Шестиугольник контроля – инструмент экспресс-контроля проекта

 

Павел Алферов

Контроль проекта проектным менеджером — часть всех существующих стандартов управления проектами. О том, как построить систему контроля проекта, рассказано в статье «Контроль инновационных проектов. Как руководителю контролировать идущие проекты?». Однако, если по каким-либо причинам нет возможности построить полноценную систему контроля, но есть срочная необходимость прямо здесь и сейчас разобраться в том, что происходит на проекте, можно посоветовать использовать инструмент под условным названием «шестиугольник контроля»

«Шестиугольник контроля» определяет шесть основных направлений экспресс-контроля проекта.

Объем работ. Каковы цели проекта и ожидаемые результаты? Где описаны требования к результатам (техническое задание, технические требования, спецификация)? Каковы географические рамки и количество пользователей? Наконец, вопросы технологии: архитектура системы и используемые технологии.

Бюджет. План (кем утвержден), факт и прогноз. И, соответственно, каково расхождение плана и факта?

Качество. Какие есть критерии качества выполнения работ, критерии качества получаемых результатов? Кто должен принимать результаты? Где это прописано?

Выгоды. Какую проблему решаем? Какие выгоды ожидает заказчик от проекта? Как именно результаты проекта помогут решить проблему заказчика и/или принести ему выгоды (финансовые/нефинансовые, измеримые/неизмеримые)?

Ресурсы. Каков состав проектной команды, подчиненность, процент загрузки и есть ли проблемы с людьми? Насколько им нравится работать на проекте? Подрядчики: кто работает, как и кем были выбраны?

Сроки. Каковы этапы и основные вехи проекта? Есть ли полный план работ (кем утвержден), факт и прогноз?

Что конкретно нужно сделать для экспресс-контроля проекта? Надо получить проектную документацию, ознакомиться с ней и затем, сев на пару часов с проектным менеджером, пройтись с вышеприведенными вопросами по основным направлениям, расширяя при необходимости глубину обсуждения.

Если есть время и возможность, то шесть основных направлений экспресс-контроля можно дополнить шестью дополнительными направлениями контроля.

1. Руководство проектом. Кто основные лица, вовлеченные в принятие решений по проекту: владелец проекта, ответственный от бизнеса, ключевые пользователи? Как часто они собираются и каким образом принимают решения? Как они оценивают ход проект?
2. Утверждения. Кто участвует в согласовании и утверждении документов? Где это прописано?
3. Риски. Где описаны? Как отслеживаются? Как часто пересматриваются?
4. Открытые вопросы. Какие есть вопросы/проблемы и где они зафиксированы? Какие предложены варианты решений? Кто и когда должен принять решение?
5. Коммуникации. Есть ли план коммуникаций? Какая информация кому и когда передается? А действительно ли она передается и когда передавалась в последний раз? А точно ли она передается?
6. Изменения. Были ли изменения? Как отслеживаются и кем утверждаются? Ведется ли журнал изменений?

Предложенный подход даст не полную, но вполне целостную картинку по проекту и его состоянию. Но все-таки наибольший эффект дает создание системы контроля проектов (см. статью «Контроль инновационных проектов. Как руководителю контролировать идущие проекты?») и ее включение в общую методологию выполнения проектов в компании.

https://tinyurl.com/yffns3bh