Евгений Коноплев. Про Info. Разложить все по полочкам

Небольшая по объему, но любопытная книжка издательства Альпина Паблишер:

Порядок, столь ненавистный большинству в детстве, со временем превращается для многих в идеал бытия, часто недостижимый. Не знаю как вас, а меня в признанном «парке культуры и отдыха» жителей крупных городов, сиречь магазине IKEA, завораживают макеты меблированных типовых квартир в натуральную величину — так ладно у них там все организовано. Даже грешным делом подумаешь: пришел бы кто-нибудь ко мне, ненужное отобрал и выбросил, нужное рассортировал и разложил так, чтобы было удобно пользоваться.

Дарья Денисова, журнал «Эксперт»

Шаг 1. Информация на визитке, в подписи к электронным письмам

Основные элементы визитки (рис. 1) и электронной подписи (рис. 2). Порядок следования номеров па визитке сообщает звонящему о ваших ожиданиях. В современной бизнес-среде при отсутствии e-mail визитка теряет смысл. Визитка должна быть лаконичной с информационной точки зрения

Рис. 1. Основные элементы визитки

Рис. 2. Подпись к электронному письму

О размере компании и корпоративном стиле немало расскажет адрес электронной почты. Сравните:
masha@company.ru
marya@company.ru
Ivanova.Marya@company.ru
Ivanova.MV@company.ru

Шаг 2. Имена файлов/папок, темы писем

Некоторые принципы категоризации файлов:

• Суть документа в имени файла
• Дата в названии файла
• Сокращение, аббревиатуры и другие маркеры в названии файла

Среднестатистичекий человек способен одновременно удерживать в своей кратковременной памяти 7 ± 2 параметра.

Удобство графы «Тема письма» заключается в том, что она позволяет, не раскрывая самого письма, узнать по существу его содержание. Можно провести аналогии между темой письма и именем файла. И то и другое существенно облегчает поиск и навигацию по базе файлов или писем.

Шаг 3. Ваш информационный фонд

Грамотная регистрация информации создает предпосылки для удобной и быстрой навигации по вашим информационным фондам. Информации много не бывает. Десять раз подумайте, прежде чем занести палец над клавишей Delete. В любой рабочей папке имеет смысл завести поддиректорию под названием «Архив» и складывать в нее все, что мешает в папке основной, но когда-нибудь может понадобиться. …прямо в файле заведите некое подобие журнала событий — «шапку» параметров файла. Подход, при котором в теле файла содержится полная информация о его параметрах и особенностях, крайне необходим, если материал находится в коллективном, а не индивидуальном использовании.

Практикуйте метод ограниченного хаоса — любую информацию, с которой пока не понятно, что делать, не удаляйте, а складывайте во временное хранилище. Информация может повредиться, поэтому ее желательно бэкапить (создавать резервные копии). Еще одна зона «ненадежности» — сетевые документы в глобальной сети. Часто бывает, что страница с важной информацией вдруг перестает существовать по тому адресу, который был сохранен в папке «Избранное» вашего интернет-браузера. Именно поэтому наиболее важные страницы можно и нужно сохранять на собственном жестком диске в виде html-документов (или импортировать в документы другого формата).

Храните весь свой электронный информационный фонд в отдельной папке компьютера (например, в каталоге WORK). Тогда при смене очередного ноутбука или жесткого диска вам не понадобится тратить время и нервы на копирование разрозненных папок. Постарайтесь разобраться, где на вашем ПК хранятся папки, в которые Интернет-браузер складывает ссылки, cookies и тому подобное. Разместите эти папки также в рабочем каталоге, переписав адресные строки в программах.

Любую информационную работу необходимо базировать на триаде регистрация – навигация – анализ (информации). Порядок в информационных фондах наводят при помощи архивирования информации, а для перестраховки от сбоев (технических и других) применяют регулярное резервное копирование информации. Две эти процедуры необходимо наладить для любого информационного массива — от книги контактов в мобильном телефоне до объемной базы данных на рабочем компьютере. Чтобы повысить комфортность обращения с вашими информационными фондами, необходимо, по возможности, «развязать» информацию и технические средства — сделать информационные фонды мобильными. Соберите всю важную информацию в определенных местах, не рассредоточивая ее по рабочим папкам разных программ. Тогда и апгрейд техники будет проходить менее болезненно, и комплексное резервное копирование займет меньше времени.

Шаг 4. Коммуникации с другими информационными работниками

Как не существует в природе механизмов со стопроцентным КПД, так и в любом общении (межличностном и тем более групповом) невозможно стопроцентное взаимопонимание. И как физики, оттолкнувшись от этого факта, начали разработку более эффективных энергосберегающих двигателей, так и информационные работники однажды задумались над тем, как избежать потерь в процессе коммуникации. Под транзакционными издержками в менеджменте понимают затраты на проведение любого основного действия (транзакции).

Для информационного работника транзакциониые издержки – это потери на коммуникациях. За этим определением может скрываться:

• непонимание информации / поручений / приказов и т.д. (причем вы сами можете не понять суть поступившего распоряжения, и точно так же непонятым может остаться ваше поручение);
• недопонимание;
• невольная неверная трактовка;
• сознательная неверная трактовка, если формат информации/приказов и так далее позволяет такие действия;
• недостаточное внимание к информации/приказам;
• нарушение сроков и других условий.

При коммуникациях необходима система подтверждений. Введите в свою информационную жизнь систему запросов (например, по ICQ или mail), что-то типа: «хотел бы обсудить то-то и то-то… Когда удобно?». Для важных переговоров, выступлений и т.п. создаем систему регистрации информации (секретарь, видио- или аудиозапись). Продолжением регистрации информации становится система фиксации фактов. Например, после встречи направить письмо типа: «договорились о следующем… Нет замечаний?».

Принцип трех гвоздей.

При ведении электронной деловой переписки надо стараться с помощью несложных приемов делать эту коммуникацию более четкой и удобной: использовать графу «Тема письма», сохранять историю переписки в теле письма, грамотно выстраивать диалог (цитировать фрагменты, разбивать вопросы на пункты с присвоением им номеров и т.д.). Делайте контрольную вычитку письма, которая занимает не более 5% времени, требуемого на его написание.

Шаг 5. Оценка и экспертиза информационных продуктов

Иногда нам встречаются слабые документы. Чтобы иметь возможность объяснить и себе, и другим, что же не так с изучаемым документом, нам понадобятся какие-то точки отсчета. Ниже мы разберем простой, но эффективный инструмент качественной оценки информационных продуктов. Для этого запомним аббревиатуру ФТОП — она складывается из первых букв слов при перечислении следующих качеств информационного продукта:
Ф — форма представления информации;
Т — точность информации;
О — оперативность информации;
П — полнота информации.

С приходом электронного документооборота каждый информационный работник должен приучить себя мыслить именно в цифровом, а не аналоговом формате. Авторский лист – 40 000 знаков, страница А4 – 2500 знаков (12-й кегль, полуторный междустрочный интервал).

…фотография размером 1000 X 1500 пикселей в формате jpg «весит» от 0,5 до 1 Мб (в зависимости от типа фотографии и степени сжатия). А формат, сохраняющий максимум качества (не сжимающий картинку в ущерб качеству), — tiff — для такого объема требует порядка 4,5 Мб (на один пиксель здесь нужно три байта для хранения информации о цвете — по байту на каждый из базовых цветов RGB). Таким образом, цифровое фото приучает нас мыслить в пикселях (а также в мегабайтах).

Завершающей стадией создания любого информационного продукта должны быть его экспертиза. Предпочтительно – внешняя.

Шаг 6. Повышение емкости информационных продуктов

Современный бизнес-сектор вполне осознает проблему дефицита времени: учебники по тайм-менеджменту стоят в рейтингах бизнес-литературы на первых местах. Дефицит внимания — он же ограниченность психофизиологического ресурса человека — пока еще осознан не так широко. Но борьба за этот ресурс уже ведется сегодня на передовой информационного общества.

Лучший способ оптимизации текста – это создание в нем четкой структуры. Если вы точно знаете, о чем должно быть письмо, но никак не можете вылить свое знание «на бумагу», напишите в девственно чистом электронном документе четыре вопроса: Что? Для чего? Благодаря чему? Что еще известно? Теперь под этими вопросами фиксируйте те факты, которые собирались изложить. Когда добавить к написанному будет уже нечего, сотрите вопросы и изучите получившийся текст.

Описанный подход — предельно упрощенная реализация научного метода информационной работы. Называется он «метод объектно-документального анализа (МОДА). Метод опирается на принципы объектного программирования, и четырем упомянутым вопросам соответствуют Надобъекты (ответ на вопрос «Для чего?»), Объекты («Что?»), Подобъекты («Благодаря чему?») и Связанные объекты («Что еще известно?»). Так возникает аббревиатура HOПС, а действия по приведению информационных продуктов к такой структуре называются НОПС-форматированием.

Альтернативный подход основан на использовании Принципа пирамиды Минто.

Рис. 3. Пример информационного блока

Вообще говоря информация не линейна, а многомерна (наилучшим образом с такой сущностью справляется гипертекст). Именно в нелинейном виде информации хранится в наших головах. С другой стороны, восприятие информации повышается, если ее подавать в виде многокомпонентного продукта: текст, аудио-, видео-, графика, иллюстрации. Говорят, что прямой путь к правополушарному (ассоциативному, творческому) мышлению лежит через дополнение сухого рационального текста живыми и эмоциональными медиакомпонентами.

Интеллектуальный фильтр – набор критериев и правил, которые мы применяем, когда из неудобного и объемного информационного массива создаем компактный и легко воспринимаемый информационный продукт (сравните с тем как описывает Джозеф О’Коннор преломление явлений / событий реального мира через наши ментальные модели).

Шаг 7. Источники информации

Критерием, позволяющим проводить разделение деловой информации на значимую и несущественную, служит ее новизна. Чем сильнее полученный информационный прирост влияет (в положительную сторону) на вашу деловую жизнь, тем полезнее эта информация. Даже если она влияет опосредовано — например, меняя мировоззрение. Выбирайте информационные источники с возможностью архивирования данных.

Используйте несколько источников информации. Используйте принцип двух дивизионов. Например, ваш выбор газет может быть таким:

• первый дивизион — «Ведомости», «КоммерсантЪ» (для ежедневного чтения)
• второй дивизион — «Газета», «Известия», «РБК-Daily», «Независимая газета», «Российская газета» (для периодического чтения).

Изучение печатной периодики – не только средство доставки актуальной информации, но и инструмент объединения делового сообщества, средство его саморефлексии. (В Интернете таковыми можно считать «сообщество менеджеров e-xecutive» или, например, Профессионалы.ru.)

Использование платных источников информации – информационный аутсорсинг. Вы могли бы собрать информацию и сами, но эффективнее и, скорее всего, выгоднее – поручить работу профессионалам. Некоторые платные базы данных: СПАРК Интерфакс, Интегрум, Медиалогия, TNS.

Шаг 8. Книги как источник информации

По данным «Левада-центра», сегодня только 24% россиян читают книги, и от лидирующих по этому показателю англичан (52%) мы отстаем более чем два раза. …утешаться нам – чтецам – приходится лишь тем, что такая ситуация дает ощутимые конкурентные преимущества каждому четвертому россиянину (т.е. россиянину читающему).

Основным критерием качества книг остается полезная новизна. …можно разделить все новые и полезные знания на те. которые необходимы вам уже сейчас (актуальные), и те, которые могут пригодиться в обозримом будущем (перспективные).

Книгу хочется оценить еще до ее покупки. Именно поэтому современные издания снабжаются аннотациями и краткими рецензиями на обложках или во вступлении. Обращайте внимание на декларации автора и издательства: на какого читателя рассчитана книга, чего в ней больше — теоретики или практических методой? Просмотрите информацию об авторе: почему именно он написал книгу именно па эту тему, каков его багаж знаний и практического опыта? Загляните в библиографию, если она есть, — это позволит оценить бэкграунд книги, научный или практический. Естественно, изучите оглавление. Если после всего этого интерес к изданию еще не пропал, откройте его произвольно где-нибудь в середине и прочитайте пару абзацев – оцените стиль и слог. Наконец, выберите по оглавлению раздел, посвященный теме, в которой вы разбираетесь лучше всего, просмотрите пару страниц и попытайтесь оценить профессионализм автора, исходя из ваших знаний. Как показывает практика, именно после этого последнего шага часто приходится отказываться от покупки. Составлять броские аннотации уже научилось большинство авторов и издательств — маркетинг делает свое дело, а вот качество контента нередко оставляет желать лучшего.

При чтении нужно отмечать важные фрагменты, чтобы не забыть о них и не тратить в дальнейшем по десять минут на их поиски. Размечайте и индексируйте книги и любые печатные материалы — тогда повторный поиск заинтересовавшей вас информации не будет занимать много времени и чтение станет более эффективным.

Чтобы создать предпосылки для разнообразного чтения, необходимо предоставить себе право выбора. Поэтому не ругайте себя, когда понимаете, что читаете далеко не все, что покупаете, и многое откладываете с мыслью «надо посмотреть». По опыту многих активно читающих людей, для эффективного самообразования необходимо покупать в три-пять раз больше литературы, чем будет в итоге прочитано.

Шаг 9. Профессиональный рост

Мы развиваемся только тогда, когда нас подвигают к этому окружающие условия. Создавать такие условия – наша личная обязанность. Сила творческого тока (скорость профессионального развития – I) прямо пропорциональна желанию развиваться – D, и разности потенциалов (профессиональных, творческих – U):

I = U * D

Чтобы создать разность потенциалов нужно:

• попасть в соответствующую корпоративную среду (профессиональную) и / или
• общаться со знатоками своего дела (экспертами).

Перед началом любых преобразований необходимо оценить текущее положение дел. Осознание своих сильных и слабых сторон позволяет эффективно использовать первые и устранять вторые. Способов оцепить себя существует множество – от простейших психологических или профессиональных тестов до процедур ассесмент-центра или найма профессиональных индивидуальных тренеров. Нелишним будет проводить подобный аудит регулярно, а результаты аттестаций фиксировать и архивировать, чтобы периодически оценивать рост достижений.

Ничто так не способствует росту, как контакт с профессионалами – мастерами своего дела. Работа в организациях с высокой корпоративной культурой или постоянные контакты с экспертами создают предпосылки для профессионального развития. Выявить «правильные» организации информационному работнику помогут такие признаки, как присутствие в компании четких стандартов в области обмена информацией или наличие системы управления знаниями. Организовать прямые или косвенные контакты с экспертами помотают отраслевые коммуникационные площадки (семинары, выставки, образовательные программы) и медиа-активность соответствующих специалистов — их присутствие в информационном пространстве через общеделовые или профессиональные СМИ.

Шаг 10. Карьерные стратегии информационного работника

Стивен Кови, автор концепции Р / (Р + С) (подробно изложена в книге «Семь навыков высокоэффективных людей»), советует не забывать о том, что достижение любого результата «Р» [в числителе] всегда нужно соотносить с восполнением и расширением собственных ресурсов и средств («Р + С»). В вашем плане развития «Р + С» должно быть уделено не меньше внимания, чем просто «Р» (результату).

Игорь Манн в своей книге «Маркетинг на 100%. Ремикс» предлагает заняться самомаркетингом и для этого представить себя в виде товара — продукта, продвигаемого на рынок вакансий (или рынок профессиональных услуг). Иногда бывает весьма полезно описать свою карьеру как жизненный цикл продукта, изучить, в чем заключается уникальность вашего предложения и что создает вам (как «продукту») конкурентные преимущества и даже основания для временной монополии.

Глеб Архангельский в книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» рекомендует изобразить на линейном графике (шкале времени) свою планируемую жизнь, отметив ожидаемые периоды и задачи (обучение, воспитание детей, выход на пенсию). Соотнеся диаграмму своей жизни с такими же графиками ваших родственников (или партнеров по бизнесу), можно заранее предсказать напряженные жизненные периоды и сложные моменты, что-либо скорректировать и подготовиться к предстоящим процессам.

Список рекомендованной литературы

1. Нордстрем. Бизнес в тиле фанк
2. Борд. Нетократия
3. Питерс. Представьте себе!
4. Друкер. Задачи менеджмента в XXI веке
5. Йенсен. Общество мечты
6. Горкина. Пять шагов от менеджера до PR-директора
7. Карр. Блеск и нищета информационных технологий
8. Мариничева. Управление знаниями на 100%
9. Кляйн. No logo. Люди против брендов
10. Коноплев. INFO-драйвер

Puting Meta into Action

Scott Jacobs, Steven Krupp, Christine Lotze, Colin Price, Sharon Toye and Stephen Richard Wyatt

How do elite companies set themselves apart from competitors? A multiyear research effort by Heidrick & Struggles identified acceleration—or the ability to reduce time to value by building and changing momentum more quickly than competitors do—as a competitive game-changer. Acceleration, in turn, requires a focus on mobilizing, transforming, and executing with agility—or “META.”

This approach can be applied at four levels: strategy, the organization, teams, and leaders. Here, we give an overview of how META works in practice—specifically, how strategies must account for the short and long term, how organizations should embrace a handful of differentiating actions, how teams are the engines of organizations, and how leaders can themselves accelerate to better serve their teammates and organization.

Strategizing for the short and long term

The business environment is constantly changing. Nearly every day something in the market shifts, a competitor develops an unexpected product, a policy change affects how you can do business, and you’re blindsided.

Indeed, in a survey of 1,200 leaders conducted by faculty at Wharton Executive Education, 60% of respondents said that their organization had been repeatedly blindsided by high-impact events. And an incredible 97% said that their organization lacked an adequate early warning system.

Like all the drag and drive factors contributing to a team’s performance, strategy requires a good amount of foresight. But foresight alone isn’t enough. An accelerated strategy involves a number of practices, including fostering adaptability, developing back-up plans, and keeping an eye on both the short- and long-term trajectory of the organization.

To make sure you’re promoting the right behaviors and practicing an accelerated strategy, you should think in terms of the four areas of META.

Mobilize: Capitalize on uncertainty

Uncertainty is a given in business. An accelerated strategy embraces and mobilizes that uncertainty, helping leaders achieve clarity and alignment on the most important forces shaping the future and helping pinpoint where some of the most profitable opportunities actually exist.

Nathan Rothschild, a prominent member of the second generation of the illustrious banking family, is reputed to have said, “Great fortunes are made when the cannonballs are falling in the harbor, not when the violins are playing in the ballroom.” An accelerated strategy recognizes the opportunities in the inevitable uncertainty—opportunities that lie ahead, yet unforeseen. To capitalize on these uncertainties, dedicate time to play with assumptions about the future of the business to see how they might be able to develop into opportunities. And adopt tools such as influence diagrams, real-options analysis, and system dynamics modeling to embrace and capitalize on ambiguity.

While uncertainty can be intimidating, it is actually a friend to an accelerated strategy, as it can encourage you to spot openings and keep you from getting bogged down with too much information.

Execute: Prepare multiple strategies

A global survey of senior executives by PwC found that more than half of respondents did not believe their organization had a winning strategy. In addition, two-thirds believed their company lacked the needed capabilities to realize its strategy.1 To accelerate, executives must understand the capabilities their company needs to achieve its strategy, which of those capabilities the company already has, and which it must develop.

One of the most important parts of a good strategy is, surprisingly, having multiple strategies. That’s because, often, market conditions change, new threats arise, opportunities emerge, and competitors pursue unexpected avenues. Work to understand your competitors’ possible reactions, and build your own approach around this thinking. Role-playing, for example, can help you imagine the competition’s strategic intentions and thus build multiple strategies to address them.

While most organizations make plans as if the world were predictable, you want to be among those that recognize the value in adaptability and thus are ready to act quickly when the environment changes.

Transform: Split resources between short- and long-term initiatives

Accelerated strategies focus on pursuing long-term ambitions without sacrificing performance in the short term. Strategic transformation requires organizations to plant the seeds of growth while maintaining their core business.

It’s easy, for example, to get sidetracked by near-term initiatives with a clear return on investment, as a leading global chemicals manufacturer did. It was losing its edge in long-term innovation because its resources were primarily going to short-term initiatives. So executives developed a system to combat this trend. They allocated investments into three categories: core (short term/low risk), new (medium term/medium risk), and experimental (long term/high risk). Since each category is based on its own time horizon and risk level, the executives ensured that short-term focus wouldn’t crowd out longer-term investment.

With a strategic eye on both the short and long term, you will also be better able to let go of failing strategies. Everyone knows the dictum to fail fast, but few have the wherewithal to exercise this discipline. By investing in initiatives of diverse risk levels, you’re more likely to know when to pull the plug on a flagging effort.

Agility: Look ahead and adapt

Some projects will inevitably fail. The best companies learn not only to fail fast but also to anticipate, recover from, and learn from setbacks.

Adaptability and foresight are vital to developing an accelerated strategy. In our assessment of nearly 25,000 executives in more than 175 countries on the “six key elements of strategic thinking,” we found that predicting competitors’ potential moves and likely reactions to new products or initiatives ranks as the least-developed skill among the most important strategic behaviors. Being able to foresee such moves is obviously central to an accelerated strategy.

But it is not enough to merely work to anticipate shifts in the industry. You must know what to do with that information, adjusting your strategies and processes, even if they have been successful in the past, to ensure continued performance in the future. A famous scholar once wrote of Darwin’s The Origin of Species, “It is not the most intellectual of the species that survives; it is not the strongest that survives; but the species that survives is the one that is able best to adapt and adjust to the changing environment in which it finds itself.”2

***

An accelerated strategy relies on the ability to look to the future and prepare for it in every way possible: by brainstorming diverse strategies for different situations, being ready to adapt as information and trends change, anticipating competitors’ moves, embracing uncertainty, and planning for both the short and long term. Only then can your organization be prepared for an ever-changing world.

What differentiates winning organizations?

Business is all about innovation, but in one area—how companies are organized—we’ve seen precious little change over the years. In fact, organizational structures have remained mostly the same since Alfred P. Sloan oversaw the development of the modern corporation at General Motors from the 1920s to the 1950s. Why? It’s risky to try new things. To be innovative, you must be prepared to experiment, fail, and get back up again.

Consequently, too many companies have become herbivores—slow to act and react.

Through our research, we identified 39 differentiating actions that can help spur organizations to a faster pace—and better results. Here, we will discuss a handful of those actions. At the very least, they will allow you to operate much more efficiently, but they also have the potential to send you accelerating far past your competitors. (For the full list, see our white paper.)

As we did in the previous section on accelerating strategy, we will look at these differentiating actions as they fall within the META framework.

Mobilize: Put your customers first

Mobilizing requires that you read changes in the external ecosystem through the lens of your customers. The clothing company Zara is widely recognized for a method it has used to coinvent with customers. Sales associates carefully watch which items customers consider buying but then put back. They ask for feedback and communicate it instantaneously to the company’s design team, which then modifies items and ships them out—tailoring products to reflect customer preferences.

While this approach is effective, there is another side to the equation: you have to anticipate customers’ needs before they recognize those needs themselves. Henry Ford reportedly said that if he had just asked customers what they wanted, they would’ve told him to design faster horses. He knew more about their needs than they did. But to understand your customers today, you have to spend time with them. Your leaders need to engage face-to-face with customers.

Execute: Embrace simplicity

Execution at the organization level requires you to harness and streamline resources, and for that to happen, simplicity is key.

The visionary art critic John Ruskin famously warned, “It is far more difficult to be simple than to be complicated.” Indeed, that’s why you see organizations getting bogged down and overwhelmed by data, hierarchies, and new product offerings. But some of the most successful companies have straightforward offerings and structures. Take Apple with its 19 products or Chipotle with its 5-item menu or Comcast with its organizational structure that frequently puts leaders in physical proximity to frontline employees.

Try to reduce the layers of your business, with no more than five to seven layers between the CEO and the front line. With too many layers, it’s easy to get distracted from the task at hand: making the best products or offering the best services.

Another area begging to be simplified is your data. With so much information at your fingertips, how do you know what to look at or what to do with it? Our advice is to pick a limited set of metrics for your scorecard. Decide carefully which you’ll look at, make decisions based only on those metrics, and don’t be afraid to change your metrics as the business or business climate evolves. In fact, insist on it. The environment changes—your metrics may need to change as well.

Transform: Innovate collaboratively with courage

Transforming involves experimenting and innovating—and collaborating to make that all happen. To truly be innovative, you must encourage disruptive thinking across the organization. Listen to your instincts, back them up with empirical data, and then track the impact of new ventures on your customers and employees. Take General Motors. It is investing aggressively in driverless cars, even though they could represent a threat to its long-standing business model. It’s a courageous move, with an eye on the future and a little bit of faith that it will all work out.

To get the most innovative ideas out of the organization, though, you have to encourage collaboration and celebrate net exporters of talent. “We don’t have time for people who hoard insights or data,” said Comcast Cable’s head of HR, William Strahan, in an interview as part of our research. You’ve got to remove blockers and make information transparent. Create an open, collaborative environment, and everyone will feel equally a part of the organization, thus making employees more likely to contribute. Transparency is how you get even more and better ideas from people throughout the organization.

Agility: Learn and bounce back from mistakes

As the critical element of acceleration, agility allows you to spot opportunities and threats, learn from mistakes, and pivot quickly.

Failure is not the enemy. In fact, agile organizations invite people to fail, as mistakes present opportunities to learn and adapt. Intuit, for example, tried a marketing campaign aimed at young adults that would let them get tax refunds as gift cards to retailers. While the campaign generated almost no interest, it cost next to nothing. “It is only a failure,” cofounder Scott Cook said, “if we fail to get the learning.”3

Try risky endeavors, but also conduct a postmortem on mistakes. This way the organization can adopt what worked and avoid what did not—and do it quickly. When something “bad” happens, it’s natural to slow down, take time to think it over, and lick your wounds. But recovery has to happen on the go. Keep pushing forward and trying new things, and don’t forget to praise those unafraid of putting themselves out there for a new opportunity.

***

Innovation is hard, and it’s why so many organizations are structured the same way they were 10, 20, or even 50 years ago. But continually rethinking how you engage with your customers, how you can simplify, how you collaborate, and what you do in the face of failures can keep you fresh, competitive, and, critically, accelerating. 

Accelerating teams, the engine of your organization

Do you have a nagging suspicion that the team you manage could be doing better? You’re not alone, and you’re probably right.

Just as molecules are the building blocks of the universe, teams are the building blocks of every organization. From the senior leadership to the back office to customer-facing departments, organizational performance critically depends on the health of teams at every level. Yet teams tend toward chaos: tensions build up, bucks are passed, and purposes clash. Our research found that acceleration is not the natural state of most teams; only 13.0% of the teams we studied could be defined as accelerating, while 27.5% were lagging or outright derailing, as shown in Figure 1.

What does all this mean for performance?

The truth is that underperforming teams are leaving money on the table, wasting time, and deterring top talent from joining or staying in your organization. Using corporate bonuses as a proxy for economic performance, we found that accelerating teams had an average economic impact 22.8% higher than that of derailing teams. Accelerating teams also reduce costs more quickly, go to market more effectively, and launch products more smoothly.

We also found that senior-level teams (director-level members and above) were 1.6 times less likely than junior teams to be accelerating. Why is it worse at the top? Because at the senior level, team members must integrate a portfolio of different activities—marketing, manufacturing, finance, and so forth—into a coherent whole. This finding aligns with previous Heidrick & Struggles research; in a survey of 60 top HR executives from Fortune 500 companies, only 6% of respondents reported that “the executives in our C-suite are a well-integrated team.”4

To help teams at every level, we developed the Team Accelerator Questionnaire (TAQ) to measure the 16 drive factors that our research has shown are critical to team acceleration. The TAQ is completed by stakeholders inside and outside the team and provides a “heat map” of the team’s performance; it enables the team to construct a journey to suit the industry context, the organizational strategy, and the team’s ambitions. Figure 2 is an example of a team’s personalized heat map, which reveals the areas in which it is succeeding and those in which it is struggling; in this case, adaptability is clearly a weak point.

Though the specific plan for each team will differ, the differentiating actions for teams map well to the META framework.

Mobilize: Obtain clarity

Mobilizing a team means aligning it around a clear set of priorities. Without fail, accelerating teams put the customer at the center of everything. Unsurprisingly, our research found that the further a team is from the customer, the harder it is for its members to prioritize the customer instead of single-mindedly pursuing financial targets and internal key performance indicators. Thus it’s crucial to find ways to bring customers into the room for non-customer-facing teams—including, of course, senior teams.

In addition to keeping the customer top of mind, mobilized teams also share a deep understanding of the expectations of each stakeholder—including team members, team leaders, commissioners (that is, the bosses of the team leaders), and outside stakeholders. This understanding is translated into action through the team members’ straightforward articulation of the team’s purpose, mutual commitment to achieve its priorities, and laser focus on a clear direction, delegating away tasks that diverge from its mission. Indeed, too many teams—almost half of those we surveyed—cited “allowing priorities to pull in different directions” as getting in the way of acceleration.

Execute: Achieve functional excellence

Mobilizing is only the start. Execution of the team’s agenda requires a disciplined approach. To begin, team members must be the right fit for the job; a tight composition and the ability to restructure as needed are crucial. As Meg Whitman, CEO of Hewlett Packard Enterprise and former CEO of eBay, said, “At eBay, someone who was perfect when it was a $40 million company was not quite so perfect when it grew to $4 billion.”5

With the right members in place, each entrusted with explicit accountabilities, the team can concentrate on execution built on uncompromising standards—a single-minded pursuit of priorities aided by ruthless time management—and a focused grip on matching critical resources to the biggest opportunities rather than chasing red herrings.

Transform: Drive productive disruption

A team that mobilizes and executes well is an asset to any organization—especially when operating in a steady state. But in a dynamically changing environment, it’s not enough. Through high-quality debate and frank yet supportive feedback, accelerating teams transform the organizations in which they work. Four differentiating factors distinguish members of accelerating teams:

• They wield stakeholder influence, managing these individuals as if they were customers, creating a compelling call to action, and enjoying the snowball effect of stakeholders’ rallying the support of others in turn.
• They distribute leadership responsibilities, demanding full participation, ensuring decisions are made at the correct level, and establishing a unified team voice. Such distribution is the essence of collaboration, free of micromanagement.
• They hold each other to account, stretch each other’s thinking, and understand each other as people and as colleagues; the reward is that such teams rupture and repair from conflict quickly.
• They make disciplined decisions that benefit from full transparency and unfettered information sharing—particularly the decisions centered on risk. Too risk-averse, and opportunity is left on the table; too risk-“loose,” and risk is managed poorly, with potentially disastrous outcomes.

Agility: Evolve and grow

The final set of team acceleration drive factors ensures that the team never stands still. Teams that are agile create energy, attempt the ambitious, and overcome barriers to delivery—and enable the organization to pivot when required and to execute and transform where the strategy demands it. Agile teams are characterized by foresight, learning, adaptability, and resilience. In practice, these teams scan the environment for fresh ideas and welcome challenges to conventional wisdom. They learn from the past, present, and future, implementing these lessons at pace. They experiment and adapt, and they manage their energy to ensure that there is enough appetite for risk, absorb setbacks, and view challenges—inevitable in the business world—as opportunities for growth. Our research found that adaptability in particular can be a sore spot for teams; 70% of teams in derailing companies struggle with it.

***

As more and more companies organize through teams, think about your own team challenge—and consider where, specifically, your team may be struggling. What would it take to capture the maximum value for your organization?

Accelerating leaders

We’ve now discussed how strategies must account for the short and long term, how organizations should embrace a handful of differentiating actions, and how teams are the engines of organizations. Leaders are the final piece of the puzzle; they set the pace of the team and therefore of the organization. And watching an accelerating leader at work is like watching a three-act play titled META.

Mobilize: Set the foundation

The first act is mobilization. In the first scene, we watch our protagonist shape strategy by envisioning a compelling future for the organization. This vision requires the leader to anticipate and interpret market changes and set strategic priorities accordingly. These priorities provide clarity on the critical factors for success while not hampering the company’s ability to be flexible and agile.

In the second scene, our protagonist outlines a specific approach to putting the customer at the heart of everything the organization does: understanding customers’ needs, creating distinctive value for them, and building deep customer relationships. The leader harnesses and constructs the full set of capabilities and resources to anticipate and shape evolving customer needs, staying one step ahead of competitors and disrupters.

The third scene unfolds with our leader inspiring others and leading through influence, not authority. To do this, the leader co-creates meaning and purpose, ensuring that all team members engage with the team’s mission statement; employs tactics such as storytelling to engage and energize the organization at large; and aligns stakeholders to establish buy-in and support.

Execute: Deliver results

The action heats up in the second act. Accelerated execution requires the leader to build talent and teams and seek results—that is, translate strategy into clear execution plans and priorities. The importance of building a high-functioning, diverse team cannot be overstated; our protagonist knows this and so makes investing in talent attraction and development a personal and business priority. The leader empowers others, thus creating space to lead. At the same time, the leader deftly coordinates execution across a wide-ranging portfolio, evoking a high level of ownership and accountability. Our protagonist is always focused on improving core capabilities and delivering at pace by removing process complexity and showing courage to change plans when appropriate.

Transform: Embrace disruption

The third act features two equally important scenes: disrupting conventional ways of thinking and leading innovation. The disruption phase requires asking bold questions for which our protagonist has no answers—including about the company’s own business model, if necessary—and being an advocate for trying new things. It also requires the leader to protect the core business from potential external disrupters by leveraging technology. To lead innovation, the leader finds ways to experiment. The leader fosters an environment that encourages others to take risks and experiment with new ideas, collaborate across silos, and rapidly scale up those ideas that promise a material impact.

Agility: Learn and adapt

Throughout the three-act play, the leader—and the leader’s supporting cast—demonstrate agility. We watch as they journey through the stages of mobilization, execution, and transformation, developing foresight, learning, constantly adapting to changing contexts, and drawing on their resilience. This compelling performance is, perhaps, why this play keeps replaying in our minds; like a stunning theater performance, the leading character stands out. Our protagonist faces complex problems and solves them; is self-aware, curious, and courageous; balances authenticity with adaptability; and—sometimes against all odds—sustains energy throughout the organization. It turns out that this unbridled success is not magic, nor is it out of reach; it is a symptom of leading with agility.

***

The opportunity to lead is why many of us got into business in the first place. And our dreams are often rewarded, because leading an organization—be it a company, an association, a government agency, or a nonprofit—is thrilling. It tests you and requires you to constantly retool, adapt, and learn. As Maya Angelou famously wrote, “If you don’t like something, change it. If you can’t change it, change your attitude.” We put it to every leader: What can you change about yourself to become a better leader?

---

About the authors

Scott Jacobs (sjacobs@heidrick.com) is a partner in Heidrick & Struggles’ Leadership Consulting Practice and the knowledge leader for organizations; he is based in the London office.

Steven Krupp (skrupp@heidrick.com) is a partner in the Leadership Consulting Practice and the knowledge leader for leadership development; he is based in the Philadelphia office.

Christine Lotze (clotze@heidrick.com) is a partner in the New Jersey office and a member of the Leadership Consulting Practice.

Colin Price (cprice@heidrick.com) is an executive vice president and the global managing partner of the Leadership Consulting Practice; he is based in the London office.

Sharon Toye (stoye@heidrick.com) is a partner in the Leadership Consulting Practice and the knowledge leader for teams; she is based in the London office.

Stephen Wyatt (swyatt@heidrick.com) is a partner in the Singapore office and a member of the Leadership Consulting Practice.

This article is drawn from posts previously published on LinkedIn. The thinking is adapted from Colin Price and Sharon Toye’s recent book, Accelerating Performance: How Organizations Can Mobilize, Execute, and Transform with Agility (Wiley & Sons, January 2017).

References

1 Paul Leinwand, Cesare Mainardi, and Art Kleiner, “5 ways to close the strategy-to-execution gap,” Harvard Business Review, December 22, 2015.

2 Leon C. Megginson, “Lessons from Europe for American business,” Southwestern Social Science Quarterly, June 1963.

3 Martin Reeves and Mike Deimler, “Adaptability: The new competitive advantage,” Harvard Business Review, July–August 2011.

4 Richard M. Rosen and Fred Adair, “CEOs misperceive top teams’ performance,” Harvard Business Review, September 2007.

5 Adi Ignatius, “‘We need to intensify our sense of urgency’: An interview with Meg Whitman,” Harvard Business Review, May 2016.

Companies That Learn Together, Earn Together

Roch Parayre

You and your customers may work in different sectors of an industry, operate within different organizational structures, or be located in different geographies, but you have one very important thing in common: you both need to learn in order to adapt and succeed. So why not learn alongside your customers and strengthen your relationships in the process? That’s the idea behind a trend that can best be described as customer-centric co-learning, where organizations and their customers come together to learn side by side in an executive education–type setting.

General Electric is already famous for the leadership development programs for company managers that it offers at its leadership center in Crotonville, New York. It is also one of the best examples of a company that has embraced—and benefitted from—a customer-centric co-learning model. Over the past few years, I’ve had the privilege of teaching at more than half a dozen of GE’s co-learning events around the globe, and I can tell you firsthand that the inherent value of co-learning with customers is immense. Not unlike the benefits of co-creation, which show that developing beta products with active users works much better than traditional iterative improvement techniques, co-learning offers the opportunity to work collaboratively with key influencers to strengthen business relationships in ways that can’t necessarily be achieved otherwise.

In GE’s case, here’s how it works:

The company identifies its top customers and partners and invites them to send a small cohort of executives to participate in the learning experience. Most events I’ve been involved with are capped at about 120 participants (10 senior executives from 12 customer companies), which is a small enough group to remain intimate, while also offering diverse perspectives and viewpoints.

The course, which typically runs for one week, is designed to focus on one area or theme that is particularly relevant for the specific audience. The company assembles a team of presenters—educators and thought leaders who specialize in that area—while tapping GE representatives to moderate and facilitate group work. During the course, teams learn how to apply relevant concepts within their own organizations. At face value, this setup may very well look like any other executive education event—but it’s not.

Here’s why it works. Customer-centric co-learning enables organizations to do the following:

• Get closer to their customers. The opportunity to spend a week, or even a few days, interacting with customers outside of the normal course of business doesn’t come around often. But when it does, it enables both parties to learn things about the other they may not otherwise know—things that may not be directly connected to their business dealings at the moment, but that lead to a deeper understanding and enable companies to better serve their customers in the short and long term. It is also worth noting that greater trust and collegiality are by-products of this sort of transparency.

• Break free from sales tensions.These engagements are about learning and relationship building—not making another sale (although that may happen as a longer-term result). Sales conversations are prohibited during these programs, unless initiated by the customer, freeing participants from their everyday vendor–customer mode and encouraging customers to share freely without needing to fend off sales pitches.

• Encourage outside-in thinking.When customers and partners from various industries come together, everyone benefits from different viewpoints. Too often leaders are limited by their own perspectives, but a diverse group of peers can help one another see the bigger picture and adopt a more macro lens that can help them on a strategic level. 

• Demonstrate their investment in customer success.Including customers in such a high-caliber learning event clearly demonstrates that an organization values its partnerships. It sends the message that the organization is vested, and invested, in its customers’ success. It’s not unusual for companies to commit substantial resources to make this all happen, and while there is no guaranteed hard return on investment, it pays dividends in building long-term business relationships.

For all of these reasons, I’m convinced that companies that learn together, earn together. While GE is not alone in its co-learning endeavors, most organizations have yet to recognize its value, let alone take the plunge. But those willing to try will reap the rewards.

12 Questions To Tell If You're A Great Manager

Tomasz Tunguz

I’ve been reading Fred Kofman’s book, Conscious Business. Written in 2006, the book summarizes Kofman’s experiences as a management consultant to some of the great leaders in technology and other industries. In the book, Kofman lists 12 questions Gallup used to identify great managers in one of the largest management surveys conducted.

As I read this list of 12 questions, I started answering them for each of the different roles I’ve had. When I worked for great managers and answered the questions, I found I answered yes to almost all of them. The converse is also true.

This list incorporates questions about communication clarity, mission, shared values, respect, community and teamwork.

1. Do I know what is expected of me at work?
2. Do I have the materials and equipment I need to do my work right?
3. At work, do I have the opportunity to do what I do best every day?
4. In the last seven days, have I received recognition or praise for doing good work?
5. Does my supervisor, or someone at work, seem to care about me as a person?
6. Is there someone at work who encourages my development?
7. At work, do my opinions seem to count?
8. Does the mission/purpose of my company make me feel my job is important?
9. Are my co-workers committed to doing high-quality work?
10. Do I have a best friend at work?
11. In the last six months, has someone at work talked to me about my progress?
12. This last year, have I had opportunities at work to learn and grow?

Running through this list as a manager with each report might be a great way to structure a one-on-one, especially those deeper conversations about career progression, employee satisfaction and a person’s place within an organization.