Метод SWOT анализа в стратегическом управлении

 SWOT анализ (перевод с англ. swot analysis) — один из самых эффективных инструментов в стратегическом менеджементе. Сущность свот анализа заключается в анализе внутренних и внешних факторов компании, оценке рисков и конкурентоспособности товара в отрасли.

Определение SWOT анализа

Метод SWOT анализа — универсальная методика стратегического менеджмента. Объектом SWOT анализа может стать любой продукт, компания, магазин, завод, страна, образовательное учреждение и даже человек. Существуют следующие виды SWOT анализа:

• SWOT анализ деятельности фирмы или производственного предприятия
• SWOT анализ деятельности государственной или некоммерческой организации
• SWOT анализ деятельности образовательного учреждения
• SWOT анализ определенной территории: страны, региона, района или города
• SWOT анализ отдельного проекта, отдела
• SWOT анализ определенного рынка или отрасли
• SWOT анализ конкурентоспособности бренда, товара, продукта или услуги
• SWOT анализ личности

Часто компании проводят SWOT анализ не только своего товара, но и продукции конкурентов, так как данный инструмент очень наглядно систематизирует всю информацию о внутренней и внешней среде любой организации.

Преимущества SWOT анализа заключаются в том, что он позволяет достаточно просто, в правильном разрезе взглянуть на положение компании, товара или услуги в отрасли, и поэтому является наиболее популярным инструментом в управлении рисками и принятии управленческих решений.

Результатом проведения SWOT анализа предприятия является план действий с указанием сроков выполнения, приоритетности выполнения и необходимых ресурсов на реализацию.

Периодичность проведения SWOT анализа. Рекомендуется проводить SWOT анализа минимум 1 раз в год в рамках стратегического планирования и при формировании бюджетов. SWOT анализ очень часто является первым шагом бизнес-анализа при составлении маркетингового плана.

Элементы SWOT анализа

Расшифровка аббревиатур SWOT анализа: Strengths, Weaknesses, Opportunities, T=Threats.

S= Strengths

Сильные стороны товара или услуги. Такие внутренние характеристики компании, которые обеспечивают конкурентное преимущество на рынке или более выгодное положение в сравнении с конкурентами, другими словами те области, в которых товар компании чувствует себя лучше и стабильнее конкурентов.

Значение сильных сторон для компании в стратегическом планировании: за счет сильных сторон компания может увеличивать уровень продаж, прибыли и долю на рынке, сильные стороны обеспечивают выигрышное положение товара или услуги в сравнении с конкурентами. Сильные стороны необходимо постоянно укреплять, улучшать, использовать в общении с потребителем рынка.

W=Weaknesses

Слабые стороны или недостатки товара или услуги. Такие внутренние характеристики компании, которые затрудняют рост бизнеса, мешают товару лидировать на рыке, являются неконкурентоспособными на рынке.

Значение слабых сторон для компании в стратегическом планировании: слабые стороны компании мешают росту продаж и прибыли, тянут компанию назад. За счет слабых сторон компания может потерять долю рынка в долгосрочной перспективе и утратить конкурентоспособность. Необходимо отслеживать области, в которых компания не достаточно сильна, улучшать их, разрабатывать специальные программы для минимизации рисков влияния слабых сторон на эффективность компании.

O=Opportunities

Возможности компании — благоприятные факторы внешней среды, которые могут влиять на рост бизнеса в будущем. Значение возможностей рынка для компании в стратегическом планировании: возможности рынка олицетворяют источники роста бизнеса. Возможности необходимо анализировать, оценивать и разрабатывать план мероприятий по их использованию с привлечением сильных сторон компании.

T=Threats

Угрозы компании — негативные факторы внешней среды, которые могут ослабить конкурентоспособность компании на рынке в будущем и привести к снижению продаж и потери доли рынка. Значение рыночных угроз для компании в стратегическом планировании: угрозы означают возможные риски компании в будущем. Каждая угроза должна быть оценена с точки зрения вероятности возникновения в краткосрочном периоде, с точки зрения возможных потерь для компании. Против каждой угрозы должны быть предложены решения для их минимизации.

Составление SWOT анализа

Желательно придерживаться следующей последовательности действий при проведении SWOT анализа:

Данная методика SWOT анализа позволяет максимально полно и подробно оценить риски и возможности компании, спланировать работающую маркетинговую стратегии товара:

• Проводится анализ окружающей рыночной среды товара или услуги а разрезе внешних и внутренних факторов.
• На основе проведенного анализа формируются сильные стороны бизнеса, слабые стороны бизнеса, угрозы и возможности рынка для бизнеса.
• Полученные параметры вносятся в SWOT матрицу для удобства анализа
• На основе SWOT матрицы формируются выводы о необходимых действиях с указанием приоритетов выполнения и сроков.

В процессе проведения SWOT анализа привлеките заинтересованных в принятии решения людей, экспертов в различных вопросах. Стороннее мнение позволит составить анализ более объективно.

SWOT анализ менее чем за 1 час: теория и практика

Представляем простую и удобную методику проведения SWOT анализа с готовыми примерами для производственного и торгового предприятия, а также с шаблоном в формате Excel.

Метод SWOT анализа, описанный в статье, универсален и подойдет для фирмы любого профиля: промышленной компании, некоммерческой организации, розничного магазина или отдельного отдела.

Прочитав статью, вы однозначно сможете составить SWOT анализ для своего товара или целого предприятия «с нуля», даже если вы его проводите в первый раз.

Определение: SWOT анализ (с англ. SWOT Analysis) — вид ситуационного анализа, позволяющий оценить текущую и будущую конкурентоспособность товара компании на рынке с помощью анализа внутренней и внешней среды организации.

Сущность и основные элементы SWOT анализа

Кратко о методе свот анализа можно сказать следующее:

• Технология SWOT анализа широко используется в стратегическом управлении и менеджменте, так как является одновременно простым и качественным инструментом для оценки конкурентоспособности компании на рынке.
• Особенностью метода является то, что начиная с 1980-х годов SWOT анализ активно применяется для разработки стратегических решений и не утратил своей актуальности за все время существования в инструментарии менеджеров.
• Для чего необходим SWOT анализ? Целью метода является изучение текущего положения компании на рынке и правильное структурирование информации для разработки маркетинговой стратегии предприятия.
• Расшифровка SWOT: S= Strengths, сильные стороны товара; W=Weaknesses, слабые стороны товара; O=Opportunities, возможности компании; T=Threats, угрозы компании.

Как подготовиться к проведению SWOT анализа?

Помните, что метод свот анализа является лишь удобным инструментом для систематизации имеющейся информации. Поэтому, эффективный SWOT анализ должен начинаться с двух действий:

• Проведите анализ рынка, на котором функционирует компания, важное внимание уделите исследованию потребителей и определению ключевых характеристик товара. От того, кто является Вашей целевой аудиторией, какие критерии качества предъявляет Ваш потребитель к продукту зависит более 70% выводов свот анализа.
• Проведите конкурентный анализ и определите ключевых конкурентов. От того, кто является Вашим конкурентом будет зависеть определение сильных и слабых сторон товара.

Шаг первый: определите сильные и слабые стороны продукта

Первым шагом в проведении SWOT анализа является определение сильных и слабых сторон товара или услуги. Для этого составьте сравнительный анализ внутренних ресурсов компании или товара с ключевыми конкурентами:

• Те параметры, которые оказались лучше, чем у конкурентов — сильные стороны Вашего продукта.
• Параметры, которые оказались хуже, чем у конкурентов — слабые стороны Вашего продукта

Таб.1 Пример анализа сильных и слабых сторон 

Сильные стороны (S= Strengths)- такие внутренние характеристики компании, которые обеспечивают конкурентное преимущество на рынке или более выгодное положение в сравнении с конкурентами.

Слабые стороны (W=Weaknesses) или недостатки товара или услуги — такие внутренние характеристики компании, которые затрудняют рост бизнеса, мешают товару лидировать на рыке, являются неконкурентоспособными на рынке.

Комментарии автора: в результате сравнительного анализа может получиться множество факторов, среди которых можно очень легко запутаться:

• Расставьте приоритеты по уровню влияния факторов на объем продаж и прибыль компании.
• Оставьте по 6-8 ключевых факторов.
• Остальные могут пригодиться в будущем – возьмите их на заметку.

Обязательно ознакомьтесь с методикой определения сильных и слабых сторон. Методика содержит более 14 направлений различных факторов внутренней среды, которые могут стать сильными или слабыми сторонами компании.

SWOT анализ: методика определения слабых и сильных сторон

Предлагаем вам простую и удобную методику, с помощью которой вы легко сможете определить сильные и слабые стороны вашего товара при проведении SWOT анализа. Методика содержит множество примеров и подробное описание всех факторов внутренней среды, которые необходимо учитывать при составлении анализа.

Простая методика

Анализ сильных и слабых сторон проще всего проводить в сравнительной оценке с ключевыми конкурентами. К сильным сторонам Вы можете отнести все то, в чем Ваша компания, товар или услугу лучше конкурентов. К слабым сторонам относятся те факторы, в которых Ваша компания хуже конкурентов. Чтобы наиболее точно определить сильные и слабые стороны своей компании, выполните следующие четыре шага:

• Выпишите все внутренние факторы, которые могут оказать влияние на усиление или ослабление конкурентоспособности товара компании
• Определите, какие из перечисленных факторов являются ключевыми факторами успеха на рынке в настоящий момент. Другими словами такие факторы, которые должна иметь компания, чтобы стать №1 на рынке.
• Оцените, по каким факторам Ваша компания лучше конкурентов, а по каким факторам хуже конкурентов.
• Заполните сильные и слабые стороны компании в таблицу.

Ключевые группы факторов

Факторы SWOT анализа, которые следует рассмотреть при анализе сильных и слабых сторон компании, можно сгруппировать в следующие группы:

Свойства товара

Напишите, какие свойства товара являются ключевыми для потребителя, какие потребности стремится решить потребитель, покупая товар или услугу. Если Ваш товар или услуга решают ключевую потребность лучше всех или обладают лучшими важными характеристиками товара – это сильная сторона; иначе – слабая сторона.

Уровень осведомленности

Знание товара или услуги среди аудитории упрощает выбор потребителя, является элементом доверия к товару. Если знание (или известность марки) выше, чем у конкурентов или выше, чем в среднем по рынку – это сильная сторона; в противном случае – слабая сторона.

Уровень лояльности

Высокая лояльность к товару или услуге – сильная сторона, так как обеспечивает высокий уровень повторных покупок, низкий уровень переключения на конкурентов и стабильность продаж в долгосрочной перспективе. Низкая лояльность – слабая сторона.

Восприятие торговой марки

Возможно, ваш товар или услуга имеют устойчивые ассоциации, определенный имидж, который позволяет товару выглядеть в глазах потребителя лучше конкурентов – это сильная сторона. А сформировавшиеся негативные ассоциации и образы с товаром (например: неэффективный, устаревший, некачественный, простой, слишком дешевый, российский и т.п.) необходимо отнести к слабым сторонам в анализе.

Потребительские качества

Если Ваш товар или услуга имеют наивысшие потребительские качества в определенной области (например, самый натуральный или самый безопасный) и это доказано в сравнительных тестах (или с помощью других методик), то это сильная сторона. Если же Ваш товар имеет самые низкие потребительские качества – это слабая сторона.

В данном вопросе важно сделать поправку: «хорошее или плохое качество» товара может оценить только потребитель. Иногда в товаре могут присутствовать «сверх качества» — лучшее на рынке характеристики, но полностью не способные быть оцененными потребителями.

Упаковка и внешний вид

Привлекательная упаковка и дизайн могут быть сильной стороной продукта, если этот фактор влияет на совершение покупки. И наоборот, старый, несовременный дизайн может быть слабой стороной товара.

Стоимость товара

Возможность устанавливать более высокие цены, чем у конкурентов, и при этом не терять потребителей – сильная сторона компании. И, наоборот, необходимость постоянно приспосабливаться к средне рыночным ценам и чувствительность целевой аудитории к цене – слабая сторона компании.

Ассортиментный ряд

Широта ассортимента может быть как сильной, так и слабой стороной компании. В некоторых случаях широта ассортимента обеспечивает потребителю выбор и удовлетворяет потребность в разнообразии, снижает вероятность переключения на конкурентов. В других ситуациях широта ассортимента значимо повышает затраты компании и делает невозможным управление запасами на эффективном уровне, является причиной высоких запасов и ненужных потерь.

Патенты и технологии

Патент обеспечивает компании долгосрочное устойчивое преимущество, возможность быть уникальным и получать сверх-прибыль компании. Наличие патента или уникальных технологий в ключевой деятельности компании – сильная сторона. Отсутствие патента и использование легко-копируемых технологии может являться слабой стороной бизнеса.

Персонал и интеллектуальный капитал

Персонал может являться сильной стороной компании в случае его высокой компетентности, а также если он значимо повышает производительность и минимизирует издержки (в сравнении с отраслью). Наоборот, высокая текучка персонала, низкая мотивация или квалификация работников могут быть слабой стороной, если результатом неэффективности кадров является отток клиентов.

Расположени товара

Удобство расположения может быть сильной стороной, если является важным критерием для совершения покупки на рынке. И наоборот, нахождение в неудобном для потребителя месте может значимо занижать уровень возможных продаж, является слабой стороной.

Уровень дистрибуции

Достигнутое лидерство в определенных каналах распределения, монополизация канала или уникальный доступ к определенному каналу распределения может быть сильной стороной. И наоборот, неудачи в охвате стратегически важных каналов распределения могут быть слабой стороной.

Представленность товара на полке в магазине

В некоторых категориях важна выкладка товара на полке в магазине. Широкая заметная выкладка на уровне глаз покупателя в ключевых местах продаж рынка – сильная сторона. Плохое качество выкладки, в том числе на нижней полке и практически «невидимость» товара для покупателя в местах продаж – слабая сторона.

Преимущество в затратах

Если компания может производить товар или услугу по более низкой себестоимости, чем конкуренты – это сильная сторона. Если себестоимость товара или услуги превышает средне рыночное значение – это слабая сторона.

Возможности к инвестированию

Способность компании к высокими инвестициям (выше рыночных), доступ к высоким рекламным бюджетам, высокий уровень свободных оборотных средств – сильная сторона бизнеса. И наоборот, неспособность инвестировать на уровне или выше средне рыночного – слабая сторона.

Рекламное присутствие и методы продвижения

Сравнительный анализ использования методов продвижения товара или услуги. Каналы коммуникаций, уровень SOV (доля голоса), интенсивность коммуникаций, использование world-of-mouth технологий — должны быть неотъемлемой частью сравнительного анализа методов продвижения.

В связи с интенсивным ростом интернет-коммуникаций и мобильных устройств важно в SWOT анализ включать оценку уровня присутствия в интернет (наличие собственного сайта, присутствие в поисковой выдаче крупных поисковиков, активность в ведущих социальных сетях, использование мобильных приложений и др возможностей интернет-коммуникаций

Гибкость и скорость реакции на изменения

С развитием технологий значимо выросла скорость изменения на многих рынках. Возможность быстро приспособиться к новым рыночным реалиям – является сильной стороной компании, а медлительность реакции — слабой стороной.

Используемые технологии

Технологии определяют производительность и эффективность работы на рынке. Более новые технологии повышают конкурентоспособность компании, могут значимо снижать затраты и повышать эффективность работы персонала. Использование самых новейших технологий в бизнесе может стать сильной стороной, в то время как работа со старыми технологиями и методами может значимо усложнить существование компании на рынке и является слабой стороной.

Обязательно подготовьте подтверждение каждой из выявленных сторон, чтобы исключить субъективную оценку.

Шаг второй: определите угрозы и возможности для роста бизнеса

Вторым шагом SWOT анализа является определение возможностей и угроз для роста бизнеса в будущем. Для этого проводится анализ внешних факторов окружающей среды, оценивается уровень влияния каждого фактора на продажи компании, вероятность возникновения.

Возможности компании (O=Opportunities) – факторы внешней среды, которые позволят компании увеличить объем продаж или нарастить прибыль.

Угрозы компании (T=Threats) – факторы внешней среды, которые могут снизить объем продаж или уровень прибыли компании в будущем.

Воспользуйтесь нашей методикой определения угроз и возможностей. Она содержит необходимые подсказки о том, в каких областях необходимо искать угрозы и какие виды возможностей существуют.

SWOT анализ: методика определения угроз и возможностей

Предлагаем вам простую и удобную методику, с помощью которой вы легко сможете определить возможности и угрозы для роста вашего бизнеса при составлении SWOT анализа. Методика содержит множество примеров и поможет быстро выявить ключевые драйверы и роста и опасные тенденции внешней среды.

Угрозы и возможности являются внешними факторами SWOT анализа, которые могут оказать влияние на деятельность предприятия. Возможности компании – факторы внешней среды, которые позволят компании увеличить объем продаж или нарастить прибыль. Сокращение издержек и работа с затратами тоже относятся к возможностям компании, т.к. напрямую влияют на норму прибыли. Угрозы компании – факторы внешней среды, которые могут снизить объем продаж или уровень прибыли компании в будущем. Рост затрат тоже относится к угрозам, так как влияет на снижение прибыли.

Часто для поиска угроз и возможностей при составлении SWOT анализа используется метод PEST анализа, который достаточно полно помогает рассмотреть влияние политических, экономических, социальных и технологических факторов внешней среды на прибыль компании в будущем.

С чего начать?

Для того, чтобы быстро найти возможности и угрозы для SWOT анализа воспользуйтесь следующими рекомендациями:

• В поиске возможностей задайте себе вопрос: за счет каких факторов продажи и прибыль компании может вырасти?
• В поиске угроз задайте себе вопрос: какие тенденции изменения рынка, потребностей целевой аудитории, государственного и правового регулирования рынка, экономической ситуации в стране могут снизить продажи и прибыль моей компании?
• Ответы запишите в столбик и экспертно оцените вероятность их достижения/ возникновения и потенциальный вклад в спад/ прирост продаж.

Факторы SWOT анализа, которые следует рассмотреть при оценке возможностей компании

1. Возможности по расширению сферы влияния компании, экспансия: новые рынки сбыта, новые страны или регионы продаж, охват новых видов товарных категорий или услуг.

Например, расширение сферы деятельности компании с одного города на область или на федеральный уровень; выход в категорию подгузников для компании по производству детской косметики и пр.

2. Новые потребители на существующих рынках: охват новых целевых групп, на которые в настоящий момент компания не смогла выйти.

Например, компания услуг, успешно завоевавшая лидерство на рынке малого бизнеса, выходит на рынок крупных компаний, где существуют совершенно другие условия и требования к формату работы.

3. Возможности по увеличению частоты использования товаром или услугой существующих потребителей, а также увеличение суммы покупки.

Например, увеличение потребления чая целевой группой с 2-х до 5 раз в день; увеличение стоимости используемой услуги за счет введения новых функций.

4. Удовлетворение новой потребности потребителя за счет расширения ассортиментной группы.

Например, введение в ассортимент соков нового овощного вкуса в связи с ростом внимания к здоровому образу жизни лояльных потребителей марки.

5. Развитие технологий и введение программ, позволяющих снизить затраты компании.

Например, введение CRM программы, позволяющей повысить управление товарными запасами и сократить издержки на хранение. Рост покрытия интернет среди целевой аудитории открывает возможность создания интернет магазина или позволяет использовать этот низко стоимостной канал вместо прямой ТВ рекламы.

6. Ослабление регулирования отрасли со стороны государства, прогнозируемое введение налоговых льгот и другое упрощение входа на рынок.

7. Улучшение экономической стабильности и рост покупательской способности аудитории.

Например, улучшение дохода целевой аудитории и благоприятная экономическая ситуация в стране повышает спрос на ипотечное кредитование.

8. Выход крупных игроков с рынка и прочее улучшение конкурентной среды для компании.

Факторы SWOT анализа, которые следует рассмотреть при оценке угроз компании:

1. Изменение предпочтений, ценностей и стиля жизни потребителей, которое может привести к отказу от товара компании

Например, интернет полностью удовлетворил потребности молодых активных возрастных групп в получении информации, значимо снизив объём продаж для печатных изданий.

2. Рост конкуренции на рынке для компании и действия со стороны конкурентов, способные отрицательно повлиять на объем продаж компании: вход крупных игроков; низкие барьеры для новых игроков; рост низко-стоимостных предложений конкурентов и развитие ценовых войн; утрата конкурентных преимуществ за счет открытого доступа к используемым технологиям, в том числе утрата патентного преимущества.

3. Ужесточение регулирования со стороны государства и введение правовых норм, повышающих затраты на существование в отрасли.

Например, запрет ТВ рекламы спиртной продукции.

4. Ослабление экономики и снижение покупательской возможности аудитории; повышение чувствительности к цене; повышение вероятности отказа от товаров, не являющихся товарами первой необходимости.

Например, результатом экономического кризиса является отказ аудитории от товаров роскоши, снижение частоты использования не обязательных категорий, снижение совершения больших покупок — автомобилей, бытовой техники; снижение частоты посещения ресторанов и баров; переключение на более дешевые товары-субституты.

5. Рост затрат на производство, реализацию и поддержку товара, превышающий возможное повышение цен

Шаг третий: составление таблицы SWOT анализа

Таблица SWOT анализа помогает структурировать всю полученную информацию. Таблица состоит из четырех квадрантов, в квадрантах последовательно перечисляются сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Все найденные факторы вносятся в ячейки таблицы в порядке важности (от самого важного к наименее важному). Важность фактора определяется по его вкладу в объем продаж и прибыль компании.

Запишите все элементы в таблицу SWOT анализа:

Рис.1 Таблица SWOT анализа

Проверьте, действительно ли найденные сильные стороны товара повышают прибыль и конкурентоспособность продукта компании:

Таб.2 Проверка сильных сторон

Проверьте, действительно ли найденные слабые стороны товара снижают прибыль и конкурентоспособность продукта компании:

Таб.3 Проверка слабых сторон

Проверьте, действительно ли найденные возможности способны повысить удовлетворенность клиентов и прибыль компании:

Таб.4 Проверка возможностей

Проверьте, действительно ли выявленные угрозы могут снизить прибыль компании и удовлетворенность продуктом в ближайшие 5 лет:

Таб.5 Проверка угроз

Теперь, когда вы заполнили таблицу свот анализа и проверили реалистичность всех факторов в таблице, можно переходить к написанию выводов к проведенному SWOT анализу.

Шаг четвертый: подготовка выводов

Ниже перечислены основные вопросы, на которые необходимо ответить после составления SWOT анализа и направления дальнейших работ будут очевидны:

• Выявите или разработайте основное конкурентное преимущество товара на основе сильных сторон
• Опишите способы развития возможностей компании за счет сильных сторон продукта
• Опишите, каким образом можно преобразовать слабые стороны в сильные, а угрозы в возможности для роста?
• Если такие преобразования невозможны, как компания может избежать слабых сторон и угроз, а также минимизировать их влияние на бизнес компании.
• Каким образом выявленные преимущества сделать очевидными для потребителя?
• Каким образом слабые стороны скрыть от потребителя?
• Каким образом в короткий срок реализовать возможности и нейтрализовать угрозы?

Для написания более подробных выводов по SWOT анализу воспользуйтесь любой из двух методик:

• Методика «Как написать выводы по SWOT анализу за 30 минут?» подскажет 10 направлений для качественного завершения свот анализа.

Конечно, перед тем, как приступить к составлению выводов по проведенным работам необходимо выполнить следующие действия: перечислить все сильные и слабые стороны товара компании с помощью тщательной оценки внутренних факторов, перечислить основных источники роста бизнеса (возможности) и оценить будущие риски существования в отрасли (угрозы) за счет анализа внешних факторов.

Если данные работы проведены, то можно приступать к подготовке выводов по SWOT анализу.

Заполняем таблицу SWOT анализа

Первым шагом вы должны внести все сильные и слабые стороны, а также возможности и угрозы в таблицу SWOT анализа. Подойдите к этому вопросу досконально и внесите даже те факторы, влияние которых на успех компании не очевиден.

Убираем лишнее

Таблица заполнена. Теперь, перед тем, как перейти к формулировке выводов по свот анализу необходимо исключить неприоритетные и лишние направления в каждом поле таблицы. Исключая лишнее, вы сможете сфокусироваться только на тех задачах, которые важны именно в данный момент для компании. Для того, чтобы быстро отфильтровать записанные параметры, проделайте следующие 4 шага:

Шаг первый: проверка сильных сторон

По каждой сильной стороне задайте 2 вопроса: каким образом сильная сторона повышает удовлетворенность клиента или прибыль компании? и Создает ли сильная сторона отличие от конкурентов?. Факторы, которые попали в сильные стороны, но не увеличивают прибыль, не повышают удовлетворенность и не создают отличие от конкурентов — смело вычеркивайте. Они лишние.

Шаг второй: проверка слабых сторон

По каждой слабой стороне в таблице свот анализа задайте вопрос: Каким образом слабая сторона снижает удовлетворенность клиента или прибыль компании? Слабые стороны товара, которые не влияют на удовлетворенность клиентов или прибыль – это факторы, которые известны только Вам. Вычеркиваете их.

Шаг третий: проверка возможностей роста

По каждой возможности роста из таблицы SWOT задайте 2 вопроса: Как данная возможность может повысить удовлетворенность продуктом или увеличить прибыль компании? и Существуют ли ресурсы на реализацию возможности? Срок реализации? Если вы затрудняетесь ответить на первый вопрос – вычеркивайте возможность. Если в компании нет ресурсов на реализацию возможности – отложите ее на следующий год и исключите из текущего свот анализа.

Шаг четвертый: проверка угроз

По каждой угрозе задайте 2 вопроса: Как данная угроза может снизить удовлетворенность продуктом или уменьшить прибыль компании? Возможный срок возникновения угрозы? Если вы затрудняетесь ответить на первый вопрос – вычеркивайте угрозу. Прогнозируемый срок возникновения угрозы более 3 лет – отложите ее рассмотрение на следующий год.

Финальная таблица для выводов

В результате проделанной проверки у вас получится очень практичная таблица, которая содержит только самые важные параметры и по которой будет очень удобно писать выводы.

10 основных выводов

Теперь, когда таблица готова, можно перейти непосредственно к составлению выводов по ней. На практике выделяют 10 направлений, в которых рекомендуется сделать выводы:

1. Посмотрите на сильные стороны вашего товара: какое конкурентное преимущество продукта следует укреплять и развивать?
2. Какие сильные стороны компании не так очевидны для покупателей? Какие сильные стороны нуждаются в более эффективной коммуникации?
3. Посмотрите на возможности роста компании: Что необходимо сделать, чтобы в максимально короткий срок реализовать эти возможности?
4. Как в развитии возможностей использовать сильные стороны продукта?
5. Посмотрите на слабые стороны продукта: как минимизировать влияние слабых сторон на продукт?
6. Разработайте план действий по устранению слабых сторон или превращению слабых сторон в сильные.
7. Придумайте, как скрыть те слабые стороны, которые невозможно изменить?
8. Посмотрите на существующие угрозы: каким образом можно нейтрализовать угрозы?
9. Можно ли преобразовать угрозы в возможности бизнеса и в источники роста продаж?
10. Что необходимо сделать, чтобы защититься от угроз в максимально короткий срок?

• Метод «SWOT матрица» поможет составить подробный список стратегических решений для повышения прибыли и удовлетворенности товаром компании.

Если вы хотите получить максимально подробный вариант SWOT-анализа, то рекомендуем воспользоваться двумя указанными методами одновременно. Методики дополняют друг друга: первая содержит конкретные направления для принятия решений, а матрица SWOT анализа помогает рассмотреть ситуацию более детально и глубоко.

Шаг пятый: красивая презентация результатов

Завершающий этап SWOT анализа – составление красивой, подробной и содержательной презентации проделанной работы для руководства фирмы. 

План презентации

Презентация результатов и выводов по SWOT анализу имеет четкие смысловые блоки, описанные ниже.

Summary

Первый раздел — Summary. Представляет собой краткое изложение всех ключевых предложений и выводов, которые родились в результате проведения SWOT-анализа. Такой формат предоставления данных является наиболее эффективным и общепринятым в мировой практике. Он позволяет понять вектор вашей презентации.

Введение

Второй раздел — вводный раздел. В данном пункте презентации расскажите об основных целях SWOT анализа и о том, то было какие факторы внешней и внутренней среды анализировались и рассматривались.

Основная форма SWOT

В третьем разделе продемонстрируйте основную форму SWOT в виде простой матрицы из четырех квадрантов: сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Такая форма исторически является удобным форматом предоставления всех результатов на 1 странице. Желательно в форме SWOT сразу расположить факторы в последовательности важности и приоритетности (от самого важного к самому наименее важному). Важность и высокий приоритет определить просто: чем выше влияние на уровень продаж и прибыли, тем выше приоритет.

Не нужно включать много факторов. Достаточно сосредоточиться на 6-8 ключевых факторов по каждой категории (максимум). Слишком большое количество смущает аудиторию, а также не позволяет правильно расставить приоритеты и сфокусироваться на важных элементах. Факторы, которые в данный момент отошли на задний план в виду своей незначительности, могут быть использованы в следующей волне анализа.

Данные

Data speaks first — ключевой слоган всех презентаций. Подготовьте иллюстрацию доказательств по каждому фактору SWOT анализа. Это поможет с обоснованием выбранных факторов и их приоритетности.

Выводы

Пятый раздел — это ключевые выводы по SWOT анализу. Один из удобных форматов представления – формат SWOT матрицы.

План тактических мероприятий

Завершающим разделом презентации должен идти всегда — план мероприятий с ориентировочными сроками исполнения и требуемыми ресурсами. Без такого плана все вышесказанное было только словами. При SWOT анализе от вас ждут конкретного руководства к действию.

Наглядные примеры проведения SWOT анализа

Большинство концепций и инструментов, используемых в стратегическом планировании, сложно использовать в первый раз без наглядных примеров. Для тех, кто сомневается в правильности составления SWOT анализа, мы подготовили готовые решения:

• Пример SWOT анализа компании Wall-Mart: включает краткий анализ ключевых факторов успеха и угроз самой крупной мировой торговой сети.
• Готовый пример SWOT анализ магазина: содержит подробные рекомендации по проведению свот анализа в отрасли торговли.
• SWOT анализ на примере предприятия — это максимально полный и поэтапно расписанный пример, который будет полезен в большей степени производственным компаниям и организациям.

Количественный метод SWOT анализа

В современной литературе часто встречается количественный пример SWOT анализа: модель, в которой необходимо по балльной шкале оценить анализируемые факторы внешней и внутренней среды.

Количественный подход несомненно эффективен, так как позволяет продемонстрировать значимость факторов, но является слишком затратным по времени.

Эффективнее будет оценить каждый фактор внутренней и внешней среды компании по важности и приоритетности экспертно, не прибегая к сложным балльным количественным оценкам. Точность такого подхода будет приближена к количественному способу оценки, так как в обоих случаях Вы сами, а значит экспертно оцениваете каждый фактор матрицы SWOT.

Если после составления SWOT анализа у Вас осталась свободная минутка – предлагаем ознакомиться с историей возникновения метода.

https://bit.ly/3ih60UP

Бизнес-урок 7. Организационная структура

 Результаты, полученные в ходе разработки архитектуры процессов, позволяют провести усовершенствование организационной структуры компании. Это следующий пункт нашей “дорожной карты”.

Главное назначение организационной структуры – обслуживание бизнес-процессов. Именно для этого она существует. Как обеспечивается выполнение этого требования? – Путем соотнесения функций исполнителей в бизнес-процессах с центрами ответственности в организационной структуре. Этот анализ был проведен в ходе разработки организационной концепции. Опираясь на его результаты, следует уточнить функции подразделений компании и их области ответственности. При этом нередко выявляются функции, которые в существующей структуре ни за каким подразделением не закреплены. В этом случае необходимо сформировать недостающие центры ответственности, которые должны будут обслуживать “ничейные” процессы. Пример такой ситуации приводился в предыдущей статье, когда по итогам анализа бизнес-процессов были определены процессы маркетинга, для обслуживания которых в организационную структуру введено подразделение маркетинга.

Следует заметить, что организационную структуру зачастую отождествляют с органиграммой, на которой изображены подразделения компании и отношения подчиненности между ними. При этом под разработкой организационной структуры понимают процесс рисования прямоугольников со стрелками.

В действительности организационная структура – это система разделения и согласования функций, полномочий и ответственности между структурными элементами компании. Она не описывается одной схемой. Действительно, ведь схема отражает только отношения подчиненности между должностными лицами и подразделениями компании. Но это только малая часть отношений, в которые вступают люди в ходе производственной деятельности. Главным же “двигателем” бизнес-процессов являются отношения “клиент-поставщик”. Именно эти отношения позволяют передавать результаты труда от одного звена к другому по цепи процессов. Но эти отношения не находят отражения на схеме организационной структуры.

Как описать организационную структуру компании?

Описание организационной структуры должно включать следующие элементы:

• Схема организационной структуры; она показывает состав структурных подразделений компании и отношения подчиненности между ними.
• Описание функций, полномочий и ответственности каждого структурного подразделения с учетом их ролей в бизнес-процессах. При этом указывается в каких бизнес-процессах участвует подразделение и как оно связано со своими внутренними поставщиками и клиентами. Важно, чтобы это описание было процессно-ориентированным.
• Концептуальное описание наиболее значимых для компании системообразующих процессов, таких как стратегическое управление, годовое планирование, управление заказами, управление разработкой и выпуском на рынок новых продуктов, управление проектами развития компании.

Таким образом, создается Положение об организационной структуре, достаточно полно определяющее механизмы управления компанией.

Как разработать организационную структуру?

Как мы уже говорили, основой для создания организационной структуры компании служит архитектура бизнес-процессов. Она, в частности, определяет состав центров ответственности, необходимых для обслуживания бизнес-процессов. Описание центров ответственности, сформированное в ходе разработки архитектуры бизнес-процессов, является исходным материалом для описания организационной структуры.

Организационная структура отличается от организационной концепции большей степенью детализации и определенной долей субъективизма. Дело в том, что организационная концепция получена в результате формально-логического процесса, в то время как при разработке организационной структуры следует принимать во внимание субъективные факторы, такие, например, как готовность по уровню компетенций того или иного лица занять определенную должностную позицию. Конечно, чем больше подробных уступок “прозе жизни” мы делаем, тем хуже организационная структура. Но обойтись без этого невозможно, поскольку приходится работать с теми людьми, которые у нас есть, и не всегда имеется возможность выбора.

Итак, перечислим основные преобразования, которые совершаются над центрами ответственности в ходе построения организационной структуры.

1. Объединение центров ответственности. Напомним, что центры ответственности формировались на основе принципа однородности компетенций (продавцы с продавцами, маркетологи с маркетологами и т.д.). Поэтому объединение – нежелательный компромисс, которого, по возможности, нужно избегать. Тем не менее в определенных ситуациях это решение может быть обоснованным.
2. Разделение центров ответственности, как результат дополнительной специализации и разделения функций в бизнес-процессах. Например, отдел продаж может быть разделен на фронт-офис, работающий с клиентами, и бэк-офис, выполняющий вспомогательные функции в процессе продаж.
3. Введение дополнительного уровня иерархии. Это целесообразно, когда необходимо разделить компетенции по уровням. Ограниченный набор компетенций закрепить за исполнителями нижнего звена, а над ними поставить опытных руководителей. Например, клиентских менеджеров разделить на группы, каждую из которых возглавляет старший менеджер, выступающий куратором и наставником для менее опытных коллег.

Нужно сказать, что при разработке организационной структуры возникает целый ряд дилемм, которые не поддаются формально-логическим методам. Поэтому в этом деле немалая доля политики как “искусства возможного”. Тем не менее, при выборе решений по формированию структуры следует придерживаться направления, заданного архитектурой бизнес-процессов компании.

Сколько подчиненных должно быть у руководителя компании?

Обычно этому вопросу придается излишне большое значение. Как правило, вспоминается “магическое число” 7, как оптимальное количество подчиненных. В действительности важно не число, а функции, которые возлагаются на руководителя и его подчиненных.

Широко распространенной практикой является участие руководителя компании в оперативной деятельности, вмешательство в работу руководителей подразделений, выполнение возложенных на них функций. Разумеется, при таком стиле руководства работать за всех своих подчиненных генеральный директор не сможет.

С другой стороны, следует вспомнить, что генеральный директор – это руководитель стратегического уровня, который, прежде всего, должен заниматься вопросами стратегии. Именно это и есть его основная работа. Но для того, чтобы он имел возможность сосредоточиться на стратегии, он должен подобрать или воспитать достаточно самостоятельных и компетентных руководителей подразделений. Если его управленческая команда профессиональна, то отпадает необходимость контролировать каждый шаг своих подчиненных в ежедневном режиме. Это принципиально другой способ управления, к которому необходимо стремиться. Сколько при этом будет подчиненных у руководителя компании уже не так важно – их может быть 10 или даже больше.

Практикой, заслуживающей внимания, является разделение руководящих функций на стратегические и оперативные. В этом случае генеральному директору подчинен исполнительный директор, на которого возлагаются функции оперативного управления компанией. Это позволяет генеральному директору уделять основное внимание стратегическому управлению и развитию бизнеса.

Чего нельзя допускать при построении организационной структуры?

• Не может быть двух или более генеральных директоров. На практике я неоднократно имел дело с компаниями, которыми руководили два и даже три генеральных директора. Ничего хорошего из этого не получается. Здесь недопустимы компромиссы: только единоначалие!
• Не может быть у одного подчиненного два начальника.
• Не может быть должностных позиций, за которыми не закреплены ясно определенные функции и ответственность в конкретных бизнес-процессах. Существует практика учреждения должностей заместителя генерального директора, которые не имеют конкретной ответственности, но всех контролируют, требуют отчетность, проверяют. Избавляйтесь от лишних начальников!
• Не следует увеличивать число звеньев, без серьезного обоснования. Чем больше уровней управления, тем медлительнее система. Сокращайте уровни иерархии!

В заключение следует заметить, что разработка организационной структуры – итеративный процесс. На следующих этапах организационного строительства, в ходе идентификации бизнес-процессов, организационная структура неизбежно будет уточняться и корректироваться.

Правильная организационная структура – это структура, наилучшим образом соответствующая бизнес-процессам компании. Она “вырастает” из бизнес-процессов. Ключ к построению правильной структуры – процессный подход к управлению.

Внедрите процессный подход с помощью нашей “дорожной карты” – электронного учебного курса “Как построить систему управления процессами в вашей компании”.

Александр Кочнев

https://bit.ly/3fwBCnM

ADL матрица для определения вектора развития компании

 ADL матрица является удобным инструментом при разработке стратегии, она позволяет планировать стратегию компании, товара или услуги в соответствии со стадией жизненного цикла отрасли и уровнем конкурентоспособности компании на рынке. В основе матрицы лежит концепция жизненного цикла товара/ отрасли, в соответствии с которой переход от одной стадии у другой требует от компании изменения стратегических решений. Используя матрицу, вы всего лишь за несколько минут сможете выработать правильные направления для стратегических управленческих решений, определить долгосрочный вектор развития компании, товара или услуги.

В литературе обычно освещается использование матрицы ADL на уровне компании в целом. Однако, матрицу ADL также можно использовать для выработки стратегии к отдельным ассортиментным линиям продуктов или для одного товара.

20 стратегий ADL матрицы

ADL матрица была впервые предложена компанией Arthur D. Little в 1970 году. В ее основу были включены 2 показателя: степень зрелости рынка и конкурентная позиция компании в отрасли. Правильно определив значение данных показателей, вы можете выбрать соответствующую стратегию развития своего продукта.

В модели ADL предусмотрено 20 различных стратегий, которые формируются на основе разного сочетания зрелости отрасли и конкурентной позиции компании в отрасли.

*Под инвестициями понимаются все затраты компании, необходимые для существования и развития товара на рынке (затраты на новое оборудование, затраты на обучение персонала, затраты на рекламу и маркетинговые исследования и пр.)

Как пользоваться матрицей

Матрица ADL помогает сформировать вектор развития стратегии, задает общие установки, которые Вы сможете легко адаптировать к Вашему текущему бизнесу. Для составления матрицы достаточно пройти следующие 3 последовательных шага. 

Шаг первый: Определить степень зрелости рынка

Ответьте на следующие вопросы и выберите наиболее подходящую стадию зрелости рынка, исходя из описания.

Определить стадию жизненного цикла отрасли не так легко, так как слишком много переменных входят в анализ. Стратегия не является точной наукой, поэтому Вам необходимо максимально использовать свое экспертное мнение при оценке степени зрелости отрасли.

• Как быстро растет Ваш рынок?
• Насколько высок потенциал рынка? (высокий, средний, рынок достиг своего максимума)
• Какова пенетрация товара или услуги среди целевой аудитории?
• Как бы Вы оценили уровень конкуренции на рынке?
• Как бы Вы оценили степень новизны используемых технологий?
• Уровень инвестиций в рынок увеличивается или уменьшается?
• Насколько уровень цен в отрасли является завышенным?

Шаг второй: Определить устойчивость позиции Вашей компании в отрасли.

Ответьте на следующие вопросы и выберите наиболее соответствующую позицию вашей компании в отрасли исходя из описания.

Будьте объективны в оценке, не старайтесь выдать желаемое за действительное.

• Как бы Вы оценили динамику продаж Вашей компании на рынке?
• Оцените долю рынка Вашей компании?
• Выберите свое место в рейтинге компаний на рынке?
• Как бы Вы оценили конкурентное преимущество Вашей компании?
• Оцените уровень лояльности Ваших клиентов? Возможность их переключения на товары конкурентов?
• Оцените уровень знания Вашей компании, товара или услуги среди аудитории?
• Оцените свою свободу в установлении уровня цены на товар или услугу?
• Опишите своих конкурентов?
• Оцените уровень угрозы со стороны конкурентов?

Шаг третий: Выбор стратегии

В соответствии с таблицей выбрать одну из предложенных стратегий в качестве отправной точки стратегического планирования.

При использовании матрицы может получиться ситуация, когда Ваш бизнес находится на грани между двумя позициями. Посмотрите на окружающие стратегии и выберите наиболее приемлемый для Вас вариант. Возможно, это будет микс из разных стратегий.

Для проверки получившегося решения можно воспользоваться дополнительными средствами анализа, которые помогают взглянуть на конкурентоспособность Вашего товара в другом разрезе.

Интерпретация показателей: зрелость рынка

Существуют 4 стадии зрелости рынка, по другому могут называться стадиями жизненного цикла отрасли.

Стадия становления отрасли

Характеризуется высокими темпами роста рынка, низким количеством игроков, использованием новых технологий, высоким уровнем инвестиций в отрасль и высоким уровнем цен. На стадии становления отрасли пенетрация (% потребления) товара или услуги среди населения мала. Потенциал роста рынка высок.

Стадия роста отрасли

Характеризуется укреплением рынка, который продолжает расти, показывая высокие темпы увеличения продаж и прибыли. Конкуренция на стадии роста еще невелика, поэтому компании, оперирующие в отрасли, «пожинают плоды» своих инвестиций. Уровень цен стабилен. Но новые игроки, постепенно заимствуя технологию, начинают входить на рынок. К концу стадии роста пенетрация товара или услуги достигает своего максимума. Потенциал роста рынка высок.

Стадия зрелости отрасли

На данном этапе жизненного цикла отрасли рынок стабилизируется, темпы роста замедляются. Конкуренция растет за счет увеличения количества игроков. Начинается период развития дифференциации между многочисленными товарами. Уровень цен снижается. Пенетрация товара или услуги среди населения максимальна, растет частота использования.

Стадия старения

Динамика продаж и спрос на рынке снижается. Компании начинают уходить с рынка или начинаются процессы консолидации. За рыночную долю сохраняют борьбу только сильные игроки.

Интерпретация показателей: конкурентная позиция компании в отрасли

В матрице ADL выделено 5 возможных ситуаций конкурентоспособности товара компании на рынке. Рассмотрим каждую из них более подробно.

Доминирующая

Существует редко и, как правило, такая позиция ограничена во времени. Означает преобладание компании в отрасли. Компания «задает тон» категории, определяет уровень цен и ключевые свойства товара, имеет масштабное покрытие по всему рынку. Является top of mind среди потребителей рынка. Обладает высоким уровнем знания и высокой репутацией и доверием со стороны потребителя. Очень часто владеет уникальной технологией, которая позволяет ее сохранять монополистическую позицию. Доля рынка доминирующей компании более 50% рынка.

Сильная

Означает стабильное положение компании в отрасли. Компания растет с рынком или быстрее него. Компания обладает высокой долей лояльных потребителей (не переключающихся на конкурентов даже в условиях снижения цен). Обычно компания имеет устойчивое конкурентное преимущество и постепенно захватывает рыночную позицию. Положение компании остается стабильным, независимо от того, какие действия предпринимают конкуренты.

Благоприятная

Компания с такой позицией имеет конкурентные преимущества в определенных сегментах рынка. Тем не менее, у компании существует много конкурентов, на которых могут переключиться потребители или к которым могут уйти клиенты в случае, например, снижения цен. Компания вынуждена постоянна поддерживать свою актуальность и много усилий прилагать к сохранению конкурентных позиций, чтобы поддерживать и растить свою рыночную долю.

Неустойчивая

Компания имеет небольшую долю рынка, которая основана на присутствии в определенной рыночной нише и удовлетворении узкого числа потребителей. Компания может обладать конкурентными преимуществами, обеспечивающими ей стабильное положение в рыночной нише – преимущество географического положения или дифференциации товара. Крупные игроки способны легко нарушить стабильное положение компании, если войдут в сегмент со своим товаром.

Слабая

Компания постоянно теряет долю рынка. Объем продаж слишком мал, чтобы сохранять прибыльность в долгосрочной перспективе.

https://bit.ly/2SKG3SI

6 steps for retailers in this crisis and the next

 

Ed Valdez, partner and CMO with Chief Outsiders, shares six steps and additional strategies that retailers should use to lead their business through the COVID-19 and economic crisis.

The global challenges unfolding across the country in the past few weeks have presented a huge humanitarian and economic challenge. While medical professionals, governments and industry leaders are tirelessly working towards containment and stabilization, business leaders and owners have a similar challenge: leading your business through the coronavirus crisis and beyond.

One of the best articles published about how to navigate the road ahead stems from Harvard Business Review: Lead Your Business Through the Coronavirus. While the authors outline 12 lessons for "Responding to unfolding events, communicating, and extracting and applying learning," the infographic below recaps six of the most pressing actions you can take to:
• Ensure the health/safety of your employees.
• Centralize communications.
• Stabilize operations to bolster a way forward toward recovery.

The summary below also augments the strategies with a few supportive tactics gleaned from prior client engagements that required immediate and decisive action.
1. Update intelligence daily: Since virtually all firms have had to operate remotely through networked teams, mobilizing your leadership team daily can help you and your teams make the most out of rapidly changing information. It's also important to separate the signal from the noise: to identify what is essential for the wellbeing, efficiency and effectiveness of employees. Decide what channels to use (Microsoft Team, Google Hangouts Chat, Zoom, Slack, etc.) for real-time, daily and weekly communications for now, near-term and your next priorities.
2. Constantly reframe and adapt: A Chinese proverb reminds us to be like bamboo: "The higher you grow, the deeper you bow." Balance the big picture with the tactical: decide what's urgent versus what's important. Be open to change: what was first priority yesterday may be the second priority today.
3. Choose agility vs. bureaucracy: Large firms need to embrace an agile mindset not only for software development, but also for marketing, sales and operations. Regularly evaluate what you need to stop doing, start doing or continue to do (if the latter is still working well). Encourage your teams to ask their respective leaders what barriers they can remove (or what they can do differently) to help streamline what's best for the customer.
4. Balance response in seven areas: Communications, employee needs, travel, remote work, stabilizing the supply chain, business tracking/forecasting, being part of the broader solution. (See the HBR article for more detail.) While all teams need to regroup to determine the "new normal," constantly reassess marketing/sales alignment and alignment across all operations - especially, customer support.
5. Use six resilience principles: Redundancy, diversity, modularity, evolvability, prudence, embeddedness. Encourage teams or sub-teams to be modular in their problem solving and encourage diverse thinking. As Einstein said, \"We cannot solve our problems with the same thinking we used when we created them." Rise up to look beyond your own company ecosystem to look at your team's ecosystem in your community: are there some ways in which you or your team can help those around you?
6. Prepare for the next crisis: Establish a new cadence for scenario planning: What else can happen that we haven't expected? And what other contingency plans do we need to minimize risk? What do these plans look like from the view of the supply chain, partners, operations/logistics, our customers and all stakeholders and/or investors? Be transparent inside and out to identify critical paths and backup plans to minimize future disruptions and increase cross-functional team proficiencies.

Ed Valdez is partner and CMO with Chief Outsiders, a leading fractional CMO firm focused on mid-size company growth.

https://bit.ly/34k5o8H

Бизнес-урок 6. Архитектура бизнес-процессов

 В предыдущей статье мы рассмотрели порядок разработки организационной концепции и подробно обсудили три ее элемента: (1) состав основных процессов верхнего уровня, (2) описание этих процессов и (3) карту процессов. Чтобы завершить обсуждение этой темы, рассмотрим следующие два элемента организационной концепции: (4) схема центров ответственности, (5) концептуальное описание центров ответственности. Но прежде необходимо дополнить состав наших бизнес-процессов. Дело в том, что мы рассмотрели только основные процессы компании, в то время как помимо них имеются обеспечивающие процессы, процессы развития и процессы управления.

Обеспечивающие процессы – это те, которые направлены на обслуживание основной деятельности компании. К ним относятся: бухгалтерское обслуживание, юридическое обеспечение, IT-услуги, делопроизводство и ряд других процессов. Клиенты обеспечивающих процессов находятся внутри компании.

Процессы развития направлены на модернизацию или создание активов для бизнеса. Если в основных процессах потребителем результата является клиент, то в процессах развития результат процесса использует сама компания. Процессы развития удобно классифицировать по видам материальных или нематериальных активов, которые они создают; это могут быть новые знания (как результат процесса исследования), новые продукты, новые направления бизнеса, а также организационные, информационные или производственные технологии.

Процессы управления

К управлению относятся такие процессы как целеполагание, планирование, контроль, анализ. Можно сказать, что с каждым процессом из перечисленных выше групп (основные, обеспечивающие и процессы развития) связан процесс управления. Кроме того, управленческая деятельность обеспечивает согласованность всех процессов на стратегическом и тактическом уровнях. Поэтому процессы управления – самая многочисленная группа процессов. В качестве примеров рассмотрим три процесса из этой группы.

Стратегическое управление включает процессы определения стратегических целей, стратегического планирования, контроля стратегических показателей, стратегического анализа. В организационной концепции целесообразно определить основные принципы стратегического управления. Наиболее важные из них:

• Коллегиальность выработки стратегических решений; участие управленческой команды в процессе стратегического управления.
• Непрерывность стратегического управления; ежеквартальное рассмотрение результатов выполнения стратегии управленческой командой и актуализация стратегии.
• Проектный подход к проведению стратегических изменений; достижение стратегических целей обеспечивается стратегическими проектами, находящимися под управлением руководителей высшего звена.

Следование этим принципам обеспечивает надежную основу для управления стратегией компании.

С методикой и технологией построения стратегического управления можно ознакомиться в электронном учебном курсе “Управление стратегией с помощью сбалансированной системы показателей”. Это пошаговое практическое руководство по созданию системы стратегического контроллинга.

Следующий важный процесс – годовое планирование. Это стержень всей работы по координации деятельности подразделений, поскольку именно в процессе годового планирования согласуются тактические цели и распределяются ресурсы. Поэтому в организационной концепции целесообразно описать основные принципы организации годового планирования. Концептуальное описание процесса годового планирования содержится в материалах вебинара “Планирование как система”. Вы может использовать эти материалы при разработке организационной концепции своей компании.

Управление заказами – пример процесса оперативного уровня. Это важнейший процесс для компаний, которые работают в режиме позаказного производства. В организационной концепции таких компаний необходимо описать основные принципы управления заказами, определив, как принимаются и обрабатываются заказы клиентов, как происходит планирование и мониторинг их выполнения, как измеряются и оцениваются показатели выполнения заказов.

Процессы развития

В группе процессов развития рассмотрим в качестве примера один из наиболее важных для каждой компании процессов – процесс развития продуктов и услуг. Он требует согласования действий многих подразделений компании и является одним из наиболее сложных для координации. С учетом значимости и сложности этого процесса, целесообразно включить его краткое описание в состав организационной концепции.

Обычно создание нового продукта начинается с идеи, инициативы. Но для того, чтобы они возникали не хаотически, а целенаправленно, на системной основе, необходимо организовать процессы исследования клиентов, конкурентов и технологий. Выходами этих процессов должны стать инициативы по модернизации существующих продуктов или созданию новых продуктов.

Процесс управления инициативами отвечает за то, чтобы рассмотреть все предложения, провести их экспертизу и отобрать наиболее перспективные, соответствующие стратегии компании. Одобренные инициативы попадают в очередь на открытие соответствующих проектов.

В блоке процессов управления портфелем проектов принимаются решения об открытии проектов с учетом их значимости и наличия необходимых ресурсов. Здесь происходит управление приоритетами проектов, распределение ресурсов между проектами, мониторинг всей проектной деятельности, ее анализ и оценка.

Блок управления проектами – это процессы планирования отдельных проектов, управления их ресурсами, организация и координация работы проектных команд и другие процессы, обеспечивающие выполнение конкретных проектов.

Концепция управления проектами развития содержится в материалах вебинара “Управление проектами. Суть дела”. Используйте эти материалы для создания организационной концепции вашей компании.

Центры ответственности

Определив на концептуальном уровне основные и обеспечивающие процессы компании, а также наиболее значимые процессы управления и развития, мы переходим к описанию центров ответственности, в функции которых должно входить обслуживание выделенных процессов. При этом нужно идти по следующей логической цепочке:

• Определив процессы, мы идентифицируем исполнителей и их функции.
• Определив функции, мы идентифицируем компетенции, необходимые для исполнения этих функций.
• Выделив компетенции, мы группируем их в центры ответственности – структурные подразделения компании.

Таким образом мы получаем предварительную версию организационной структуры, которую в дальнейшем необходимо будет уточнить и детализировать. Каждое подразделение или центр ответственности на этой схеме – это центр однородных компетенций, выполняющий те или иные функции в определенных процессах.

Возвращаясь к примеру компании, предоставляющей услуги интернет-маркетинга, мы видим в ее структуре директора по маркетингу. На момент разработки организационной концепции в этой компании не было ни директора по маркетингу, ни процессов маркетинга. Но, когда в ходе проектирования основных процессов были определены процессы (1) выбора целевых сегментов рынка, (2) привлечения клиентов, (3) прямого маркетинга, стало ясно, что существует целая область деятельности, которая в компании отсутствует, и что для выполнения соответствующих функций необходимы специальные компетенции и особый центр ответственности.

В материалах электронного учебного курса “Как построить систему управления процессами вашей компании” этот пример рассматривается подробно, а также дается развернутое описание организационной концепции.

Завершив концептуальное описание центров ответственности компании, мы подводим черту под важнейшим этапом нашей работы. Мы выработали концепцию маркетинга и организационную концепцию, заложив, тем самым, прочный фундамент для всей последующей работы по организационному строительству компании.

Совокупность маркетинговой и организационной концепций называется архитектурой бизнес-процессов. Этот термин, перекликающийся со строительным лексиконом, подчеркивает значимость данного результата. Ведь никакое здание не строится без архитектурного проекта.

Сколько времени необходимо для архитектурного проектирования компании? Компетентная и мотивированная управленческая команда может справиться с этим проектом за 2-3 месяца. Важно, чтобы в этой работе участвовали все топ-менеджеры компании. После создания архитектуры процессов, проект внедрения процессного управления может разветвиться, как дерево. Каждый топ менеджер возьмет на себя руководство проектированием и внедрением процессов в своей области ответственности. При этом все руководители будут действовать согласованно и слаженно на основе единой концепции, которая, как корни дерева, будет питать все ветви проекта.

Александр Кочнев

https://bit.ly/2RFz6CF