Технологии менеджмента. Уроки 49 - 51

 

Урок 48

Что такое горизонтальные функции?

Друзья, мы продолжаем изучение технологий менеджмента. В предыдущем уроке мы поговорили о том, как определять вертикальные функции сотрудников с помощью метода 5D-матриц.

«Вертикальные» служебные функции – это функции сотрудников по отношению к их непосредственным руководителям, как самым важным внутренним клиентам. Но поскольку взаимодействие между сотрудниками в организации происходит не только по вертикали «сверху вниз», но и по другим направлениям: «по горизонтали» и даже «по диагонали», то эти функции важно дополнить функциями сотрудника по отношению к другим внутренним клиентам, если таковые имеются. Это могут быть его коллеги, руководители смежных подразделений и даже подчиненные. Для этого необходимо провести внутрифирменные переговоры и, сообразуясь с логикой бизнес-процессов, договориться о взаимных функциях и требованиях. Поэтому следующий шаг – определение «горизонтальных» служебных функций.

Для этого вначале для каждой должности мы строим диаграммы внутренних клиентов и поставщиков. Далее в ходе переговоров происходит уточнение и согласование взаимных функций и требований (обязательно в продуктном виде).

Как это делается? Сначала каждый руководитель или сотрудник формулирует свои функции по отношению к внутренним клиентам (что я делаю для других?) и требования к внутренним поставщикам (что мне надо от других?), и с этой информацией выходит на переговоры. Переговоры проходят попарно между всеми внутренними клиентами и поставщиками. Например, встречаются два руководителя подразделения. Сначала первый предъявляет свои требования ко второму. Если второй согласен, то он записывает эти требования в свои служебные функции (если, конечно, они там еще не записаны). Если не согласен, то происходит согласование, возможно, с привлечением их непосредственного руководителя. Потом они меняются ролями: второй руководитель предъявляет и согласует свои требования с первым. Если после согласования взаимных требований, у первого руководителя остались функции по отношению к второму, которые не были тем озвучены в виде служебных требований, то первый может предложить их второму. Если второй согласен, то он записывает их к себе в служебные требования. Если же второй не согласен, то предложенные функции согласуются или отклоняются. Потом они снова меняются ролями: второй предлагает и согласует неозвученные функции с первым. Таким образом, в результате у каждого переговорщика могут появиться дополнительные, а именно «горизонтальные», служебные функции по отношению к своему партнеру по переговорам.

При этом не забывайте, что в ходе внутрифирменных переговоров и функции, и требования согласуются в продуктном виде, и формулировки согласованных функций и требований должны быть «симметричны», т.е. совпадать слово в слово. Если у А есть некоторая функция по отношению к его внутреннему клиенту Б, то у этого клиента Б должно быть точно такое же требование к своему внутреннему поставщику А. И наоборот.

Урок 50

Как определить обязанности и полномочия сотрудников?

Друзья, мы продолжаем изучение технологий менеджмента. Мы продолжаем изучать тему по определению должностного функционала. И в предыдущем уроке мы поговорили о том, как определить горизонтальные функции сотрудников по отношению к их внутренним клиентам.

Таким образом, мы уже знаем, как правильно сформулировать служебные функции персонала. Но ведь кроме функций в должностной функционал входят еще должностные обязанности и полномочия. Как быть с ними? Конечно, можно просто сесть и написать, исходя из опыта и здравого смысла. Но, как показывает практика, в этом случае мы непременно что-нибудь упустим. И это «что-нибудь» может быть очень важным. Поэтому, как и всегда, предлагаю действовать по методике.

Должностные обязанности – это трудовые действия, необходимые для выполнения служебных функций сотрудника. Функция первична, действие вторично. Если мы знаем функцию, т.е. «продукт» деятельности сотрудника, то надо подумать, а что должен делать сотрудник для ее выполнения. И так переходя от функции к функции, мы прописываем его должностные обязанности. Действуя таким образом, мы сводим вероятность упустить какие-то важные трудовые действия к нулю. Ну, или почти у нулю. Конечно, нельзя терять чувство меры и чрезмерно детализировать работу, высасывая из пальца какие-то искусственные, очевидные или слишком мелкие обязанности. Только самое необходимое! Остальное оставьте на усмотрение и профессионализм сотрудника.

С другой стороны, поскольку заранее прописать все необходимые действия во всех возможных ситуациях невозможно и даже вредно, важно определить права и полномочия сотрудника. Права можно честно переписать из Трудового кодекса. Можно придумать что-то еще. А вот с полномочиями сложнее. Что это такое? Полномочия – это тоже права, но это права по принятию решений. Другими словами, в полномочиях вы прописываете, какие решения сотрудник имеет право принимать самостоятельно, не обращаясь к своему руководителю. И на практике бывает очень сложно осознать, какие полномочия вы готовы дать сотруднику, но даже, если вы это осознали, то еще сложнее бывает поделиться этими полномочиями. По разным причинам. Из-за любви к власти или неготовности сотрудника их принять, например. Но так или иначе, об этом важно хотя бы подумать. И затем обсудить вместе с вашими подчиненными. И потом записать. По такой же методике, как и обязанности. Напротив каждой функции вы прописываете, какие полномочия вы готовы дать сотруднику для ее выполнения. Кстати, при этом надо помнить, что за ошибки в рамках полномочий наказывать нельзя! Только за нарушения. Для ошибок существует практика обратной связи. Но это отдельная тема.

И обязанности, и полномочия прописываются с помощью глаголов, отвечающих на вопрос: что делать? Например, у директора по персоналу может быть служебная функция «Соблюдение бюджета расходов на персонал» (за какой результат отвечает сотрудник). Для этой функции мы формулируем должностную обязанность «Составлять и контролировать исполнение бюджета расходов на персонал» (что необходимо делать), а также даем полномочие «Принимать решения по целевому использованию денежных средств в рамках утвержденного бюджета или согласованных отклонений от бюджета расходов на персонал» (что может решать и делать сотрудник самостоятельно). Ну и так далее. Примеров очень много. Действуйте по методике, и все будет хорошо.

Урок 51

Что должно быть в должностной инструкции?

Друзья, мы продолжаем изучение технологий менеджмента. Мы продолжаем изучать тему по определению должностного функционала. И в предыдущих уроках этой темы мы изучили, как правильно определять служебные функции, должностные обязанности и полномочия сотрудников. А что дальше? А дальше их необходимо закрепить законодательно в должностных инструкциях работников.

К должностным инструкциям нельзя относиться формально. Несмотря на сухое протокольное название, это должны быть живые и работающие инструменты, облегчающие выполнение работы для сотрудников и процессы управления для руководителей. В простой и понятной форме в должностных инструкциях должны содержаться ответы на все основные вопросы сотрудников, касающиеся из работы. Помимо общей информации об особенностях своей должности (раздел «Общие положения»), заглянув в этот документ, любой человек должен узнать и понять, что от него требуется другим, и что ему требуется от других (раздел «Служебные функции и требования»), что он должен делать (раздел «Должностные обязанности»), и что он может решать самостоятельно, не обращаясь к руководителю и не опасаясь наказаний в случае неуспеха (раздел «Права и полномочия»). Ведь мы помним, что за ошибки в рамках полномочий, сотрудников наказывать нельзя. Можно и нужно провести «разбор полетов», т.е. дать обратную связь. И все.

А вот за нарушения наказывать можно. И это надо прописать в разделе «Ответственность», чтобы сотрудники заранее понимали, за какие нарушения они могут понести ту или иную кару. И здесь тоже важно не переусердствовать. Ведь угроза наказания для людей с достижительной мотивацией (а таких большинство) – это сильнейший демотиватор!

Кроме того, в должностной инструкции (или в приложении к ней) полезно указать, какие документы или информацию, кому и когда сотрудник должен передавать и получать с указанием сроков, адресатов и отправителей. То есть по ходу дела навести порядок в документообороте и информационном взаимодействии настолько, насколько это возможно. Зафиксируйте эти договоренности в разделе «Документооборот».

И обязательно должен быть «Лист регистрации изменений», чтобы сразу же вносить туда необходимые изменения, не переписывая весь документ. Ведь мы помним, что должностная инструкция не высечена в камне, она должна быть гибкой, живой и актуальной. И чтение этого документа должно вызывать не скуку и апатию, а приносить людям удовольствие, радость и энтузиазм. 

https://tinyurl.com/mr2p8r46