Роль управленческого учета в деятельности организации

 

Anton Piskun

Определение управленческого учета

Для чего организации ведут учет? Довольно странный вопрос ведь всем известно, что учет обеспечивает руководство информацией для принятия управленческих решений,  а также обеспечивает представление о том «жива» ли организация и сможет ли она продолжать вести свою деятельность. В том или ином виде он охватывает всю организацию и касается практически всех аспектов ее деятельности. Человека который ведет учет очень часто называют бухгалтером и очень важно понимать его роль в организации, а заодно и роль менеджера, который принимает решения.

Какую пользу несет учет менеджеру?

1. Он помогает управлять процессами, ответственность за которых назначена на менеджера;
2. И координировать эти процессы в целом

Сейчас мое внимание будет сосредоточено именно  на управленческом учете и не будет касаться финансового учета. Что такое финансовый учет долго никому объяснять не надо. Как правило большинство бухгалтеров в штате компаний занимаются именно ведением финансового учета и занимаются обслуживанием интересов внешних пользователей, то есть контролирующих органов, банков и т.д. Именно за это руководители их считают неизбежным злом с которым приходится мириться.  Управленческим же учетом занимается либо отдельный бухгалтер, либо финансовый директор либо сам руководитель.

Что же за зверь управленческий учет и стоит ли его боятся? Если дать официальное определение которое дает американский институт управленческих бухгалтеров, то можно мало что понять:

Управленческий учет (management accounting) — добавляющий ценность процесс непрерывного совершенствования планирования, проектирования, оценки и функционирования систем финансовой и нефинансовой информации, который направляет действия менеджера, мотивирует поведение, поддерживает и создает культурные ценности, необходимые для достижения стратегических, тактических и оперативных целей организации.

Давайте несколько переформулируем данное определение и сделаем его более понятным

Управленческий учет — система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают решения для достижения целей организации.

Если говорить про учет в целом, то формируемая в нем информация используется для достижения следующих целей:

1. Составление периодической внутренней отчетности для управленческих решений, которые принимаются с определенной регулярностью (например решения о ценообразовании);
2. Составление нерегулярных отчетов для управленческих решений, которые принимаются нерегулярно или в случае прецедента;
3. Составление внешней отчетности, предназначенной для инвесторов, органов государственной власти и других пользователей. Минусом такой отчетности который собственно говоря не позволяет ее использовать для принятия управленческих решений есть то, что информация представленная в ней является устаревшей и непригодной к использованию для таких целей.

Какую же информацию дает управленческий учет?

Во-первых естественно это финансовая информация, то есть так которая выражена в денежном выражении — тут особых пояснений требуется. Учет как правило ведется в денежном выражении и большинство информации представлена именно в таком выражении.

Во-вторых это нефинансовая информация, такая как качество, показатели продолжительности процесса и субъективные оценки, такие как удовлетворенность клиента, творческий потенциал сотрудников и т.д.

Вся эта информация может использоваться по разному.

В качестве примера давайте рассмотрим деятельность СТО и работу рядового сотрудника Николая, который занимается ремонтом и техническим обслуживанием автомобилей. Каждый день он делает одну и туже работу и в принципе знает сколько времени займет то или иное действие. Понятно, что он или его руководство захочет оценить эффективность выполнения ремонтных работ и технического обслуживания и учет должен предоставить информацию о фактических затратах времени и фактическом количестве использованных для каждого заказа запчастей и материалов. Кроме этого при выполнении работ может использоваться специализированное оборудование и нужна информация о том как часто оно используется и для чего.

Понятно что не все совершаемые операции однообразны и могут случатся ситуации, когда неизвестно сколько времени займет ремонт и заранее нельзя сказать о стоимости таких работ. Поэтому возникает необходимость фиксировать фактически потраченное время и материалы, которые использовались для ремонта для того, чтобы клиенту выставить правильный счет за ремонт. Всю эту информацию накапливает в себе управленческий учет и большинство перечисленной информации носит нефинансовый характер.

Если мы хотим, чтобы Николай правильно оценивал эффективность своей работы мы должны предоставлять ему эту информацию с определенной частотой. Если мы ему будем давать ежемесячный отчет в котором просто перечислим сколько материалов было потрачено и сколько времени всего было потрачено на выполнение работ, то это мало что ему даст — ведь на основе такого отчета нельзя улучшить результаты его работы.

Поэтому можно сделать следующий вывод: информация операционного уровня должна быть точной количественной информацией об использованных ресурсах, количественных показателях выпуска и качестве услуги или процесса. Она должна быть своевременной, то есть предоставляться вовремя для того чтобы исполнитель  был в курсе расхождения между фактическими и нормативными показателями.

Давайте поднимемся на уровень выше и посмотрим какие информационные потребности возникают у руководителя Николая — Евгения. У него в подчинении 10 механиков и 2 менеджера по продажам. Если Николая интересует исключительного его работа и ее эффективность, то у Евгения круг интересов шире — он хочет знать как используются его ресурсы. Поскольку механики находятся на ставке, то есть им платять независимо от того есть ли заказы или их нет то критически важно накапливать информацию о фактически потраченном времени всех механиков, для того чтобы понимать какие ресурсы простаивают. Если этот показатель неутешителен, то Евгений может просто сократить штат и таким образом уменьшить свои затраты, если же наоборот и Евгений видит, что ресурсов не хватает — то будет принятно решение расширить штат либо открыть новое СТО.

Для оценки эффективности работы механиков Евгению необходимо сравнивать между собой работу разных сотрудников для того, чтобы понять кто самое слабое звено и с кем надо провести воспитательную беседу. А возможно есть необходимость провести дополнительное обучение и таким образом повысить квалификацию сотрудников.

Кроме того его будет интересовать прибыльность СТО в целом и по отдельным видам работ. Чтобы получить такую информацию бухгалтер должен будет как то распределить общие расходы на себестоимость отдельных услуг. Такую информацию Евгений будет использовать для корректировки ценообразования на отдельные виды услуг. В ходе анализа может оказаться, что некоторые работы более выгодно будет отдавать на аутсорсинг.

Подытожим все вышесказанное. Евгений получая информацию предоставляемую управленческим учетом будет ее использовать ее для принятия решений по следующим направлениям:

• ценообразование;
• ассортимент услуг;
• наращивание мощности;
• снижение мощности;
• аутсорсинг;
• совершенствование процессов;
• контроль исполнения.

Функции управленческого учета

Приведенный выше пример показывает как информация управленческого учета используется участниками в организации.

1. Операционный контроль — обеспечение обратной связи (информации) об эффективности и качества исполнения поставленных целей;
2. Калькулирование себестоимости продукта и расчета затрат по клиентам;
3. Управленческий контроль — предоставление информации о результатах деятельности менеджеров и операционных структурных единиц;
4. Стратегический контроль — представление информации  о финансовых розультатах деятельности.

Как мы увидели на каждом иерархическом уровне организации спрос на информацию управленческого учета различен.

На операционном уровне, где сырье и материалы преобразовываются в готовую продукцию и где обслуживаются клиенты ( как например СТО где работает Николай) информация нужна преимущественно для контроля за операциями — эта информация скорее натуральная, чем финансовая. Чем выше уровень в организации тем более весомой становится финансовая информация, которая представляет собой сводные показатели и на основании которой уже принимаются более серъезные решения. Руководители самого высокого уровня начинают отслеживать более сбалансированную систему индикаторов исполнения, которая включает в себя уже нефинансовую информацию более высокого уровня.

Управленческий учет выполняет три основных функции:

1. Подготовка информации для принятия решений — сравнительный анализ возможных решений, анализ альтернатив и выбор наилучшего из них;
2. Ведение учета — сбор данных и составление отчетности для всех уровней управления по периодам и доведение этих сведений до руководства;
3. Ориентация менеджеров по отклонениям — информационная поддержка менеджеров в управлении по отклонениям (план и факт).

Правила управленческого учета

Для того чтобы выполнять свои функции управленческий учет должен придерживаться трех правил:

1. Подход с точки зрения эффективности («затраты-выгоды») — как уже упоминалось у менеджеров может быть выбор из нескольких вариантов при принятии решений и среди них нужно выбирать тот, который обеспечит максимальную прибыль;
2. Поведенческий аспект так же важен как и технический — необходимо учитывать человеческий фактор при принятии решений;
3. Для разных ситуаций могут использоваться разные методы ведения учета.

Процесс принятия решения

Я уже не раз упоминал про то, что информация предоставляемая управленческим учетом используется для принятия решений. Давайте рассмотрим этот процесс более детально.

Первые пять этапов представляют собой так называемое планирование, которое включает в себя выбор из имеющихся альтернативных вариантов, последние же два — это процесс управления, которые предусматривает измерение фактических результатов и их корректировку.

Определение целей

Прежде чем принять решение, надо определить цель ради которого оно принимается. Сделать это не так просто как кажется. Хотя в качестве основного ориентира для многих является максимизация прибыли и такое допущение является вполне оправданным.

Поиск альтернативных вариантов действий

После того как цель поставлена можно заняться поиском возможных вариантов действий. Понятно что все варианты вряд ли можно охватить, поэтому компании ограничиваются только некоторыми из них, при этом процесс поиска таких решений начинается локально и очень часто там и остается. Если локально решения не находятся, то сфера поисков расширяется до тех пор пока они не найдутся.

Сбор данных, связанных с альтернативными действиями

Поскольку проблемы связанные с принимаемыми решениями часто проявляются в условиях неопределенности необходимо учитывать факторы которые не могут контролироваться лицами принимающими такие решения.  Как правило такие факторы носят внешний характер.

Решения могут нести как долгосрочные последствия так и краткосрочные. Но так или иначе необходимо собрать максимум информации по каждому возможному варианту и уж потом перейти непосредственно к принятию решения.

Выбор оптимального варианта действий из возможных

После того как найдено несколько вариантов необходимо выбрать какой-то из них который будет принят к исполнению. Как правило это тот который максимизирует прибыль либо приток денежных средств.

Реализация принятых решений

Перед стартом реализации решения их необходимо реализовать как часть процесса реализации сметы (бюджета) после чего оно переходит в фазу реализации.

Сопоставление факта и плана. Принятие мер по устранению отклонений от плана

Как правило это делается на основании отчетов об исполнения бюджетов. Если есть отклонения то менеджерами принимаются меры по устранению отклонений.

 

Выводы

Ведение управленческого учета является жизненонеобходимым для функционирования любой организации и пренебрегать этим вопросом нельзя, так как в первую очередь могут допускаться ошибки при принятии управленческих решений, а это не есть хорошо.

https://bit.ly/3LUDBRt