Как Создать Удаленную Команду Для Бизнеса

В этом посте я хочу поделиться собственным опытом формирования удаленной команды для бизнеса. Краткая справка —  в течении 3х лет я развиваю два бизнеса полностью удаленно.

Один бизнес — сервисный бизнес видео продакшн компания и второй бизнес — Amazon E-commerce бизнес.

Каждый из бизнесов работает полностью удаленно, команда географически распределенная из более 25 человек. Речь идет про постоянных сотрудников, контрактеров и фрилансеров которые привлекаются под конкретные проекты.

Если посмотреть на тренд последних нескольких лет — можно заметить, что все большее количество бизнесов предпочитают удаленный формат взаимодействия между командой и клиентами. Это действительно очень гибкая и жизнеспособная модель — если делать все правильно. Можно делать неправильно — тогда на организацию уйдет больше времени.

Я решил поделиться опытом на примере развития команды в бизнесе, так как в последнее время начал получать довольно большое количество запросов на тему консультации по поводу создания удаленной команды для различных типов бизнесов.

Первое с чего хочу начать — определить тип бизнесов, где подход к созданию удаленной команды будет наиболее простым и понятным.

Есть 2 наиболее подходящие бизнес-модели:

• Сервисный бизнес/Агентство
• E-Commerce бизнес

На текущий день — это относительно простые для запуска и управления бизнес модели, где маржинальность составляет от 20% до 50%. Естественно у каждой из моделей есть свой, так называемый bottle neck (узкое место) и его важно учитывать.

Сложность сервисного бизнеса — его масштабирование и систематизация. Как правило почти каждый сервисный бизнес или агентство очень сильно привязан к человеку, который им управляет.

Сложность E-Commerce бизнеса — это необходимость постоянных инвестиций в запуск новых продуктов и постоянное увеличение оборота и продаж.

Давайте сразу определим — вы не являетесь ключевым человеком в вашем бизнесе и вы не можете делать все лучше чем остальные. Если что-то нельзя сделать без вашего участия, значит у вашего бизнеса есть узкое место и это вы.

Другими словами, бизнес не получится полностью автоматизировать без команды. Самый большой миф который существует — один сотрудник сможет сделать все для вас. На практике это невозможно. Вам нужна команда, а именно виртуальная команда и в команде каждый сотрудник будет отвечать за свое направление.

С чего начинать создание удаленной команды

Создание команды начинается с простой задачи — определить тех людей, которые вам нужны. Здесь отлично работает правило Less Is More, что значит «Чем меньше, тем больше (лучше)».

Почему именно так ?

Правильная удаленная команда — это когда 3 человека могут выполнять то, что будут выполнять 5 человек и когда 5 человек будут выполнять то, что могут делать 7-8 человек. Думаю, что логика предельно проста.

Первый шаг — определить ключевые бизнес задачи, которые нужно закрыть. Да, речь идет именно о задачах, так как люди подбираются под конкретные задачи.

Если мы говорим про сервисный бизнес или агентство, здесь можно выделить следующие бизнес задачи:

• Продажи
• Аккаунт Менеджмент
• Продакшн
• Бухгалтерия/Документооборот
• Маркетинг
• Операционные вопросы

Если мы говорим про E-Commerce бизнес, здесь можно выделить следующие задачи

• Поддержка клиентов (Customer Support)
• Работа с продуктом/Поиск и запуск новых продуктов (Product Sourcing)
• Логистика/Управление складом (Product Sourcing)
• Маркетинг / Growth Hacking
• Финансы/Документооборот
• Операционные задачи

Это ключевые задачи и в каждом случае они индивидуальны, но то, что перечислено выше можно использовать как основу. После того, как задачи определены — следующий шаг, прописать функциональные обязанности по каждому из направлений и уже под эти конкретные задачи, мы будем искать человека и понимать, кто именно нам нужен.

Возьмем например маркетинг направление.

Другими словами, чем будет заниматься человек на этой позиции и за что он будет отвечать:

• Работа с социальными медиа — Facebook, Instagram, Pinterest
• Создание и внедрение контент плана
• Ведение и настройка PPC рекламных кампаний
• Подготовка контента для блога
• Работа с фриланс биржами
• Общение с дизайнерами для создания SMM графики и картинок
• Аналитика эффективности рекламных кампаний
• Подбор и анализ ключевых словами
• Работа с сервисами аналитики и рассылок

Здесь прописаны общие задачи. Их можно расширять и дополнять. На первый взгляд может показаться, что нам нужно найти человека в команду, который будет закрывать все описанные выше функции. С одной стороны да, с другой стороны нет.

Давайте детально — если вы только запускаете, то логично, что есть смысл начинать с одного человека, который будет закрывать все задачи по маркетингу, но в таком случае мы получим так называемого «многорукого многонога». Один человек не может быть экспертом по каждому из направлений, например — заниматься настройкой контекстной рекламы и быть отличным копирайтером для подготовки контента.

Каждую из этих задач, должен выполнять отдельный человек, который хорошо разбирается в своей области.

Поэтому когда мы прописываем основные функциональные задачи по маркетингу, нам важно найти человека который комплексно будет понимать все задачи, смотреть стратегически на то, что нужно сделать и принимать решение на основе цифр. Также нам в команду нужен человек, по каждому «узкому направлению» — подготовка и написание контента, настройка PPC рекламы, дизайнер…

Таким образом мы сразу формируем мини команду и эта команда будет закрывать все маркетинг задачи.

Ключевой человек, отвечающий за стратегию — CMO и люди, которые отвечают за узкие места — эксперт в своем деле.

Маркетинг направление довольно всеобъемлющее, поэтому получается что задач много и под каждое направление нужен отдельный человек. По другим направлениям, команда может быть более компактной.

Здесь главная мысль в том, что если один человек — будет закрывать все направления это в корне неправильно по следующим причинам:

Один человек не может быть экспертом во всем. Один — это самое слабое место в бизнесе, если этот человек уходит — все процессы ставятся на паузу на неопределенное время.

Здесь мы говорим про документацию процессов. По какой-то причине, многие не уделяют должного внимания описанию и документацию того, что происходит внутри бизнеса. Скажу честно, что до определенного времени я сам не понимал важность документации процессов в бизнесе.

Вот кратко, что собой представляет документация и описание процессов и превращение их в чек-листы.

Важный вывод — любое действие которое повторяется более 3х раз важно документировать. 

На начальном этапе можно сократить количество задач и нанять человека, который будет делать самые приоритетные вещи в бизнесе — например контент маркетинг или же емеил маркетинг. В процесс этот человек будет учиться, видеть все процессы изнутри и через некоторое время он может стать в команде CMO и уже формировать под себя команду, где каждый будет отвечать за «узкие» направления.

То, что описано выше это относится не только к маркетинг направлению. Важно по каждому из направлений прописать функциональные задачи. Как только это будет сделано — тогда станет ясно, что должен делать человек на конкретной позиции и сколько примерно людей нужно для каждого направления.

Чтобы больше ознакомиться с тем, как правильно описывать бизнес-процессы и создавать чек-листы я рекомендую прочесть эти книги:

1. Built To Sell — книга о том, как упаковать бизнес для продажи
2. Work The System — книга о том, как документировать процессы
3. Checklist Manifesto — книга о том, как создавать и применять чек-листы в бизнесе и жизни

Процесс отбора команды/интервью

С чего начинать процесс отбора и как искать людей ? Скажу сразу — однозначного и простого ответа на этот вопрос нет.

Для поиска и отбора людей в команду я использовал такие методы:

• Публикации на сайтах поиска работы
• Работа с HR агентством на аутсорсе
• Собеседования по рекомендациям от знакомых

Каждый из этих методов давал свои плоды и у каждого из этих методов есть свои плюсы и есть свои минусы.

Важно понимать, что процесс отбора людей это довольно длительный процесс и скорее всего через вас пройдет большое количество кандидатов, прежде чем вы найдете того, кто больше всего будет подходить под ваши задачи. Так что настройтесь играть в длинную.

Ваш персональный ассистент

Первый человек который нужен вам в команду — кто он ?

Возможно это прозвучит банально, но это ваш личный ассистент или же виртуальный помощник. Именно с поиска этого человека, есть смысл начать формировать собственную удаленную команду.

Вот почему:

Вы самостоятельно проведете десяток интервью, прежде чем найдете подходящего кандидата
Первый человек в удаленной команде даст понимание того, как правильно вести коммуникацию
Ассистент возьмет на себя до 80% всех организационных и операционных вопросов и в дальнейшем будет помогать с подбором команды
Поэтому первый человек в вашей команде — персональный ассистент.

Первый шаг — прописать основные задачи для ассистента и разместить вакансию на сайте по поиску работы. Если не совсем понятно, какие задачи должен выполнять ассистент — можно просто найти через Google «Задачи для персонального ассистента» и после этого актуализировать список тех задач, которые подходят именно для вас.

После этого вы размещаете описание вакансии, получаете отклики, отбираете заявки и начинаете процесс интервью.

Как выбрать идеального кандидата ?

В идеале вам нужно провести интервью минимум с 10-ю кандидатами и сформировать шорт-лист из 3-4 человек. Как только шорт-лист готов — вы даете тестовое задание на выполнение.

В моем случае длительность на выполнение задания 72 часа. После того как задание выполнено вы определяете 2х человек и работаете с ними в течении 4х недель. Это тестовые период. За это время вы точно, для себя определите, кто вам подходит и с кем вы хотите продолжить работать.

При этом в процессе интервью можно открыто говорить о том, что вы формируете шорт-лист, потом отбираете 2 людей и по истечению 4 недель выбираете того, с кем продолжите работать. Есть мнение, что это будет мотивировать кандидатов себя лучше проявлять в процессе.

Есть ли смысл работать с HR менеджером/агентством на аутсорсе ?

У меня был опыт работы с агентством на аутсорсе. Опыт положительный. Это имеет смысл делать, когда вам нужно найти действительно профессионала или эксперта по одному из направлений и когда вы понимаете, что готовы инвестировать в привлечение сильного человека в команду не только время, но и деньги.

Как подготовить описание вакансии

Еще один важный шаг перед поиском людей в команду — подготовка детального описания вакансии или так называемый job description. Это сильно упростит процесс поиска и процесс интервью. Другими словами, это просто список задач, которые будут предельно ясны для человека, которого вы ищете и будут описывать его позицию.

Это также большой плюс в том, что если вы ищите человека на позицию «контент-маркетинг» — человек будет понимать, что он будет выполнять задачи связанные только с контент маркетингом и не будет заниматься сторонними задачами, не профилю.

Как проходит процесс интервью

Здесь нет правильной формулы и после проведения n-го количества интервью, вы определите для себя подходящий формат. В моем случае, я провожу интервью в 2-3 этапа.

• 1 этап — длится минут 30 и носит формат знакомства, где человек рассказывает о себе, узнает детали о вакансии и по итогу получает тестовое задание
• 2 этап — длится 60-90 минут, где кандидат рассказывает о том, как выполнял задание и где задаются более глубинные вопросы, чтобы больше узнать человека как человека
• 3 этап — длится 30-40 минут, где с кандидатом, который попал в шорт-лист обсуждается тестовый период работы на следующие 4-6 недель

В целом 3х этапов достаточно, что найти человека под конкретную позицию и поработать с ним. В течении 4х недель человек показывает себя и если результаты хорошие, можно обсуждать дальнейшее сотрудничество.

Инструменты для управления командой

Когда начали работать с личным ассистентом и когда постепенно в вашей команде появляются новые люди, возникает логичный вопрос — как управлять командой и вести коммуникацию ?

Есть масса различных сервисов и инструментов. У каждого есть свои преимущества и есть недостатки, и важно выбрать именно то, что подходит лично под ваши задачи. Здесь работает правило less is more — чем меньше, тем лучше.

Давайте выделим основные сервисы, которые чаще всего будут использоваться:

• Google for Business — сюда относим Google Docs, почту, календарь и Google Drive. Пожалуй сервисы Google позволяют создать с нуля, очень удобную экосистему для организации рабочего пространства.
• TeamWork — менеджмент задач — есть масса сервисов, которые выполняют довольно схожие функции. Среди них — Asana, Basecamp, Teamwork, Trello, Wrike… Их действительно очень много и каждый может выбрать то, что ему больше всего подходит под задачи.

Лично я, пользуюсь сервисом Teamwork более 3х лет и очень доволен. Основные преимущества в том, что он является полноценным виртуальным офисом и включает в себя — отслеживание времени, внутренний биллинг, ведение проектов и управление рисками, календарь, систему уведомлений и интеграцию с множеством сервисом. Также большой плюс в том, что здесь нет ограничений на количество пользователей для проектов.

• Todoist — это сервис для личных задач, которым я пользуюсь каждый день. Он очень простой, интуитивно понятный и работает по системе GTD (детально можно послушать в подкасте)
• Waveapps — сервис для для учета финансов. Именно этот сервис я использую для бухгалтерии и учета финансов в e-commerce бизнесе. Он имеет расширенный бесплатный функционал и выполняет все необходимые задачи. Также он подтягивает все транзакции с PayPal, Payoneer и банковских счетов и разбивает все транзакции на группы. Очень удобно.
• Slack/Telegram — эти два мессенджера использую для бизнес коммуникации внутри команды и обмена файлами. Удобно, то, что можно создавать группы, теги и каждый мессенджер очень быстрый (особенно телеграмм)

Это ключевые сервисы которые я использую для управления командой. После изучения множества различных инструментов, я остановился именно на них. Вы можете также их использовать, или же выбрать то, что вам ближе.

Есть более специфические сервисы для управления контентом в социальных сетях, сервисы аналитики… но выбирать этих инструментов, я даю возможность маркетинг команде, так как они работают с ними непосредственно. Моя задача, организовать общую систему коммуникацию и отчетности удобную для всех.

Зачем нужны отчеты

Это один из неочевидных инструментов управления командой, когда каждый человек знает свою зону ответственности и каждый вечер высылает отчет о выполненных задачах. Все отчеты высылаются через виртуальный офис Teamwork.

Отчет должен быть простым, но отправка должна быть систематический и ежедневной. Даже если не было выполнено ключевых задач, отправка отчета с этой информацией говорит о том, что человек в команде ответственно подходит к выполнению задач.

Отчеты не высылаются ради отчетов. В каждом отчете краткий срез, ключевые цифры и вопросы. Когда отчеты отправляются в одно время ежедневно, ты всегда можешь планировать время на изучение отчетов и ответы на вопросы.

Вместо вывода

Конечно, есть много деталей о формировании удаленной команды, которые можно детализировать и обсуждать. Я предоставил фундаментальную информацию, чтобы понимать вектор движения и то, с чего нужно начинать.

Сразу скажу — процесс создания команды, очень непростой процесс требующий вложениях ваших временных и денежных ресурсов, но когда вы все сделали правильно — эта инвестиция окупается и приносит вашему бизнесу высокий ROI.

Если вы уже управляете командой, уверен, что ее деятельность можно структурировать и сделать более эффективной. Если же вы ставите перед собой задачу — сформировать удаленную команду, теперь у вас есть пошаговый план действий.

https://goo.gl/Ud7dmY