:

• Always acknowledge extra effort promptly.

• Offer compensatory time off or other rewards for extra hours worked.

• Discuss strategies to manage workload proactively to prevent future burnout.

• Offer specific assistance or training to help them with unfamiliar tasks.

• Encourage open communication about workload and offer to redistribute tasks if needed.

• Provide regular check-ins to monitor their comfort level with their responsibilities.

Here's how you can make it real over the next 4 days:

Day 1: Identify and Prepare

• Identify one person in your workplace who could directly benefit from hearing the phrase you've chosen. Write down a specific situation where this phrase would be relevant.

• Prepare what you might say, considering how and when you will convey the message. If it's a phrase like "How can I make your job easier?" think about what you could do to follow through on any requests they might have.

  • ChatGPT Prompt to Help: "I want to use the phrase '[chosen phrase]' to improve my workplace communication. Help me create scenarios where this phrase would be most effective.”

Day 2: Execute and Reflect

• Actively use the chosen phrase in a real-life situation with the person you identified. Pay attention to their response and the overall interaction.

• After the conversation, reflect on how it went. Did it seem to have a positive impact? Was there anything that could have been done better? Jot down your reflections.

  • ChatGPT Prompt to Help: "I used the phrase '[chosen phrase]' in this situation at work today: [describe the situation]. Suggest some reflection questions to help me assess the impact of my communication."

Day 3: Seek Feedback

• Ask the person you spoke with for feedback on the interaction. You might say, "I'm trying to be more supportive and constructive in my communication. How did my comment the other day sit with you?"

• Be open to the feedback, whether it's positive or negative, and consider how you can use it to improve future interactions.

  • ChatGPT Prompt to Help: "I'd like to ask for feedback on how I've been using '[chosen phrase]' in my conversations. What's a good way to approach this conversation without making it awkward?"

Day 4: Expand Your Reach

• Use the chosen phrase with another colleague or in a different context. Try to integrate it naturally into your everyday conversations where applicable.

• Observe the outcomes of using this phrase throughout the day with various people. Take note of any changes in your interactions and consider making this a regular part of your communication style.

  • ChatGPT Prompt to Help: "I want to use the phrase '[chosen phrase]' more naturally in my daily interactions at work. Give me tips on how to integrate it into various types of conversations."

The phrases you've chosen are more than words.

They are bridges to connection, understanding, and empowerment.

Keep speaking, keep inspiring, keep growing!

These phrases are not just words.

They are messages that convey your respect, support, and confidence in your team.

Don’t underestimate the power of your words.

Use them wisely and watch your team thrive!

Until next week and with lots of love,

Justin

https://tinyurl.com/4t3a96c7

Технологии менеджмента. Уроки 60 - 61

 

Переходим к системе KPI

Мы продолжаем изучение технологий менеджмента. Мы рассмотрели методы оптимизации рабочих процессов. На этом мы закончили тему по бизнес-процессам. Тема большая, здесь еще есть о чем поговорить, но нам надо идти дальше.

Следующий инструмент – ключевые показатели деятельности (KPI). Именно сейчас, когда мы разработали философию, бизнес-модель, цели и стратегию, организационную структуру, общие корпоративные правила, должностной функционал и прописали ключевые бизнес-процессы, имеет смысл переходить к разработке системы KPI. Это еще более сложная и привередливая технология управления и внедрять ее надо на хорошо подготовленном фундаменте, иначе ничего работать не будет. Потратите впустую и время, и деньги.

В этой теме мы с вами рассмотрим, что такое KPI, какими они бывают, как правильно их разрабатывать и использовать для достижения целей и реализации стратегии компании. Сейчас среди некоторых руководителей и «экспертов» пошла мода на критику KPI. Мол, они не оправдали ожиданий, без них было плохо, но с ними стало еще хуже и т.д. Но дело в том, что сама по себе технология управления на основе KPI к этой критике не имеет никакого отношения. Критиковать надо не инструмент или технологию, а неумение ими грамотно пользоваться. Бензопила, например, это тоже инструмент, и она не виновата в том, что мы не умеем ей пользоваться. Надо учиться. То же самое касается любых инструментов управления и, в частности, KPI. Они приносят пользу только при разумном и правильном применении. А то, что KPI часто используются неграмотно и неразумно – это факт. И, как следствие, получаем известный управленческий эффект: «хотели как лучше, а получили, как всегда».

Урок 60. Что такое KPI?

мы говорили о том, что не надо спешить с KPI, к ним надо подготовиться: продумать организационную философию, построить бизнес-модель, сформулировать стратегию и цели компании, разработать оргструктуру, определить должностной функционал, оптимизировать самые важные рабочие процессы. В общем, нельзя строить систему KPI на песке, необходим прочный фундамент. Иначе, никакие KPI работать не будут и из панацеи они превратятся в головную боль.

Так что же такое KPI? Вопрос странный. Все знают, что такое KPI, но до сих пор не все знают, что это не показатели эффективности, а показатели деятельности, причем не любые показатели, а только ключевые, т.е. самые-самые важные на данный период времени и отражающие основные приоритеты деятельности компании, подразделения или конкретного сотрудника. В общем, KPI – это ключевые показатели деятельности. Или, по-нашему, КПД. Но они могут включать в себя ключевые показатели результативности (КПР), отражающие некоторый положительный или отрицательный результат работы, и ключевые показатели эффективности (КПЭ), отражающие так или иначе соотношение полезного результата и затрат каких-либо ресурсов на его достижение.

KPI (Key Performance Indicators) = КПД = КПР + КПЭ.

Примерами КПР могут быть выручка от продаж, чистая прибыль, свободный денежный поток, финансовый цикл, операционные расходы, активная клиентская база, объем производства, индекс лояльности клиентов (или персонала), период оборота товарных запасов, среднее время выполнения заказа и многие другие. Таким образом, мы видим, что показатели результативности отражают какой-то конечный результат деятельности в абсолютном выражении, который необходимо либо максимизировать, либо минимизировать, исходя из смысла показателя.
                  
Примерами же КПЭ могут быть коэффициент рентабельности продаж и все другие показатели рентабельности (активов, инвестиций, собственного капитала и т.д.), коэффициенты операционных и капитальных расходов, различные показатели производительности труда (скажем, выручка на одного сотрудника), коэффициент использования или загрузки внеоборотных активов (оборудования, транспортных средств, складских помещений и т.д.). В общем, показатели эффективности отражают не абсолютный конечный результат в каком-то смысле, а относительный результат, характеризующий эффективность процесса деятельности, т.е. соотношение полезного результата и расхода ресурсов (финансовых, временных, человеческих и др.).

Если провести аналогию с физическим движением, то результативность – это общее пройденное расстояние, а эффективность – это скорость движения, т.е. расстояние, пройденное в единицу времени.


На практике надо использовать и КПР, и КПЭ. Ведь любые KPI не могут быть без хозяина. Они имеют ФИО, т.е. привязываются к определенным сотрудникам. А сотрудники могут быть результативными, но неэффективными, или эффективными, но нерезультативными. И это хотелось бы знать, чтобы вовремя обнаруживать и исправлять неоптимальности в работе и постоянно стремиться к совершенству. В общем-то, для этого KPI и предназначены, прежде всего, а не для расчета переменной части зарплаты.

Урок 61. О типах KPI

Мы поговорили о том, что такое KPI, и что с их помощью мы можем измерять. Но какими они бывают?

Любой показатель деятельности можно отнести к тому или иному типу. Основные типы KPI перечислены выше на рисунке. Состав показателей различных типов на уровне компании, подразделений и сотрудников должен быть сбалансированным. На практике же показатели, лежащие на левой «чаше весов», обычно перевешивают показатели, находящиеся справа. Это значит, что «правые» показатели используются реже или о них, вообще, забывают. Но из-за этого начинают страдать и «левые» показатели! Ведь большинство «правых» показателей как бы обслуживают «левые», ибо являются их причиной. Например, нефинансовые показатели способствуют улучшению финансовых, качественные показатели стимулируют количественные, показатели эффективности обеспечивают показатели результативности и т.д.

В процессе развития теории и практики менеджмента показатели, используемые для управления предприятием, также претерпели значительную эволюцию. Если раньше приоритетом обладали финансовые и количественные показатели, то сегодня в управлении эффективностью работы активно используются самые разнообразные качественные показатели и даже компетенции работников. Более подробно классификация показателей деятельности описана в моей книге по целевому управлению компанией.

Практический совет: когда (если) будете разрабатывать систему KPI, обязательно проверяйте ее на сбалансированность. Иначе, она (т.е. система) будет однобокой и кривой, а не стройной и гармоничной.

https://tinyurl.com/4kaufbap