Как управлять удаленной командой

 

Алексей Клочков

По данным исследования НИУ ВШЭ, более 60% руководителей российских компаний отмечают положительный эффект от привлечения дистанционных сотрудников к постоянной работе и проектам. Однако руководителям, привыкшим к личному взаимодействию с командой в офисе, может быть сложно выстроить такие же эффективные процессы в онлайн-формате. В этой статье рассказываем о преимуществах и особенностях работы с удаленными сотрудниками.

Преимущества работы с удаленной командой

Правильно организованная работа распределенной команды дает бизнесу ряд преимуществ:

• Отсутствие привязки к локации при найме. Удаленный формат работы позволяет работодателям привлекать лучших специалистов независимо от их местонахождения. Это особенно важно для отраслей, где спрос на квалифицированных специалистов превышает предложение.
• Более высокая производительность. Работая удаленно, люди не отвлекаются на офисную суету, беседы с коллегами и незапланированные встречи, поэтому лучше концентрируются на задачах и эффективнее используют рабочее время.
• Снижение операционных расходов. Отсутствие необходимости платить за аренду больших офисных помещений, оборудование рабочих мест, питание персонала, проезд и т.д. позволяет компании направить сэкономленные средства на развитие бизнеса, обучение сотрудников или совершенствование IT-инфраструктуры для удаленной работы.
• Обеспечение work-life balance персонала. Работа в комфортной для себя обстановке и экономия ресурсов на ежедневных поездках в офис снижает уровень стресса сотрудников, что положительно влияет на их мотивацию и вовлеченность. В итоге компании получают более счастливых и эффективных специалистов.

Процент российских компаний, в которых предусмотрен удаленный формат работы

Сложности, с которыми сталкиваются удаленные команды

Несмотря на преимущества, удаленные команды сталкиваются и с вызовами:

• Сложности с синхронизацией. Сотрудникам, находящимся в разных часовых поясах, бывает сложно найти удобное для всех время встреч. Из-за этого важная информация передается не всегда своевременно, что может приводить к задержкам в принятии решений и замедлению рабочих процессов.
• Нарушенная коммуникация. При онлайн-общении возрастает риск недопонимания: сотрудники могут неправильно считывать интонацию и посыл коллег, из-за чего в команде происходят конфликты. Кроме того, в большом количестве сообщений в почте и корпоративных мессенджерах могут теряться существенные детали и договоренности.
• Снижение вовлеченности. Недостаток личного общения и корпоративных офлайн-мероприятий негативно сказывается на вовлеченности персонала. Сотрудники могут чувствовать себя изолированными, не понимать, что происходит в компании и какова их роль в команде.
• Высокие риски выгорания. Находясь в одном офисе, руководителю легче заметить, что сотрудник перегружен: например, не обедает или часто задерживается допоздна. В удаленном формате это сделать невозможно, поэтому многие специалисты регулярно перерабатывают и быстро выгорают.

Рекомендации по управлению удаленной командой

Организуйте рабочее пространство

Прежде всего работодателю необходимо обустроить рабочие места удаленным сотрудникам. Не стоит думать, что все инструменты есть у них по умолчанию. Минимум, который требуется: компьютер, веб-камера, гарнитура, стабильный скоростной интернет. Узнайте у подчиненных, всего ли оборудования им хватает или что-то нужно докупить. Если компания предоставляет корпоративную технику, то ее можно отправить курьерской службой. Если такой возможности нет, или сотрудник находится в другом городе или стране, можно компенсировать расходы на ее приобретение. Также необходимо обеспечить техподдержку и осуществлять ремонт оборудования за счет компании.

Для эффективной совместной работы используйте таск-трекеры — их функционал позволяет ставить задачи, отслеживать время их выполнения и прогресс, оставлять комментарии, обмениваться документами и многое другое. В них собраны все необходимые для работы инструменты, поэтому у пользователей нет необходимости переключаться между разными сервисами.

Таск-трекеры позволяют выстроить эффективную работу удаленной команды

Структурируйте взаимодействие

Регулярные созвоны и статус-митинги позволяют команде всегда быть в курсе актуальной информации. Но нужно заранее определить основные каналы связи (например, срочные вопросы можно решать в мессенджерах, а остальные обсуждать на видеоконференции), а также частоту командных встреч.

Введите правило, что на сообщения необходимо отвечать в течение 10-15 минут. Если нет возможности отреагировать сразу, следует обозначить срок ответа. Например: «Отвечу через полчаса, когда вернусь с обеда».Также нужно установить временные рамки для рабочих звонков и электронных писем, чтобы не нарушать work-life balance сотрудников. При этом важно, чтобы руководитель тоже соблюдал ограничения и поощрял подчиненных следовать его примеру.

Сформулируйте четкие цели и ожидания

Каждый сотрудник должен понимать свои обязанности, принцип оценки показателей эффективности, знать цели и задачи. Важно, чтобы все это было зафиксировано письменно.

Постановка целей происходит в 3 этапа:

1. Оцените сильные стороны сотрудника. Это можно сделать в рамках встречи 1-on-1 — в свободной форме поговорить о навыках и профессиональных интересах.
2. Вместе со специалистом установите цели с учетом его опыта и компетенций. Объясните, что он может влиять на свое профессиональное развитие.
3. Разработайте план достижения цели, определите требуемые ресурсы и установите дедлайн.

Для постановки целей подчиненным чаще всего используется метод SMART

Составьте инструкции, регламенты и протоколы

Удаленный сотрудник не может подойти к рядом сидящему коллеге и попросить его помочь с задачей. Чтобы посоветоваться с кем-то из команды, ему придется написать сообщение и дождаться, когда его увидят. Скорее всего, это произойдет не сразу, особенно если нужный специалист работает в другом графике, а человек потеряет время на выполнение задачи.

На такие случаи важно иметь прописанные алгоритмы, инструкции и регламенты, а также обязательно фиксировать все договоренности и сделать их доступными для всей команды. Хранить всю полезную информацию можно на корпоративном портале или в базе знаний. Это поможет повысить производительность персонала.

Сфокусируйтесь на результате

Микроменеджмент негативно сказывается на мотивации сотрудников, поэтому не стоит контролировать каждое действие подчиненных или отслеживать количество проведенного за компьютером времени. Вместо этого сосредоточьтесь на результатах и именно на их основе делайте выводы о продуктивности и качестве работы. Покажите членам команды, что вы полностью им доверяете, — это поможет поддержать высокий уровень их вовлеченности и удовлетворенности.

Микроменеджмент наглядно

Регулярно собирайте обратную связь от сотрудников

Когда команда работает удаленно, руководителю сложнее «считывать» настроения сотрудников и замечать признаки выгорания или недовольства. На встречах 1-on-1 не все подчиненные готовы честно рассказать, что их не устраивает в рабочих процессах.

Поэтому для сбора обратной связи рекомендуем использовать автоматизированные инструменты, например, анонимный опрос на онлайн-платформе Happy Job. Анкета из 59 вопросов охватывает все ключевые аспекты рабочей среды: удовлетворенность условиями и оплатой, взаимодействием с руководителем и коллегами, карьерными перспективами, прозрачностью процессов, work-life balance и прочими.

Примеры вопросов исследования персонала на платформе Happy Job

Устраивайте виртуальные тимбилдинги

Корпоративные мероприятия — прерогатива не только офисных сотрудников. Тимбилдинги и другие совместные активности можно организовать в том числе онлайн. Например, устраивать zoom-вечеринки, игры, творческие челленджи, виртуальные кофе-брейки и т.д. Главное, чтобы в них участвовали все члены команды. Подобные практики помогут сотрудникам больше узнать друг о друге, пообщаться в неформальной обстановке, найти единомышленников, а это положительно скажется на командной динамике.

Онлайн-вечеринка с коллегами

Поддерживать чувство единения удаленных сотрудников с командой также можно с помощью:

• рассылки дайджестов с новостями компании и отрасли;
• организации комьюнити по интересам (виртуальный книжный клуб, сообщество любителей бега, кино, кулинарии и прочего);
• проведения дистанционных мастер-классов на разные темы с приглашенными экспертами;
• создания виртуальной «Доски благодарности» (например, на корпоративном портале), где каждый член команды может выразить признательность или написать приятные слова кому-то из коллег.

Резюме

Управление удаленной командой требует от руководителя знания подходов к организации работы. Ключом к успеху является баланс между предоставлением сотрудникам автономности и поддержанием четкой структуры рабочих процессов. При грамотном подходе преимущества удаленной работы перевешивают возможные сложности, а технологические решения помогают эффективно решать возникающие проблемы.

https://tinyurl.com/bp4vmh85

Как Создать Удаленную Команду Для Бизнеса

В этом посте я хочу поделиться собственным опытом формирования удаленной команды для бизнеса. Краткая справка —  в течении 3х лет я развиваю два бизнеса полностью удаленно.

Один бизнес — сервисный бизнес видео продакшн компания и второй бизнес — Amazon E-commerce бизнес.

Каждый из бизнесов работает полностью удаленно, команда географически распределенная из более 25 человек. Речь идет про постоянных сотрудников, контрактеров и фрилансеров которые привлекаются под конкретные проекты.

Если посмотреть на тренд последних нескольких лет — можно заметить, что все большее количество бизнесов предпочитают удаленный формат взаимодействия между командой и клиентами. Это действительно очень гибкая и жизнеспособная модель — если делать все правильно. Можно делать неправильно — тогда на организацию уйдет больше времени.

Я решил поделиться опытом на примере развития команды в бизнесе, так как в последнее время начал получать довольно большое количество запросов на тему консультации по поводу создания удаленной команды для различных типов бизнесов.

Первое с чего хочу начать — определить тип бизнесов, где подход к созданию удаленной команды будет наиболее простым и понятным.

Есть 2 наиболее подходящие бизнес-модели:

• Сервисный бизнес/Агентство
• E-Commerce бизнес

На текущий день — это относительно простые для запуска и управления бизнес модели, где маржинальность составляет от 20% до 50%. Естественно у каждой из моделей есть свой, так называемый bottle neck (узкое место) и его важно учитывать.

Сложность сервисного бизнеса — его масштабирование и систематизация. Как правило почти каждый сервисный бизнес или агентство очень сильно привязан к человеку, который им управляет.

Сложность E-Commerce бизнеса — это необходимость постоянных инвестиций в запуск новых продуктов и постоянное увеличение оборота и продаж.

Давайте сразу определим — вы не являетесь ключевым человеком в вашем бизнесе и вы не можете делать все лучше чем остальные. Если что-то нельзя сделать без вашего участия, значит у вашего бизнеса есть узкое место и это вы.

Другими словами, бизнес не получится полностью автоматизировать без команды. Самый большой миф который существует — один сотрудник сможет сделать все для вас. На практике это невозможно. Вам нужна команда, а именно виртуальная команда и в команде каждый сотрудник будет отвечать за свое направление.

С чего начинать создание удаленной команды

Создание команды начинается с простой задачи — определить тех людей, которые вам нужны. Здесь отлично работает правило Less Is More, что значит «Чем меньше, тем больше (лучше)».

Почему именно так ?

Правильная удаленная команда — это когда 3 человека могут выполнять то, что будут выполнять 5 человек и когда 5 человек будут выполнять то, что могут делать 7-8 человек. Думаю, что логика предельно проста.

Первый шаг — определить ключевые бизнес задачи, которые нужно закрыть. Да, речь идет именно о задачах, так как люди подбираются под конкретные задачи.

Если мы говорим про сервисный бизнес или агентство, здесь можно выделить следующие бизнес задачи:

• Продажи
• Аккаунт Менеджмент
• Продакшн
• Бухгалтерия/Документооборот
• Маркетинг
• Операционные вопросы

Если мы говорим про E-Commerce бизнес, здесь можно выделить следующие задачи

• Поддержка клиентов (Customer Support)
• Работа с продуктом/Поиск и запуск новых продуктов (Product Sourcing)
• Логистика/Управление складом (Product Sourcing)
• Маркетинг / Growth Hacking
• Финансы/Документооборот
• Операционные задачи

Это ключевые задачи и в каждом случае они индивидуальны, но то, что перечислено выше можно использовать как основу. После того, как задачи определены — следующий шаг, прописать функциональные обязанности по каждому из направлений и уже под эти конкретные задачи, мы будем искать человека и понимать, кто именно нам нужен.

Возьмем например маркетинг направление.

Другими словами, чем будет заниматься человек на этой позиции и за что он будет отвечать:

• Работа с социальными медиа — Facebook, Instagram, Pinterest
• Создание и внедрение контент плана
• Ведение и настройка PPC рекламных кампаний
• Подготовка контента для блога
• Работа с фриланс биржами
• Общение с дизайнерами для создания SMM графики и картинок
• Аналитика эффективности рекламных кампаний
• Подбор и анализ ключевых словами
• Работа с сервисами аналитики и рассылок

Здесь прописаны общие задачи. Их можно расширять и дополнять. На первый взгляд может показаться, что нам нужно найти человека в команду, который будет закрывать все описанные выше функции. С одной стороны да, с другой стороны нет.

Давайте детально — если вы только запускаете, то логично, что есть смысл начинать с одного человека, который будет закрывать все задачи по маркетингу, но в таком случае мы получим так называемого «многорукого многонога». Один человек не может быть экспертом по каждому из направлений, например — заниматься настройкой контекстной рекламы и быть отличным копирайтером для подготовки контента.

Каждую из этих задач, должен выполнять отдельный человек, который хорошо разбирается в своей области.

Поэтому когда мы прописываем основные функциональные задачи по маркетингу, нам важно найти человека который комплексно будет понимать все задачи, смотреть стратегически на то, что нужно сделать и принимать решение на основе цифр. Также нам в команду нужен человек, по каждому «узкому направлению» — подготовка и написание контента, настройка PPC рекламы, дизайнер…

Таким образом мы сразу формируем мини команду и эта команда будет закрывать все маркетинг задачи.

Ключевой человек, отвечающий за стратегию — CMO и люди, которые отвечают за узкие места — эксперт в своем деле.

Маркетинг направление довольно всеобъемлющее, поэтому получается что задач много и под каждое направление нужен отдельный человек. По другим направлениям, команда может быть более компактной.

Здесь главная мысль в том, что если один человек — будет закрывать все направления это в корне неправильно по следующим причинам:

Один человек не может быть экспертом во всем. Один — это самое слабое место в бизнесе, если этот человек уходит — все процессы ставятся на паузу на неопределенное время.

Здесь мы говорим про документацию процессов. По какой-то причине, многие не уделяют должного внимания описанию и документацию того, что происходит внутри бизнеса. Скажу честно, что до определенного времени я сам не понимал важность документации процессов в бизнесе.

Вот кратко, что собой представляет документация и описание процессов и превращение их в чек-листы.

Важный вывод — любое действие которое повторяется более 3х раз важно документировать. 

На начальном этапе можно сократить количество задач и нанять человека, который будет делать самые приоритетные вещи в бизнесе — например контент маркетинг или же емеил маркетинг. В процесс этот человек будет учиться, видеть все процессы изнутри и через некоторое время он может стать в команде CMO и уже формировать под себя команду, где каждый будет отвечать за «узкие» направления.

То, что описано выше это относится не только к маркетинг направлению. Важно по каждому из направлений прописать функциональные задачи. Как только это будет сделано — тогда станет ясно, что должен делать человек на конкретной позиции и сколько примерно людей нужно для каждого направления.

Чтобы больше ознакомиться с тем, как правильно описывать бизнес-процессы и создавать чек-листы я рекомендую прочесть эти книги:

1. Built To Sell — книга о том, как упаковать бизнес для продажи
2. Work The System — книга о том, как документировать процессы
3. Checklist Manifesto — книга о том, как создавать и применять чек-листы в бизнесе и жизни

Процесс отбора команды/интервью

С чего начинать процесс отбора и как искать людей ? Скажу сразу — однозначного и простого ответа на этот вопрос нет.

Для поиска и отбора людей в команду я использовал такие методы:

• Публикации на сайтах поиска работы
• Работа с HR агентством на аутсорсе
• Собеседования по рекомендациям от знакомых

Каждый из этих методов давал свои плоды и у каждого из этих методов есть свои плюсы и есть свои минусы.

Важно понимать, что процесс отбора людей это довольно длительный процесс и скорее всего через вас пройдет большое количество кандидатов, прежде чем вы найдете того, кто больше всего будет подходить под ваши задачи. Так что настройтесь играть в длинную.

Ваш персональный ассистент

Первый человек который нужен вам в команду — кто он ?

Возможно это прозвучит банально, но это ваш личный ассистент или же виртуальный помощник. Именно с поиска этого человека, есть смысл начать формировать собственную удаленную команду.

Вот почему:

Вы самостоятельно проведете десяток интервью, прежде чем найдете подходящего кандидата
Первый человек в удаленной команде даст понимание того, как правильно вести коммуникацию
Ассистент возьмет на себя до 80% всех организационных и операционных вопросов и в дальнейшем будет помогать с подбором команды
Поэтому первый человек в вашей команде — персональный ассистент.

Первый шаг — прописать основные задачи для ассистента и разместить вакансию на сайте по поиску работы. Если не совсем понятно, какие задачи должен выполнять ассистент — можно просто найти через Google «Задачи для персонального ассистента» и после этого актуализировать список тех задач, которые подходят именно для вас.

После этого вы размещаете описание вакансии, получаете отклики, отбираете заявки и начинаете процесс интервью.

Как выбрать идеального кандидата ?

В идеале вам нужно провести интервью минимум с 10-ю кандидатами и сформировать шорт-лист из 3-4 человек. Как только шорт-лист готов — вы даете тестовое задание на выполнение.

В моем случае длительность на выполнение задания 72 часа. После того как задание выполнено вы определяете 2х человек и работаете с ними в течении 4х недель. Это тестовые период. За это время вы точно, для себя определите, кто вам подходит и с кем вы хотите продолжить работать.

При этом в процессе интервью можно открыто говорить о том, что вы формируете шорт-лист, потом отбираете 2 людей и по истечению 4 недель выбираете того, с кем продолжите работать. Есть мнение, что это будет мотивировать кандидатов себя лучше проявлять в процессе.

Есть ли смысл работать с HR менеджером/агентством на аутсорсе ?

У меня был опыт работы с агентством на аутсорсе. Опыт положительный. Это имеет смысл делать, когда вам нужно найти действительно профессионала или эксперта по одному из направлений и когда вы понимаете, что готовы инвестировать в привлечение сильного человека в команду не только время, но и деньги.

Как подготовить описание вакансии

Еще один важный шаг перед поиском людей в команду — подготовка детального описания вакансии или так называемый job description. Это сильно упростит процесс поиска и процесс интервью. Другими словами, это просто список задач, которые будут предельно ясны для человека, которого вы ищете и будут описывать его позицию.

Это также большой плюс в том, что если вы ищите человека на позицию «контент-маркетинг» — человек будет понимать, что он будет выполнять задачи связанные только с контент маркетингом и не будет заниматься сторонними задачами, не профилю.

Как проходит процесс интервью

Здесь нет правильной формулы и после проведения n-го количества интервью, вы определите для себя подходящий формат. В моем случае, я провожу интервью в 2-3 этапа.

• 1 этап — длится минут 30 и носит формат знакомства, где человек рассказывает о себе, узнает детали о вакансии и по итогу получает тестовое задание
• 2 этап — длится 60-90 минут, где кандидат рассказывает о том, как выполнял задание и где задаются более глубинные вопросы, чтобы больше узнать человека как человека
• 3 этап — длится 30-40 минут, где с кандидатом, который попал в шорт-лист обсуждается тестовый период работы на следующие 4-6 недель

В целом 3х этапов достаточно, что найти человека под конкретную позицию и поработать с ним. В течении 4х недель человек показывает себя и если результаты хорошие, можно обсуждать дальнейшее сотрудничество.

Инструменты для управления командой

Когда начали работать с личным ассистентом и когда постепенно в вашей команде появляются новые люди, возникает логичный вопрос — как управлять командой и вести коммуникацию ?

Есть масса различных сервисов и инструментов. У каждого есть свои преимущества и есть недостатки, и важно выбрать именно то, что подходит лично под ваши задачи. Здесь работает правило less is more — чем меньше, тем лучше.

Давайте выделим основные сервисы, которые чаще всего будут использоваться:

• Google for Business — сюда относим Google Docs, почту, календарь и Google Drive. Пожалуй сервисы Google позволяют создать с нуля, очень удобную экосистему для организации рабочего пространства.
• TeamWork — менеджмент задач — есть масса сервисов, которые выполняют довольно схожие функции. Среди них — Asana, Basecamp, Teamwork, Trello, Wrike… Их действительно очень много и каждый может выбрать то, что ему больше всего подходит под задачи.

Лично я, пользуюсь сервисом Teamwork более 3х лет и очень доволен. Основные преимущества в том, что он является полноценным виртуальным офисом и включает в себя — отслеживание времени, внутренний биллинг, ведение проектов и управление рисками, календарь, систему уведомлений и интеграцию с множеством сервисом. Также большой плюс в том, что здесь нет ограничений на количество пользователей для проектов.

• Todoist — это сервис для личных задач, которым я пользуюсь каждый день. Он очень простой, интуитивно понятный и работает по системе GTD (детально можно послушать в подкасте)
• Waveapps — сервис для для учета финансов. Именно этот сервис я использую для бухгалтерии и учета финансов в e-commerce бизнесе. Он имеет расширенный бесплатный функционал и выполняет все необходимые задачи. Также он подтягивает все транзакции с PayPal, Payoneer и банковских счетов и разбивает все транзакции на группы. Очень удобно.
• Slack/Telegram — эти два мессенджера использую для бизнес коммуникации внутри команды и обмена файлами. Удобно, то, что можно создавать группы, теги и каждый мессенджер очень быстрый (особенно телеграмм)

Это ключевые сервисы которые я использую для управления командой. После изучения множества различных инструментов, я остановился именно на них. Вы можете также их использовать, или же выбрать то, что вам ближе.

Есть более специфические сервисы для управления контентом в социальных сетях, сервисы аналитики… но выбирать этих инструментов, я даю возможность маркетинг команде, так как они работают с ними непосредственно. Моя задача, организовать общую систему коммуникацию и отчетности удобную для всех.

Зачем нужны отчеты

Это один из неочевидных инструментов управления командой, когда каждый человек знает свою зону ответственности и каждый вечер высылает отчет о выполненных задачах. Все отчеты высылаются через виртуальный офис Teamwork.

Отчет должен быть простым, но отправка должна быть систематический и ежедневной. Даже если не было выполнено ключевых задач, отправка отчета с этой информацией говорит о том, что человек в команде ответственно подходит к выполнению задач.

Отчеты не высылаются ради отчетов. В каждом отчете краткий срез, ключевые цифры и вопросы. Когда отчеты отправляются в одно время ежедневно, ты всегда можешь планировать время на изучение отчетов и ответы на вопросы.

Вместо вывода

Конечно, есть много деталей о формировании удаленной команды, которые можно детализировать и обсуждать. Я предоставил фундаментальную информацию, чтобы понимать вектор движения и то, с чего нужно начинать.

Сразу скажу — процесс создания команды, очень непростой процесс требующий вложениях ваших временных и денежных ресурсов, но когда вы все сделали правильно — эта инвестиция окупается и приносит вашему бизнесу высокий ROI.

Если вы уже управляете командой, уверен, что ее деятельность можно структурировать и сделать более эффективной. Если же вы ставите перед собой задачу — сформировать удаленную команду, теперь у вас есть пошаговый план действий.

https://goo.gl/Ud7dmY