Учет упущенной прибыли

 

Упущенные продажи – наличие и количество дней, в которых товар отсутствовал на полках магазина или на складе.

Типы упущенных продаж

Упущенные продажи можно разделить на несколько типов: по отсутствию товаров, по заказам покупателей, отсутствию товара в ассортименте и аномальному снижению скорости продаж.

Упущенные продажи от отсутствия товара

Упущенные продажи возникают, когда покупатель не находит на полке товар, который присутствует в ассортименте магазина. Это может произойти, как в розничном магазине, так и в оптовой фирме, если клиенту принципиально наличие товара здесь и сейчас и он не готов ждать.

Сюда же можно отнести работу по заявкам в оптовых фирмах, когда товар под заявку собирается со склада из наличия.

Для обозначения таких ситуаций служат термины:
– доступность на полке, представленность товаров, on-shelf availability (OSA)
– товар не в наличии, упущенные продажи, out-if-stoocks (OOS)
– уровень сервиса, уровень удовлетворённости клиета, Service Level

При отсутствии товара, поведение покупателей распределяется примерно так:
– 45% купят другой товар-заменитель (если он есть),
– 15% отложат покупку,
– 40% покупателей купят в другом месте или откажутся от покупки.

– Отсутствие товара на полке (OSA)

В этом случае товар есть в наличии на складе и в учётной системе, но не выставлен на полку. Соответственно, продажи по нему падают до нуля. Заметив это, нужно немедленно разобраться и восстановить продажи. Для OSA важна оперативная реакция.

Отсутствие товара на полке – это не только недополученная прибыль, но и значительный урон лояльности покупателей, вынужденных тратить время на дополнительные поиски.

Для автоматического выявления отсутствия товара на полке текущие продажи сравниваются с обычными и при проседании выдаётся сигнал о проблеме.

Например, такая система используется в магазинах О'КЕЙ с 2015 года. Менеджеры онлайн отслеживают показатели представленности товаров на полках, используя их для снижения упущенных продаж и управления магазинами.

– Отсутствие товара на складе (OOS)

В случае, если товар отсутствует на складе, немедленные действия уже не такие простые и быстро не помогут. Товар нужно заказать у основного поставщика, либо перекупить у близлежайшего по повышенной цене. В любом случае пройдёт некоторое время до того, как товар поступит на полки.

Заниматься этим нужно заранее и большое количество таких ситуаций говорит о неэффективной работе менеджера по закупкам. Нужно обучение, изменение бизнес-процессов или дополнительная мотивация на более качественную работу.

Отсутствие товара на складе – сигнал о некачественной работе сотрудников.

Самый простой способ оценить потери — посчитать количество дней, в которых товар отсутствовал на полках магазина, опираясь на данные в учётной системе. Об этом и пойдёт речь ниже.

К сожалению, такой метод не помогает если товар присутствует на складе, но не выставлен на полку, либо если система содержит неправильные данные об остатках (товара нет, а в программе он числится).

Упущенные продажи по заказам покупателей

В случае, когда товар по заявке клиента перезаказывается поставщику, а не находится в наличии на складе. Если фирма не смогла поставить товар, заказанный клиентом, возникает упущенная прибыль.

Оценить такие недопоставки можно, сравнив количество товаров в заявке с фактически отгруженными товарами.

Упущенные продажи от отсутствия товара в ассортименте

Упущенные продажи возникают, когда клиенты хотят приобрести товар, изначально не выставленный на полке и не включенный в ассортимент.

Причины упущенного спроса

• плохие бизнес-процессы (неумение сотрудников вовремя заказать заканчивающийся товар);
• недостаток оборотных средств (обеспечить наличие некоторого товара с длинным сроком поставки и нерегулярным спросом можно только за счёт больших вложений в страховые запасы, либо закупая его у близлижайших поставщиков по невыгодной цене);
• задержки со стороны поставщиков (задержал или не поставил заказ);
• неоперативная работа склада (не успели разгрузить и оприходовать товар).

Зачем отслеживать упущенный спрос?

Динамику показателя упущенного спроса используют для управления магазинами и в системе мотивации — еженедельно формируется отчёт, потери по каждому товару суммируются и итоговая цифра выводится в график. Если график устремился вверх — значит что-то пошло не так и нужно разбираться.

Контроль эффективности

Проконтролировать и обеспечить наличие товара прямая обязанность менеджера по закупкам. Отсутствие или наличие проблем с запасами во многом зависят от его умений и расторопности.

Чтобы оценить обеспечивают ли менеджеры по закупкам оптимальный размер запасов, необходим объективный числовой показатель (уровень сервиса). Он показывает есть ли излишки или дефицит на предприятии, в достаточном ли количестве стратегические товары на складе.

Уровень сервиса в продажах

Уровень сервиса – сколько дней товар был в наличии в процентах. Рассчитывается как отношение количество дней в наличии к общему количеству дней в периоде (сумма количества дней в наличии и дней отсутствия).

Если отсутствует товар с низким оборотом, его влияние на прибыль несущественно, а потери небольшие. Отсутствие же ходовых товаров (группы A), которые продаются в большом количестве — ощутимая упущенная прибыль.

Уровень сервиса можно привязать к АВС классам. Подробнее >

Система мотивации

Дефицит ходовых товаров приводит не только к потере текущей выручки, но и негативно влияет на будущие продажи, снижая лояльность покупателей к предприятию.

Именно поэтому многие компании рассчитывают показатель упущенного спроса, включая его в систему мотивации. Чем он ниже, тем ситуация лучше.

Большинство федеральных сетевых магазинов давно внедрили систему отслеживания упущенного спроса. Небольшие сети и магазины тоже стараются не отставать:

Для меня критично, чтобы позиции, которые по ABC-анализу выходят в топ, всегда были в наличии и никогда не заканчивались. За этим следят менеджеры, от этого показателя зависят их бонусы. Если проглядели и товара один день не было на полке, могу и уволить. Потому что это ходовой товар, клиентов, которым он будет нужен только за день наберется сотни, и они уйдут ни с чем.

Мухтар Рабаданов, ООО «Строймаркет-05», сеть строительных магазинов

Наличие такого показателя позволяет перейти от предположений и ощущений по уровню запасов в плоскость конкретных цифр. Помогает выстроить эффективное взаимодействие с менеджерами.

Когда товарные категории не проседают, товар в наличии, есть аналоги — компания не теряет прибыль, а менеджер получает свои бонусы.

Мы делаем это так: товары, которые должны быть всегда в наличии, выделяются в отдельный сегмент, отдельно по нему формируется отчет, где мы видим количество дней отсутствия товара и вычисляем упущенную выручку в рублях. Эти данные подставляются в KPI матрицу, где рассчитывается премия для сотрудников.

Григорий, руководитель направления, fish-business.ru

В нашей компании уже давно внедрена жестко заданная матрица. Уровень сервиса понятный и логичный показатель, его без проблем признали все менеджеры и руководство. Показатель уже включили во внутреннюю отчётность и систему мотивации.

Если сформировать отчет по всему списку товаров (а не только включенные в матрицу), то могут попадаться товары под заказ, или тестовые позиции, которые вносят погрешность в общую картину.

Я сделал отдельную настройку, где задал отбор по признаку присутствия товара в матрице. Отчет формирую раз в неделю, контролируя уровень сервиса за текущий месяц. Цифры вполне адекватные, примерно 80% в целом по компании. От 70 до 90% по отдельным группам, где-то хуже, где-то лучше.

Максим, руководитель отдела закупок розничного магазин строительных материалов

Отслеживание упущенного спроса

Отслеживать упущенную прибыль можно по всему товару, включенному в ассортимент. Показатель будет выше для оборачиваемых и прибыльных товаров и ниже для редко продающихся, поэтому простая сортировка покажет ТОП проблемных товаров.

Тем не менее, чтобы ускорить и упростить работу, отслеживать можно только избранные товары.

Тогда в отдельный сегмент выделяют (автоматически или вручную):

• маржинальные товары, приносящие основную прибыль (А-класс по сумме продаж);
• дешёвые, но хорошо продаваемые товары (А-класс по количеству сделок);
• отдельные позиции, наличия которых требует вендор или маркетинговые соображения.

Минимальный уровень упущенной прибыли

Не всегда остаток товара должен опуститься до нуля, чтобы считать продажи по нему упущенными.

В качестве такого уровня правильней выбрать среднюю скорость продаж в день и размер среднего чека. В некоторых случаях минимальный уровень может быть назначен вручную. Например, для весовых товаров, по которым возможна усушка-утряска или погрешности при отгрузке.

Расчет упущенной прибыли

Количество дней отсутствия товаров на складе

При расчёте итогового показателя, в первую очередь нужно определить количество дней, когда остаток по товару опустился ниже минимальной нормы. Обычно почасовые остатки внутри дня не используются (не всегда эти данные есть в программе, плюс это технически сложно, хотя и возможно). Вместо этого доступны к анализу только четыре цифры за каждый день: начальный остаток, приход, расход и конечный остаток.

Использовать для анализа конечный остаток на каждый день не совсем правильно. Например, такой товар как свежее молоко, поступает каждый день и часто полностью распродаётся. Нулевой остаток на конец дня не говорит о том, что товар в течении дня был в дефиците. А вот нулевые начальный остаток и приход за день однозначно говорят о том, что продажи могли быть упущены.

Аналогичный пример (но не такой наглядный) для редкопродающимхся товаров: при скорости продаж 1 штука в месяц проблемными считаются дни с нулевыми остатками. Если товар был продан вчера, а сегодня уже поступил от поставщика, то при анализе конечного остатка, вчерашний день будет считаться проблемным. Сравнивая с нормой сумму начального остатка и поступления за день, проблемных дней не будет найдено. Второй способ даёт более адекватный результат.

При определении минимальной нормы также учитывается сезонные коэффициенты. Если незамерзайка отсутствует в автомагазине летом, это приносит гораздо меньше денежных потерь, чем её же дефицит зимой.

Формула упущенной прибыли

На одном дне отсутствия ходового товара компания может потерять десятки тысяч рублей, для других товаров цифра будет меньше.

Поэтому важно от дней отсутствия товара перейти к сумме потерь в денежном эквиваленте. Для этого достаточно количество дней отсутствия умножить на среднюю скорость продаж и прибыль (или выручку) на единицу продукции. Будет получена упущенная прибыль или выручка.

Упущенная прибыль = Количество дней отсутствия * Скорость продаж в день (штук) * Прибыль с продажи 1 штуки * Сезонный коэффициент

Формула имеет вероятностный характер, т.е. в частных случаях может иметь погрешность, которая исправляется на длинных промежутках анализа. Она достаточно точно передаёт порядок потерь и её можно использовать для регулярного расчёта общего показателя потерь по всей фирме или по каждому сотруднику.

Обязательно нужно иметь возможность расшифровать список товаров, из которого была получена итоговая цифра. Зачастую, особенно в первое время, в отчёт попадают товары, ошибочно посчитанные как упущеный спрос. Например, крупные единичные продажи по тендерам могут попасть в А-класс, но при этом не быть включенными в основной ассортимент.

Поэтому результаты отчёта должны проверяться попозиционно, чтобы у менеджеров была уверенность в его правильной работе. Проверенные результаты включаются в дашборд руководителя или систему мотивации.

Отлично, если отчёт по упущенным продажи сможет расшифровать, как подсчитаны дни отсутствия товаров (чтобы не приходилось дополнительно открывать подневную ведомость движения остатков). Там также могут закрасться ошибки, например с неправильно проставленной датой поступления.

Доля отсутствующих наименований

Важный показатель, который нужно учитывать дополнительно к сумме упущенной прибыли — это количество наименований товаров, которые отсутствовали на полках в отчётный период.

Отсутствие одного ходового товара, совсем не то же самое, как отсутствие десяти менее ходовых товаров, даже если сумма потерь одинакова. Увеличение количества проблемных наименований, также как и рост суммы потерь, указывает на ухудшение качества работы менеджера.

Автоматический учет упущенных продаж

Система управления запасами min-max.pro автоматически просчитает наличие и количество дней, в которых товар отсутствовал на полках магазина, опираясь на данные в учётной системе. Производит суммовую оценку потерянной выручки и прибыли и рассчитывает уровень сервиса.

https://bit.ly/3zpMkUv