Начинаем строить финансовый учет

 

Вы – финансовый директор

Интересная работа, интересные задачи, большая ответственность. В большой известной компании с устоявшимися традициями и хорошо налаженной работой ваши задачи определены – есть налаженный процесс, четкое понимание, что и как делать. Но такая ситуация встречается нечасто. Обычно вам говорят – нужно организовать работу финансовой службы. Вы профессионал и руководитель. Необходимо «с нуля» наладить финансовое управление уже работающего бизнеса.

Что такое управлять?

• Своевременно принять правильное решение;
• Организовать его исполнение;
• Проконтролировать результаты, качество, сроки.

Что нужно для принятия грамотного решения?

Правильно понимать ситуацию. Просчитать последствия возможных вариантов и выбрать наиболее оптимальное решение.

Как поставить задачу своим сотрудникам и проконтролировать исполнение?

Не только составить грамотный план, но постоянно получать объективную картину. Анализировать ситуацию, понимать, когда и что надо сделать, чтобы достигнуть поставленных целей и получить результат.

Невозможно эффективно управлять «вслепую». Необходимо иметь четкое понимание текущего бизнеса и грамотно прогнозировать не только ближайшую перспективу (неделя, месяц), но и иметь обоснованные планы, как минимум, на год и более. И такую картину должен дать финансовый и управленческий учет.

Итак, ваша первая и основная задача – организовать финансовый и управленческий учет, дающий адекватную информацию для принятия управленческих решений.

Что нам нужно от учета?

1. Ежедневно основные финансовые показатели, прежде всего, доходы, затраты поступления (в т.ч. оперативный план-прогноз), платежи поставщикам
   Вряд ли стоит каждый день формировать полноценный баланс и отчет о прибылях и убытках – многие существенные операции имеют периодичность в месяц – постоянный анализ таких статей не имеет смысла.
   Некоторые балансовые статьи. Безусловно, финансовый директор должен контролировать остатки денежных средств. Полезно следить за текущими обязательствами. Полноценная сверка расчетов с покупателями и поставщиками так же обычно производится не чаше раза в месяц. Но стоит держать руку на пульсе – контролировать хотя бы ожидаемые поступления от покупателей и планируемые платежи. Отметим, что эти расчеты могут заметно отличаться от данных бухгалтерии – 1С обычно не видит ни обязательства покупателей без отгрузки, ни планируемые авансы поставщикам.
2. Анализ текущего исполнения план-факт.
   
3. Мониторинг – изменения ключевых показателей за день, неделю.

Обычно финансовый директор поручает своим сотрудникам собирать подобные формы из различных учетных систем, при необходимости что-то добавляя или корректируя вручную непосредственно в Excel.

Зададим очевидные вопросы

• Нужно ли формализовать и регламентировать правила и алгоритмы создания таких отчетов?
• Что лучше – для расшифровки показателя обращаться непосредственно к исполнителю или иметь возможность сразу же расшифровать каждую сумму до первичной операции?
• Если мы хотим, чтобы линейные руководители видели свои отчеты (операционный PL, план-факт-бюджет, ожидания и платежи к оплате), то каждому директору придется рассылать свои копии Excel или дать возможность формировать всю необходимую отчетность, естественно, учитывая разделение доступа?
• Стоит ли предусмотреть регламент закрытия периода? Фиксировать все хозяйственные операции, учетные транзакции и не зависеть от первичных систем? Если в 1С что-то изменится, иметь возможность автоматически сопоставить «утвержденные» и текущие результаты и определить причины изменения показателей?
• Полезно ли ежедневно фиксировать все учетные операции в архивах, чтобы автоматически формировать ежедневные (еженедельные) изменения?

Вопросы, действительно, риторические – любой практик сразу же выскажется однозначно по каждому пункту и попросит еще, еще и еще.

Попробуем предложить технологическое решение, обеспечивающее такой функционал

• Организуем базу, которая собирает всю необходимую информацию из различных учетных систем. Полезно организовать процедуры, которые позволяют в оперативном режиме настраивать технологию подобной сборки даже при модификации первичных систем – например, замене версий 1С, внедрения новых модулей CRM или ERP
• Иметь возможность задавать правила преобразования первичных хозяйственных операция в формат «управленческого учета».
  Необходимо контролировать адекватность этой трансформации – как минимум, все первичные операции однозначно классифицированы (по правилам или, при необходимости, вручную)
• Рассчитать пакет оперативной управленческой отчетности, обеспечить оперативную работу всех пользователей с учетом их функционала и разделения доступа

Такая технология очень напоминает методику создания «Хранилища» (DataWarehouse), процедуры  загрузки и формирования – ETL, массив транзакций финансового управленческого учета – шина данных (ESB), итоговые отчеты – репозитарий.

Сколько это будет стоить папаше Дорсету?

Как любила говорить одна моя родственница «чтобы делалось всякое дело, нужно, чтобы кто-то его делал». 

Мы взялись за серьезное дело. Нацелились на большой проект. Понятно, что не получится получить все и сразу. Серьезный учет потребует много времени и сил. Придется работать с разными специалистами – профессионалами в области IT, финансов, бухгалтерии. С аналитиками, которые смогут формализовать бизнес процессы. На этом пути будут как успехи, так и неизбежные ошибки.

Стоит ли желаемый результат таких усилий, стоит ли Париж мессы? Решать вам. Ведь, это вы – финансовый директор.

Дмитрий Корнилин

https://bit.ly/38v4IzB