Управление запасами в розничной торговле

 

Сергей Федеев

Вопрос оптимизации управления запасами в розничной торговле всегда стоит очень остро. С одной стороны, вас гнетут различные издержки, связанные с обращением товара, а с другой – над вами маячит тень потребителя, который хочет видеть «свой» товар на полке во что бы то ни стало. Как здесь найти компромисс, и что дельного может предложить вам чужой опыт?

В этой статье рассматривается только одна часть управления запасами. А именно, управление заказами. Приведенный здесь подход – не более чем направление, в котором можно двигаться. Здесь нет примеров (как в учебниках), нет конкретных формул. Все это предстоит сделать самостоятельно. А может быть, в случае полного неприятия, и не предстоит. Но задуматься, может быть, и заставит.

Вопрос оптимизации управления запасами в розничной торговле всегда стоит очень остро. С одной стороны на необходимость его решения «давит» стоимость хранения запасов и общие издержки обращения, с другой стороны – покупатель, который хочет видеть «свой» товар на полке и которому наплевать на ваше желание сэкономить.

Поиск компромисса для этих двух «страшных» сил – громадное поле для творчества в каждой из розничных компаний. Но во всем этом разнообразии подходов к управлению запасами можно выделить две основные крайности:

• «творческий подход» к формированию запасов
• «математический» подход.

«Творческий» подход подразумевает тщательную и кропотливую «ручную» работу над заказами, когда ответственный за заказ сотрудник компании принимает в расчет регламентированный перечень (это в лучшем случае, часто принимаются во внимание только «эфирные» озарения) условий для создания каждого заказа. Основой для этого метода служит предпосылка, что полностью предугадать спрос невозможно, поэтому и поставить на конвейер составление заказов невозможно. Указанная предпосылка часто верна. В части, что полностью предугадать невозможно.

«Математический» подход – это метод, при котором любой заказ рассчитывается автоматически, исходя из того или иного алгоритма.

Естественно, как и любые идеализированные модели, в чистом виде эти методы в природе не встречаются.

Но в настоящий момент подход большинства компаний ближе к «творческим» алгоритмам, чем к математическим. Это объясняется целым рядом факторов:

1. Спрос на многие товары в России действительно нельзя назвать регулярным. Постоянный рост рынка, быстрые структурные изменения не позволяют говорить о значимом объеме достоверной статистики. На что еще накладывается и долгое невнимание к информационным системам в торговле и управлению ассортиментом.
2. Существующие алгоритмы расчета оптимального размера заказа и товарного запаса опираются на что угодно, кроме желания покупателя. А это для предприятий розничной торговли смерти подобно.
   Например, классическая формула (корень из двух произведений… и .т.д) составлена, как точное математическое равенство, при том, что розница оперирует вероятностными величинами.
3. Технологии работы многих компаний-поставщиков еще до сих пор оставляют желать много лучшего, что вносит такую степень неопределенности в работу розничной торговли, что большинство давно махнуло рукой на попытки создать хоть какие-либо алгоритмы.

Указанные ограничения привели к тому, что большинство заказов делаются вручную и по, так называемому, «стоковому» алгоритму (когда заказ делается не в фиксированный момент времени, а в момент падения запаса до безопасного запаса – «safety stock’а»). Подобные подходы и привели к устойчивому мнению, что автоматизация практически невозможна.

Отчасти, это верно. Автоматизация разовых закупок, маркетинговых товаров (согласно классификации, приведенной в «Торговый классификатор. 6 лучей к порядку?») действительно крайне затруднительно (сознательно избегаю слова «невозможна»). Но отсутствие инструментов не должно служить причиной от отказа от технологии в целом.

Есть и другие реалии. Для работы по «творческим» алгоритмам в больших компаниях необходимо либо держать очень большой штат «закупщиков» в каждом подразделении, что с учетом того, что «творчество» подразумевает высокую квалификацию, практически труднореализуемо, либо работу «творческих» закупщиков на распределительный центр (тогда оставляя много вопросов на «плечо» между распределительным центром и магазином.

В любом случае, такой объем «творческой» рутинной работы практически лишает «закупщиков» времени на работу с новыми товарами и маркетинговыми товарами.

Есть ли разумная альтернатива «творческим подходам»? Не знаю. Приведенный ниже алгоритм (или система) является не более чем, попыткой решения этой задачи, и не факт, что не тупиковой. Тем не менее, подобная система была практически опробована, и, не смотря на ряд недостатков, оказалось жизнеспособной (но это и могло оказаться просто случайностью :-)).

Итак. Попробуем снова, как бы со стороны, взглянуть на розничную торговлю. Эта отрасль не оперирует точными цифрами. Даже на товары повседневного спроса в магазинах с практически постоянным потоком покупателей существует разница в дневных продажах одного и того же товара. Но почему тогда в управлении запасами оперируют точными формулами?

С другой стороны (стороны покупателя), покупатель крайне будет недоволен, если, придя в магазин, не обнаружит каких-то товаров, в то же самое время он может смириться с временным (именно в данное конкретное время) отсутствием других. Таким образом, важным для выживания магазина служит понятие «товарного дефицита». Что нужно вкладывать в это понятие и как с ним бороться?

Существуют подходы (не надо смеяться, взято из реальной жизни), при которых «закупщики» караются за любой дефицит (т.е. отсутствие в продаже любого товара в любой день). Очень прогрессивный и инквизиторский подход. Особенно, если все-таки вспомнить, что объемы продаж – величины вероятностные. А как большинство, надеюсь, помнит из теории вероятностей, даже величины с небольшой дисперсией имеют вероятность (пуская и малую) возникновения далеко за пределами шести сигм (по нормальному закону). Т.е. даже теоретически устранение дефицита невозможно. Более того, даже соблюдение (пока остановимся на нормальном законе) запасов, исходя из правила 6 (3) сигм по всем товарам может вызвать астрономически большую стоимость запасов.

Опять мы стоим перед той же дилеммой – с одной стороны стоимость запасов и их обработки, с другой стороны – недовольство покупателя.

Возможен ли здесь компромисс? Наверное, да. Одним из выходов может стать четкое деление товаров на товары основы и прочие (опять же отошлю к «Торговому классификатору…»). Когда для товаров основы (которые, кстати, зачастую имеют гораздо меньшую дисперсию, чем «неосновные» товары) принимаются драконовские нормативы запасов («драконовские» принимаются в смысле тех самых 6 сигм), а для остальных товаров ставится более мягкий интервал вероятности их отсутствия в продаже.

Как мы помним из теории логистики, спрос – не единственное, что определяет управление запасами. Есть масса других факторов: выбранный алгоритм заказов (временной или от safety stock), возможности по обработке количества поставок собственным складом, емкость склада и торгового зала, периодичность заказов (в том числе и связанная со временем хранения), стабильность поставок.

Попробуем рассмотреть по порядку эти факторы.

Алгоритмы заказов уже здесь упоминались. Не смотря на привлекательность (на первый взгляд) алгоритмов с safety stock (алгоритмов SS), я бы порекомендовал в качестве основного все же выбирать алгоритмы заказов с фиксированным интервалом между заказами. Объясняется это очень просто. Желание ограничить число «дорогостоящих» «закупщиков» приводит к достаточно сильной их загрузке при составлении заказов. В ситуации с заказами с алгоритмом SS эта нагрузка еще становится и неравномерной, что может иметь и тяжелые для товара последствия в «пиковые» дни. В случае же с заказами с фиксированным интервалом времени между ними, такая нагрузка достаточно легко планируется. Кроме того, этим же способом мы более оптимально решаем и вторую из приведенных выше проблем – неравномерную загрузку склада. И поставщикам, и складу гораздо удобнее оптимизировать свои процессы, точно зная «точку» заказа и определяя от нее «момент поставки» (или наоборот), чем в случае, когда заказ может появиться в любое время. Пропускная способность склада дает и другую величину – сколько заказов в день он может обработать. Путем несложных вычисления и подгонок (в том числе и с учетом важности товаров) пропускная способность даст нам периодичности поставок для разных типов товаров.

Упомянутые емкости склада и торгового зала являются простым ограничением, которое при выбранном алгоритме заказов может оказаться существенным и вынудить оптимизировать технологии обработки заказов (для увеличения частоты), либо вынудить расширять площади, либо дать рекомендации по дальнейшему изменению этих площадей на других объектах.

Стабильность поставок. Эта величина, которая очень существенно влияет на величину товарных запасов. И опять же очень редко к ней подходят с точки зрения ее истинной, вероятностной, сущности. Тем не менее, на необъятных просторах нашей Родины время в пути является классической вероятностной величиной, при чем, в зависимости от операторов и местоположения, иногда с очень большой дисперсией.

А для определения необходимого товарного запаса у нас произойдет перемножение вероятности спроса и вероятности поставки. Поэтому надо учесть, что даже при использовании нормального закона с максимальной подстраховкой (3 сигмы) и там, и там, суммарная вероятность наличия товара в торговом зале будет несколько ниже «стандартной» величины. В случае же с одной сигмой вероятность дефицита еще больше увеличивается.

Но подробнее рассмотрим это ниже.

Если мы принимаем схему заказов с фиксированными (и уже определенными периодами между поставками), мы должны определить величину, до которой производится заказ.

Определяется эта величина сразу несколькими факторами. Во-первых, мы должны задать для каждого товара (естественно, просто согласно его положению в иерархии торгового классификатора) тот «доверительный интервал» (сколько сигм вешать в граммах J) для спроса и поставки (учитывая правило перемножения вероятностей)

Мы определяем величину среднего спроса (темп ухода) товара для периода, равного выбранному периоду между поставками. В зависимости от выбранной же гарантированности его наличия, устанавливаем величину вероятного объема продаж за период между поставками. Но эту величину мы должны умножить не на период между поставками, а на выбранный «доверительный» период между поставками.

Вполне естественно, что в результате всех этих махинаций, стоимость запасов может оказаться такой, что в компании не найдется ни одного камикадзе, взявшегося за обоснование этих цифр акционерам. В этом случае мы вступаем на путь моделирования – мы начинаем всячески «поигрывать» разными сигмами, для разных типов товаров, пока не получим всех устраивающую величину. Не исключено, что результатом этих манипуляций станет и «разбор» полетов, касающийся составляющих времени поставки, и оптимизация ассортимента компании (что является отдельной очень интересной темой).

Опять же, не следует забывать, что сама величина запасов будет еще определяться выставочным запасом («красота» которого зависит от количества выставленного на полке товара, и существенно влияет на объемы продаж). Он может внести свою лепту в увеличение (правда редко значительное) запасов. Также следует упомянуть и про наличие товаров в пути (когда период выполнения заказа превышает периодичность заказов – такой случай тоже не редок, и приводит к необходимости некоторых корректировок алгоритма, опять же из-за произведения вероятностей).

Вот, вкратце, и вся суть управления запасами, приближающая нас к противоположному «творческому» – «математическому» полюсу управления запасами. Естественно, что подобный алгоритм не решит всех задач, особенно в части маркетинговых, разовых и новых товаров, но зато может значительно сократить временные затраты (при неувеличении количества сотрудников) на рутинные процессы работы с запасами, освободив его для «творчества» по упомянутым «вредным» товарам.

В заключение следует отметить, что здесь содержится просто краткое описание алгоритма. Более детальная работа над ним – такой же индивидуальный пошив для любой компании, которым является и разработка большинства бизнес-процессов предприятий розничной торговли. Не исключено, что для описания некоторых величин этого алгоритма применимо распределение Релея, а не Гаусса (нормальное). Также нельзя забывать про сезонные функции продаж (которые могут быть, в том числе, и меандровыми), автоматический учет которых должен быть подкреплен существенным объемом статистики, либо «чутья» менеджеров. И вообще, существует множество вещей, над которыми предстоит работать при внедрении подобных алгоритмов. При практическом применении они часто упираются в возможности информационных систем и менеджеров. Но, с другой стороны, даже начало движения в этом направлении ощутимо меняет отношение к эффективности, статистике и данным, которые иногда просто не используются, оптимизации множества других процессов, связанных с управлением запасами и заказами.

Часто в реорганизации важно не содержание, а сам факт его проведения. :-)

https://cutt.ly/d3DkGJ2

Формулы и расчет страхового запаса

Страховой запас — это уровень запаса, который снижает дефицит товаров из-за непредвиденных событий (когда прогнозы не соответствуют спросу, время поставки превышает ожидания).

Зачем нужен страховой запас?

1) неопределенность спроса

Например, у вас есть товары, которые имеют стабильный спрос, например туалетная бумага, и сезонные товары, такие как зонтики (которые вы продаете только тогда, когда идет дождь). Прогноз продаж по туалетной бумаге будет надежнее, чем по зонтикам. И поэтому по зонтикам страховой запас должен быть выше, чтобы компенсировать неопределенность в прогнозе.

2) неопределенность времени выполнения заказа

Если у вас длинный срок поставки, то товар может придти иногда раньше, а иногда позже запланированного срока. Эти колебания также должны быть покрыты страховым запасом.

Расчет точки заказа

Вы заказываете не тогда, когда ваши остатки достигли страхового запаса, а заранее за X дней до этого. Например, если срок поставки 10 дней, то должны заказать за 10 дней до того, как остатки опустятся до страхового запаса.

Формула точки заказа:

Точка заказа = Страховой запас + Средний объем продаж * Время выполнения заказа

Расчет страхового запаса

Основная формула страхового запаса:

Страховой запас = Средняя продажа * Дни страховки

Этот метод можно назвать «старомодным способом». Если в среднем вы продаете 100 штук в день, срок поставки 10 дней, а страховой запас 5 дней, то ваш страховой запас в штуках: 100 х 5 = 500 штук.

Пример расчета страхового запаса по основной формуле:

Средняя продажа (СП) = 100 штук/дней * 5 | Срок поставки (СРП) = 10 дней | Дни Страховки (ДС) = 5 дней

Страховой Запас (СЗ) = 100 * 5 = 500 штук

Точка заказа = СЗ + СП * СРП = 500 +100 * 10 = 1500 штук

Например, ваш страховой запас 500 штук, точка заказа 1500 штук (когда у вас на складе останется 1500, вы сделаете заказ на 2000 штук (по формуле оптимального заказа). За время пока товар будет к вам идти вы распродадите 1000 штук. Когда заказ прибудет на ваш склад, на остатках будет 500 штук страхового запаса.

Пример иллюстрирует соотношение страхового запаса и точки заказа.

Этот метод расчета является чрезвычайно простым, но требует постоянных ручных корректировок. Советуем использовать его вместе с ABC и XYZ анализом продаж.

Нормальное распределение

Нормальное распределение – это математический закон, который позволит предсказать вероятность продажи определенного количества.

Новая формула страхового запаса:

Страховой запас = Коэффициент обслуживания Z * Стандартное отклонение спроса * Квадратный корень от среднего срока поставки

Например, если вы продаете в среднем 1000 штук, у вас высокая вероятность продать 1000 штук в месяц, а вероятность продажи 500 или 2000 штук, например, гораздо ниже. На изображении видно, что это распределение является симметричным, то есть вероятность того, что вы продадите менее 1000 в следующем месяце, так же высока, как и вероятность продажи более 1000.

Страховой запас зависит от трёх факторов: уровня обслуживания, стабильности продаж и срока, на который рассчитывается страховой запас.

Уровень обслуживания определяет, с какой вероятностью покупатель сможет найти на полке нужный ему товар в нужном количестве.

Например, если вы хотите, чтобы средний уровень обслуживания (service rate или service level) составлял 50%, вам не нужен страховой запас, потому что у вас уже есть 50/50 шансов продать больше или меньше средней продажи.

С другой стороны, если вы хотите 90% уровня обслуживание, нормальное распределение даст коэффициент Z=1.28 для удовлетворения 90% спроса. Этот коэффициент используется в формуле, чтобы покрыть колебания спроса с 90% вероятностью.

Страховой запас также зависит от стабильности спроса. Стабильно продаваемая (т.е. примерно одинаковое количество из месяца в месяц) туалетная бумага требует меньший страховой запас, чем зонтики, даже если выставить для них одинаковый уровень сервиса. Поэтому средние продажи нужно умножить ещё и на стандартное отклонение. Стандартное отклонение показывает размах колебаний продаж вокруг среднего значения.

Очевидно также, что страховой запас, требуемый на 10 дней будет больше, чем страховой запас на 5 дней. Поэтому третий компонент формулы это количество дней поставки.

Какую формулу страхового запаса выбрать?

Если товар относительно редко продается – используйте основную формулу расчета страхового запаса. Если статистики по товару накопилось достаточно много – нормальное распределение.

Уровень сервиса лучше привязать к ABC-классу товара:

A – 95%, B – 90%, C – 85%

https://bit.ly/3wYiXqj

Методы пополнения заказов

 

Постоянный уровень

Некоторые магазины используют технику поддержания постоянного уровня запасов. Уровень запасов в этом случае устанавливается по каждой позиции, а проданный товар немедленно заказывается по принципу “Продали одну — купили одну”.

На бытовом примере это похоже на ситуацию с зубной пастой, которую мы покупаем, как только она заканчивается.

Этот подход успешно применяется магазинами электроники, предметов роскоши, дорогой косметики и подобных с небольшим оборотом и высокой стоимостью. Каждая продажа запускает процедуру закупки у поставщика или с центрального склада.

МИН/МАКС

Метод МИН/МАКС чуть сложнее, но распространён гораздо шире.

Используя его, продавец устанавливает минимальный уровень своих запасов. Заказ производится до максимального уровня при снижении остатков ниже порогового минимального значения, которое иначе называется точкой заказа.

Логика этого места очень проста и похожа на ту, которую мы часто используем в своей жизни. Например туалетную бумагу мы включаем в список покупок, когда её остаток снизится до 2-3х штук. И покупаем сразу пачку из 6 штук.

Разницу между двумя подходами можно прочувствовать на примере заправки автомобиля. В первом случае мы должны будем останавливаться около каждой заправки и доливать бензина до полного бака.

Во втором — водитель подождет, пока стрелка опустится до минимального значения (которого точно с запасом хватит до ближайшей заправки, а может и больше, на случай если мы проедем её, забыв заправиться), и только потом будет думать о заправке.

Очевидно, что МИН/МАКС гораздо более эффективен и практичен, чем метод пополнения до постоянного уровня.

Величина партии заказа должна минимизировать суммарные расходы на пополнение и хранение запаса при заданных условиях поставок (т.е. с учетом величины минимальной партии заказа, периодичности поставок, системы скидок и т.д.).

Максимальный уровень запаса включает как собственно складской запас, так и заказанную партию и достигается в момент начала поставки; фактический же уровень складского запаса после завершения поставки будет, естественно, несколько ниже. Аналогичное замечание справедливо и в отношении «точки заказа»: если время выполнения заказа столь велико, что необходимость очередного пополнения запасов может возникнуть еще до прибытия предыдущей партии, то при практическом применении критерия «точки заказа» следует учитывать все наличные запасы, включая «запасы в пути».

Динамическое пополнение

Третий метод пополнения — динамический. В отличие от предыдущих, точка заказа не фиксированная, а рассчитывается автоматически на основе прогноза продаж и сроков доставки.

Одной из преград на пути оптимизации товарных запасов предприятия является используемая программа для управления ими, так как в ней могут отсутствовать современные алгоритмы прогнозирования, позволяющие постоянно автоматически регулировать значения максимального и минимального уровней. Тем не менее, сама по себе система на основе метода минимума/максимума не является проблемой. На самом деле, если в какой-то другой программе для оптимизации товарных запасов можно будет изменять значения максимального/минимального уровня по каждой SKU ежедневно, становится возможным использование любой стратегии управления запасами.

Ситуации, когда спрос характеризуется резко меняющейся («скачущей») интенсивностью и при этом полностью непредсказуем, встречаются сравнительно редко. Обычно в составе спроса можно выделить детерминированную (заранее известную или хорошо предсказуемую) составляющую таким образом, что оставшаяся (случайная) его часть оказывается уже слабо меняющейся во времени. Если речь идет о сырье или материалах, расходуемых на производственные нужды, то детерминированную часть спроса может составлять расход соответствующего МТР на заранее планируемые (в частности, планово-профилактические) мероприятия, а случайную часть – расход того же МТР на текущие нужды. Если же имеется в виду реализация готовой продукции (или продукции сторонних производителей), то детерминированную часть расхода может составлять спрос одного или нескольких крупных потребителей, а случайную часть – спрос остальных (более мелких) потребителей, доля каждого из которых относительно невелика и которые никак не связаны друг с другом. При этом наиболее интересна ситуация, когда детерминированная и случайная составляющие сопоставимы по средней интенсивности и, соответственно, по совокупным объемам (ситуации преобладания детерминированной или случайной составляющей нами уже рассмотрены выше). В подобной ситуации (когда, к примеру, детерминированная часть составляет 40%, а случайная часть – 60% совокупного спроса) можно рекомендовать следующую комбинированную стратегию управления запасами:

• Для случайной составляющей спроса планировать регулярные поставки по схеме с фиксированным интервалом между заказами (или по какой-то ее модификации);
  
• К объемам запланированных регулярных поставок добавить дополнительные объемы, необходимые для удовлетворения детерминированного спроса в интервалах между этими поставками.
  

В помощнике закупок могут быть задействованы все эти методы: постоянный уровень, МИН/МАКС (значения проставляются закупщиком вручную) и динамический (значения МИН/МАКС рассчитываются автоматически).

Борис Коломин

https://bit.ly/3hZyW3i

Повышение эффективности использования оборотного капитала: материально-производственные запасы

Маслов Б.Г.

В основе управления оборотным капиталом лежит определение оптимального объема и структуры текущих активов, источников их покрытия и соотношения между ними, обеспечивающих стабильную и эффективную деятельность предприятия.

Целевой установкой управления оборотным капиталом является определение объема и структуры оборотного капитала, источников их покрытия и соотношения между ними, достаточного для обеспечения долгосрочной производственной и эффективной финансовой деятельности предприятия.

Большое влияние на состояние оборотных активов оказывает их оборачиваемость. От этого зависит не только размер минимально необходимых для хозяйственной деятельностиоборотных средств, но и размер затрат, связанных с владением и хранением запасов. Это отражается на себестоимости продукции и соответственно на финансовых результатах предприятия.

Интенсивность использования в обороте капитала измеряется либо его оборачиваемостью, то есть числом оборотов за отчетный период, либо его нагрузкой, то есть выпуском и продажей продукции, приходящейся на единицу капитала. В связи с этим большое значение приобретает расчет оборачиваемости средств, вложенных в материальные запасы. Также необходимо проанализировать, насколько интенсивно используется вся сумма капиталов, авансированных в предприятие в сопоставлении с общим оборотом по продажам.

Эти величины рассчитываются в виде относительных показателей. Однако показателям оборачиваемости оборотных средств свойственно и присвоение натуральных измерителей. Их можно измерить числом оборотов за определенный период времени или продолжительностью одного оборота. И это объяснимо, так как по окончании срока оборота вся сумма участвовавших в нем средств возвращается предприятию.

Показатель оборачиваемости средств, вложенных в материальные запасы, рассчитывается как отношение годовой суммы выручки от продаж, указываемой в «Отчете о прибылях и убытках», к балансовым остаткам по статье «Запасы». В результате расчета данного показателя бухгалтер-аналитик получит ответ на вопрос, сколько раз капитал, вложенный в отчетном году в материальные запасы, возмещался предприятию при реализации его продукции. По этим же данным можно рассчитать и продолжительность одного оборота в днях.

По данным расшифровки к статье баланса «Запасы» и структуры продаж, можно определить оборачиваемость средств, вложенных в материальные запасы, относящиеся к производственной деятельности предприятия, то есть определяется оборачиваемость производственного оборотного капитала.

Так же для оценки интенсивности использования капитала используется сопоставление — отношение оборота по продажам ко всему итогу средств по балансу. Оно показывает, сколько на каждую денежную единицу долгосрочных и краткосрочных вложений капитала приходится проданной продукции предприятия и других товаров. По этому показателю принято оценивать хозяйственную активность предприятия в целом. Однако такая оценка содержит ряд условностей, так как предприятие зачастую занимается не только предпринимательской деятельностью, но и другими видами коммерческой деятельности.

Уровень рентабельности от предпринимательской деятельности определяется как норма прибыли на вложенный капитал в сферу производства и сбыта. То есть необходимо рассчитать процентное отношение чистой прибыли от продаж к общей сумме производственных активов. Чистая прибыль от продаж определяется по данным отчетности как валовая прибыль за минусом налога на прибыль. Величина производственных активов в основном представлена суммой производственного оборотного капитала и основного капитала.

В состав производственного оборотного капитала включаются такие статьи баланса, как «денежные средства», «дебиторская задолженность» и «материальные запасы».

Расчет показателей рентабельности от предпринимательской деятельности на основании отчетных данных можно представить в виде схемы (рис. 1). В настоящем расчете норма прибыли выступает как показатель доходности (рентабельности), а объем вложенного капитала взят на уровне капитала, используемого в производстве продукции и ее реализации.

Рис. 1. Порядок расчета нормы прибыли на вложенный производственный капитал

Как видно из рис. 1, методика расчета предусматривает определение не только конечного результата, но и промежуточных аналитических показателей — оборота производственного капитала и нормы прибыли от продаж.

Показатель рентабельности производственного капитала является произведением нормы прибыли от продаж на число оборотов производственного капитала в год: 2,685% x 0,271 = 0,727%.

Этот показатель может быть получен и путем прямого деления чистой прибыли от продаж на общую сумму производственного капитала без включения в расчет показателя стоимости продаж: 621 : 85 421 x 100 = 0,727%. Но схема рис. 1 облегчает понимание влияния отдельных факторов на конечный результат расчета, изменение которого во времени рассматривается как объект анализа.

За год, предшествовавший отчетному, рентабельность производственного капитала находилась на уровне 1,360% (5,132% x 0,265). В отчетном году наблюдается значительное  снижение рентабельности — на 0,633%. Данное уменьшение произошло за счет нормы прибыли от продаж, которая снизилась практически в 2 раза (с 5,132% до 2,685%). Оборачиваемость производственного капитала изменилась незначительно, возросла на 0,006 ед. Данного увеличения недостаточно для устойчивого роста рентабельности предпринимательской деятельности предприятия. Снижение нормы прибыли от продаж привело к снижению рентабельности производственного капитала, которое соответствует: –2,447% x 0,265 = –0,649%.

Но увеличение оборачиваемости на 0,006 оборота в год увеличило рентабельность. Это увеличение равно 0,006 x 2,685% = 0,016%.

Баланс отклонений по своей величине равен объекту анализа (–0,649% + 0,016% = –0,633%).

Не менее важным является поддержание оборотного капитала в размере, оптимизирующем управление текущей деятельностью. При низком уровне оборотного капитала производственная деятельность не поддерживается должным образом, отсюда — возможная потеря ликвидности, периодические сбои в работе и низкая прибыль. При некотором оптимальном уровне оборотного капитала прибыль становится максимальной. Дальнейшее повышение величины оборотных средств приведет к тому, что предприятие будет иметь в распоряжении временно свободные, бездействующие, текущие активы, а также излишние издержки финансирования, что повлечет снижение прибыли.

Уровень запаса материалов зависит от сроков их поступления и расхода. При обработке на компьютерах вместо карточек складского учета достаточно просматривать данные на остатках материалов и точке заказа. Несоответствие между спросом производства и предложением склада устраняется путем подачи заявки в отдел снабжения на определенное количество в размере повторного заказа. Если действует компьютеризированная система, то компьютер автоматически печатает заявку, когда уровень запаса достигает точки заказа. Практика показывает, что на складах могут быть допущены ошибки, влияющие на размер и точку заказа.

Для выявления неточных записей и других ошибок имеется система учета, объединяющая функции контроля запасов и контроля производства (рис. 2).

Рис. 2. Система учёта и контроля материальных запасов

Сущность системы заключается в двухуровневом хранении запасов. При нем кладовщик должен вести основную картотеку по основному запасу (З_о), где каждое наименование материалов представлено двумя основными карточками (К1 и К2).

Кроме этого имеется карточка повторного заказа (К3), вложенная в пакет резервного запаса (З_р). В пакете резервного запаса находится надежно упакованная или изолированная партия материалов, соответствующая точке повторного заказа для данного наименования. Пакет с резервным запасом можно распечатать только когда З_р = 0 и расходовать этот запас на удовлетворение потребностей до тех пор, пока не будет заказана или изготовлена новая партия. Когда маркировщик запасов открывает пакет с резервным запасом, он должен перенести вложенную в него карточку повторного заказа в отдельный ящик для повторных заказов.

Предлагаемая схема оформления нового заказа состоит в следующем: из основной картотеки изымается одна из двух основных карточек (К2), связанных с данным наименованием, а на другой карточке (К1), постоянно находящейся в основной картотеке, отмечается ожидаемая дата прибытия новой партии; изъятая из основной картотеки карточка ставится в еженедельную картотеку «проблем» в соответствии с ожидаемой датой прибытия нового заказа. Карточка повторного заказа (К3), изъятая из упаковки неприкосновенного запаса, передается группе контроля производства. Эта группа завершает процесс оформления нового заказа, подготовив все необходимые заказы цехам и на сторону.

После прибытия заказа от поставщика на склад в пакет вкладывается новая карточка повторного заказа, изготовленная группой контроля производства в соответствии с предыдущей карточкой повторного запаса. Затем комплектуется новый пакет неприкосновенного запаса, и заказ поступает на хранение. Одновременно склады передают копию отчета об исполнении заказа, которая посылается вместе с заказом кладовой группе учета запасов, чтобы она изъяла основную картотеку и отметила дату получения заказа на карточке, оставшейся в главной картотеке.

Картотека «проблем» в основном служит средством двойного контроля, для того чтобы избежать запоздалого прибытия деталей. Для дефицитных деталей можно определять наиболее ранние сроки прибытия; картотека напоминает также, что необходимо принять меры для ускорения доставки, если материалы не прибыли вовремя.

До введения системы двухуровневого хранения на исследуемых предприятиях отмечалось увеличение числа заявок на срочное приобретение материалов и рост (на 5—10%) расходов, связанных со срочным приобретением и хранением неожиданного (непланируемого) роста складских запасов, и в целом значительное повышение издержек против смет расходов. Предложенная система дает снижение дефицита материалов до 0,5—0,75% в месяц.

После поступления заказа записи о прибывших материальных запасах вносятся в соответствующую графу накопительной ведомости, где отражаются данные о материальных запасах.

С проблемой определения размера запасов связана необходимость бюджетного планирования потребности в основных материалах, которые являются частью переменных затрат предприятия, относящейся на затраты оборотных средств (сырье, материалы, комплектующие и т.д.). Бюджет в основных материалах выводится расчетным путем на основе прогнозных объемов выпуска.

При управлении запасами товарно-материальных ценностей особое внимание должно быть уделено составлению бюджета закупки сырья и материалов.

Определение бюджета основных материалов проводится с помощью двух основных расчетных инструментов:

• метода технологического нормирования;
• метода сравнительного анализа счетов.

Метод технологического нормирования относится к той части бюджета основных материалов, которая расходуется на производственные цели. На большинстве промышленных предприятий существуют удельные нормы расхода по видам сырья и материалов в расчете на одну единицу отдельного вида продукции. Таким образом, при имеющейся плановой производственной программе, применяя технологические нормы (стандарты), рассчитывают производственную потребность в разрезе видов материальных оборотных ресурсов на данный бюджетный период (табл. 1).

Таблица 1

Определение производственной потребности в основных материалах
по производству на II квартал

В результате суммирования потребностей в материалах в разрезе отдельных видов производимой продукции получается совокупная потребность в основных материалах по их наименованиям.

Метод сравнительного анализа счетов является более простым в практическом применении, но дает менее точные результаты. Он применяется по тем материалам или на тех предприятиях, где отсутствует система технологического нормирования.

При планируемом объеме производства мебельной стяжки на II квартал 2002 года — 150 000 штук, крючка пускового — 6000 шт.

Суть данного метода заключается в том, что за ряд прошлых бюджетных периодов, по данным оперативной отчетности сопоставляются объемы производства и сбыта с динамикой расходования материальных оборотных ресурсов и на основе применения метода средневзвешенной величины устанавливаются нормы расхода на данный бюджетный период. Затем эти нормы расхода применяются к плановым объемам производства и сбыта для определения потребностей в основных материалах.

По нашему мнению, данная методика является неэффективной для расчета потребности в основных материалах для производственной деятельности промышленных предприятий. Она может использоваться лишь применительно к той части материалов, которые относятся на сбытовые расходы (например, на упаковку).

После определения количественной потребности в материалах необходимо осуществить планирование закупок материальных ресурсов.

Планирование размера приобретений прямых материальных ресурсов осуществляется по формуле:

Пр = П + З_пл.к. — З_ф.н , (1)

где Пр — приобретение;

П — потребление;

З_пл.к — плановые запасы на конец планируемого периода;

З_ф.н — фактические запасы на начало планируемого периода.

Для ОАО «Металлист» расчет плановых объемов и стоимости закупок прямых материальных ресурсов показан в табл. 2.

Таблица 2

Методика управленческого учета по планированию закупок
прямых материальных ресурсов ОАО «Металлист» на II квартал

Такой план составляется по всем требуемым наименованиям материалов. В нем содержатся данные о необходимой величине иммобилизации денежных средств в материальные запасы.

Планы потребности и планы закупок материальных запасов составляются в составе общего бюджета предприятия, большую часть которого на промышленных предприятиях занимает бюджет производства. Выявление структуры производственных затрат (в том числе и материальных), разработка нормативов производства и сопоставление фактических данных с плановыми величинами составляют третий аспект управленческого учета материальных запасов.

В себестоимости продукции промышленных предприятий материальные затраты занимают значительный удельный вес. Поэтому в системе управления затратами формированию норм и нормативов материальных затрат придается первостепенное значение. Нормативные издержки материальных ресурсов представляют ту величину затрат, которую должно будет понести предприятие.

Величина прямых нормативных материальных затрат на единицу конечной (готовой) продукции определяется умножением количества материалов (на выходе), предусмотренных нормативом на единицу готовой продукции, на цену, которая должна быть уплачена за единицу материала (на входе).

Величина общих нормативных издержек по материалам за отчетный период рассчитывается как сумма прямых нормативных материальных затрат на единицу конечной продукции, умноженная на количество единиц продукции, выпущенных в этот отчетный период.

Основой расчета нормативных величин выступает норма материальных затрат в натуральном выражении. Относительно продукта целесообразно нормы материальных затрат разделить на пять групп: пооперационные, подетальные, поузловые (постандартные), поиздельные, функциональные.

Пооперационная норма регламентирует расход материала на отдельную операцию. Подетальная норма расхода материалов — величина, которую получают в результате обобщения пооперационных норм, относящихся к отдельным наименованиям деталей. Поузловая норма регламентирует расход материала на отдельный узел, который может быть использован на самом предприятии, реализован на сторону в составе запасных частей и являться товарной продукцией.

Расход материалов на производство изделия в целом рассчитывают на основе подетальных и поузловых норм расхода и норм применяемости деталей в узлах и сборных соединениях, а последних в изделиях.

Функциональная норма — величина материальных затрат, рассчитанная при совершенствовании технологии производства и его организации, увеличении серийности и использовании поточных методов производства отдельных изделий, узлов деталей и т.п. В целом функциональные нормы характеризуют процесс функционирования используемых материалов в производстве. Такие нормы применяют в конструкторских разработках, создании и совершенствовании технологических процессов производства конкретных видов продуктов.

Нормы расхода материалов, разработанные соответствующими службами, используются для составления сметы прямых материальных затрат (табл. 3).

При составлении сметы прямых материальных затрат исходят из неизменности норм расхода материалов и цен на них. В случае изменения этих параметров в течение планируемого периода показатели сметы пересчитываются.

Таблица 3

Смета прямых материальных затрат ОАО «Металлист» на II квартал

Изменение нормы расхода обычно бывает следствием внедрения новых видов технологического оборудования, оснастки, новых технологий. Цены на сырье зависят от качественных характеристик его потребительских свойств, от колебаний спроса и предложения на него, от объемов закупок, от способов доставки и других факторов.

Построение отчетных калькуляций основано на калькуляциях нормативной себестоимости отдельных изделий и отклонений от норм. В ходе производства по тем или иным причинам возникают отклонения от технологического процесса, а вместе с ними и отклонения в потреблении ресурсов, в оценке использованных средств. Поэтому важнейшим принципом системы калькулирования себестоимости по нормативным издержкам является принцип единства оценки затрат в незавершенном производстве, готовой продукции, затратах отчетного периода и т. п.; они должны быть выражены в одинаковых нормативах. В этом случае нормативная себестоимость и отклонения от норм будут показывать фактическую себестоимость. В противном случае при исчислении фактической себестоимости будут допущены искажения.

Выявление, учет и анализ отклонений составляют сущность нормативного учета. Под отклонениями от норм понимают абсолютные отступления от действующих текущих норм расхода сырья, материалов, полуфабрикатов, заработной платы и других прямых расходов на изготовление продукции и относительную величину расхождений фактических и сметных затрат накладных расходов.

Отклонения бывают положительными (экономия) и отрицательными (перерасход); учтенными и неучтенными; материальными и стоимостными.

Виды отклонений и методы их анализа представлены в табл. 4.

Причинами образования недокументированных отклонений могут быть: неточности при отпуске и подсчете остатков материалов; сокрытие брака; приписки в объеме выработанной продукции; порча, потери и недостача полуфабрикатов, деталей и продукции; неточности инвентаризации остатков материалов и незавершенного производства. Неучтенные отклонения определяются по окончании отчетного периода и свидетельствуют о недостаточном уровне организации производства и управленческого учета.

Таблица 4

Виды отклонений и методы их анализа

Отклонения от нормативных величин по материальным запасам в итоге влияют на общее отклонение по себестоимости продукции, что приводит в числе прочих факторов к отклонению от планируемого уровня прибыли (рис. 3).

Рис. 3. Процедуры анализа отклонений

Причиной отклонений от норм может стать и плохое управление запасами, вызывающее необходимость срочных закупок, дополнительных затрат на транспортировку, погрузоразгрузочные работы, более высокие цены поставщиков за срочность исполнения заказа, а также другие причины, которые возникают вследствие закупочной деятельности.

Два основных фактора влияют на отклонения по затратам материалов в производстве продуктов: цена материалов и их количество, потребленное в производстве (табл. 5).

Таблица 5

Расчет отклонений от норм затрат по материалам

Существуют два подхода к расчетам по отклонениям:

1. В соответствии с количеством закупленного материала. Тогда отклонения распределяются между остатком материалов и реализованной продукцией.
2. В соответствии с количеством использованных материалов. В этом случае все отклонения списывают на себестоимость реализованной продукции.

Отклонения от норм по использованию материалов определяются путем сопоставления фактически израсходованного материала с нормативным расходом на фактический выпуск. Этот принцип является основополагающим и при составлении гибкой сметы затрат. Так же поступают и в отношении отходов.

Для выявления отклонений от норм расхода материалов используются следующие методы: документирования; партионного использования материалов с выявлением отклонений по прямым затратам на выход продукции; предварительного расчета по рецептурам, последующих расчетов на основе данных инвентаризации.

За счет использования материалов отклонения выявляются при сопоставлении фактического расхода материалов в натуральных измерителях с расходом материалов, предусмотренным стандартом на весь фактический выпуск продукции. Полученные результаты пересчитываются в денежную оценку путем умножения на стандартные цены. Сложность расчета отклонений возрастает в связи с ростом номенклатуры основных материалов, расходуемых на отдельные виды продукции, и при увеличении номенклатуры выпускаемых изделий.

Последовательность расчета отклонений по материалам за счет цен и за счет использования представлена в аналитических табл. 6, 7.

В результате за период подсчитывается общий итог отклонений по ценам материалов от стандартных.

Таблица 6

Расчет отклонений в ОАО «Металлист» за январь 2002 года
по закупленным материалам за счет несовпадения фактических цен со стандартными

Таблица 7

Расчет отклонений за счет использования материалов
в производстве ЗАО «Металлист» за январь 2002 г.

Такой анализ проводится по всей номенклатуре материалов. Наибольший эффект регулирования отклонений достигается, если аналитический материал дополняется данными о причинах выявленных отклонений.

Отклонения от стандартов по расходу конкретного материала при неблагоприятном воздействии факторов изменения количества расходуемого материала и цены на общую стоимость материалов могут быть рассчитаны путем построения линейного графика (рис. 4).

Рис. 4. Графический метод анализа отклонений материальных запасов окиси цинка
от нормативных показателей по ценам и использованию

На графике по горизонтали показан расход материалов в натуральных измерителях по стандарту (q₀ = 1,63) и фактический (q₁ = 2,04), а также отклонение ∆q = 0,41. По вертикали отражаются стоимостные показатели: стандартная цена за единицу расходуемого материала (р₀ = 100). Построение на отметке по горизонтали, соответствующей одной единицы материала, позволяет определить соотношение между стандартной ценой (р₀ = 100) и новой ценой (р₁ = 101,24), разница между которыми ∆р = 1,24 руб. соответствует увеличению цены.

Наклонные линии графика характеризуют увеличение стоимости расходуемого материала.

Объектом анализа является увеличение стоимости расходуемого материала или общее отклонение от стандарта ∆С. Графическое построение показывает, что на общее отклонение от стандарта по расходу материалов воздействуют не два фактора: увеличение количества расходуемого материала и увеличение его стоимости за счет роста цен, но и наблюдается совместное воздействие двух приращений ∆q и ∆р, которое можно оценить как воздействие третьего фактора.

Баланс воздействия всех трех неблагоприятных факторов на общее отклонение от стандарта выгладит:

∆C = ∆qp₀ + ∆pq₀ + ∆q∆p.  (2)

В соответствии с графиком и таблицами суммарное отклонение будет рассчитываться  следующим образом:

∆qp0 = 0,41 x 100 = 41 (руб.);	∆pq0 = 1,24 x 1,63 = 2,02 (руб.);
∆qДp = 0,41 x 1,24 = 0,51 (руб.);	∆C = 41 + 2,02 + 0,51 = 43,53 (руб.).

Приведенный расчет характеризует воздействие отдельных факторов на общее отклонение от стандарта по расходу окиси цинка на одно изделие. Однако расположение отдельных элементов рассматриваемого графика не нарушится, если общее отклонение от стандартов и воздействующие на него факторы будут рассчитаны и представлены графически для всего объема выпущенной продукции. Изменятся лишь масштабы величин, отражаемых на осях, определяющих координаты графика, и будет введено в расчет обозначение фактического объема выпущенной продукции.

Решению проблемы организации оперативного контроля и управления запасами материальных ресурсов на предприятии в определенной степени способствует внедрение автоматизированных систем управления предприятиями, которые позволяют наладить учет движения материальных ресурсов (поступление, расход, ежесуточные остатки). Результатом решения задачи по оперативному контролю является получение ежедневной (недельной, декадной, месячной или иной периодичности) информации о фактическом наличии запасов на складах предприятия и степени их соответствия установленным нормам. Это позволяет осуществлять непрерывный контроль за их величиной, своевременно и оперативно выявлять образование излишних остатков или дефицита по отдельным позициям, который может нарушить организацию бесперебойности функционирования потребителя.