Восемь правил о цветовых палитрах, которые должен знать каждый

Взаимодействие человека и компьютера в значительной степени основано на графических элементах пользовательского интерфейса, и цвет играет в этом важную роль. Как однажды сказал художник Пьер Боннар:

Цвет не добавляет приятного качества в дизайн – он его усиливает.

При разработке нового продукта часто бывает сложно определить цветовую схему из-за бесконечного количества возможных комбинаций цветов. В этой статье мы рассмотрим восемь основных правил, которые помогут вам выбрать правильную цветовую палитру.

1. Ограничьте количество цветов

Применение цвета к дизайн проекту имеет много общего с балансом. Чем больше цветов вы используете, тем труднее достичь этого баланса. Вы добьетесь лучших результатов, если будете придерживаться максимум трех основных цветов в вашей цветовой гамме. Согласно исследованию Университета Торонто о том, как люди использовали Adobe Color CC, большинство людей заявили, что предпочитают простые цветовые комбинации, которые опираются только на два или три цвета.

Если вам нужны дополнительные цвета, кроме тех, которые вы задали в своей палитре, используйте оттенки и тона.

Как создать цветовую схему

Итак, как вы выберете два или три цвета? Цветовой круг может помочь.

Круг с 12 цветами является важным инструментом для создания цветовых схем

Существует ряд предопределенных стандартов цветовой схемы, которые упрощают создание новых схем, особенно для новичков:

• Монохроматическая. Монохроматические схемы являются простейшими для создания, поскольку все они взяты из одного цвета, но включают изменения в насыщенности, оттенках и тонах. Монохроматические цвета хорошо сочетаются, создавая успокаивающий эффект.

Монохроматическая схема очень приятна на вид (особенно синий или зеленый оттенки). Как вы можете видеть на примере Facebook, схема выглядит чистой и элегантной.

• Аналоговая. Аналоговые цветовые схемы создаются из смежных цветов. Один цвет используется как доминирующий, в то время как другие используются для обогащения схемы. Хотя это относительно легко, трюк заключается в том, чтобы решить резонанс используемых цветов, поскольку вся схема будет преувеличена им. Например, Clear – приложение для составления и организации списков дел, использует яркие аналоговые цвета для визуального определения приоритетов вашего текущего набора задач. В то время как, приложение для медитации Calm, использует синие и зеленые аналоговые цвета, чтобы помочь пользователям чувствовать себя спокойными и умиротворенными.

Аналоговые схемы создаются с использованием трех цветов, расположенных рядом друг с другом на 12-цветном круге. Clear – приложение для составления и организации списков дел, использует яркие аналоговые цвета для визуального определения приоритетов вашего текущего набора задач.

Calm использует аналоговые цвета, чтобы создать общее настроение.

• Дополнительная. В своей основе такой схемы лежат только два цвета, которые сильно контрастируют. Эта схема используется для привлечения внимания пользователя. При использовании дополнительной схемы важно выбрать доминирующий цвет, а дополнительный цвет использовать для акцентов. Например, когда человеческий глаз видит объект, полный различных оттенков зелени, немного красного цвета очень хорошо выделяется.

Использование дополнительных цветов – простейший способ выделить что-то.

• Пользовательская. Создание пользовательской цветовой схемы не так сложно, как многие думают. Существует простой трюк, который можно использовать для создания великолепной цветовой палитры: просто добавьте яркий цвет для акцента в нейтральную палитру (например, традиционную монохроматическую схему). Полученная схема будет очень визуально яркой.

Добавление одного цвета в дизайн в оттенках серого просто и эффективно привлекает внимание. Макет с сочетанием белого и серого с синими акцентами в цветовой схеме Dropbox.

2. Вдохновляйтесь природой

Лучшие цветовые комбинации можно встретить в природе. Почему? Потому что эти схемы кажутся естественными для глаз. Чтобы найти вдохновение, нам нужно всего лишь осмотреться вокруг. Если вы видите особенно красивый или яркий цвет в повседневной жизни, попробуйте создать схему вокруг него. Просто сделайте снимок красивого момента и создайте на его основе свою цветовую схему.

Лучшие цветовые комбинации встречаются в природе. Вы можете создать цветовую схему из фото.

3. Пытайтесь следовать правилу 60–30–10

Это вечное правило декорирования, которое может помочь вам легко составить цветовую схему. Пропорции 60% + 30% + 10% предназначены для обеспечения баланса цветов, используемых в любом пространстве.

Эта концепция невероятно проста в использовании: 60% – ваш доминирующий оттенок, 30% – вторичный цвет, а 10% – цвет акцента. Идея состоит в том, что вторичный цвет поддерживает основной цвет, но они достаточно отличаются, чтобы разделять их. Ваши 10% – цвет акцента. Это может быть цвет для призыва к действию или другого элемента, который вы хотите выделить.

60% – ваш доминирующий оттенок, 30% – вторичный цвет и 10% – цвет для акцента. Этот метод позволяет глазу удобно перемещаться из одной фокусной точки в другую.

4. Сначала дизайн в оттенках серого

Игра с цветом – это весело. Именно поэтому выбор цветовой схемы – одна из первых вещей, которые мы делаем в новых проектах. Это, действительно, заманчиво сперва подобрать цветовую схему, но я рекомендую вместо этого заставить себя сначала проектировать в оттенках серого. Создайте прототип своего приложения в градациях серого и используйте его в качестве основы. Проектирование в оттенках серого перед добавлением цвета заставляет вас сосредоточиться на расположении элементов.

Добавьте цвет в самом конце, и даже тогда, только с определенной целью.

Добавление одного цвета в макет с оттенками серого привлекает взгляд просто и эффективно.

5. Избегайте использования черного цвета

В реальной жизни чистый черный почти никогда не встречается. Все “черные” объекты вокруг нас имеют некоторое количество света, отражающегося от них, а это значит, что они не совсем черные, они темно-серые. Дороги не черные. Тени не черные.

Цвет этой собаки темно-серый, а не черный.

Когда вы помещаете чистый черный цвет рядом с набором тщательно подобранных цветов, черный все пересилит. Он выделяется, потому что это не естественно. В большинстве приложений, которые мы ежедневно используем, есть черные цвета, которые на самом деле не черные, но темные серые. Например, самый темный цвет на верхней панели Asos не # 000000, это # 242424. Поэтому не забудьте всегда добавить немного насыщенности в свой цвет.

Самый темный цвет у ASOS – не черный

6. Подчеркните важность, используя цветовой контраст

Цвет – инструмент, который может помочь направить взгляд. Чем больше вы хотите что-то выделить, тем больше вы должны полагаться на контрастные цвета. Как правило, высокий контраст – лучший выбор для важного контента или ключевых элементов. Если вы хотите, чтобы пользователи увидели или щелкнули что-нибудь, сделайте это выделяющимся!

Контрастность заставляет выделенную область отличаться от остальной части экрана. Чем больше вы хотите что-то выделить, тем больше вы должны полагаться на контрастные цвета.

7. Используйте цвет для воздействия на эмоции пользователей

Известно, что цвета имеют присущие им значения и могут вызывать эмоции. Эти значения будут иметь прямое влияние на то, как ваши пользователи воспринимают ваш продукт.

Когда вы выбираете цветовую палитру для своего приложения / сайта, вы не можете просто думать о том, как все выглядит – вы должны думать о том, как все ощущается. Цвета, которые вы выбираете, могут работать за или против идентичности бренда, которую вы пытаетесь создать. Для начала, я составил краткое справочное руководство, которое охватывает основные ассоциации с каждым цветом (в западном мире).

Красный, Оранжевый, Желтый

• Красный (Страстный, Мощный, Опасный, Важный): Красный – чрезвычайно стимулирующий цвет. Он создает впечатление скорости и силы. Он известен как цвет энергии. Он доказал физиологические эффекты увеличения циркуляции крови и повышения метаболизма. Вот почему, когда люди видят красный цвет, они читают усерднее и быстрее. Использование красного – это способ привлечь внимание пользователей или выделить отдельный элемент, который требует внимания.
• Оранжевый (игривый, энергичный, привлекательный, дешевый): Оранжевый – теплый и полный жизни цвет. Он обладает энергичной аурой и способен создать теплый прием для ваших пользователей. Некоторые исследователи считают, что оранжевый выражает дешевизну.
• Желтый (веселый, дружелюбный, стимулирующий, привлекающий внимание): Желтый – чрезвычайно универсальный цвет, в зависимости от выбранного оттенка. Светло-желтый ассоциируется с солнцем и, следовательно, передает позитивность и теплоту. Темные оттенки желтого (например, золото) создают впечатление древности и возраста. Эти более темные оттенки часто связаны с вечностью и мудростью.

Зеленый, синий, фиолетовый

• Зеленый (природный, безопасный, свежий): зеленый цвет отражает чувство окружающей среды и близость к природе. Он также означает рост, и именно поэтому он часто связан с бизнесом. Зеленый означает чувство правильного или неправильного.
• Синий (успокаивающий, ответственный, внушающий доверие, надежный): синий цвет часто ассоциируется со спокойными и расслабляющими эмоциями. Он также ассоциируется с силой и надежностью, с чувством доверия и профессионализма. Синий излучает чувство внутренней безопасности. Вот почему вы можете видеть банки и технологические компании, использующие этот цвет. Гиганты социальных сетей, такие как Facebook, Twitter и LinkedIn, используют синий цвет в своих сетях.
• Фиолетовый (Роскошный, Таинственный, Романтичный, Духовность): Исторически связанный с королевской семьей, фиолетовый намекает, что продукт высокого класса.

Розовый, Черный, Белый, Серый

• Розовый (женственный, невинность, молодость): розовый наиболее известен своими ассоциациями с женственностью.
• Черный (мощный, утонченный, загадочный, трендовый): черный привлекает внимание быстрее, чем другие цвета, в том числе красный. Вот почему он чаще всего используется только для текста и акцентов.
• Белый (чистота, здоровье, чистоплотность, невинность): белый делает акцент на других цветах вокруг него, что делает его популярным выбором в качестве вторичного цвета.
• Серый (нейтральный, формальный, изысканный, стерильный): серый цвет представляет собой нейтральность, он может принимать характеристики черного или белого цветов. При использовании его в качестве основного цвета создается впечатление формальности.

Важно отметить, что значение цветов может варьироваться в зависимости от культуры и обстоятельств. Подробнее об этом см. статью Символизм цветов и цветовых значений во всем мире.

8. Сделайте свой дизайн доступным

Доступность – ключевой момент при проектировании с цветом. Сегодняшние продукты должны быть доступны для всех – независимо от способностей человека.

Избегайте использования цвета в качестве индикатора

Примерно 8% мужчин и 0,5% женщин страдают от некоторой формы цветовой слепоты. Это 1 из 12 мужчин и 1 из 200 женщин. Хотя существует несколько форм этого заболевания, красно-зеленая цветовая слепота является наиболее распространенной. Человек, страдающий этой формой дальтонизма, обычно испытывает проблемы с различиями как красного, так и зеленого цветов.

Как видит цвета человек с нормальным зрением и те же цвета человек с красно-зеленой цветовой слепотой (дейтеронопия и протанопия).

Поскольку цветовая слепота принимает различные формы (в том числе красно-зеленую, сине-желтую и монохроматическую), важно использовать несколько визуальных сигналов для передачи важных состояний в вашем продукте. В дополнение к цвету используйте элементы, такие как штрихи, индикаторы, шаблоны, текстуры или текст для описания действий и контента.

Избегайте использования только красных и зеленых цветов для передачи информации, потому что это может быть чрезвычайно неприятным для людей, которые не могут видеть красные символы.

Избегайте низкой контрастности текста

Цветовая контрастность – это одна из областей, где теория цвета имеет решающее значение для удобства использования дизайна. Когда вы используете цвета в тексте, имейте в виду, что размещение двух цветов с низким значением контраста рядом друг с другом может сделать ваш текст очень трудным для чтения.

Низкоконтрастный текст – это то, что может потенциально нарушить удобство использования многих приложений.

Проверьте контраст, чтобы цвета фона и переднего плана отображались с достаточным контрастом для человека, страдающего дальтонизмом или плохо видящего человека. Это, действительно, не так сложно – все, что вам нужно сделать, это проверить коэффициент контрастности. Коэффициент контрастности показывает, как отличается цвет от другого цвета (обычно это 1: 1 или 21: 1). Чем выше разница между двумя числами в соотношении, тем больше разница в относительной яркости между цветами. W3C рекомендует следующие коэффициенты контрастности для текста и текста на изображении:

• Маленький текст должен иметь коэффициент контрастности не менее 4,5: 1 по отношению к фону.
• Большой текст (при 14 pt жирный / 18 pt обычный) должен иметь коэффициент контрастности по крайней мере 3: 1 по отношению к фону.

Хорошие новости, вам не нужно проверять их вручную. Используя инструмент Color Contrast Checker, вы можете проверить свои цветовые комбинации всего за несколько кликов.

Программа проверки цветового контраста от Webaim

Бонус: Основные инструменты UX дизайнера

Чтобы упростить вам задачу, я также составил список лучших инструментов для выбора цветовых палитр.

Adobe Color CC

Adobe Color CC (ранее известный как Kuler) – отличный инструмент для поиска, изменения и создания цветовых схем. Каждый цвет в палитре может быть индивидуально изменен или выбран в качестве базового цвета всего за несколько кликов. Палитры могут быть сохранены и добавлены в библиотеку, и существует множество отличных цветовых схем, созданных сообществом и доступных на сайте:

Adobe Color CC – отличный инструмент, способный ускорить изучение различных вариантов цветовой схемы.

Dribbble поиск по цвету

Когда вы хотите совершить визуальные исследования по использованию определенного цвета другими дизайнерами, зайдите на dribbble.com/colors и выберите нужный цвет.

Вы также можете указать для снимка минимальный процент содержания цвета (например, 30% синего).

Укажите минимальный процент содержимого цвета

Material Design

Руководство Material design предоставляет фантастическую цветовую палитру, которая может использоваться для иллюстрации или для разработки цветов вашего бренда. Все цвета в этой палитре предназначены для гармоничного взаимодействия друг с другом.

Colorzilla

ColorZilla – это расширение для Google Chrome и Mozilla Firefox, которое включает в себя множество связанных с цветом инструментов, в том числе подборщик цветов, пипетку, генератор градиента CSS и браузер палитры.

Coolors.co

Coolors – мощный инструмент для создания многоцветных схем. Вы можете просто заблокировать выбранный цвет и нажать пробел, чтобы создать новую палитру. Этот инструмент замечателен тем, что вы не ограничены только одним результатом – можно получить несколько цветовых схем, просто изменив базовую точку.

Один из моих любимых способов создания цветовой схемы – это использование фотографии. Этот инструмент позволяет загрузить изображение и сделать из него цветовую палитру.

Coolors дает вам возможность загрузить изображение и сделать из него цветовую палитру.

Симуляция цветовой слепоты в Adobe Photoshop

С помощью Photoshop вы можете проверить доступность вашего дизайна. Просто перейдите в View> Proof Setup, а затем вы можете выбрать один из двух типов цветовой слепоты (протанопия или дейтронопия).

NoCoffee Vision Simulator для Chrome

Во избежание проблем с доступностью в дизайне, при проектировании рекомендуется проверять дизайн на цветовую слепоту. NoCoffee Vision Simulator может использоваться для имитации проблем со зрением. Например, используя параметр “Color Deficiency” установив “Deuteranopia”, вы можете просматривать веб-страницы в оттенках серого. Это поможет вам сделать ваш дизайн доступным для пользователей с нарушениями зрения.

Цвет – один из самых мощных инструментов в наборе дизайнеров. Но в то же время — это сложный в освоении инструмент. Я надеюсь, что упомянутые выше правила создали хорошую основу для будущих дизайнеров. Теперь пришло время перейти к практике – потому что лучший способ стать отличным специалистом в цветовых схемах – это фактически создать их.

Перевод статьи Nick Babich

https://tinyurl.com/n56rbmap

Control Systems for Business Optimization. Part 1.

 

Control systems are crucial for business optimization by providing mechanisms to monitor, manage, and improve operational performance, efficiency, and goal achievement. These systems leverage data to identify areas for improvement, ensure adherence to policies, and align daily activities with strategic objectives, ultimately leading to streamlined operations and better resource allocation. 

Key aspects of control systems for business optimization:

Management Control Systems (MCS):

These are frameworks businesses use to track progress towards productivity, profitability, and efficiency goals. They involve setting key performance indicators (KPIs), continuous measurement, and analysis to predict outcomes and take corrective actions. 

Management Control Systems (MCS) Guide: Components and Tips

For businesses to succeed, they often have to manage multiple departments with different responsibilities. To organize many teams' efforts into one successful product or service, businesses often use management control systems. Having an organized approach to defining goals and measuring results can help businesses create unified and highly productive workplaces. 

What is a management control system? 

A management control system (MCS) is an approach businesses employ to understand how successfully it achieves goals related to productivity, profitability or efficiency. These systems continuously measure a business's performance to predict whether an outcome is likely.

They use business software or data employees collect to track progress in certain metrics, such as dollars, hours or units of product.  Businesses can adapt management control systems for the many departments they rely on for success, and some companies may use several management control systems.

Analyzing the information in a management control system helps managers understand where they can make improvements in a company's or department's day-to-day operations. Clear feedback from the system often helps them determine specific obstacles that may hinder goals and find sensible fixes. 

Components of a management control system

Several components comprise a management control system, and here's what they are, along with examples of how they work in a business:

Clear managerial assignments

The larger a company, the more likely there are managers with different responsibilities. It's important to understand what every department is working toward so each manager can be accountable for meeting objectives.

For example, a restaurant owner might create two managerial categories, one for the kitchen and one for the dining room. The executive chef is the kitchen manager, and the service manager is responsible for the dining room. Each has different daily and monthly objectives, oversees different staff members and has different budgets, but both need to succeed for the restaurant to profit.

Bureaucratic controls

Bureaucratic controls are the rules and guidelines of a business operation that enhance efficiency and maintain organization. They define the chain of command and delegate responsibilities within each division of an operation.

Well-designed bureaucratic controls aim to answer questions ahead of time so staff can resolve issues quickly. In management control systems, it's important to establish bureaucratic controls, so employees and management can have a shared sense of what the future should look like.

For example, in a marketing company, a new copywriter and a graphic designer might each receive a handbook when they start work. Some information is the same, such as vacation policies, company background and code of conduct.

However, much of the information might differ because of the department in which they work. They may have different managers, work different hours and have different expectations. Because of clear bureaucratic controls, the employees feel well-informed and ready to perform the duties their managers assign to them.

Financial controls

Financial controls are the targets a business establishes as necessary for growth and profitability. This could include something like the costs of production or the return from sales. In management control systems, managers closely monitor financials to identify the adjustments they need to remain aligned with the business's goals.

For example, a sales professional and their supervisor have specific financial goals for their management control systems. The supervisor looks to meet average weekly revenue goals while also making sure labor cost is under control. The laborer calculates service prices to keep their rates reasonable and maximize profit.

Quality controls

Quality controls help ensure a business's product or service meets certain standards. These establish procedures to test a product or service to check whether they meet specific guidelines or metrics. This can create better production processes, increase sales, optimize how a team or company uses its resources and improve customer satisfaction.

For example, a software development agency can establish quality control guidelines in their MCS to help team members test their software to detect bugs or other areas of improvement. Doing this can help them adjust the program before releasing it to the public.

Normative controls

Normative controls are behavior-based patterns that unify a team in its approach and attitude toward goals. They often are less formal than other controls that use number-based indicators of success.

You might not address every aspect of workplace behavior in writing, but you can encourage certain habits by repeating them. There are two types of normative controls to consider.

The first is team norms, which divisions of a company use to accomplish goals specific to them. The second is organizational culture norms, which define company culture for all employees and reflect the company's mission statement or sense of purpose.

For example, it may be a team norm that when one veterinarian technician calls out sick, another works on a scheduled day off to help the team. An organizational culture norm of the office might be that all employees, such as technicians, office managers and billing specialists, clock in for work 15 minutes early to create a culture of timeliness and exceeding expectations.

Tips for management control systems

If all the components of a management control system are in place, a business may be more likely to meet its goals more often and predict difficulties in advance. Here are some tips for optimizing your management control systems:

Make informed comparisons

As you collect information for your financial and quality controls, consider how to make the most of it. Your business may try to reach new levels of productivity, contend better with competitors or focus on producing the same quantity of goods more efficiently. In each instance, you may adapt the numbers you target to confirm each department's successes.

Understand variations in goals

When you encounter variation from a goal, try to identify the cause before taking any action. Whether you're short of reaching a quota or exceeding sales goals, the management control system can clarify what's causing the difference. This can allow you to make any adjustments to prevent future variations or decide to wait to make changes to see whether the variation happens again.

Plan to correct variations

You can use your insights from analyzing variations to plan for future outliers. For example, you might aim for more sales or realize an avoidable lack of supplies affected your productivity. A slight change in planning can reduce mistakes and help a company become more efficient.

Repeat the process

You may have great management control systems that reliably guide your business, but it's still important to monitor them. If prices change on the materials you order or employees start working more overtime, your revenue might change. Being consistent with the systems you implement can help you navigate these changes sooner and better to ensure continuous profitability.

https://tinyurl.com/486nb376

Business Process Controls: Streamline Your Operations In 6 Easy Steps

Why business process controls are considered an integral part of processes

As a process owner, you are responsible for a whole variety of tasks. These range from planning and managing, to the continuous optimization of business processes within your organization. Your main interest is therefore to ensure that your defined processes work as specified.

In practice, however, this is often more difficult than it seems. Especially when it comes to ensuring smooth process flows, you are confronted with a number of challenges. These, as you may know, are typically tied to the deviations in operational execution of the individual process steps, i.e. the activities that are carried out by the employees. And this is exactly where business process controls come into play.

Business process controls are detailed tasks that help you to realize your processes effectively and efficiently. They guarantee that the performance or condition is always maintained at the same level. And as a process owner you can highly benefit from them in the following areas:

• meeting compliance requirements

• mitigating process risks

• saving time and costs

• keeping the set process quality standards

• achieving your process goals efficiently

In the next few paragraphs, we’ll share with you what it takes to successfully implement business process controls in your processes and how to realize their true potential. But before we go into this in more detail, we’d like to take a brief look at the internal control system (ICS) and explain why ICS is also of fundamental importance for you as a process owner.

Business process controls as part of an Internal Control System (ICS)

As a process owner, the term “internal control system” is probably not part of your daily vocabulary. So, you may have little or no awareness of it in the context of your environment. However, what you also may not know is how great of an advantage an ICS can be to you as a process owner.

In principle, these are simply internal (business process) controls that ensure the achievement of your defined goals and compliance with external requirements. In the following sections, when we go into the 6 steps in more detail, we’ll guide you through the introduction of an internal control system – that you can easily use for your individual process requirements.

How to implement business process controls in 6 easy steps

To ensure that the introduction of business process controls is successful and that they unfold their true benefit, we recommend that you follow the 6 steps shown in the figure below.

These will not only support you in the initial implementation of your process controls, but also help you review your existing control landscape.

Step 1: Identify relevant processes

Every company has a substantial number of processes. Thus, the probability’s also quite high that there’s a need for improvement in one or the other process. But, it’s important that you don’t go and optimize all of your processes at the same time, rather start with individual business processes first. Focus is the key term here!

First, identify and prioritize particularly important business processes. Start with your core and support processes, for example from IT or accounting departments. Indicators for processes with an urgent need for business process controls include the following:

• complexity of processes

• number of process executions,

• number of registered loss events or

• number of complaints received

Step 2: Identify and evaluate process risks

Once you’ve identified processes that require improvement, the next step is to determine and assess potential risks within your processes. This is because only the identification of risk sources and risk drivers enables the planning of control steps at the appropriate point.

So after you’ve detected potential process risks, you move on to assessing them. Evaluate your risks according to their probability of occurrence and expected impact at periodic intervals. In doing so, make sure to adapt the assessment process to your specific business requirements.

Step 3: Define and anchor business process controls in your processes

Once the basic groundwork consisting of the first two steps is done, you can now fully concentrate on anchoring your business process controls.

Remember – business process controls are detailed tasks that support proper process execution, mitigation of discovered risks or even their prevention in the first place.

To do so, first define the control steps within your process models (see the graphic above). The description of the business process control includes, among other things, the type of control, frequency, responsibilities, technical resources used, and applicable documents.

When it comes to the frequency and intensity of the control, it’s important to emphasize that this should be adapted to the requirements of individual process. On one hand, this allows the risk to be limited as far as possible and, on the other, prevents the process from becoming cumbersome due to too many control measures.

To ensure effective process execution, we also recommend having the execution of business process controls confirmed at periodic intervals. This can be done, for example, in the form of protocols, e-mails or as confirmation in a system. In this way, you can track and also prove the correct execution of your business process controls at any time. This is particularly useful for audits by internal revision or external certification authorities.

Step 4: Test business process controls and identify control gaps

In addition to the specification of business process controls, it’s also essential that you regularly test them for appropriateness and effectiveness. As part of the so-called control tests, you analyse whether the control evidence has been provided in the period under review and whether you have achieved your defined process objectives. This enables you to quickly uncover control gaps and identify potentials for improvement. You should also document the results of the control tests and any other considerations.

Step 5: Optimize business processes, risks and business process controls

If you’ve discovered room for improvement, for example through control tests or with regards to your risks, you can optimize your processes with the help of concrete measures. Measures are characterized foremost by their project character and differ significantly from controls in this respect. In most cases, measures are planned, implemented and completed once. At this point, we recommend involving both the affected persons and the audit in the optimization process.

Step 6: Leverage reports and dashboards

Use reports and dashboards for your specific requirements. In addition to increased transparency, you also benefit from a holistic view of upcoming tasks for all roles involved in the process.

The process documentation as the basis for business process controls

The basis for the introduction of business process controls is, of course, detailed process documentation. This starts at the process landscape level and usually ends with a detailed description of all work steps at the operational level.

Therefore, if you have not yet created any process documentation yet, we strongly recommend starting with that as a very first step. You can read all important information on this topic in our business process documentation guide.

A business process management software, like the renowned BPM suite ADONIS, can provide great support in this endeavor. Advantages range from simple and standardized documentation of processes, process clarity and transparency, to the increase in quality that comes with it. For these reasons and more, companies increasingly turn to BPM software for their manifold added-benefits.

So, if you’ve already documented your processes with tool support, your first big milestone is covered. This makes it all the easier to build on this foundation and implement your business process controls using an ICS software. Just kick off with step 1 directly (Identify relevant business processes) and make sure your processes operate seamlessly.

Summary

As you can see, business process controls (i.e., an internal control system) are an incredibly helpful asset for process owners. They support you in achieving your process goals, adhering to compliance requirements, managing process risks and accelerating your business processes. Further advantages include easy sourcing of recommendations for improvement, as well as the integrated view of processes, risks, controls, measures and much more.

https://tinyurl.com/5b8h2cd8

Themes of Confusion

 By David Wilsey

Many practitioners find it difficult to teach their employees what a strategic theme is. Read this article to see how gorillas and Phil Collins can help.

https://tinyurl.com/phzdk633