Показаны сообщения с ярлыком Robotic Process Automation (RPA). Показать все сообщения
Показаны сообщения с ярлыком Robotic Process Automation (RPA). Показать все сообщения

вторник, 31 октября 2023 г.

Finite Capacity Scheduling

 


What are the benefits and challenges of using finite capacity scheduling (FCS)?


Finite capacity scheduling (FCS) is a method of planning and managing production processes that takes into account the actual capacity and availability of resources, such as machines, labor, materials, and time. FCS aims to optimize the utilization of resources, reduce lead times and inventory, and increase customer satisfaction. However, FCS also poses some challenges, such as complexity, uncertainty, and flexibility. In this article, you will learn about the benefits and challenges of using FCS in different types of production environments.

FCS vs. infinite capacity scheduling (ICS)

The main difference between FCS and ICS is that FCS considers the realistic constraints and limitations of the production system, while ICS assumes that there is unlimited capacity and resources to meet the demand. ICS is simpler and easier to implement, but it often leads to overloading, bottlenecks, delays, and waste. FCS is more realistic and accurate, but it requires more data, analysis, and coordination. FCS can also adapt to changes in demand, capacity, or priorities more effectively than ICS

Benefits of FCS

FCS offers several advantages for production managers and customers, such as improved resource utilization, reduced lead times and inventory, increased customer satisfaction, and enhanced visibility and control. FCS helps to allocate resources more efficiently and avoid idle time, overwork, or underutilization. It also helps to schedule production activities more accurately and minimize the waiting time between operations, which reduces the need for excess inventory and storage space. Moreover, FCS helps to meet customer expectations and deadlines more reliably and consistently, which enhances the quality and reputation of the products and services. Additionally, it helps to monitor and track the status and performance of the production processes and resources, which enables better decision making and problem solving

Challenges of FCS

FCS involves certain challenges and difficulties, such as the complexity and data requirements which necessitate a lot of information and calculations to determine the optimal production schedule. This process must integrate data from various sources and systems, such as sales, engineering, purchasing, and inventory. Additionally, FCS must take into account the uncertainty and variability of the production environment, such as demand fluctuations, capacity changes, quality issues, breakdowns, or disruptions. This requires adjusting and rescheduling the production plan accordingly. Finally, FCS must balance efficiency and flexibility with short-term and long-term goals while accommodating customer requests, special orders, or urgent orders without compromising the overall production schedule or performance

Types of FCS

When it comes to FCS methods and tools, the nature and characteristics of the production system determine the type used. Forward scheduling is best for make-to-stock or repetitive production processes with stable demand and capacity, while backward scheduling is better for make-to-order or customized production processes with variable demand and capacity. Mixed scheduling is ideal for hybrid or flexible production processes with diverse demand and capacity, and constraint-based scheduling works best for complex or interdependent production processes with multiple constraints or limitations.

Best practices for FCS

To implement FCS successfully and effectively, production managers should adhere to some best practices. This includes defining the objectives and parameters of the production schedule, such as demand forecast and capacity availability, as well as collecting and verifying data and information needed for FCS. It is also important to choose and apply the appropriate FCS method and tool for the production system. Furthermore, managers should monitor and evaluate the results of FCS, such as resource utilization, inventory levels, customer satisfaction, and profitability. Lastly, it is essential to review and update the production schedule regularly based on changes from the production environment.

Finite capacity scheduling is so-called because it takes capacity into account from the very outset. The schedule is based on the capacity available. Infinite capacity scheduling - the approach used in MRP II - schedules using the customers' order due date and then tries to reconcile the result with the capacity available. There is no single accepted way to carry out Finite Capacity Scheduling, and of the various approaches that exist, some are proprietary secrets.


It is however possible to define certain approaches, or types of scheduler:

 

Electronic scheduling board

The simplest scheduler is the electronic scheduling board, which mimics the old fashioned card-based loading boards, but the system calculates times automatically and will warn of any attempt to load two jobs on the same machine. There is no scheduling algorithm as such involved.


Order Based Scheduling

In Order Based Scheduling the tasks are scheduled on the basis of order priority. The sequence at individual resources is determined by the overall priority of the order for which the parts are destined. It is a distinct improvement on infinite capacity schedulers but its biggest drawback is that it allows gaps to appear on resources. Some schedulers allow the process to be iterated to try and reduce gaps and therefore reduce the time through the system. This iteration can be very time consuming.


Constraint based schedulers, Synchronised Manufacturing

With the Constraint based schedulers, also known as Synchronised Manufacturing, the idea is to locate the bottleneck in the line and ensure that it is always loaded. The assumption is that non-bottlenecks can take everything thrown at them, and this allows them to be synchronised to the bottleneck through the Master Production Schedule (MPS). The MPS is generated by loading the orders onto the bottleneck and thus determining when they will be ready. This system is inclined to produce gaps and is also very sensitive to small changes such as a customer wanting to reschedule an order.


Discrete Event Simulation

In Discrete Event Simulation the simulation loads all resources at a point of time. When all contentions and queues are resolved it moves on to the next set of events. Because the simulation moves from one set of events to the next, there are far fewer gaps in schedules produced this way and they are far more stable. The problems with simulations are that they are: laborious ;and also difficult to incorporate into other systems such as data feedback from the shop floor.


Algorithms, Genetic algorithms

Algorithms usually suffer from being highly mathematical and therefore user unfriendly, however more recently a new approach has emerged under the general title of `genetic algorithms'. These use a 'fitness' criterion. A typical example would be to minimise the total time for jobs to stay in production. The procedure starts with a schedule or family of schedules. The idea is to try and improve them using a selection mechanism akin to natural selection. 'Children' (new schedules) are bred using characteristics (such as sequences of work) from parent schedules. If the new child shows improved fitness i.e. is faster than the parents, it replaces the worst schedule. While the approach looks promising it is still in the early stages.

There remains the question of how these new approaches fit with existing schedulers, particularly MRP in which companies have invested vast sums. In the first three cases they tend to replace the scheduling heart of the MRP system while leaving the rest unchanged. To that extent the MRP system acts like a database manager.

 

References

  • Harrison. M., "MRP II & Finite Capacity Scheduling - a combination for the 90's", Works Management, December 1991.
  • Kirchmier. W., "Finite capacity Scheduling", Proceedings of the 37th International Conference APICS, Falls Road, VA, 1994
https://www.ifm.eng.cam.ac.uk/

Finite-Capacity Scheduling and Planning 

Priority‘s production planning facility includes a unique feature that performs forward scheduling followed by backwards scheduling (most other systems schedule backwards and then forwards). Forward scheduling not only ensures that no work is planned before materials are available, but also pinpoints the earliest possible completion date of any given order item.

Backwards scheduling enables production to follow the rules of JIT (just-in-time planning). That is, if it is clear that a component for a given assembly will not be available on time, the production (or purchase) of the remaining components of that assembly is likewise postponed to the latest possible start date (where the user can regulate the delay).


Preparation for Production Planning 

  • Production planning and scheduling are carried out on the basis of:
  • Open sales orders (grouped by user-designated priorities)
  • The bill of materials of the ordered item, taking into account parent-child ratios and the routings of all parts in the BOM
  • Available inventory, actual and planned
  • Material constraints
  • Tooling constraints
  • Capacity constraints
  • Labor constraints
  • A wealth of parameters that determine the standard time a job will take, percentages of scrap, lot sizes and the like.

Before production planning is run, the planning data used by the program are updated and frozen. This prepares for a new planning cycle which wipes clean the results of the previous cycle and takes into account updated data (such as current balances, due dates of open purchase orders and the like).

Production Planning
Priority allows you to choose between three planning options (see below):

• Forward scheduling only
• Forward and backward scheduling
• Forward and backward JIT scheduling.

Once the option has been selected, planning is carried out separately for each group of orders, according to Priority. Planning for a given order group takes into account data from the previous planning session.


Forward Scheduling 

This option is recommended during initial planning simulations, as it provides a precise picture of planning results without any further manipulations. It therefore makes it easier to pinpoint the factors that might be leading to poor planning results (e.g., delayed materials).

Forward+Backward Scheduling 

This option offers forward scheduling followed by backward scheduling. The latter reduces slack between child and parent jobs wherever possible.

Forward+Bkward JIT Scheduling 

This option provides for just-in-time planning. Forward scheduling is followed by backward scheduling (slack reduction), and the planning of all order items is postponed to the latest possible start date. This option allows for a supply of goods to customers as close to the due date as possible.

Stages in Production Planning 

The following actions are performed by the production planning mechanism:

  1. Determination of calendric capacity — construction or extension of each work cell’s calendar, including, if necessary, a calendar for each machine in the work cell.
  2. Determination of lot size, taking into account process batch quantity, work order size, campaign size and minimum production size (as defined per part, per job or as a factory-wide constant).
  3. Calculation of required quantities for production — This is achieved by “expanding” the BOM of each of the ordered parts in the current planning group, down to the level of raw materials, and then subtracting floor inventory not already destined for another job (whether existing at the time of planning or deriving from earlier production planning sessions). In addition, available and anticipated warehouse inventory is taken into account (based on purchase orders and compressed lead times).
  4. Order splitting to distribute required quantities into lots, taking into consideration lot size, work order size, campaign size, and rounded quantities of excess inventory.
  5. Calculation of set-up and processing times, estimating the time required, per work cell, to set up and process planned jobs (concurrent or sequential).
  6. Workload balancing, utilizing, whenever available, processing alternatives to reduce the workload on the main work cell and main operation. For every job whose operation, work cell, part or tools has alternates, an attempt is made to distribute the workload as evenly as possible.
  7. Job sequencing per work cell,with the aim of minimizing set-up times and smoothing production in those work cells that have a tendency to become bottlenecks. The fuller a given work cell’s calendar and the greater its workload, the higher its priority in terms of job sequencing and the higher the priority of its child jobs. The system attempts to begin production at the bottleneck work cell (and on its child jobs) as early as possible in order to take advantage of any idle time at the work cell before it comes under pressure of constant operation. You have the option of sequencing with the aim of optimizing adherence to due dates or optimizing usage of work-cell capacity.
  8. Preparation of the issues plan.
Planning Simulations and their Implementation 

Before work orders and the issues plan are actually created, Priority generates a planning simulation for testing what-if scenarios based on the planning data.

Once production planning has been run, results may be viewed in various reports. A decision is then made as to whether to put the plan into action or to make certain modifications — reorganize order groups (add or delete order items, rearrange groups, re-prioritize them) or add a work shift — and then rerun the planning program.

Analysis of Results 

The system provides a broad spectrum of reports allowing you to examine and understand the factors underlying the results received from production planning. These reports can also be used as the basis for carrying out changes in preparation for an additional run of the planning simulation:

• Pre-planning reports help pinpoint problematic areas, such as unrealistic job sizes or too many lots, which can lead to undesirable planning results. The reports include: job times and quantities for planned order groups; the number of lots for an order group; plant-floor inventory; production demands for the order group; and work cell hours for the order group. These reports are normally run prior to the activation of production planning.

• Work plan reports display the work plan (Gantt chart), planned issues of materials from the warehouses, planned issues from one work cell to another and planned queue times. They include information on planned production times from a variety of perspectives (e.g., work cells, labor, production processes).

• Quantitative reports display planned quantities of parts to be processed over user-designated periods (a day, week, month), as well as the quantities planned to fill specific orders. The reports include: work cell quantities by period, periodic quantities per work cell and job quantities per order item.

• Period load reports display planned load distribution over the work cells. These reports can reveal those periods or work cells at which workloads are particularly heavy.

• Critical path reports analyze the critical path of designated ordered parts.

• Routing reports display the full routing of a given part and all its child parts or the routing of a given planned lot.

Lot Size Optimization 

As part of the Production Planning module, Priority offers a mechanism for optimizing lot sizes. This mechanism helps you handle a common dilemma encountered in work cells: on the one hand, a need to increase lot size as much as possible so as to save on set-up times; on the other hand, a need to decrease their size as much as possible in order to produce a smoother load distribution and to reduce cycle time and shipping costs.

Preparing Work Orders and an Issues Plan 

Once you are satisfied with the simulation results, you can run the Prepare Work Orders and Issues Plan program. This opens needed work orders and creates an issues plan for the designated period, serving as a basis for production control and purchase planning.

Scheduling data are translated into production data by opening work orders for goods that need to be manufactured. Such work orders can then be released for execution of the first operation in the part’s routing. For each work order (including those opened for sub-assemblies), you can view the sales order (or orders) it is intended to fill.

The resultant issues plan displays the quantities and dates on which issues are to be executed, based on anticipated shortages of the material on the plant floor.

The system provides an interface that can be used to download the work plan data so that it can be displayed graphically in MS-Project. Data can be displayed there by orders or work cells.

Production Planning Reports 

Planning Data Reports 

  • Child-Parent Ratios (Planning)
  • Work Cell Parameters
  • Alternate Jobs
  • Part Route Card
  • Jobs
  • Set-ups per Work Cell
  • Set-ups per Job
  • Tool Allocation

Pre-planning Reports 

  • Job Times and Qtys for Group
  • Number of Lots for Group
  • Plant-floor Inventory
  • WIP in Closed Work Orders
  • Production Demands for Group
  • Work Cell Hours for Group

Work Plan Reports 

  • Work Plan
  • Work Plan – Labor
  • Issues Plan
  • Issues to Work Cell
  • Issues to Jobs
  • Queue Time

Quantitative and Period Load Reports

  • Work Cell Quantities by Period
  • Periodic Quantities per Work
  • Job Quantities per Order Item
  • Work Cell Loads per Period
  • Period Loads per Work Cell
  • Work Cell Loads per Period & Group
  • Period Lead by Jobs
  • Manpower per Period
  • Period Loads for Tools

Critical Path and Routing Reports 

  • Critical Path
  • Detailed Critical Path
  • Routing by Part
  • Routing by Lot
https://www.topprioritysystems.com/

суббота, 29 октября 2022 г.

RPA — это мода или принципиально новый подход к автоматизации?

 


МАРИЯ ШАНТАРЕНКОВА


Часть 1. Плюсы и минусы

Robotic Process Automation (RPA) — это одна из многих технологий автоматизации, которые сейчас на слуху. Это, несомненно, хайп, но стоит ли за ним что-то реальное? Чем роботизация процессов отличается от их автоматизации и от других технологий, которые на слуху? RPA — это лишь модное слово или принципиально новый подход к автоматизации? Попробуем разобраться.

RPA — это легкая автоматизация

Robotic process automation (RPA) — это класс технологий, которые основаны на использовании различных роботов (ботов) и предназначены для автоматизации повторяющихся задач. RPA — это один из вариантов автоматизации с применением программных роботов. Эти боты взаимодействуют с бизнес-системами, автоматизируя различные, в большинстве своем не сложные задачи на операционном уровне. Например, искать электронную почту, содержащую счет-фактуру, извлекать данные и затем вводить их в систему бухгалтерского учета.

При использовании инструментов RPA мы начинаем с простой задачи или операции, а не с цельного процесса или даже не с его ветки. С помощью технологий RPA мы можем автоматизировать эту операцию или задачу. Конечно, подобные задачи объединяются в отдельные процессы. Однако, технологии RPA, по крайней мере, в их классическом варианте, не идут дальше отдельных атомарных операций. Для автоматизации процесса в целом должны использоваться другие технологии (см. ниже).

Есть версия, что технологии RPA выросли из потребностей общих центров обслуживания, где десятки людей, занимаются одной и той же монотонной работой, например, вводом документов. Таким образом, снижается нагрузка на людей, затраты, а также сокращается количество ошибок. Сами по себе боты — это не роботы в привычном для нас понимании, они, по сути, не обладают интеллектом и не подвержены машинному обучению, они могут имитировать действия человека, но не умеют принимать решения.

Технологии RPA имеют три отличительные особенности — возможность использования разработанного для человека пользовательского интерфейса, техническую легкость и ориентацию на индивидуальные и локальные бизнес-потребности.

Класс технологий RPA имеет три отличительные особенности, которые отличают его от «классической автоматизации» процессов и функций.

  1. Первая отличительная особенность технологий RPA — возможность использования разработанного для человека пользовательского интерфейса для сбора данных и управления приложениями. RPA-боты могут формировать список своих действий, наблюдая за тем, как пользователь выполняет эту задачу в графическом пользовательском интерфейсе приложения, а затем повторять эти задачи непосредственно в этом же интерфейсе. Автоматизация происходит путем простейшего копирования рутинных человеческих операций. Инструменты RPA имеют сильное техническое сходство с инструментами тестирования графического интерфейса пользователя. Предок этой технологии — это инструменты снятия экранных изображений, но RPA считается эволюцией этих технологий.
  2. Вторая отличительная особенность технологий RPA — техническая легкость. В случае «классической автоматизации» мы сначала проектируем работу системы в целом, на системном уровне и во всех необходимых деталях. Далее формулируем функции и действия, необходимые для автоматизации задачи. В случае использования технологий RPA мы решаем локальные задачи без программирования, конфигурируя роботов.
  3. Третья отличительная особенность технологий RPA — бизнес-легкость, ориентация на индивидуальные и локальные бизнес-потребности. RPA легче ориентируются на бизнес, чем другие ИТ, они не требуют столь длительных и сложных согласований с бизнесом, как это происходит при автоматизации комплексных процессов, workflow или сложных логик деятельности. RPA даже называют «подходом снизу вверх», имея в виду, что автоматизация начинается не с глобальных процессов, а с операционных (и иногда, тактических) задач.
Рутину — роботам, творческие задачи — людям. И те технологии, которые это провозглашают, однозначно полезны и неизбежно должны привести к более эффективной деятельности. Однако, это заблуждение, избавляться от рутины, несомненно, надо, но делать это можно по-разному.

Плюсы и минусы технологий RPA

Прежде всего, стоит отметить, технологии RPA идут в русле современных тенденций в ИТ.

  1. Требования к автоматизации растут и нередко, доходят до некоторой крайности — прямо сейчас и желательно без длинных проектов, утверждений и согласований и программные роботы отвечают на эту потребность.
  2. Упрощение процесса создания прикладной системы, переход на создание ее из готовых кубиков — low-code и no-code. В целом RPA идет в русле идей low-code.
  3. Вследствие использования подхода low-code увеличивается круг специалистов, кому под силу конфигурировать роботов и сокращается время на создание и внедрение. Роботизация идет не силами ИТ, а самих пользователей. Программисты в ИТ, как правило, заняты, поставят вашу задачу в очередь, и сделают через полгода. Роботизация обещает сделать быстрее — пользователи сами, с минимумом знаний могут автоматизировать несложные операции.
  4. Боты хорошо коррелируют с привычками поколения Z, которое скоро придет в наши компании. Они привыкли к быстрому и удобному ИТ и привыкнут к роботам и скорее будут удивлены, если сотрудники будут руками вбивать данные.

Таблица. Технологические плюсы и минусы RPA

ПлюсыМинусы
Робот надежен, он работает в режиме 24×7×365, всегда на месте, не ходит на обед и не болеетВ реальности робот может «висеть» по сотне причин, роботу нужна постоянная поддержка и сопровождение.
Технологии PRA могут использовать разработанный для человека пользовательский интерфейс для сбора данных и управления приложениямиЭто выглядит странно: сначала мы разрабатываем интерфейсы для людей, а когда люди не справляются, заставляем в этих же интерфейсах работать роботов. Хотя роботы работают в виртуальной среде, а не на физическом экране, робот моделирует экран, согласитесь, такая автоматизация крайне нелогична. Ведь гораздо эффективнее изначально «зашивать» таких роботов в систему, минуя человеко-ориентированный пользовательский интерфейс?
Роботы не ошибаются и не путают буквыБывает, что путают, например, при сборе данных и обработке контента для них тоже важно, в какой последовательности написаны имя и фамилия или при смене интерфейса (напомним, традиционные PRA-боты не обладают искусственным интеллектом)
В робота можно заложить несколько различных функций, и он способен быстро переключаться между ними, тогда как человека очень сложно быстро переключить из контекста в контекстНо при этом уходит та легкость настройки роботов в парадигме low-code, которой так гордятся поставщики этих технологий. Такие боты уже не просты, так как должны понимать смену контекста. Если сотрудник в течение дня занимается десятками разных задач, то использовать технологии RPA здесь будет не просто
Простота, технология в которую легко погрузиться и почти любой это сможетЭто не совсем так, для конфигурирования ботов нужны технический бэкграунд и знание азов программирования

В таблице мы свели технологические плюсы и минусы технологии RPA. Плюсы и отличительные черты технологии RPA вызвали серьезную ее популярность. По данным Gartner, ПО для роботизации процессов (RPA) — это самый быстрорастущий сегмент ПО из всех, которые она отслеживает. Он растет очень быстро на 63% в год. В 2018 г. его объем составлял менее 850 млн. долл., то в 2019 г. он достиг примерно 1,3 млрд. долл., а в 2022 достигнет 2,4 млрд. долл.

Естественно, у технологии RPA существуют и минусы, которые мы показали в таблице. Однако, главное, на наш взгляд, не это, а шумиха вокруг RPA. Хайп — это всегда плохо, это завышенные обещания и надежды, которые потом летят в «пропасть разочарования». Многие считают, что RPA — это эволюция технологий создания прикладной системы. Рутину — роботам, творческие задачи — людям. Перебивать данные из бумажки в систему — это не работа для людей. И те технологии, которые это провозглашают, однозначно полезны и неизбежно должны привести к более эффективной работе. Однако, это заблуждение, избавляться от рутины, несомненно, надо, но делать это можно по-разному.

А ведь подход RPA, то есть использование роботов для автоматизации рутинных операций имеет и существенные, можно сказать системные недостатки, большинство из которых — это продолжение его достоинств.

  1. Проблема гибкости — робот не обладает гибкостью, а в реальном бизнесе существует масса ситуаций, когда надо не как обычно, а по-другому.
  2. Проблема эффекта — автоматизация локальных и рутинных задач, это конечно полезно, но далеко не все. Да, есть бравурные речь об эффективности новой технологии. Так, предприниматель Дэвид Мосс рассказал, что цифровая работа в форме RPA не только может произвести революцию в модели затрат индустрии услуг за счет снижения цены на продукты и услуги, но, вероятно, повысит уровень обслуживания его качество. Многие эксперты ожидают, что технология RPA приведет к новой волне повышения производительности и эффективности на глобальном рынке труда.
    Однако, локальные улучшения отнюдь не всегда приводят к заметному росту производительности, снижению затрат и ошибок. Как известно, производительность системы будет определяться наименее производительным звеном, затраты — наиболее затратным, ошибки — наиболее часто ошибающимся. И кто сказал, что это именно те участки, которые автоматизирует RPA? Мало ли что пользователи посчитают полезным автоматизировать, это еще не означает, что этим имеет смысл заниматься. А поскольку в RPA-проектах на всю систему никто не смотрит (это ведь сложно), то никто и не гарантирует результат.
  3. Проблема ответственности. Непонятно кто несет ответственность за работу робота, кто отвечает за неправильно сделанную операцию. Мы должны понимать, что есть процессы, которые мы не можем автоматизировать, их мы должны проводить через человеческий интеллект. Также есть ситуации, когда юридически мы не можем принимать решение при помощи автоматизированных систем, необходима верификация их человеком. Очень часто служба безопасности или юридическая служба требуют, чтобы конечную визу ставило конечное ответственное лицо.
  4. Иллюзия легкости. Простая возможность работы с роботами притягательна и это многих мотивирует. Однако, это лишь самая верхушка айсберга. Хотя пользователям и может казаться, что они теперь «почти как ИТ-шники», это не так. Легкие технологии создают лишь иллюзию простоты.
  5. Усложнение систем. Сложность систем, получившихся в результате использования RPA, увеличивается, причем практически бесконтрольно. Ведь при вовлечении пользователей их инициативы крайне сложно контролировать. Включение роботов в процессы, ведет к усложнению всей системы — технология должна учитывать использование графических пользовательских интерфейсов таким образом, каким они не предназначались для использования. И это повышает требования к квалификации сотрудников, а также требования к квалификации сотрудников ИТ.

Часть 2. Где использовать технологии RPA?

Области использования технологии RPA

Как вы видели в первой части цикла, системные проблемы технологии RPA существенны. Поэтому логично обсудить те области, в которых использование технологий RPA может быть полезным. Это следующие три основные области.

  1. Поддержка простых и максимально рутинных задач. Как правило, это кратно дешевле, чем другие средства автоматизации. Но необходимо разделить простые и сложные задачи. К последним, например, относится автоматизация длинной и сложной последовательности операций, которая, имеет много ветвлений, или данные не стандартизованы. Для сложных задач технологии RPA подходят плохо, тут лучше применить другие инструменты.
  2. Временная заплатка для небольшой проблемы, которая пока не может быть конечным ИТ-решением (по различным причинам). RPA хорошо работает как временная замена, пока не внедрены более сложные и комплексные ИТ-системы.
  3. Постоянный «костыль» на участке, где полноценная автоматизация невозможна, например, для унаследованных систем, которые уже никто не будет перерабатывать. Это может продлить жизнь унаследованной системе, если это необходимо.
  4. Более дешевое решение в том, случае, если полноценная автоматизация неоправданно дорога. Финансовая эффективность ИТ-поддержки — это важный показатель. Если полноценная автоматизация процесса удорожает его, но не приносит увеличения дохода, делать ее не имеет смысла. Нельзя увлекаться автоматизацией. Здесь нужно искать какое-то более дешевое компромиссное решение, которым могут стать технологии RPA.
  5. Гибкие и быстро изменяющиеся процессы, когда мы понимаем, что детально описывать процессы и затем автоматизировать нельзя, они могут меняться, причем быстро скажем раз в месяц. Здесь мы можем использовать технологии RPA и перенастраивать роботов синхронно с изменением процесса, либо мы вообще не используем средства автоматизации.
Технологии RPA хороши для легкой автоматизации — поддержки простых и максимально рутинных задач, более дешевого решения, в качестве временной заплатки для проблемы и там, где традиционная автоматизация невозможна.

Сценарии использования технологий RPA варьируются от самых простых, таких как автоматический ответ на почтовое сообщение, до более сложных, предусматривающих развертывание длинных цепочек ботов, каждый из которых запрограммирован на автоматизацию определенной задачи. Рассмотрим несколько примеров.

Примеры использования технологии RPA

Пример 1. Есть какая-то рутинная операция по передаче одной и той же информации из одной ИТ-системы в другую, и, предположим, ее невозможно автоматизировать традиционными технологиями, так как одна из систем старая и ее никто не будет дорабатывать, та как в планах через 2-3 года убрать эту систему. Либо для такой небольшой задачи интеграция оказывается неоправданно дорога. Но работать надо прямо сейчас и здесь технологии RPA могут довольно быстро помочь. Но такая автоматизация даст эффект, если эта передача информации действительно была узким местом. А если ваша старая система тормозит еще в 10 других местах ваш эффект будет близок к нулю.

Однако, если в этой же ситуации существует возможность интеграции через API, то именно эту технологию и надо использовать, RPA-боты тут уже не имеют преимуществ. Почему? Потому API не просто существует в первозданном виде, а изменяется и о его изменениях мы узнаем заранее. A RPA-робот может работать хорошо лишь до того момента, пока система не изменится, а потом просто перестанет работать. И его надо будет быстренько «докрутить», возможно это потребует лишь пару часов, но произойдет это, конечно, тогда, когда пары часов у нас не будет.

Нужно внимательно посмотреть и протестировать, в каких случаях технологии RPA будут эффективны, а где нужно системно использовать комплексные технологии ИТ-поддержки. При слабом анализе и выборе неверных сценариев использования технологии RPA, потери и разочарования неизбежны.

Пример 2. Какой-то процесс не выполняется одним и тем же образом, есть ответвление, и процесс регулярно выполняется по второму сценарию. Этот процесс не эффективно поддерживать с помощью технологии RPA. Но если при этом у нас большое количество людей выполняют процесс с одной последовательностью шагов и большое количество людей, которые выполняют его по-другому тоже в определенной последовательности. И пока мы будем решать, как объединять эти две составляющие процесса в единую систему, RPA поможет поддержать каждую из веток процесса по отдельности. И когда мы понимаем, как автоматизировать это процесс целиком, мы просто убираем роботов и полностью его автоматизируем. Таким образом RPA может быть эффективным временным решением.

Пример 3 (уже в конкретной области). Процесс кредитования юридических лиц обычно требует большого количества документов и занимает много времени. Как сделать его быстрее и эффективнее, при этом не снизив качество проверок? Конечно, автоматизировать! Однако, нужен глубокий анализ и реинжиниринг процесса, он непростой и немало времени придется потратить на понимание как этот процесс должен быть выстроен оптимально. Мы тратим время, описываем его подпроцессы и операции, входы и выходы и видим, что для того, чтобы сделать хорошее решение и интегрировать со всеми необходимыми источниками информации потребуется более года.

Но это долго, рынок требует ускорить процесс кредитования уже завтра. И поэтому организация приняла другое решение — быстрая автоматизация части операций на текущих ИТ-системах, без их замены, но с использованием технологии RPA. Оказалось, что можно в нескольких местах «подцепить» роботом нужную информацию, здесь облегчить ввод данных и т. д. То есть «заплатками» быстро решить проблемы, которые «горят». В результате процесс ускорился практически вдвое.

Но при этом использование RPA-технологий рассматривалось как промежуточное решение. Пока одна команда внедряла роботов, другая команда занимается разработкой полноценной автоматизированной системы, которая рассматривается как целевая. И эта работа идет параллельно с автоматизацией с помощью RPA-ботов.

Использование технологий RPA для автоматизации локальных задач, очень часто, фактически не оптимизируя их, принесет повышение эффективности, но не приведет к качественным эффектам. А в некоторых случаях может дать даже отрицательный эффект.

Эти примеры показывают, что, обдумывая использование технологий RPA, нужно внимательно посмотреть и протестировать, в каких случаях будет эффективным бот, где нужно системно поддержать весь процесс. При слабом анализе и выборе неверных сценариев использования технологии RPA, потери и разочарования неизбежны. Кроме того, не забывайте, что использование технологий RPA для автоматизации локальных задач, очень часто, фактически не оптимизируя их, принесет повышение эффективности, но не приведет к качественным эффектам. А в некоторых случаях может дать даже отрицательный эффект.

Некоторые эксперты с неуемной фантазией даже предлагают такой подход (который назвали attended-роботизация) — когда у каждого сотрудника на компьютере есть свой робот-помощник, все сотрудники вовлекаются в их использование и предлагают свои идеи, где и что можно роботизировать. Всеобщая вовлеченность сотрудников в роботизацию — это конечно хорошо, но нетрудно сообразить, что 80-90% предложений будут абсолютно субъективным взглядом на деятельность и не дадут заметного эффекта.

Надо понимать, что, как и в случае с классической автоматизацией, архаичные операции и задачи, сохранившиеся лишь по историческим причинам, лучше убирать, а не автоматизировать их с помощью технологий RPA. И здесь легкость внедрения технологии может «сыграть плохую шутку» — забыв об этом вы можете получите роботов, которые упрямо делают глупости.

Технологии RPA, BPA и другие подходы к автоматизации

Новые технологии приходят их спектр расширяется, возникают различные классы инструментов автоматизации, например, RPA и BPA, каждая из которых нацелена на определенные задачи. Но обилие сокращений привело к путанице, поэтому стоит немного разобраться в них.

Автоматизация бизнес-процессов (Business Process Automation, BPA) — по поводу этого термина нет единого мнения. Некоторые эксперты применяют в качестве зонтичного для любых технологий автоматизации процессов. Другие считают, что технологии BPA автоматизируют не отдельные операции и задачи, а сквозной процесс (от начала до конца). Таким образом, технологии BPA применяются для более длинных и сложных процессов, чем технологии RPA. Эти процессы обычно содержат множество ветвлений и вариантов, и их автоматизация с помощью RPA-ботов слишком сложна в настройке и обслуживании. В такой трактовке технология BPA приближается к старым известным BPM-системам, и, хотя, вообще говоря, это разные технологии для сравнения с RPA их можно объединить. Основные области применения этих двух технологий показаны в таблице 2.

Таблица 2. Основные области применения этих технологий RPA и BPA/BPM

Вид активности (операции / задачи / процесса)Поддерживается частичноПоддерживается полностью
 Короткие одиночные операции RPA
Простые рутинные операции / задачиBPA/BPMRPA
Интеллектуальные задачи, которые не могут быть полностью автоматизированы из-за их творческой составляющейBPA/BPM 
Длительные процессы, состоящие из параллельных задач и ветвленийRPABPA/BPM
Нестабильные и гибкие процессыBPA/BPM 
Ввод данных в системуRPA 
Взаимодействие между процессамиRPABPA/BPM
Мониторинг выполнения процессов BPA/BPM

Заметим, что подход BPA/BPM хорошо согласовывается с RPA. Технология RPA — это автоматизация «снизу вверх», т.е. от отдельной задачи далее к более системной автоматизации. Мы «цепляем» одну задачу за другую задачу, постепенно охватывая весь процесс в целом. Технология BPM подразумевает движение сверху вниз, сначала мы смотрим на процесс в целом и автоматизируем его в целом, возможно опуская какие-то отдельные операции. А потом можем заняться детализацией процесса и поддержкой отдельных операций. Один подход не исключает другой.

Усложнение ботов и их интеллектуализация — это очевидный путь развития. Технологии RPA будут двигаться от автоматизации отдельных задач в сторону большего охвата, автоматизации все более сложных задач.

В перспективе роботы поумнеют

Наконец, скажем пару слов о новом появляющемся классе технологий — интеллектуальной автоматизации процессов (Intelligence Process Automation, IPA). IPA — это результат эволюции RPA, когда к обычным неинтеллектуальным ботам добавляются интеллектуальные возможности машинного обучения и искусственного интеллекта. Это позволяет сделать робота умным и устранить несколько недостатков технологии RPA. Уже сейчас часть роботов используют элементы машинного обучения и искусственного интеллекта. Это позволяет снизить требования к структурированию и единообразию данных, и частично работать с неструктурированными данными. Распространение таких интеллектуальных ботов даст возможности автоматизации более самых сложных и гибких задач.

Усложнение ботов и их интеллектуализация — это очевидный путь развития. Эксперты компании Gartner считают, что технологии RPA будут двигаться от автоматизации отдельных задач в сторону большего охвата, автоматизации все более сложных задач, постепенно подбираясь к автоматизации уровне процессов. Это потребует новых, более сложных технологий и сейчас поставщики уже работают над ними. Директор по исследованиям компании Gartner Стефани Стоут-Хансен заявила, что «дорожные карты вендоров RPA по запуску продуктовых линеек отражают их желание задействовать более сложные технологии — компьютерное зрение, встроенную автоматизацию и автоматические системы».


https://bit.ly/3zuxAWp