Татьяна Белова — известная, как автор проекта
PMWoman.ru выступала как-то на Software Project Management Conference конференции.
Когда мы становимся менеджерами, на нас начинают валиться различные “кошмары”: огромное количество писем, постоянные телефонные звонки, наши записи в ежедневниках, клейкие стикеры.
Есть еще одна проблема: наш мозг постоянно загружен обдумыванием, вспоминанием того, что же нам нужно сделать. Это “жужжание“ в голове мешает нам сосредоточиться и начать выполнять поставленные задачи.
Всем известный гуру менеджмента Питер Друкер сказал: “Пока вы не сможете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим”. Все, конечно, понимают, что управлять непосредственно временем мы не можем, но мы можем управлять своими задачами, которые валятся на нас со всех сторон.
Еще в голове регулярно возникают какие-то мысли, идеи, например, попробовать вот эту методику и т.д.
Так что же делать? В какой-то момент понимаешь, что нужно как-то взять и собрать это в одну единую кучку, чтобы все было вместе. И пытаются начать, читают книжку Д. Аллена, пытаются применить эту методику, или даже не пытаются после прочтения.
И сталкиваются со следующими проблемами. В чем проблема начать? Необходимо понять, что методика GTD — очень сложная. Нужно выделить 2-3 дня, как рекомендует Аллен, чтобы сесть и разгрести всю эту массу дел. Надо как-то сразу все настроить, нужно за один перестроить свою жизнь. Мы все понимаем, что на самом деле это — нереально. Я наступила на эти грабли, пыталась сесть, все разобрать, и в какой-то момент начала это от себя отодвигать, потому что стала заниматься самой системой, а не своими делами.
Еще одна проблема, с которой мы сталкиваемся, это — множество инструментов. Мы начинаем заниматься самим инструментами и отвлекаемся от сути.
С чего же начать? Я бы рекомендовала начать с того, чтобы освободить голову от этого “жужжания”. Все, что у вас есть в почте, все, что у вас есть на бумажках, в ежедневнике, никуда не денется, и на самом деле, оно вам не особо-то и мешает, не “жужжит”, а “жужжит-то” у вас в голове. Ее нужно освободить. Для этого мы садимся и начинаем действительно выгружать.
Что значит “выгрузить из головы”? Сядьте, положите перед собой лист бумаги, и начните писать все, что у вас есть в голове. Вася просил позвонить? Напишите: “Позвонить Васе”. Или нужно что-то отправить заказчику? Пишем: “Отправить заказчику документы”. Все, что есть у вас в голове, и вы все это выгружаете, начиная от мельчайших задач и заканчивая глобальными идеями. Можно выписать на лист бумаги, можно куда-то в другое место. Это не важно. Хочется отметить сразу, что хотя и кажется, что не так уж много задач у нас в голове, ну 5-6 задач, ну десяток, но когда садишься писать, одно начинает цепляться за другое. Вы понимаете, что не так уж мало всего в голове у нас находится, и в какой-то момент вы осознаете, что вот это все мешало мне сосредоточиться. Я, когда первый раз это сделала, потратила два часа времени, и у меня получилось больше ста пунктов. Это все “жужжало” у меня в голове.
Хочется сделать ремарку, куда все это выписывать. Естественно, самый просто способ — лист бумаги и ручка. Кому-то это удобней делать в Word’е. Я бы рекомендовала сразу себе подобрать какой-то инструмент, в котором вы в дальнейшем будете вести свои задачи. Например, MS Outlook. Когда вы выгружаете, не надо думать о приоритетах, сроках, не нужно думать о тегах, флагах и т.п. Просто сядьте и пишите одно за другим.
Есть инструменты с on-line интерфейсом. Яркий представитель: Remember The Milk. Также еще очень хороший Dolt.im и другие.
Важно, чтобы этот инструмент был максимально просто для ввода задачи.
Акцентирую внимание, что мы говорим о всей нашей жизни, не только о работе
.
Что дальше? Надо рассортировать задачи. В вашем списке будут как маленькие задачи, выполняемые за один шаг, так и более сложные и продолжительные.
В методике Аллена под проектом подразумевается что-то, что требуют больше одного шага для своего выполнения. Пример из жизни: поменять резину на машине на зимнюю. Если вам кажется, что это — один шаг, то это не так. Надо сперва купить резину, потом съездить в гараж, записаться на шиномонтаж и т.д. Конечно, проект может быть и глобальным, например, как построение дома.
Также в вашем списке могут оказаться ваши мысли и идеи, которые пока не являются ни задачами, ни проектами.
Списки — задачи.Начнем с одношаговых задач.
Вы выписали все, отложили, через какое-то время (час, день, два) вернитесь к этому списку, начните его просматривать. Вы видите какую-то одношаговую задачу, вам надо решить, в какой список ее поместить.
Аллен рекомендует 4 списка:
— Сейчас/ближайшая задачЭто не обязательно сегодня, это — задача, которую вы хотите держать в фокусе, перед глазами.
— Потом/отложитьНапример, купить подарок ребенку на день рождения, который будет через месяц.
— Поручено/контрольТакже сюда добавляем задачи, когда мы что-то от кого-то ожидаем.
Это не ваши задачи, но вы ожидаете их решения.
Может быть/когда-нибудьПример, может быть я запишусь на курсы английского.
Календарь.
Вторая категория задач, которые жестко привязаны по времени.
Например, встреча или совещание, которые четко зафиксирована по времени. Сюда можно записывать одношаговые задачи, которые назначены у вас на конкретный день. Это не задачи, которые нужно выполнить к определенной дате, это задачи, которые нужно выполнить именно в этот день. Если не в этот день, то никогда. Бытовой пример: поздравить дедушку с Днем рождения.
Не задачи. ПроектАллен рекомендует вести список проектов, их названия. Где его вести? Можно в инструменте, где вы ведете свои задачи, большинство из таких инструментов позволяет вести отдельный список проектов. Можно вести в виде mindmap’ов, можно просто в ежедневнике.
Справочный материалСсылки в интернете, которые вы хотели прочитать, статьи, документы для работы (как бумажные, так и электронные) Их тоже нужно держать в порядке.
Также это касается различных документов на квартиру, дом, аттестатов, медицинских справок и т.д.
Идея/мысльИх стоит где-то фиксировать. Для этого тоже есть множество инструментов, я позже расскажу о тех, которыми пользуюсь.
КонтактГде хранить контакты, думаю, каждый сам для себя определяет. У кого просто записная книжка, у кого гугловские контакты. Главное, что они все в одном месте и всегда под рукой.
Приучаем себяВыгрузили из головы, потом постепенно разобрали бумаги и свои мысли и идеи, и дальше стоит начать приучать себя к регулярно выполнять некие действия.
Выделите себя один раз в день 10-20 минут, для того чтобы посмотреть список задач, который есть на данный момент, который у вас в фокусе, список отложенных задач, выгрузить то, что есть сейчас в голове. Я, например, проделываю это два раза в день, я два раза в день еду на метро, и эти полчаса трачу на просмотр задач. И не надо концентрироваться на этом в течение дня, иначе вы будете заниматься на своими задачами, а самой системой.
Есть еще еженедельный регламент, когда я в выходной день сажусь, трачу полчаса-час на то, чтобы подумать, какие еще идеи у меня возникают, т.е. повторить процедуру выгрузки. Также на еженедельной основе я просматриваю список “Может быть когда-нибудь”. Вдруг я уже созрела для этих задач? Возможно, что-то уже надо переносить в фокус.
Также приучила себе постепенно (это тоже пришло не сразу) ловить в течение дня идеи и задачи, особенно идеи. Потому что задачу вы все равно еще раз позже поймаете, или кто-нибудь позвонить напомнит, а вот если вы упустили идею, вполне вероятно, что она вернется только через месяц.
Развиваем системуНачинаем очень постепенно развивать систему, которая у вас к этому моменту выстроилась.
Приоритеты Многие выстраивают очень сложную систему приоритетов, на самом деле, приоритетов может быть два: первый и никакой. Если у вас в первом приоритеты десять задач, то это значит, что у вас нет приоритета. В приоритете может быть одна, максимум две задачи.
НапоминанияВы можете выставить дату, когда вы хотите вспомнить о деле, которое у вас в списке Отложенные или На контроле.
КонтекстыКонтекст — это то, в каком окружении может быть выполнена эта задача. Например, контекст “звонки”. Как вариант, у вас есть 15-20 свободных минут, вы открываете все задачи с этим контекстом и начинаете обзванивать. Еще один контекст, который я активно использую, это — контекст человека. Например, руководитель проекта со стороны заказчика. И у меня всегда с ним есть какие-то задачи: когда ему нужно у меня что-то уточнить, или мне у него. Допустим, он мне звонит, и я тут же могу открыть контекст с его фамилией и в течение телефонного разговора не вспоминать, что я ему обещала, или что он мне обещал. У меня все это уже перед глазами.
Грабли На какие же грабли все-таки наступают люди при попытке внедрения этой системы?
- Увлечение инструментом ради инструмента
- Излишнее усложнение структуры задач
- Попытка внедрить сразу за один шаг
- Несколько списков (разделение рабочее/личное)
- Невнятные формулировки задач
Напоследок, яркий пример из жизни: как мне недавно помогла эта система. Месяц назад заболел мой отец, и я была вынуждена ехать в город, где живут мои родители. Понимая, что рабочий проект остановить невозможно, надо было быстро раскидать свои задачи. И только благодаря тому, что у меня была эта система, я знала, какие задачи у меня есть. Передо мной был список задач, и мне не надо было тем мозгом, который думал о папе и реанимации, вспоминать, что мне нужно сделать по работе. Мне хватило четыре часа в поезде, чтобы написать письма исполнителям, своей команде и распределить задачи.
Внеклассное чтение:
- Девид Аллен “Как привести дела в порядок”
- Лео Бабаута “Нет прокрастинации”
- Кеннет Бланшар “Одноминутный менеджер и обезьяны”
- Дэвид Льюис “Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю”
