Классическая теория организации построена на четырёх ключевых опорах: разделение труда, линейные и функциональные процессы, структура и норма управляемости.
Неоклассическая теория организации принимает постулаты классической школы и разрабатывает следующие основные направления: вводит поведенческие науки в интегрированном виде в теорию организации; систематически обращается к неформальной организации, показывая её влияние на формальную структуру; разрабатывает теорию мотивации, координации и руководства; а так же проблему делегирования полномочий и ответственности.
Современная теория организации (СТО) к стратегическим частям системы относит: человека, формальную структуру, неформальную организацию, стиль работы и физическую среду работы. К числу связующих процессов СТО относит: коммуникации, баланс и принятие решений. Целями организации являются рост, стабильность и взаимодействие.
Методологической основой теории организации является системный подход, общая теория систем и кибернетика*. Логика структурообразующей модели теории организации предусматривает её реализацию в трёх определяющих аспектах системного подхода: функциональном, элементном и организационном. Элементами организации являются: функциональные области деятельности организации; элементы производственного процесса; элементы управления.
Категории теории организации - наиболее общие и функциональные понятия, отражающие существенные всеобщие свойства и устойчивые отношения (связи*) в процессах и структуре организации. К числу основных категорий теории организации следует отнести: понятия и сущность организации, виды организаций, общие характеристики организаций, миссия организаций, принципы функционирования организаций, внешняя и внутренняя среда организаций и организационная структура*.
- Основные постулаты классической теории организации.
- Примеры неоклассического подхода к основам классической теории организации.
- Взгляд неоклассиков на неформальную организацию.
- Характерные признаки неформальных организаций.
- Взаимодействие формальной и неформальной организации.
- Какие части системы имеют стратегическое значение?
- Характеристика связующих процессов.
- Что общего у СТО и теории систем?
- Характеристика структурообразующей модели теории организации.
- Характеристика функциональных областей и их цели.
- Характерные признаки больших и сложных систем.
- Понятие "организация".
- Общие характеристики организаций.
- Миссия организаций.
- Внешняя и внутренняя среда организаций.
- Организационная культура.
Организация производственных систем - это определенное количественное и качественное сочетание и соединение в пространстве и во времени её личных и вещественных элементов, обеспечивающих ей экономическую и социальную эффективность.
Пространственное сочетание элементов производственной системы находит свое отражение в различных вариантах и формах построения структуры системы, её частей и формирующих их элементов.
Временное сочетание и соединение всех частей и элементов ПС заключается в организации согласованных во времени действий за счет рационального решения сложного комплекса задач системы временного планирования.
Функциональные области - основные виды деятельности, объединенные специфической целью и однородностью выполняемых взаимосвязанных задач, реализация которых необходима для достижения целей организации.
Организация - это объединение совместно работающих людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения определенных общих целей.
Формальные организации имеют четко поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи; сюда входят все организации бизнеса, государственные и международные институты и органы.
Неформальные организации - это группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. И хотя у них нет официального руководителя (назначенного или выбранного), неформальные организации очень важны и существуют во всех формальных организациях, за исключением, может быть, очень маленьких. Они работают без четко определенных целей, правил и структур; сюда относят все институты семьи, дружбы, неформальных отношений между людьми.
Классическая и неоклассическая теории организации
Теоретические основы построения и функционирования организаций как часть общей науки об управлении разрабатывались на стыке разных отраслей знаний - менеджмента, социологии, социальной психологии, экономической науки, юриспруденции и других.
Изменения объективных условий функционирования организаций, характерные для прошлого столетия, внесли немало нового в развитие взглядов, научных концепций и управленческой практики. Рост крупных организаций, отделение управления от собственности, развитие точных наук и наук о человеке послужили основой для разработки научного подхода к организациям, принципов и методов управления ими. Это вызвало к жизни множество научных идей и школ о закономерностях построения организаций, об их основных чертах и стимулах функционирования - формальных и неформальных, о человеческих отношениях, о социальных системах, о разделении функций и ответственности, о теории принятия решений, о математическом аппарате процессов управления.
Теория организации, обеспечивающая основания для управленческих действий, не однородная наука, основанная на общепринятых принципах. Развивались и развиваются различные теории организаций.
Однако лишь три теории организации имеют значительное влияние на теорию и практику управления. Они произвольно названы в зарубежной литературе как классическая, неоклассическая и современная. Каждая из них, несомненно, отличается одна от другой, но они взаимосвязаны между собой. К тому же эти действующие и по сей день теории активно поддерживаются несколькими школами теории управления. Поэтому унификация элементов всех трех теорий представляет несомненный интерес как в теоретическом, так и в практическом плане [ ].
Классическая теория организации занималась практически исключительно изучением структуры формальной организации.
Она построена на четырех ключевых основах: разделение труда, линейные и функциональные процессы, структура и нормы управляемости (объем управления). Из этих главных элементов и формируется почти вся классическая теория организации.
Разделение труда является, без сомнения, краеугольным камнем среди этих четырех элементов. Все остальные элементы вытекают из него как следствия. Например, линейный и функциональный рост численности персонала* требует специализации и разделения функций. Структура организации естественно зависит от направления, в котором идет специализация деятельности в процессе развития фирмы. И наконец, проблемы нормы управляемости следуют из числа специализированных функций, входящих в компетенцию менеджера*.
Линейные и функциональные процессы имеют дело соответственно с вертикальным и горизонтальным ростом организации. Линейный процесс имеет отношение к росту цепи инстанций (уровней иерархии), делегированию полномочий и ответственности, единству команд и обязательной обратной связи.
Разделение организации на специализированные части и перегруппирование частей в совместимые единицы - это вопросы, имеющие отношение к функциональному процессу. Этот процесс сосредотачивается на горизонтальном развитии линейно-функциональной организации.
Структура - это логические связи функций в организации, направленные на эффективное достижение целей фирмы. Структура подразумевает систему и модель. Классическая теория организации обычно работает с двумя основными структурами, линейной и функциональной. Однако такие виды деятельности, как реализация функций и их взаимосвязи, очень легко попадают в область структурных рассмотрений. И наоборот, структура - это средство для представления логических и совместимых отношений между разнообразными функциями, представляющими собой организацию.
Понятие нормы управляемости*(объема управления) касается количества подчиненных, которыми менеджер может эффективно руководить и осуществлять контроль. Первая работа о числовых ограничениях количества подчиненных, которыми может управлять один человек, приписывается Грейкунасу (V. A. Graicunas). Независимо от интерпретации норма управляемости имеет значение, в частности, для той формы организации, которая развивается в процессе роста. Широкий объем (большая норма управляемости) выдает горизонтальную структуру; короткий объем приводит к вертикальной структуре. Кроме того, понятие объема заостряет внимание на сложности человеческих и функциональных взаимосвязей в организации.
Было бы несправедливо говорить, что классическая школа не осознает ежедневных административных проблем организации. Первостепенными среди этих проблем являются проблемы, происходящие в области человеческих взаимодействий. Но взаимодействие отдельных личностей, неформальных групп, конфликтов, возникающих внутри организации, и процессов принятия решения в формальной структуре в значительной степени пренебрегается классической теорией организации. Классическая теория не замечает и вклада поведенческих наук, потому что не включает их в свою доктрину. В заключение отметим, что классическая теория организации глубоко проникает в характер организации, но ценность этой теории ограничена узкой концентрацией внимания на формальном изучении структуры организации.
Неоклассическая теория организации поставила перед собой задачу исправить некоторые недостатки классической доктрины. Неоклассическая школа обычно связывается с движением за человеческие отношения. Она более чутко учитывает человеческий фактор*. Вообще, неоклассический подход принимает постулаты классической школы, рассматривая ключевые основы организации как данности. Но эти постулаты расцениваются уже как измененные людьми, действующими независимо или в рамках неформальной организации.
Одним из главных вкладов неоклассической школы является введение поведенческих наук в интегрированном виде в теорию организации. С помощью этих наук теоретики человеческих отношений демонстрируют, как на основы классической доктрины влияет воздействие человека. Кроме того, неоклассический подход включает в себя систематическое обращение к неформальной организации, показывая её влияние на формальную структуру.
Таким образом, неоклассический подход к теории организации свидетельствует о принятии классической доктрины, но с внесением в нее изменений, следующих из индивидуального поведения и влияния неформальной группы. Хоторнские исследования стали основой неоклассической школы.
Было бы полезно кратко рассмотреть некоторые из вкладов, сделанных в теорию организации неоклассиками. Во-первых, рассмотрим модификацию основ классической доктрины, а во-вторых - неформальную организацию.
Рассмотрим примеры неоклассического подхода к основам классической теории организации.
Разделение труда остается предметом продолжительных дискуссий в области человеческих отношений. На заре истории индустриальной психологии изучались проблемы производственной усталости и монотонности, вызываемые специализацией работы. Позже внимание было перенесено на изучение поведения рабочего в состоянии изоляции и его ощущение незначительности, являющееся следствием маловажных работ, которые он выполняет и которые весьма слабо влияют на конечный продукт.
Специализация также влияет на работу управления. По мере того как организация расширяется, сопутствующим образом возникает потребность для управленческой мотивации* и координации действий других. И мотивация, и координация, в свою очередь, касаются исполнительного руководства. Так, в частности, основанная на росте производственной специализации, неоклассическая школа разработала объемную теорию, относящуюся к мотивации, координации и руководству. Многое из этой теории получено из социальных наук.
Двумя аспектами линейных и функциональных процессов, которые развивались с некоторой степенью интенсивности неоклассической школой, являются делегирование полномочий и ответственности и пересечение функциональных компетенций. Классическая теория подразумевает некое совершенство процессов делегирования. Неоклассическая школа указывает на то, что человеческие проблемы вызваны несовершенством способов делегирования. Например, слишком большое или недостаточное делегирование может лишить исполнителя возможности действовать. Неудачное делегирование полномочий и ответственности может поставить исполнителя в затруднительное положение. Пересечение власти часто приводит к столкновениям личностей. Пересечение в полномочиях (нарушение принципа единоличия) ведет к тому, что работа не выполняется, причем одна сторона обвиняет другую в неисполнении.
Неоклассическая школа утверждает, что линейные и функциональные процессы теоретически плодотворны, но на практике имеют тенденцию к столкновению интересов линейных и функциональных взаимоотношений и в качестве причины приводит человеческий фактор*. Кроме того, неоклассики дают рекомендации, предлагая различные человеческие инструменты, которые облегчат взаимодействие этих процессов.
Структура предлагает многочисленные направления человеческого поведения, разрушающего самые лучшие планы организации и противоречащего логике человеческих отношений, заложенных в структуре. Неоклассическая теория сосредотачивается на трениях, которые появляются среди людей, выполняющих различные функции.
Широко обсуждается область таких проблем, как линейные и функциональные взаимоотношения. Многие компании испытывают трудности в сохранении гармонии линейных и функциональных взаимоотношений.
Конечно, линейно-функциональные отношения представляют только одну из проблем большинства структурных конфликтов, описанных неоклассиками. Очень часто неоклассики предлагают средства для устранения конфликтов в структуре. Среди наиболее важных формул, приводящих к гармонии, рассматриваются: советы молодых, участие работников в управлении снизу доверху, признание человеческого достоинства и более тесное общение.
Норма управляемости* (объем управления) - это функция человеческого фактора, а сокращение этой нормы до точной, универсально соответствующей пропорции, согласно неоклассикам, является глупостью. Норму управляемости определяют индивидуальные различия в управленческих способностях, тип людей, и объем контролируемых функций, и степень эффективности связей.
Причастность людей к типу возникающей структуры оказывается связанной с вопросом нормы управляемости. Значит ли это, что вертикальная структура с коротким объемом или горизонтальная структура с широким объемом будет больше способствовать хорошим человеческим отношениям и высокому моральному духу? Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации. Небольшая норма (короткий объем) приводит к жесткому контролю; большая норма (широкий объем) требует большой доли делегирования с большей свободой. Однако же существует тенденция предпочитать более свободную форму организации по причине того, что вертикальные структуры порождают деспотичное лидерство, на которое часто указывают как на причину низкого морального духа.
Взгляд неоклассиков на неформальную организацию. Ничего, кроме простого упоминания о неформальной организации, не дается даже в самых последних классических трактатах по теории организации. Систематическое обсуждение этой формы организации оставлено неоклассикам. Под неформальной организацией подразумеваются люди, входящие в групповые ассоциации на работе, но эти ассоциации не зарегистрированы официально. Неформальная организация* означает естественные группировки людей в рабочей ситуации.
В общих чертах, неформальная организация появляется в ответ на социальную потребность - потребность людей общаться друг с другом. Однако для аналитических целей это объяснение не является вполне удовлетворительным. Исследование выявило следующие более специфические факторы, лежащие в основе появления неформальных организаций.
- Фактор местонахождения просто констатирует, что для того, чтобы сформироваться в группы более длительного характера, люди должны иметь частые межличностные контакты. Таким образом, география физического местонахождения на предприятии или офисе является важным фактором в предсказании того, кто будет в какой группе.
- Род занятий - главный критерий, определяющий возникновение и состав неформальных групп. У людей, выполняющих схожие работы, имеется тенденция группироваться вместе.
- Интересы - еще один фактор для формирования неформальной группы. Даже если люди находятся в одном и том же месте, выполняют схожие работы, различие интересов у них объясняет, почему возникает несколько маленьких неформальных организаций вместо одной большой.
- Определенные проблемы часто приводят к образованию неформальных групп, но этот фактор ставится отдельно от трех предварительно упомянутых. В этом случае люди, которые не обязательно имеют схожие интересы, род занятий или место работы, могут соединяться для общего дела. Как только проблема решена, возникает тенденция возвратиться к более естественным групповым формам. Таким образом, особые причины вызывают появление довольно непостоянных неформальных ассоциаций; группы, основанные на других трех факторах, имеют тенденцию сохраняться более продолжительно.
Когда неформальные организации* возникают, они приобретают некоторые характерные признаки. Поскольку понимание этих признаков важно для практики управления, рассмотрим их подробнее.
- Неформальные организации действуют как группы общественного контроля. Они порождают культуру, основанную на определенных нормах поведения, которые, в свою очередь, требуют согласованности среди членов группы. Эти стандарты могут противоречить набору ценностей, установленных формальной организацией. Так что человек может очень легко оказаться в ситуации противоречивых требований (конфликта требований).
- Форма человеческих взаимоотношений в неформальной организации требует методов анализа, отличных от тех, что использовали для подготовки отношений между людьми в формальной организации. Метод, используемый для определения структуры неформальной группы, называется социометрическим анализом. Социометрия показывает сложную структуру межличностных отношений, которая основана на предпосылках, существенно отличающихся от логики формальной организации.
- Неформальные организации имеют системы статуса и коммуникаций, характерные для них самих и не обязательно полученные из формальных систем. Например, система тайного сообщения (слухи), называемая "виноградной лозой", является предметом глубокого изучения неоклассиков.
- Выживание неформальной организации требует устойчивых продолжительных отношений между людьми. Неформальная организация, как показали наблюдения, сопротивляется изменениям. Поэтому неоклассиками значительное внимание уделяется преодолению неформального сопротивления изменениям.
- Последний аспект анализа, который должен быть центральным во взглядах неоклассиков на неформальную организацию, - это изучение неформального лидера. Обсуждение ведется вокруг того, кто такой неформальный лидер, как он принимает эту роль на себя, какие характеристики являются основными для него и как он может помочь менеджеру выполнять его цели в формальной организации.
Этот краткий обзор некоторых основных аспектов теории неформальной организации до сих пор пренебрегал одной важной темой, рассматриваемой неоклассической школой. Это способ, с помощью которого взаимодействуют формальные и неформальные организации.
Общепринятый взгляд на взаимодействие этих двух организаций - это принцип "Живи и дай жить другим". Управленческий аппарат должен признать, что неформальная организация существует, ничто не может разрушать ее, и поэтому менеджер мог бы с таким же успехом работать с ней. Работать с неформальной организацией - значит не угрожать её существованию без необходимости, прислушиваться к мнениям, выражаемым от имени группы её лидером, разрешать группе участвовать в процессах принятия решений, и управлять работой "виноградной лозы" путем незамедлительной выдачи точной информации.
В то время как этот подход в основном сконцентрирован на управлении, было бы разумным ожидать, что стандарты и нормы неформальной группы могли бы сказаться на политике формальной организации. Задуманная попытка менеджеров установить рабочие отношения с неформальной организацией могла бы привести к ассоциации, где и формальные, и неформальные взгляды были бы приближены одни к другим. Опасность, которую любой ценой нужно избегать, состоит в том, чтобы работа с неформальной организацией не превратилась в манипуляции по обработке общественного мнения.
Некоторые неоклассические работы по теории организации, особенно исходящие из управленческо-ориентируемого сегмента этой школы, создают впечатление, что формальные и неформальные организации определены и в то же время являются абсолютно противоречащими элементами в компании. Взаимодействие, которое происходит между ними, сродни взаимодействию между компанией и профсоюзом, или правительственным агентством, или другой компанией.
Понятие социальной системы - это еще один подход к атмосфере взаимодействия. В то время как это понятие вполне можно классифицировать как неоклассическое, оно граничит с современными теориями организации. Фраза "социальная система" означает, что организация - это комплекс взаимозависимых, но переменных факторов.
Эти факторы включают характеристики личности и их отношения, мотивы, работу, условия физического труда, формальные и неформальные организации. Эти и многие другие факторы вплетены в общую модель взаимозависимости. С этой точки зрения формальные и неформальные организации теряют их отчетливость, но находят реальное значение в человеческом поведении, в действиях системы в целом. Таким образом, изучение организации отходит от описания её составных частей и вновь фокусируется на системе взаимосвязей между них.
Одним из главных вкладов исследований Хоторна является разработка метода анализа для изучения поведения в человеческих организациях. Эта концепция все еще жизненно важна и сегодня. Но, к сожалению, некоторые работы в области человеческих отношений, предпринятые неоклассиками, упустили или, возможно, проигнорировали значение этой идеи.
Глубокое проникновение в социальную систему, разработанное исследователями Хоторна и примененное к области промышленности, не нашло дальнейшего развития в последующей работе неоклассичекого течения. Действительно, неоклассическая школа после исследований Хоторна в основном, казалось, удовлетворялась тем, что занималась описательными обобщениями или детализированными эмпирическими исследованиями, которые не имели большого значения вне их собственного контекста.
Неоклассический подход обеспечил ценный вклад в знания об организации. Но, подобно классической теории, неоклассическая доктрина страдает от неполноты, близорукой перспективы и недостатка интеграции среди множества граней человеческого поведения, ею изучаемого. Современная теория организации сделала шаг к исправлению недостатков существующих теоретических знаний.
Пурлик В. М., Тулаева Н. И. Маркетинг: ключ к успеху. М., 1991. С. 24.
Современная теория организации
Отличительными качествами современной теории организации (СТО) являются: её концептуально-аналитическая основа, её расчет на данные эмпирических исследований, и, прежде всего, её объединяющий характер. Эти качества сформулированы в философии, которая утверждает, что единственным и значимым путем изучения организации является путь изучения её как системы.
Современная теория организации никоим образом не является единообразной теорией. Каждый автор и исследователь выделяет что-нибудь свое, когда рассматривает систему. Возможно, наиболее очевидной объединяющей нитью в изучении систем является попытка рассматривать организацию в её целостности. Изучение системы должно опираться на метод анализа, включающий систему изменения взаимозависимых переменных. Конечно, человеческие системы содержат огромный набор зависимых переменных, что делает возможность разобраться в них задачей более трудной, чем одновременное решение самых сложных уравнений.
Системный анализ стремится исследовать организацию как систему взаимозависимых переменных. В результате современная теория организации, которая признает системный анализ, поднимает концептуальный уровень изучения организации над классической и неоклассической теориями. Современная теория организации задает и дает ответ на ряд взаимосвязанных между собой вопросов, которые серьезно не рассматривались двумя другими теориями.
Ключевые вопросы, задаваемые СТО:
- Что является стратегическими частями системы?
- Какова природа их взаимозависимости?
- Каковы главные процессы в системе, которые связывают части вместе и облегчают их соответствие друг другу?
- Какие цели преследуют системы?
К числу главных составляющих, включаемых в системный анализ входят: части и их взаимодействие, связующие процессы и цели систем.
Части системы и взаимозависимость. Первая и основная часть системы - человек и индивидуальные качества, которые он привносит в организацию. Первоосновой личности, индивидуума являются мотивы и отношения, которые обусловливают диапазон желаний и которые он надеется удовлетворить, работая в определенной системе.
Вторая часть системы - формальное распределение функций, обычно называемое формальной организацией. Формальная организация представляет собой модель взаимосвязанных работ, которые составляют структуру системы. В условиях формальной организации основной конфликт* вытекает из требований, предъявляемых системой, и диапазоном желаний личности. В любом случае человек имеет какие-то ожидания относительно работы, которую он должен выполнить; и, наоборот, работа предъявляет требование к тому, как человек должен её выполнять. Значительное внимание в современной теории организации уделяется несоответствиям, возникающим в результате взаимодействия организационных и индивидуальных требований.
Третья часть в системе организации - неформальная организация. Выше было уже достаточно много сказано о её природе. Но следует отметить, что между человеком и неформальной группой существует модель взаимодействия. Это взаимодействие удобно объяснить как взаимное приспособление требований. Неформальная организация требует от своих членов определенного поведения, а человек рассчитывает получить удовлетворение от общения с коллегами. Оба эти набора ожиданий организации и человека взаимодействуют, в результате чего человек приводит свое поведение в соответствие с требованиями группы, а группа, возможно, изменяет требование к человеку в силу воздействия личности на нормы поведения группы.
Многое из того, что сказано относительно различных требований в организации, можно также трактовать, используя понятия статуса и роли (четвертая часть).
Современная теория организации опирается на результаты исследования в области социальной психологии, связанные с эквивалентными моделями поведения, вытекающими из требований, предъявляемых к роли индивидуума как формальными, так и неформальными организациями, и того, как личность воспринимает эту роль. Процесс слияния - это сила, которая действует, чтобы объединить расходящиеся элементы вместе для сохранения целостности организации. Процесс слияния в значительной степени связан с модификацией ролевых ожиданий.
Пятая часть системного анализа - физическая среда, в которой совершается работа. Хотя этот элемент системы и входит косвенно в то, что уже сказано относительно формальной организации и её функций, полезно отделить эти понятия. Говоря о физической среде в процессе работы, в сложных системах происходят взаимодействие пары "человек - машина". Инженер не может подходить к таким взаимоотношениям с чисто технической, инженерной точки зрения. Эти проблемы находятся в компетенции социального теоретика. Внимание должно быть сосредоточено на откликах о качестве выполнения упорядоченной производственной функции с перспективой уменьшения погрешности в системе. С этой точки зрения работа не может быть эффективно организована, если не принимать во внимание психологические, социальные, и физиологические характеристики людей, участвующих в этой работе. Машины и процессы следует разрабатывать так, чтобы они удовлетворяли определенным общепризнанным психологическим и физиологическим свойствам людей, а не приспосабливать людей к машинам.
В заключение можно сказать, что части системы, которые имеют стратегическое значение, - это человек, формальная структура, неформальная организация, модели статуса и роли, и физическая среда работы. Все эти части соединены в единую конфигурацию, называемую организационной системой. Рассмотрим процессы, которые связывают эти части.
Связующие процессы. С большой долей уверенности можно говорить о том, что все части, упомянутые выше, являются взаимосвязанными. Хотя это утверждение достаточно справедливо, оно не играет большой роли в теории систем, если не будут сделаны некоторые попытки анализа процессов, благодаря которым достигается это взаимодействие. Ролевая теория посвящена определенным процессам взаимодействия. Кроме того, современные теоретики организации указывают еще на три других связующих вида деятельности, которые оказались универсальными для организационного поведения в условиях социальных систем. К числу связывающих процессов относятся: коммуникация, баланс и принятие решений.
Коммуникация* часто упоминается в неоклассической теории, но акцент здесь ставится на описании форм коммуникативной деятельности (то есть формальная - неформальная, вертикальная - горизонтальная, линейно-функциональная). Коммуникации как механизм, связывающий части организации в единое целое, рассматриваются путем глубоко обдуманного анализа.
Одним из аспектов современной теории организации является изучение сети коммуникаций в системе. Коммуникация рассматривается как метод, благодаря которому возможно взаимодействие различных частей системы. Коммуникация действует не только как стимул, выражающийся в определенной деятельности, но и как контролирующий и координирующий механизм, связывающий центры принятия решений в системе в синхронизированную модель. Организации состоят из частей, осуществляющих коммуникационные связи между собой, получающих сообщения из внешнего мира и хранящих информацию. Все эти коммуникационные функции, взятые вместе, составляют модель системы в целом.
Понятие баланса как связующего процесса включает в себя ряд некоторых довольно сложных идей. Баланс относится к уравновешивающемуся механизму, посредством которого различные части системы сохраняются в гармонично структурной связи друг с другом.
Необходимость баланса логически вытекает непосредственно из самой природы систем. Невозможно вообразить себе упорядоченную связь между частями системы, не введя понятия идеи стабилизирующего или адаптирующего механизма.
Баланс бывает двух разновидностей - полуавтоматическим и инновационным. Обе эти формы баланса действуют для обеспечения целостности системы в изменяющихся условиях, внутренних или внешних по отношению к системе ,22. Первая форма баланса, полуавтоматическая, относится к тому, что некоторые называют гомеостатическими, постоянными свойствами систем. Это значит, что система проявляет встроенные склонности к поддержанию устойчивых состояний. Если социальные организации являются открытыми саморегулируемыми системами, то возникает вопрос, насколько для таких систем необходимы управляющие и регулирующие процессы. Проблема заключается в том, насколько в системах, адаптирующихся к переменам, стабилизирующие процессы являются автоматическими. Марч и Саймон дают интересный ответ на эту проблему, который частично базируется на типе изменений и на том регулировании, которое необходимо для адаптирования к этому изменению. Системы имеют программы действия, включающиеся, когда нужно произвести изменение. Если изменение относительно незначительно, и если оно наступает в пределах установленных программ действия, то можно довольно уверенно предсказать, что адаптация, выполненная системой, будет полуавтоматической.
Теперь нужно исследовать роль инновационных, творческих балансирующих усилий. Потребность в инновации* возникает, когда адаптация к изменению находится вне области действия существующих программ, разработанных с целью сохранения баланса в системе. В этом случае должны быть разработаны новые программы, чтобы система сохранила внутреннюю гармонию.
Новые программы создаются путем поиска возможных альтернатив действий по преодолению конкретного изменения методом проб и ошибок. Но пределы усовершенствования ограничены возможностями, определяющимися количеством и разнообразием информации, представленной в системе в определенное время. Новые комбинации альтернатив для инновационных целей зависят от:
- производственной мощности системы, или способности выдавать информацию;
- количества доступной информации в памяти системы;
- действующей программы, управляющей анализом и потоком информации в пределах системы;
- способности системы "забывать" ранее принятые решения.
Система со слишком хорошей памятью может сузить свой поведенческий выбор до размера, который подавит любые инновации.
Многое из того, что сказано относительно коммуникации и баланса, напоминает кибернетическую модель, в которой оба этих процесса выполняют жизненно важные роли. Кибернетика* имеет дело с обратной связью и контролем во всех видах систем. Её цель состоит в том, чтобы поддерживать стабильность системы в ходе изменения. Кибернетику нельзя изучать, не рассматривая сети коммуникаций, потоков информации и некоторого рода процесса балансирования, имеющего целью сохранение целостности системы.
Кибернетика направляет внимание на ключевые вопросы, касающиеся системы. Эти вопросы таковы: как коммуникационные центры связаны между собой и как они работают? Следствие к этому вопросу: какова структура системы обратной связи? Далее, какая информация хранится в организации и в каких точках? И как следствие: насколько доступна эта информация центрам принятия решений? Третий вопрос: насколько сознательно организация подходит к управлению собственными частями, то есть до какой степени определяющие политику центры получают контрольную информацию с достаточной частотой и достоверностью, чтобы ясно представлять действия сегментов системы? И наконец, каковы способности системы к обучению (инновации)?
Ответы на вопросы, поставленные кибернетикой, являются решающими для понимания процессов балансирования и коммуникации в системах. Хотя кибернетика* применяется в значительной степени к техническим проблемам автоматизации, модель обратной связи, контроля и регулирования во всех системах имеет много общего. Кибернетика - плодотворная область, которая может использоваться, чтобы синтезировать процессы коммуникации и баланса.
Широкий спектр тем, имеющих дело с типами решений в социальных системах, представляет собой основу для анализа другого важного процесса в организациях. Анализ принятия решения - одно из главных вкладов Марча и Саймона в их книге "Организации". Два основных класса решений, которые имеют место в организации, - это принятие решения* о производстве и об участии в системе.
Принятие решения* о производстве является в значительной степени результатом взаимодействия между индивидуальным поведением и требованиями организации. Анализ мотивации становится центральным аспектом в исследовании природы и результатов этого взаимодействия. Индивидуальные решения об участии в организации отражаются на таких проблемах, как взаимоотношения между благами, предоставляемыми организацией и требованиями, ею выдвигаемыми. Принятие решения* об участии также фокусируют внимание на причинах того, почему люди остаются в организации или покидают ее.
Принятие решения обычно трактуют как внутренние переменные в организации, которые зависят от работ, индивидуальных ожиданий и побуждений и организационной структуры.
Цели организации. Организация* имеет три цели, которые сами по себе могут быть либо тесно связанными, либо независимыми. Это рост, стабильность и взаимодействие. Последняя цель относится к организациям, которые существуют прежде всего, чтобы обеспечить среду для ассоциаций своих членов, например надомники. Интересно, что эти цели присущи организациям различных форм и уровней сложности, от простых часовых механизмов до социальных систем.
Эта схожесть в целях организаций была рассмотрена большим количеством исследователей и развилась в область знаний, названную "общей теорией систем ", посвященную задаче открытия всеобщих принципов организации. Высшая цель общей теории систем заключается в том, чтобы создать науку о всеобщих принципах организации или, если угодно, универсальную науку, использующую в качестве исходной точки общие организационные элементы, заложенные во всех системах.
Современная теория организации находится на границе общей теории систем. И общая теория систем, и современная теория организации изучают:
- части (личности) в их совокупностях и движение личностей в систему и из нее;
- взаимодействие людей с окружающей средой, заложенное в системе;
- взаимодействия отдельных личностей в системе;
- общие проблемы роста и стабильности системы.
Современная теория организации и общая теория систем схожи в том, что они рассматривают организацию как единое целое. Однако же они различаются в масштабах этого обобщения. Общая теория систем занимается системами всех уровней, в то время как современная организационная теория сосредотачивается прежде всего на социальных организациях. Можно было бы задать вопрос: какую пользу может получить теория организации и управления от изучения систем других уровней? Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо отметить, что представляют собой эти системы других уровней. Боулдинг предлагает удобный метод классификации систем:
Статическая структура - уровень построения анатомии системы, т.е. структуры системы; например, структуры вселенной.
Простая динамическая система - уровень часового механизма, предопределяющего необходимые движения.
Кибернетическая система - уровень термостата, система движется, чтобы сохранить равновесие через процесс саморегулирования.
Открытая система - уровень самостоятельных систем, система двигается вперед и включает живые организмы.
Генетически - социальная система - уровень клеточного общества, характеризуемого разделением труда между клетками.
Животные системы - уровень подвижности, свидетельствует о поведении, ориентированном на конкретную цель.
Человеческие системы - уровень интерпретации символов и передачи идеи (идейной коммуникации).
Социальная система - уровень человеческих организаций.
Трансцендентальные системы - уровень пределов и абсолютов, которые демонстрируют системную структуру, но по существу непознаваемы.
Подобный подход к изучению систем с помощью нахождения всеобщих принципов, общий на всех уровнях организации, предлагает интересные возможности для теории управления организацией. Путем нахождения аналогов в системах более простых типов можно пролить свет на социальные системы. Например, характеристики кибернетических систем схожи с такими свойствами социальных организаций, как обратная связь, стабилизация и феномен контроля. Таким образом, некоторые грани кибернетических моделей можно было бы сравнить с социальной организацией. Однако при этом следует иметь в виду, что неправильно подобранные аналоги представляют собой большую опасность. Поверхностные подобия между более простыми формами систем и социальными системами очевидны всюду. Основанные на инстинктах общества муравьев, например, не выдают особенно поучительных уроков для понимания рационально задуманной человеческой организации. Следовательно, следует позаботиться о том, чтобы аналогии, предлагаемые для соединения уровней систем, не были бы простым упражнением в красноречии. Для того, чтобы аналогии были полезными и ценными, они должны демонстрировать свойственные им структурные подобия или скрытые идентичные эксплуатационные принципы, действия.
Современная теория организации почти неизбежно ведет, как было показано, к обсуждению общей теории систем. Наука о всеобщих принципах организации имеет множество приверженцев, особенно среди биологов. Теоретики организации в науке управления не могут позволить себе упускать из виду вклад общей теории системы. Действительно, понятия СТО могли бы предложить многое тем, кто работает с общей теорией систем. Но идеи, относящиеся к общей теории, являются в огромной степени иллюзорными. Мы имеем полезную общую теорию, хотя в сущности при недостатке измеримости это лишь имитация знания. Неспособность определить (количество) и измерить элементы универсальной организации подрывает успех практических исследований, к которым могла бы быть применена общая теория системы.
Теория организации: куда идем? Большинство наук имеют свое видение мира, который они изучают, и наука управления не исключение. Этот мир состоит из определенных частей. Одна из целей науки состоит в том, чтобы синтезировать части в организованную концепцию области изучения. По мере того, как наука развивается, её положения о строении мира изменяются. Мы кратко коснемся направления изменений в трех науках: физике, экономике и социологии, чтобы сравнить их с развитием управленческого взгляда на человеческую организацию.
Вообще, физика, экономика и социология схожи в двух основных аспектах. Во-первых, они предложили макроточку зрения как начальное систематическое понимание их области изучения. Во-вторых, по мере того, как наука развивалась, больше внимания стали уделять анализу частей организации, нежели системе в целом. Это микропериод.
В физике и экономике некоторые ученые высказали недовольство постоянным распылением мира вселенной. Реакцией на микроподход была новая теория или теории, занимающиеся всей системой, снова на макроуровне. Этот третий период научного развития кажется более очевидным в физике и экономике, чем в социологии.
Причина этого макро-микро-макро порядка научного прогресса лежит, возможно, в гипотезе, что обычно проблемы, пришедшие человеку в голову в первую очередь, имеют для него величайшую ценность. Ученый пытается обнаружить порядок в бесконечности. Но после того, как макрозаконы или модели систем сформулированы, появляются отклонения, которые требуют анализа не столько целой системы, сколько в рамках отдельных частей, которые её составляют. Затем интенсивное изучение микромира может привести к созданию новых общих законов, вытесняющих старые модели организации. Старая и новая модели могут также стоять рядом, причем каждая объясняет различные классы явлений. Или старые и новые концепции организации могут слиться и произвести единый творческий синтез.
Теперь зададимся вопросом: как это все связывается с проблемой организации в науке управления? Похоже, что концепции организации прошли тот же самый путь развития в этой области, как и в трех только что упомянутых. Очевидно, что классическая теория организации занимается принципами, общими для всех организаций. Это макроорганизационный взгляд.
Множество отклонений от классической модели управления явились результатом человеческого поведения. Единственный способ понять эти отклонения - подвергнуть микроскопическому исследованию специфические ситуационные аспекты человеческого поведения. Таким образом, роль неоклассической школы - микроанализ.
Наблюдали и ранее, что где-то в процессе исследования концепция социальной системы, которая является ключом к пониманию исследований Хоторна, уходит на задний план. Возможно, идея настолько очевидна, что исследователи и авторы работ о человеческих отношениях упускали её из виду. В любом случае давление исследований, проводимых в мире неформальной организации, проблемы морального духа и продуктивности, лидерства, участия и т. п. вытеснили понятие социальной системы в область забвения. А теперь, с появлением современной теории организации, идея социальной системы возродилась.
Эта школа утверждает, что её действующая гипотеза основана на макроточке зрения, то есть изучении организации в целом.
Человеческое поведение в организациях, да и саму организацию, не возможно адекватно понять в рамках основных правил классической и неоклассической доктрин. Познание человеческой организации требует творческого синтеза огромного количества эмпирических данных, высокого уровня дедуктивных рассуждений, изучения образного исследования, понимания индивидуальных и социальных ценностей. Достижение всех этих целей и включение их в структуру понятия системы является задачей современной теории организации.
Современная теория организации нуждается в инструментах анализа и создании концептуальной структуры, присущей именно ей, но она должна также впитать достижения многих других областей знаний. Может случиться, что эта структура будет исходить из общей теории системы. Новые области исследования, такие как теории решения, теории информации и кибернетика* , дают возможность рассчитывать на появление новых аналитических и концептуальных средств. Современная теория организации представляет собой передовой край исследований, имеющий большое значение для управления. Потенциал огромный, потому что он дает возможность объединить то, что является ценным в классической теории, с социальными и естественными науками в систематизированную и интегрированную концепцию человеческой организации.
Понятие и сущность организации
В России, да и в мировой практике до сих пор нет целостной научной теории организации. Об ущербности отсутствия целостной организационной науки указывал наш современник академик А. И. Берг. Он посчитал, что из-за отсутствия целостностной организационной науки КПД самого "отсталого", ушедшего в историю производства равнялся 8% (0,08), что означает: из каждых 100кг угля, заброшенных в топку паровоза только 8кг шло на полезную тягу, остальные 92кг "улетали в трубу" (термин "улетали в трубу" стал всеобщей оценкой малоценной, низкоэффективной деятельности). КПД 4% (0,04) для общественного производства означает: если в развитие производства вложить один миллион рублей, то только 40 тысяч пойдут на пользу, а остальные 960 тысяч рублей "улетят в трубу".
Поскольку на сегодня в мировой практике нет целостной научной теории организации, то необходимо попытаться сформулировать её предмет, элементы теории организации, обеспечивающие объективные условия их организованности и управляемости, логику структурообразующей модели теории организации.
Возникновение таких обобщенных наук и теорий, как "всеобщая организационная наука (тектология)" А. Богданова, "общая теория систем" Л. фон Берталанфи, "кибернетика" Н. Винера и других все таки не привело к разработке единой организационной теории, основанной на знании универсальных законов организации систем. Ни одно из указанных построений не может претендовать на звание всеобщей организационной теории, так как каждое из них вскрывает лишь одну или несколько сторон организации систем.
У Богданова А. выдвинутые им принципы организации почти все опираются на механическое (физическое) представление о сущности организации и поэтому сводятся к законам механического взаимодействия элементов. Важнейшая часть общей теории Л. Берталанфи - теории открытых систем также перенесена из физики и по существу является физической теорией, а не теорией организации систем.
М. И. Сетров справедливо замечает, что определение "системы" через понятие "элемент" чрезвычайно абстрактно, тогда как понятие организации в высшей степени содержательно [ ]. На это обстоятельство указывает и Р. Эшби, отмечая, что большая содержательность этого понятия и затрудняет его определение[ ].
Определение организации через взаимодействие её частей, её элементов легко объяснимо: без взаимодействия частей, элементов, нет организации.
Даже в интуитивном понимании организации отражается момент единства целесообразности действующих частей, которые в организованном объекте выступают как структурные подразделения. Структурные подразделения являются таковыми только потому, что они реализуют относительно всей организации определенную функцию, их действие функционально и потому целесообразно.
При этом функцию можно определить как отношение части к целому, при котором само существование или какой-либо вид проявления части обеспечивает существование или какую-либо форму проявления целого. Таким образом функциональный подход к системе отражает и целесообразность её организации.
Методологической основой теории организации является: системный подход*, общая теория систем и кибернетика*. Отметим что теория организации создается в рамках основополагающих принципов системного подхода (см § 1.3.1.).
Системный подход* является методологией анализа и синтеза объектов природы, науки и техники, организационных и производственных систем.
Для выдвигаемых теорией организации концепций важное признание, что понятие организации отражает структуру и свойства реальных объектов. Представляя объект проектирования или совершенствования как систему с заданными целями и желаемыми свойствами, мы формируем его возможные схемы, планы и структуры. Поэтому категория системы есть научный инструмент исследования объектов, процессов и управления ими.
Применительно к объекту теории организации под системой понимается совокупность или комбинация взаимосвязанных элементов или частей, образующих комплексное единое целое, определенным порядком взаимодействующих для достижения заданной цели.
Между элементами (частями) в системе устанавливаются определенные отношения, обуславливающие те или иные её свойства. Эти отношения и свойства, характеризующие взаимосвязь, упорядоченность и взаимодействие данных элементов, являются конкретным проявлением главного принципа системного подхода - целостности системы. Этот принцип отвечает основным требованиям материалистической диалектики о рассмотрении как материальных объектов, так и отражающих их процессов мышления в диалектическом единстве, взаимосвязи и динамическом взаимодействии.
Логика структурообразующей модели теории организации. Остановимся на аспектах системного подхода, позволяющих научно обоснованно решать задачи оптимизации структуры и функционирования больших и сложных систем. Исходя из сущности понятия "система" (взаимосвязь, целостность и взаимодействие), выделяют три определяющих аспекта системного подхода: функциональный, элементный и организационный, образующих логику структурообразующей модели теории организации (рис. 2.1).
Функциональный аспект предполагает изучение и определение функций, которые должна выполнять система и соответствующие её части. Для функциональных частей определяют состав выполняемых процессов, операций или решаемых ими задач и в итоге формируют логику функционирования системы, т.е. функциональный подход к системе отражает и целесообразность её организации.
Элементный аспект предусматривает исследование и построение объекта как системы и установление его элементного состава, что необходимо для целенаправленного обеспечения целостности системы при её проектировании.
Организационный аспект устанавливает структуру системы, ясную и точную цель для каждой структурной части последней и реализует задачи, предписанные функциональным назначением. Наличие структуры (организации), объединяющей элементы в единое целостное образование, определяющей правила и направленность взаимодействия элементов объекта, является необходимым условием существования системы.
Обеспечение при создании или совершенствовании системы и её частей взаимосвязи и единства указанных трех аспектов системного подхода позволяет упорядочить и упростить организацию и управление системы, достичь целостности частей и приобретения ими качественно новых свойств. Для технического решения этих задач могут быть применены методы декомпозиции, агрегирования, создания независимой (блочной) структуры и др.
При построении систем, процессов и их моделей требуется:
- правильно определить цель и критерий эффективности их достижения;
- обеспечить целостность состава элементов для достижения заданной цели;
- установить план функционирования, определяющий порядок взаимодействия элементов для реализации функций по достижению заданной цели;
- в зависимости от постановленной цели сформулировать состав функциональных, элементных и организационных частей с нахождением оптимального соотношения между указанными тремя составляющими подсистемами как в объекте (управляемой части), так и в субъекте управляющей части системы;
- в реальной системе или её модели помимо целостности должен соблюдаться принцип замкнутости контура прямой и обратной связи.
Структурно-информационная модель управляемой и управляющей части системы приведена на рис 2.1. Последовательность взаимосвязей частей на стадии проектирования новой системы (объекта) или на стадиях планирования и управления действующей системой показаны на схеме цифрами.
Рис 2.1. Структурно-информационная модель системы 
- встроенные регуляторы
Возможны и другие аспекты системного подхода: интегративный, предусматривающий изучение основных факторов формирования системы и её функционирования; коммуникационный, заключающийся в рассмотрении внешних связей системы и факторов, оказывающие на неё возмущающее воздействие.
Важно, однако, подчеркнуть, что независимо от избираемого варианта членения системного подхода к совокупности аспектов требуется подходить как к системе. В противном случае, например при абсолютизации роли одного из них, могут быть нарушены целостность и единство самого системного подхода.
Применительно к организационному аспекту следует иметь в виду, что любая организация обычно рассматривается в двух основных аспектах: пространственном и временном. С организационной точки зрения это означает выделение в системе двух видов структуры: экстенсивной и интенсивной. "Экстенсивная структура существует (развернута) в пространстве, интенсивная - во времени. Организация* есть единство экстенсивной и интенсивной структур, и вне этого единства она не существует. Однако можно сказать, исходя из "генетического принципа", что важнейшей и в определенном смысле "первичной" среди них является экстенсивная структура систем. Действительно, прежде чем начать изменяться во времени, т.е. проявлять динамичность, система должна возникнуть как нечто устойчивое и притом существующее в пространстве". []
Устойчивые связи сосуществующих объектов, то есть экстенсивная структура представляет собой совокупность функциональных связей. Интенсивная структура образуется причинными, генетическими связями.
Для описания экстенсивной структуры применяют пространственную декомпозицию, т.е. вычленяют иерархическую сеть связей элементов системы или связи её с другими системами, являющимися её "окружающей средой". Сеть устойчивых связей элементов системы отражает её внутреннюю структуру (морфологию), а связи с "окружающей средой" - внешнюю структуру. Морфологическая структура системы является трехуровневой: первый уровень образует технологическая, второй - производственная, а третий - организационная структуры. Взаимодействие элементов технологической структуры имеет силовой (энергетический) характер, производственная структура представляет собой сеть потоков предметов труда или продукции, а организационная - сеть преимущественно информационных потоков.
Элементы теории организации и подходы к её определению. Одним из недостатков существующей теории организации является высокая степень абстрактности и потому недостаточная содержательность используемых для этих целей понятий, отсутствие переходных понятий для анализа организации конкретных систем.
Рассмотрим принципиальные вопросы современной теории организации применительно к производственным системам (ПС).
Организация производственных систем - это определенное количественное и качественное сочетание и соединение в пространстве и во времени её личных и вещественных элементов, обеспечивающих ей экономическую и социальную эффективность.
Пространственное сочетание элементов производственной системы находит свое отражение в различных вариантах и формах построения структуры системы, её частей и формирующих их элементов.
Временное сочетание и соединение всех частей и элементов ПС заключается в организации согласованных во времени действий за счет рационального решения сложного комплекса задач системы временного планирования.
Организацию можно представить как совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое и определенным образом взаимодействующих для достижения заданной цели. Элементами организации являются:
- функциональные области деятельности организации;
- элементы производственного процесса;
- элементы управления.
Функциональные области - основные виды деятельности, объединенные специфической целью и однородностью выполняемых взаимосвязанных задач, реализация которых необходима для достижения целей организации.
Функциональные области* выступают в качестве объектов менеджмента и определяют их структуру. Типичными функциональными областями являются: маркетинг; производство; НИОКР; финансы; персонал*.
Т а б л и ц а 2 . 1 .
Примеры основных целей функциональных областей организации
Функциональная область | Специфическая цель |
Маркетинг | Обеспечение лидирующего положения на рынке |
Производство | Достижение наивысшей производительности труда в производстве продукции |
НИОКР | Обеспечение конкурентоспособности и непрерывной инновационной деятельности |
Финансы | Поддержание необходимого уровня финансовых результатов |
Персонал | Формирование сильной культуры организации, развитие творческого потенциала и повышение уровня удовлетворенности и заинтересованности работников |
Основными элементами производственного процесса являются: предметы труда, средства труда и сам труд.
В качестве основных элементов управления выделяются:
- функции управления;
- структура управления*.
Определяющие признаки больших и сложных систем. С позиций системных концепций объект нашего изучения - социальные организационные и производственные системы, относятся к разряду больших и сложных систем второго ранга, входящих в состав более широкой системы первого ранга - общества.
Характерными признаками рассматриваемых нами больших и сложных систем являются:
- Участие в системе коллектива людей, механизмов, природной среды и воздействующих на систему возмущающих отклонений;
- Наличие выделяемых частей или подсистем, имеющих содержательный характер деятельности соответственно многоцелевому аспекту функционирования систем;
- Наличие цели функционирования и критерия эффективности достижения цели системой в целом, а также возможность оценивать эффективность функционирования системы в зависимости от движения каждой её части;
- Наличие цели функционирования и критерия цели для каждой части, соподчиненность целей и критериев подсистем общественным целям и критерия (в соотношении как часть к целому), а так же возможность оценивать эффективность функционирования подсистем в зависимости от приложенных к ним управляющих воздействий;
- Иерархическая структура управления* с вертикальными (внешними) и горизонтальными (внутренними) связями между частями, соответственно сочетающая принципы централизованного и децентрализованного управления;
- Наличие достаточного разнообразия и большого числа внутренних связей у каждой подсистемы между её элементами и минимально необходимых внешних связей между частями;
- Циркуляция в системе больших материальных, трудовых и информационных потоков, а отсюда - необходимость организации разветвленной информационной сети, обеспечивающей рациональное функционирование системы.
Отметим, что второй, третий и четвертый признаки характеризуют сложность, а все другие - масштабность (размерность) системы.
Указанные признаки больших и сложных систем должны обязательно учитываться при формировании и построении вновь создаваемых производственных и организационных систем и их подразделений (частей), а также выступать в качестве критериев при анализе правильности построения и функционирования действующих систем.
Изучение теории организации призвано качественно изменить подход к организациям, к пониманию и регулированию протекающих в них процессов и в конечном счете - их адаптации к условиям рыночных отношений.
Приступая к всестороннему изучению организаций, необходимо отдавать себе отчет в том, что существуют коренные различия в трактовке самого термина "организация".
Понятие "организация" имеет три разных толкования: как объект (структура), как процесс и как свойство*.
Организация как объект управления, т. е. понятие "организация" означает объединение совместно работающих людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения определенных общих целей. В этом случае организация отождествляется с понятием структуры, т. е. составом системы и её различных иерархий.
Организация определяется как процесс или деятельность организатора, менеджера, т. е. организация рассматривается как одна из функций управления, направленная на приобретение объектом новых свойств и характеристик.
Организация трактуется как свойство системы - характеризующее степень упорядоченности или организованности (порядка) системы, например, степень упорядоченности движения материальных производственных потоков в пространстве и во времени или степень упорядоченности отношений между людьми.
Рассмотрим понятие организации как объекта управления. Именно такое понимание и положено в основу всего комплекса знаний о теории организаций как научной дисциплины.
Организация организации - вот что представляет собой теория организации.
Организация как объект обладает упорядоченной внутренней структурой. В ней сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Она самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла.
Традиционно организация рассматривается как средство для достижения целей и задач системы.
Разумеется, такой сложный организм, каким является современная организация, не может быть понят, описан и всесторонне изучен только с позиций его формальной структуры и разложения на отдельные части.
Другой плодотворный подход - рассматривать организацию как механизм нейтрализации сил, подрывающих сотрудничество персонала. В этом смысле организация минимизирует конфликт* и уменьшает значение индивидуального поведения, отклоняющегося от ценностей, которые организация установила как заслуживающие внимания. Далее организация повышает стабильность в человеческих отношениях, уменьшая их неуверенность относительно характера системы и человеческих ролей, ей соответствующих. В связи с этим организация повышает предсказуемость действий людей, потому что она ограничивает число поведенческих альтернатив, доступных индивидууму. Как указывает Прейстхус (R. V. Presthus): "Организация определяется как система структурных межличностных отношений: Индивидуумы дифференцированы по авторитету*, статусу и роли, так что в итоге профессиональное взаимодействие предписано: Ожидаемые реакции происходят, в то время как неоднозначность и спонтанность уменьшаются".
В дополнение ко всему этому, организация имеет встроенные гарантии. Помимо предписания допустимых форм поведения для тех, кто соглашается принять их, организация также способна уравновесить влияние действий людей, если они превышают установленные нормы (модели поведения).
Таким образом, наряду со структурным подходом, отражающим преимущественно статику организации, ключевое значение имеет поведенческий угол зрения, нацеленный на выявление динамики организации, ставящий в центр исследований человека, систему отношений между людьми, их компетентность, способности, мотивации к труду и к достижению установленных целей. Людей побуждают объединяться в организации и взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограничения, свойственные каждому человеку в отдельности, и цели, достижение которых требует коллективных усилий. Дополняя друг друга, люди складывают свои способности и влияют на поведение организации в целом в интересах повышения её эффективности. Таким образом, основополагающая задача теории организации - изучение влияния индивидуумов и групп людей на функционирование организации и происходящие в ней изменения, на обеспечение эффективной целенаправленной деятельности и получение необходимых результатов.
В условиях бизнеса теория организации приобретает особую актуальность и значимость. Бизнес нуждается в системе связей между функциями; требует стабильности, непрерывности и предсказуемости в действиях внутри системы и внешних контактах.
Очевидно, что бизнес также нуждается в гармоничных отношениях между людьми в процессе их взаимодействия. Другими словами, деловая организация должна быть относительно свободна от разрушительных тенденций, которые могут быть вызваны расходящимися интересами (потребностями). Фундаментом для удовлетворения этих потребностей служит наука управления. Главный элемент этой науки - теория организации, которая обеспечивает основания для управленческих действий в ряде значительных областей бизнеса.
Основные категории теории организации
Категории теории организации - наиболее общие и фундаментальные понятия, отражающие существенные всеобщие свойства и устойчивые отношения (связи) в процессах и структуре организации.
К числу основных категорий теории организации (организаций*) следует отнести:
- понятие и сущность организации;
- виды организаций;
- общие характеристики организаций;
- миссия организаций*;
- жизненный цикл организаций;
- принципы функционирования организаций;
- внешняя и внутренняя среда организаций;
- организационная культура.*
Понятие и сущность организации. С появлением человека на земле сразу же возникла потребность в организации. Адам попытался наладить отношения с Евой. Вождь первого племени стал таковым благодаря организации. Первое государство возникло как определенным образом организованная система.
Организации окружают современного человека на протяжении всей его жизни. В многочисленных организациях - детских садах, школах, университетах, предприятиях, спортивных клубах - большинство людей проводит большую часть своего времени. Организации создают продукцию и услуги; определяют порядок жизни в обществе и контролируют его соблюдение; являются средством выражения наших интересов и взглядов.
Почему существуют организации? В большинстве случаев люди объединяют усилия и организуются для достижения каких-либо физических, личных или экономических преимуществ. Люди организуются под влиянием убеждения, что это есть наилучший путь для достижения их целей. При этом организация стремится к достижению не только своих формализованных целей, но и личных целей своих членов. Причем этим последним придается не меньшее значение, чем первым. Действительно, если бы организация вдруг оказалась неспособна удовлетворять цели своих работников, то она быстро бы их лишилась.
Важным также является и тот факт, что люди в процессе вступления в организацию жертвуют частью своей свободы. Они делают это с целью достижения личных и организационных целей. То есть термин "организация" представляет собой компромисс между личной независимостью и достижением цели.
Организация* составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента. Поэтому необходимо усвоить, что такое организация и почему ею нужно управлять.
Понятие организации происходит от французского слова organisation - сообщаю стройный вид, устраиваю и имеет три толкования:
- Внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленные его строением.
- Совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.
- Объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.
Организация - это объединение совместно работающих людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения определенных общих целей.
Под организацией следует понимать предприятие, фирму, учебное заведение и т.п. трудовые формирования. При всем различии масштабов, сфер и видов деятельности различных организаций, у них существует несколько общих признаков:
- Наличие конечных целей или по крайней мере одной цели у совместно работающих людей;
- Существование устойчивых связей между членами организации и правил, определяющих порядок этих взаимоотношений, выраженных через организационную структуру* и культуру поведения;
- Постоянное взаимодействие с внешней средой;
- Использование всех видов ресурсов для достижения целей организации.
Организация - сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.
Не познав сущности организаций и не поняв закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни использовать их во благо каждого человека и в интересах всех, ни переходить в их деятельности на современные технологии. Зачем организации нужны, как создаются и развиваются, на каких принципах строятся, почему и как изменяются, какие возможности открывают, почему их участники действуют так, а не иначе, - ответы на эти вопросы призвана дать теория организации, опирающаяся на обобщение новейшего мирового опыта.
Трудно переоценить значение научного обоснования всех сторон формирования и эффективного функционирования организаций для современных условий России, когда происходят трудные и многообразные процессы радикальной смены социально-экономических систем. Новые требования к построению и поведению организаций предъявляют рыночные отношения, предпринимательская активность, переход к различным формам собственности, изменяющиеся функции и методы государственного регулирования и управления. Организации испытывают влияние нарастающих темпов и масштабов революционных изменений в технологической базе производства. Переход к эффективной организации и управлению, построенным на научных принципах, не только необходим, не только возможен, но стал главным условием успешного осуществления экономических реформ. Конкуренция продуктов и услуг стала, в сущности говоря, конкуренцией организаций, используемых форм и мастерства управления ими.
Виды организаций. Классификация организаций осуществляется по следующим признакам:
- отношение к прибыли;
- организационно-правовая форма (форма собственности);
- целевое назначение;
- широта производственного профиля;
- характер сочетания науки и производства;
- число стадий производства;
- расположение предприятия;
- размеры предприятия (рис.2.2)
Кроме того, по критерию формализации различают формальные* и неформальные* организации. Приведенные выше определения "организации" справедливы для формальной организации.
Формальные организации имеют четко поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи; сюда входят все организации бизнеса, государственные и международные институты и органы.
Неформальные организации - это группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. И хотя у них нет официального руководителя (назначенного или выбранного), неформальные организации очень важны и существуют во всех формальных организациях, за исключением, может быть, очень маленьких. Они работают без четко определенных целей, правил и структур; сюда относят все институты семьи, дружбы, неформальных отношений между людьми.
По отношению к прибыли организации подразделяются на коммерческие и некоммерческие. Первые преследуют в качестве основной своей цели достижение определенной прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг, вторые не стремятся извлекать или распределять полученную прибыль между участниками, но могут осуществлять предпринимательскую деятельность, если это способствует достижению целей, ради которых они созданы.
По размерам организации группируются на крупные, средние и малые. К субъектам малого предпринимательства относят:
- в промышленности, строительстве и на транспорте - 100 человек;
- в сельском хозяйстве и научно-технической сфере - 60 человек;
- в оптовой торговле - 50 человек;
- в розничной торговле и бытовом обслуживании населения - 30 человек;
- в остальных отраслях и при осуществлении других видов деятельности - 50 человек.
Размеры средних предприятий по критерию численности занятых определяются в интервале от 100 до 300 человек, крупных - от 300 (а в некоторых отраслях - от 500) человек и выше. Именно последним принадлежит ведущая роль в современной экономике, хотя их число относительно невелико.
В определении организации* было сказано о том, что организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Организации, имеющие набор взаимосвязанных целей, являются сложными организациями.
Pис. 2.2. Классификация организаций по ряду признаков
Общие характеристики организаций. Все сложные организации являются не только группами людей, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики: ресурсы, зависимость от внешней среды, горизонтальное и вертикальное разделение труда, подразделения. Эти общие характеристики позволяют понять, почему, чтобы достичь успеха, организацией нужно управлять.
Ресурсы. В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ограниченных ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией - это люди (человеческие ресурсы), деньги, материалы, технология и информация.
Зависимость от внешней среды. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Организации полностью зависимы от внешней среды - как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами.
Термин "внешняя среда" включает потребителей, поставщиков, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, технику и технологию, международное окружение и другие составляющие.
Горизонтальное разделение труда. Самой очевидной характеристикой организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называют горизонтальным разделением труда.
Классическим примером горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, является производство, маркетинг, и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.
Подразделения. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические, конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами.
Как и целая организация, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, по сути своей большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных подразделений и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.
Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на соответствующие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Таким образом, в организации существует две органичные формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий.
Миссия организации.* Одной из главных задач менеджмента является установление целей, ради достижения которых формируется организация как целостная система. Целевая функция начинается с установления общей цели организации, выражающей причину ее существования. Обычно она обозначается понятием "миссия". В ней детализируется статус предприятия, определяются принципы его работы, дается определение самых важных характеристик организации. Формой выражения миссии, как правило, является устав или другой аналогичный документ, в котором руководство данной организации определяет цели деятельности фирмы и доводит эти идеи до всех работающих.
Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Формулировка миссии организации должна содержать следующее:
- Задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделий, её основных рынков и основных технологий. Проще говоря, какой предпринимательской деятельностью занимается фирма?
- Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.
- Культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри фирмы? Какого типа людей привлекает этот климат?
Хотя миссия, несомненно, имеет чрезвычайное значение для организации, нельзя недооценивать отпечаток, накладываемый на фирму ценностями и целями высшего руководства. Высшее руководство сохраняет и соблюдает определенные ценности, которые проявляются в выборе типа управления, а также в целях организации.
Миссия образует фундамент для установления целей организации в целом, ее подразделений и функциональных подсистем (маркетинг, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия. Цели - это конкретизация миссии организации в форме, доступной для управления процессом их реализации.
Общефирменные цели формулируются и устанавливаются на основе общей миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее руководство. Чтобы внести истинный вклад в успех организации, цели должны обладать рядом характеристик.
Конкретные и измеримые цели. Во-первых, цели должны быть конкретными и измеримыми. Например, первичной целью некоторых фирм является удовлетворение потребностей своих сотрудников. Предполагаемые требования для достижения цели: повысить удовлетворенность своих сотрудников на 10% в год; увеличить продвижение по службе на 15% в год; снизить текучесть кадров на 10% в год. Такое конкретное заявление точно говорит людям, что, по мнению руководства, является требуемыми уровнями формирования довольных сотрудников.
Выражая свои цели в конкретных измеримых формах, руководство создаст четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы. Руководители среднего звена будут иметь ориентир для решения, следует ли направить больше усилий на обучение и воспитание работников. Также будет легче определить, насколько хорошо организация работает в направлении осуществления своих целей.
Ориентация целей по времени. Цели обычно устанавливаются на длительные или короткие временные промежутки. Долгосрочная цель имеет горизонт планирования, приблизительно равный пяти годам, иногда больше - для передовых в техническом отношении фирм. Краткосрочная цель в большинстве случаев представляет собой один из планов организации, который следует завершить в пределах года. Среднесрочные цели имеют горизонт планирования от одного года до пяти лет.
Долгосрочные цели обычно имеют весьма широкие рамки. Организация формулирует их в первую очередь. Затем вырабатывается средне- и краткосрочные цели для обеспечения долгосрочных целей. Обычно, чем ближе горизонт планирования цели, тем уже ее рамки.
Достижимые цели. Цель должна быть достижимой, чтобы служить повышению эффективности организации. Установление цели, которая превышает возможности организации из-за недостаточности ресурсов или из-за внешних факторов, может привести к катастрофическим последствиям.
Взаимно поддерживающие цели. Наконец, чтобы быть эффективными множественные цели организации должны быть взаимно поддерживающими - т.е. действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей. Невозможность целей быть взаимно поддерживающими ведет к возникновению конфликта между подразделениями организации, которые отвечают за достижение установленных целей.
Наукой менеджмента не выработаны какие-либо универсальные правила, применяемые при формировании миссии. Поэтому имеется множество самых разнообразных подходов к определению миссии и к ее содержанию, отражающих оценку роли и значения организации.
Существует широкое и узкое понимание миссии. При широкой трактовке миссия рассматривается как утверждение философии и предназначения, смысла существования организации. Философия организации определяет ценности, верования и принципы, на которые организация будет ориентироваться в своей деятельности.
В случае узкого толкования миссия трактуется как утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется отличие данной организации от других ей подобных.
Главным в миссии является ответ на вопрос: какова, главная цель организации? В качестве примера можно привести формулировку миссии компании "Автоваза" - как предоставление людям транспорта, доступного по цене. Область деятельности фирмы - производство транспорта, с ориентацией на широкий круг потребителей.
Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремление в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие методы будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, так как миссия может существенно ограничить спектр рассматриваемых организационных путей и направлений развития и в конечном счете приведет к неэффективной работе.
Примеры формулировки миссии: акционерное общество, государственное предприятие - деятельность направлена на производство конкурентоспособной продукции, сохранение и развитие научно-технического потенциала общества, поддержание высокого уровня разработок, создание новых рабочих мест и культуры производства, сохранение и защита окружающей среды. Инвестиционная компания - инвестирование капитала в любую область, работающую прибыльно и имеющую потенциал дальнейшего роста.
Жизненный цикл организации. Жизненный цикл организации подобен жизни человека. И не случайно некоторые авторы при рассмотрении стадий развития организации называют такие этапы, как рождение, детство, отрочество и т.д. Как и люди, организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и либо обновляются и процветают, либо, прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго (например, церковь), ни одна не живет без изменений. Новые организации создаются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу.
Широко распространенное понятие о жизненном цикле организаций позволяет видеть: существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.
Жизненный цикл используется для объяснения того, как продукт (услуга) проходит через этапы рождения или формирования, роста, зрелости и упадка.
На основе проводимых исследований и обобщения накопленного опыта стадии жизненного цикла организации можно представить в следующем виде (табл. 2.2).
Т а б л и ц а 2 . 2 .
Жизненный цикл организации
N п/п | Стадии | Характеристика |
1. | Рождение | Целеустремленность, способность рисковать, сплоченность и взаимодействие, преданность делу, работоспособность, новизна продукции, малые масштабы. |
2. | Детство | Опасный период (неудача из-за некомпетентности и неопытности руководителя). Стабилизация расходов и ассортимента продукции, рост масштабов. |
3. | Юность | Рост организации рывками, становление планирования, разработка бюджетов, прогнозов, увеличивается прием на работу специалистов, стабилизация управленческой структуры, повышается качество управления. |
4. | Зрелость | Экспансия, дифференциация, диверсификация. Самостоятельность структурных подразделений, делегирование полномочий, организация обучения, оценка эффективности. Борьба за власть, нарастание самодовольства, благодушие, темпы роста замедляются. |
5. | Старение | "Закупорка артерий" - бюрократическая волокита, слабая мотивация, громоздкая система контроля, закрытость новым идеям. Падение прибыли. |
6. | Обновление или банкротство | Новая команда руководителей, перестройка структуры (реорганизация), программа внутреннего организационного развития, обновление продукции или ликвидация организации. |
Принципы функционирования организации. Разработка проблем научного управления, развернувшаяся в начале XX столетия и сосредоточившая свое внимание на деятельности и специализации руководителя, столкнулась с необходимостью анализа построения и создания принципов функционирования организации в целом. Ответом на эту потребность практики стали работы Генри Файоля, предложившего ряд организационных принципов (правил). Он рассматривал искусство управления как выбор соответствующих (правил) принципов для данной ситуации. Файоль предложил четырнадцать принципов, хотя и утверждал, что их может быть намного больше (разделение труда, власть и ответственность, дисциплина, единоначалие и др.). Реализация принципов управления приводит организацию к успеху и наоборот (см. § 1.1.2 ).
https://de.ifmo.ru/
