Принцип пирамиды Минто

С принципом пирамиды я познакомился на тренинге Романа Борисовича Васильева в конце 90-х годов. Основное, что я узнал тогда

1)      информацию надо структурировать; не используйте перечни, например, из 15 пунктов, лучше представьте три группы по пять пунктов;

2)      начинать надо с главного; возможно слушатель (адресат) согласится с вами, и не потребуется длинных объяснений.

На самом деле принцип пирамиды Минто гораздо глубже и шире. Рекомендую:

Барбара Минто «Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений». М.: Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2008 г. 272 с.

Система, изложенная в книге, является стандартом подготовки письменных документов в McKinsey. Это не первая моя заметка о методах McKinsey[1] – одного из мировых лидеров консалтинговых услуг. Ранее я познакомил вас с одним из стандартов McKinsey – визуализацией данных.

Согласно теории Барбары Минто, текст делового письма хорошо воспринимается только в том случае, если его идеи логически взаимосвязаны и выстроены по принципу пирамиды. Только такая структура делает сообщение максимально доступным для понимания, потому что мысли излагаются в порядке, оптимальном для восприятия.

Эта книга необходима всем, кому приходится иметь дело с составлением деловых писем, отчетов, служебных записок, докладов, выступлений, презентаций, а также всем, кто хочет научиться предельно ясно и правильно излагать свои мысли, вне зависимости от рода деятельности.

По версии журнала Генеральный директор книге присужден приз «Лучшая книга о личной эффективности 2007».

Глава 1. Почему пирамида? Вот как пишет об этом Минто. Возьмем для примера простое письмо. Вот как выглядел оригинал:

«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда переда­ла, что Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».

А вот, как выглядит изложение в соответствии с принципом пирамиды:

«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присут­ствовать на встрече Клиффорду».

Итак:

• Идеи нужно группировать по выбранным критериям
• Правильная группировка формирует уровни абстракции пирамиды, например,

• Наиболее эффективный метод изложения идей – сверху вниз
• Идеи в рамках пирамиды подчиняются трем «золотым правилам»
  • идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные уровнем ниже;
  • идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида / взаимосвязаны
  • идеи в каждой группе должны идти в логической последовательности, которая может быть одного из следующих типов:
    • дедуктивная (большая посылка, малая посылка, вывод),
    • хронологическая (первое, второе, третье),
    • структурная (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон),
    • классификационно-сравнительная (первый по значимости предмет, второй по значимости предмет и т. д.).
• Для правильного составления документов нужно свести идеи в пирамиду и проверить её на соответствие «золотым правилам».

Глава 2. Составляющие пирамиды.

• Элементами пирамиды являются идеи; идея представляет собой утверждение, которое вызывает у читающего вопрос
• По вертикали идеи выстраиваются в форме диалога «вопрос – ответ»
• По горизонтали идеи выстраиваются согласно методу дедукции или индукции. Смешение этих двух методов недопустимо.
  • Дедукция; первая идея описывает общую ситуацию; вторая – уточняет субъект или то, что говорится о субъекте; третья – делает вывод; например
    • Все люди смертны
    • Сократ – человек
    • Следовательно, Сократ смертен
  • Индукция группирует идеи, которые не следуют друг из друга, а независимы и могут быть объединены одним существительным множественного числа (родовым понятием)
• Вводная часть пишется в повествовательной форме; в ней формулируется основной вопрос, на который и дается ответ в документе.
• Во вводной части описывается ситуация и развитие ситуации. Оба эти элемента должны быть хорошо знакомы читающему.
• Развитие ситуации инициирует вопрос, на который и дается ответ в документе; на схеме ответ представлен как утверждение на вершине пирамиды

Советы начинающим:

• Используйте классическую последовательность изложения: ситуация, затруднение, вопрос, разрешение. Это позволит вам убедиться в том, что вы с читателем «начинаете с одного и того же места». А после этого берите читателя за руку и ведите через все ваши соображения.
• Вводная часть должна содержать только ту информацию, которая уже известна читателю и при этом бесспорна. Иначе вопрос возникнет раньше времени.
• Для формирования аргументов главного уровня используйте индукцию, а не дедукцию.

Глава 3. Построение пирамиды

Определите предмет, затем вопрос. Дайте ответ (это и есть основание пирамиды). Проверьте, чтобы ситуация и развитие ситуации подводили к вопросу. Проверьте ответ. Заполните аргументы главного уровня.

Вот, как выглядит схема:

А вот, как я применил ее для презентации идей использования договоров на основе публичной оферты (номера в скобках соответствуют пунктам на схеме):

(4) Для того, чтобы осуществить продажу необходимо заключить договор. Традиционно, это занимает в лучшем случае несколько дней. В среднем – более недели. Необходимо выслать по электронной почте шаблон договора клиенту. Получить его согласие, вопросы или замечания. Согласовать изменения. Одобрить подписание договора. Получить оригинал с подписью клиента курьером или по почте. Завизировать договор в юридической службе и бухгалтерии, подписать у руководителя. Только после этого можно выставить счет. (5) В условиях жесткой конкуренции такое промедление приводит к потере продаж. (2) Как сократить время, расходуемое на подписание договора с двух сторон? (1) Решение заключается в том, чтобы использовать стандартные тексты договоров и ускорить процесс их подписания. (3) Предлагается использовать договор на основе публичной оферты. Мы публикуем текст договора на сайте. Там же размещаем текст письма-акцепта, которое клиент может подписать, поставить печать и направить нам по электронной почте отсканированную копию. После получения скана можно выставлять счет. (6а) Требуется ли какое-либо согласование с нашей стороны? (7а) Нет. Достаточно того, что генеральный директор подписал договор публичной оферты. (6б) Нужен ли оригинал акцепта от клиента. (7б) Да. Его клиент может выслать по почте. (6в) А что если клиент хочет внести добавления / изменения в договор публичной оферты? (7в) Это невозможно. Вместо этого клиенту предлагается подписать обычный двусторонний договор. В этом случае изменения согласуются обеими сторонами.

Эффект потрясающий! Вместо недели на подписание договора уходит несколько часов! И можно стартовать продажи!

Далее в книге Барбара Минто подробнее разбирает

• особенности написания введения,
• отличия дедуктивного и индуктивного методов рассуждений,
• принципы логических построений в рассуждениях и при решении проблем
• особенности презентаций, построенных на основе логики пирамиды

[1] Рекомендую также посмотреть вестник McKinsey. Он выходит раз в квартал на русском языке и присутствует в открытом доступе.