Процессный подход к управлению как способ увеличения прибыли

 

Почему так важно выделять процессы в компании?

Любая компания в ходе своей деятельности приобретает какой-то опыт, знания и практические модели относительно того, как действовать на рынке наиболее эффективно:

• как работать с клиентами;
• как производить продукты;
• как продвигать эти продукты на рынок.

Знания и компетенции накапливаются, происходит непрерывное обучение на собственных ошибках и примерах успешных конкурентов.

Процессы образуют стержень деятельности, некую основу структуры практической деятельности компании, её скелет.

Именно процессный подход позволяет преобразовать компетенции и накопленный компанией опыт в некие эталонные формы: стандарты, инструкции, готовые шаблоны работы, которые уже доказали свою эффективность.

Что происходит, если в компании не описаны бизнес-процессы?

В этом случае каждую задачу, которая возникает, организация будет вынуждена решать, как новую.

При этом теряется эффективность и падает скорость работы, поскольку нет отлаженного регламентированного взаимодействия между сотрудниками, нет четких правил и инструкций, как действовать в конкретной ситуации.

Как вы считаете, какая деятельность эффективнее: организованная или неорганизованная? И что было бы, например, при возникновении внештатных аварийных ситуаций, если МЧС, Армия и пр. действовали неорганизованно?

Именно процессы, которые выявлены и подробно описаны, позволяют сделать деятельность вашей компании организованной. Когда вы зафиксировали лучший опыт – можно планомерно, последовательно, звено за звеном проводить улучшения.

Имея четкую структуру, вносить изменения, вводить новые переменные – просто, а при отсутствии системы любые изменения в компании будут внедряться хаотично, результат в этом случае будет непредсказуем и неуправляем.

Процессный подход превращает деятельность в устойчивую и структурированную систему, которой можно управлять. Систему, которая приносит предсказуемый, понятный, запланированный результат.

Если вы можете управлять деятельностью организации – вы можете влиять на финансовый результат.

Внедрение процессного подхода позволяет улучшать финансовые показатели, за счет возможности вносить изменения последовательно, оценивая их эффективность.

Что такое процесс?

Процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность действий, преобразующих входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Основные свойства процессов:

1. Повторяемость последовательности действий, воспроизводимость;
2. Наличие цели;
3. Наличие выхода (результата);
4. Наличие потребителя результатов;
5. Наличие входа (ресурсов);
6. Наличие поставщика ресурсов.

Процесс – это повторяющаяся последовательность действий, именно повторяемость – ключевой признак любого процесса.

Примером может быть процесс годового планирования. Осуществляется раз в год, это одна и та же последовательность действий, которая преобразует определенную входную информацию в конкретный результат. Годовое планирование – это последовательность действий, которая ежегодно приводит к одним и тем же результатам, следовательно, это процесс. Такое определение можно применить к любому процессу.

Если какая-то последовательность действий в вашей организации воспроизводится раз в день, раз в неделю, раз в месяц или хотя бы раз в год, вероятнее всего, речь идет именно о процессе.

Большим заблуждением будет считать, что всю деятельность компании можно описать в виде процессов.

В хорошо организованной и структурированной компании на долю процессов приходится только 40-60% деятельности сотрудников.

Вся остальная деятельность мало структурирована: совещания, коммуникации между сотрудниками, обучение и пр. Такая деятельность может быть очень важной и нужной для организации, имеет вход и выход, но при этом не обладает основными признаками процессов: воспроизводимость и повторяемость.

4 типа процессов

Обычно выделяют 4 типа процессов в компании:

1. Основные процессы;
2. Обеспечивающие процессы;
3. Процессы развития;
4. Процессы управления.

Основные процессы

Основные процессы образуют сквозную цепочку создания ценностей для клиентов компании.

1. Дают результат в виде конкретного продукта для внешнего клиента (конечный потребитель товаров и услуг).
2. За счет средств клиента (не инвестиции).
3. Для каждого вида бизнеса цепочка процессов отличается от других.

Основные процессы производственной компании могут выглядеть так:

Обеспечивающие процессы

1. Создают результат (продукт) для внутренних клиентов (внутренний потребитель).
2. Оказывают косвенное действие на конечный результат, который получает внешний клиент (потребитель).

Процессы развития

1. Создают результат (продукт) для бизнеса.
2. Цель – улучшить какие-то характеристики и показатели бизнеса: повысить прибыль, снизить затраты, повысить конкурентоспособность и пр.
3. Выполняется за счет прибыли компании или привлеченных инвестиций.
   

Каждый процесс развития создает какой-то актив, который нужен бизнесу. Процесс создания нового продукта или услуги – это типичный процесс развития, в который мы инвестируем. Процессы развития удобно структурировать по видам активов.

Процессы управления

1. В отличие от других типов процессов – ничего не производят, не создают конечного продукта.
2. Без процессов управления другие процессы не согласованы, не обеспечены ресурсами и не достигают целей организации.
3. В отличие от других типов процессов, все процессы управления имеют одинаковую структуру в каждой предметной области и на каждом уровне управления компанией.

В чем заключается процессный подход к управлению

Выявить все процессы, необходимые для управления организацией.

Сколько у вас процессов в компании?

Определить последовательность процессов и их взаимосвязи (вход и выход).

Определить критерии и методы измерения результативности процессов.

Как вы будете измерять результаты и показатели процессов?

Убедиться в наличии ресурсов и информации, необходимых для выполнения процессов и их мониторинга.

Нужно постоянно заботиться, чтобы каждый процесс был обеспечен ресурсами.
Ресурсов (людей, информации, средств) может не хватать. В этом случае процесс описан, но не может выполняться.

Наблюдать, измерять и анализировать процессы.

Получать фактические данные, сравнивать – достигаем или не достигаем запланированных результатов. Принимать решения, что можно улучшить и каким образом.

Улучшать: проводить мероприятия, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения процессов. В компании должен действовать цикл непрерывного совершенствования бизнес-процессов.

А в какой степени процессный подход реализован у вас в компании?

Авторы: Марина Ступакова, Ольга Андреева

https://bit.ly/3zv4kwt