Аудит системы управления: определение и подходы

 

Аудит системы управления организации – это многофакторный анализ процессов планирования, принятия и реализации решений, включая оценку качества управленческих подсистем, влияющих на способности компании достигать поставленных целей.

Аудит системы управления направлен на следующие важнейшие сферы вашей организации:

• эффективность работы стратегического контура управления,
• сфокусированность операционной деятельности на стратегии,
• способность менеджмента создавать качественные долгосрочные планы,
• способность организации успешно достигать целей.

Данная статья не только подробно раскрывает наши подходы к проведению аудита системы управления, но и позволяет вам самостоятельно провести экспресс-аудит по 20 параметрам вашей системы управления.

Основные подходы к аудиту системы управления

Глубинные причины проблем в долгосрочном развитии организации можно узнать с помощью разновидности аудита системы управления: аудита системы управления стратегией. Этот тип аудита оценивает качество стратегий и процессов их реализации, а также особенности системы управления компании, которые влияют на вероятность достижения целей.

Разработка стратегии развития часто сталкивается с серьезными препятствиями. Наши исследования показывают, что крупные корпорации, государственные организации и небольшие компании имеют много общих причин, почему они не могут реализовать стратегию.

На основе этих исследований создана услуга по аудиту стратегического управления, которая позволяет выявить типичные проблемы управления организацией и разработать пути их решения.

Аудит дает уникальный срез информации по системе управления бизнесом по нескольким десяткам параметров, которые разделены на четыре критически важных области оценки.

Самое важное достоинство аудита по стандартной методологии состоит в том, что вы можете провести аудит своей системы управления самостоятельно. Независимый аудит с помощью внешних консультантов может  проводится на вашей территории с детальным изучением документации и интервью с руководителями компании или в дистанционном формате. Методология позволяет это сделать.

Аудит желательно проводить то того, как начнется разработка стратегии развития вашей организации. Это позволит заранее устранить проблемы качества системы планирования и управления, т.к. реализация стратегических планов зависит не только от их содержания, но и от того, приспособлена ли ваша компания и её система управления к реализации амбициозных задач.

Аудит системы управления стратегией даёт ответы на следующие вопросы:

•  Насколько ваша организация способна реализовать свою стратегию и почему?
•  Способна ли система управления организации эффективно обновлять стратегию и подходы к её реализации?
•  Что нужно изменить в системе управления, чтобы повысить вероятность реализации стратегии развития?

По результатам аудита вы будете знать, что именно нужно изменить в вашей компании, чтобы повысить эффективность реализации долгосрочных целей.

Почему аудит системы управления необходим для сбалансированного развития компании

Аудит даёт толчок для внутреннего улучшения компании. Выявление проблем системы управления, разработка и внедрение микро-основ, которые способствуют движению вперед, это основная задача аудита.

Сбалансированное улучшение внутренних процедур стратегического планирования и управления позволит обеспечить ритмичность функционирования компании, высокое качество стратегий и эффективность их реализации. Подробная информация о подходе к оценке качества управления содержится в следующем видео.

Планирование, как процесс, является частью более общего процесса управления организацией. Качество этого процесса определяет эффективность прилагаемых организацией усилий, направленных на реализацию стратегии.

Низкое качество системы разработки и реализации стратегий является причиной появления сбоев в реализации стратегии. Но ликвидация сбоев в реализации стратегии является борьбой с симптомами болезни, а не с её причинами.

Причины скрыты в глубине процессов управления и в том, как устроена система управления компанией.

Методология аудита системы стратегического управления

В ходе аудита применяется комплексная методология проверки системы стратегического планирования и управления предприятия под названием Strategium Space Score. Данная методология позволяет не только выявлять проблемы отдельных компаний, но и сравнивать организации между собой.

В основе подхода лежат концепции процессно-ориентированного стратегического управления и динамических способностей фирмы.

Стратегическое планирование само по себе не обеспечивает гарантии реализации стратегии. Интегрированное планирование, включающее взаимосвязанное планирование на всех уровнях организации повышает вероятность реализации стратегии, но также не является гарантией.

Данная методология создана не только для того, чтобы на научной основе определить проблемы организации, но и для того, чтобы их эффективно исправлять.

Одна из ключевых задач методологии – разработка подробного плана улучшения качества важнейшего процесса организации – стратегического менеджмента.

Стратегическая теория фирмы и аудит системы управления

Методика проведения аудита системы стратегического управления научно обоснована и базируется на следующих трёх китах стратегической теории фирмы:

1. Концепция динамических способностей.
2. Ресурсная концепция.
3. Концепция рыночного позиционирования.

Именно потому, что при разработке услуги мы применили наиболее продвинутый научный аппарат, мы получаем надежные результаты, подтверждаемые практиков. Например, одна из компаний (один из лидеров рынка девелопмента), которую мы анализировали в рамках стратегического аудита, и которая получила низкую оценку по нашей методологии, уже прекратила существование.

В ходе аудита в первую очередь оценивается фактическое состояние стратегического управления на предприятии. Качество и целостность этого контура управления в условиях возрастающей турбулентности финансовых, сырьевых и потребительских рынков становится всё актуальнее.

Несмотря на то, что понимание стратегического управления в существующих школах стратегий основывается на весьма различающемся восприятии причин конкурентоспособности, нет разногласий в том, что ее поддержание имеет приоритетное значение для успешного и устойчивого развития предприятий.

Краткий обзор школ концепций стратегической теории фирмы

В концепциях различных школ стратегий можно увидеть, что в тех из них, которые отдают приоритет внешним факторам успеха (например, школа позиционирования), реализация успешного использования таких факторов (например, выбор правильной отрасли для инвестиций) в значительной степени определяется целенаправленной деятельностью по поиску и анализу релевантной информации и синтезу управленческих решений на ее основе. Это и есть процесс принятия стратегических инвестиционных решений внутри предприятия – составная часть системы управления.

Некоторые другие концепции (например, концепция динамических способностей) напрямую увязывают долгосрочную конкурентоспособность предприятий с их внутренними способностями, детерминированными организацией бизнеса и организационными рутинами, которые не могут быть легко скопированы конкурентами.

Таким образом, какую бы концепцию стратегической теории фирмы мы не взяли, если рассмотреть динамический аспект бизнес-среды и компании (переходные состояния), то для таких состояний приоритет внутренних, имманентных компании, характеристик её системы управления выходит на первый план.

Меньшая дифференциация прибыльности между различными отраслями по сравнению с различиями в прибыльности компаний внутри отдельных отраслей также подтверждает приоритет внутренних факторов в достижении устойчивых конкурентных преимуществ предприятий.

Поэтому состояние системы стратегического управления играет в обеспечении долгосрочного устойчивого и прибыльного развития ключевую роль.

Аудит системы управления как инструмент оценки конкурентоспособности

Каким образом можно определить качество системы стратегического управления в различных организациях так, чтобы можно было сравнивать их между собой?

Для этого необходимо избавиться от некоторых отраслевых факторов, т.е. рассматривать характеристики системы управления, свойственные всем компаниям и при этом не обладающие отраслевой спецификой. Для удобства анализа необходимо использовать структурированную модель элементов стратегического управления, которые можно было бы оценивать по определенным критериям.

Такая модель разработана в методологии Strategium Space Score и учитывает необходимые требования к элементам процесса управления и критериям оценки этого процесса. Эти требования заключаются в следующем:

• оказание долгосрочного эффекта на положение фирмы на рынке,
• независимость результатов оценки от отраслевого фактора,
• значительное влияние на другие ключевые процессы компании.

Выявленные нами элементы процесса стратегического управления структурированы в четыре логических блока, относящихся к различным аспектам стратегического управления (показаны в центре рисунка):

1. Стратегический диалог

Стратегический диалог – это определенный тип внутриорганизационного взаимодействия, включающий в себя:

• инициирование процесса разработки стратегии,
• консенсус в отношении методов стратегического управления,
• применение различных каналов коммуникаций,
• фокус системы управления,
• трансформацию стратегии.

В этом разделе оцениваются взаимодействия между собственниками, руководством и работниками организации, связанные с решением стратегических вопросов, а также распределение ответственности.

2. Стратегические рутины (процессы управления стратегией)

В данном разделе анализируется качество стратегических рутин по следующим параметрам:

• состояние устоявшихся процессов и внутренних правил стратегического управления,
• качество применяемых методов организации планирования
• наличие системы показателей
• наличие регламентов.

Мы оцениваем последовательность действий по разработке стратегии на предмет чёткого распределения ответственности, применения различных вспомогательных инструментов, например, специальных методик анализа, информационных систем, систем показателей, BSC.

3. Содержание стратегии и других плановых документов

Анализируется качество содержания стратегий и подробный аудит стратегических и других документов, связанных с разработкой стратегий и планированием инициатив на предмет их целостности, полноты и понятности.

Также анализируется совокупность данных, поступающих для анализа и обработки или синтезируемых в ходе функционирования системы управления.

4. Процессы реализации стратегии

Анализируется качество процессов реализации стратегий – целенаправленной деятельности по реализации стратегических инициатив, увязке стратегических и операционных целей, адаптации систем предприятия и управлению его интеллектуальным капиталом.

Это подробный анализ применяемых в вашей компании подходов к каскадированию стратегий, мониторингу и ресурсному обеспечению их реализации.

Мы также анализируем адаптацию подсистем управления,  состояние проектного управления и качество его применения в процессе реализации стратегий.

Каждая из этих четырёх областей оценивается по пяти (5) параметрам, каждый из которых может быть в пяти (5) состояниях.

В итоге мы имеем: 4 х 5 х 5 = 100 различных состояний компании, начиная от простейшего организма, который вообще не думает о будущем, до полностью стратегически сфокусированной организации, вся деятельность которой направлена только на реализацию стратегических целей и поддержание долгосрочной конкурентоспособности.

Аудит является основой для улучшения компании по многим направлениям. Примеры возможного развития сотрудничества можно посмотреть на рисунке.

Какие работы проводятся в ходе аудита системы управления

Логика работы показана на рисунке ниже.

Если посмотреть работы в несколько другом разрезе, то в ходе аудита проводятся следующие работы:

• анкетирование нескольких руководителей компании для получения усредненных оценок,
• анализ стратегических документов (планы и отчеты),
• анализ нормативной документации по стратегии,
• уточняющие интервью с руководством,
• обработка результатов,
• разработка отчета,
• презентация отчета.

В зависимости от объема документов все эти работы можно выполнить за неделю.

В ходе аудита несколько руководителей компании независимо друг от друга заполняют специальные анкеты. Данные из этих анкет автоматически усредняются и анализируются по определенной методике.

В результате может появиться диаграмма, подобная представленной на рисунке ниже.

Эта диаграмма показывает консолидированные результаты анкетирования.

Если вы не знакомы с методикой интерпретации результатов аудита, то сделать развёрнутые выводы из этой диаграммы будет достаточно тяжело. Мы создали специальную методику интерпретации результатов аудита стратегического управления. В этой методике есть заготовленные заранее формулировки, соответствующие определенным сочетаниям результатов анкетирования.

Это позволяет экономить время, что сказывается на стоимости услуги и возможности проводить такую оценку самостоятельно. Также, чтобы облегчить обработку результатов, мы разработали методику интерпретации дисбалансов в оценках.

Можем заверить, что даже при средней базовой подготовке по управлению ваши специалисты вполне смогут провести аудит самостоятельно.

Результаты аудита системы управления

Возможные результаты аудита системы управления представлены на слайде:

Наша методика обеспечивает минимальное время “переналадки” с одного клиента на другого. Мы провели огромную работу по созданию модели интерпретации результатов анкетирования. Не меньший объем работы мы потратили и на создание шаблона презентации.

Теперь при подготовке отчета мы не делаем презентацию заново, а просто меняем формулировки на те, которые релевантны результатам анкетирования конкретного клиента.

Может потребоваться некоторое время для адаптации шаблона под фирменный стиль и другие требования клиента.

В нашем курсе есть пример скринкаста по дистанционному аудиту стратегического управления. Данное видео обезличено и невозможно догадаться, для какой компании мы делали эту работу. Тем более, данная компания не стала внедрять изменения к стратегическому процессу, которые мы предлагали, и теперь она уже не существует. Это был один из лидеров многомиллиардного рынка.

Аудит системы стратегического управления может быть адаптирован к любому бюджету через выбор соответствующих опций.

Подробный план проведения аудита системы управления

Обычно мы руководствуемся следующей последовательностью работ:

1. Анкетирование и анализ заполненных анкет

В результате данного этапа появляется общая характеристика системы стратегического управления с точки зрения вероятности реализации стратегии.

Анализ анкеты отвечает на следующие вопросы:

•  Каково общее состояние системы управления компании?
•  Насколько эффективна организация работы с точки зрения реализации стратегии?
•  Как способствуют реализации стратегии внутрифирменные коммуникации?
•  Соответствуют ли процессы управления потребностям отрасли и рынка?
•  Отвечает ли состав и содержание стратегий организации требованиям среды?
•  Какова степень внимания менеджмента к реализации стратегии?

2. Анализ стратегической документации

В результате анализа документации оценивается полнота и корректность содержания регламентной, плановой и отчетной документации, связанной со стратегией компании.

Анализ документации отвечает на следующие вопросы:

•  Насколько состав документации соответствует требованиям?
•  Насколько содержание регламентов соответствует требованиям реализации стратегии?
•  Соответствует ли плановая документация требованиям к содержанию стратегии?
•  Выполняют ли отчеты о реализации стратегии свою роль?
•  Отвечает ли методология планирования потребностям компании и отрасли?

3. Разработка требований к целевому состоянию системы управления

В результате данного этапа разрабатывается модель возможного целевого состояния системы стратегического управления, соответствующая отраслевым требованиям и потребностям организации.

Разработка целевого состояния систем отвечает на следующие вопросы:

•  Каким образом должна быть построена система стратегического управления?
•  Каков должен быть состав регламентной, плановой и отчетной документации по стратегиям?
•  Какие действия и в какой последовательности должны выполняться?
•  Что должны содержать стратегии и отчеты об их реализации?
•  Какие методы, как и кем должны использоваться в процессе стратегического управления?
•  Какая организационная структура должна поддерживать процесс стратегического планирования и управления?

4. Разработка плана основных мероприятий по улучшению системы управления

В ходе аудита разрабатывается план мероприятий по совершенствованию системы управления компании. Данный план основан на детальном анализе системы стратегического планирования и управления компании, процессов, документации, содержания стратегий и особенностей существующей системы управления.

План содержит  обоснованную и реализуемую программу дальнейших действий по улучшению системы управления.

В результате данного этапа появляется последовательный и логичный план основных мероприятий, направленных на улучшение существующей системы стратегического планирования и управления организации.

План мероприятий отвечает на следующие вопросы:

•  С чего начать улучшение системы стратегического управления?
•  В какой последовательности необходимо осуществлять доработку стратегической документации?
•  Каковы первоочередные задачи по решению существующих проблем с реализацией стратегии?
•  Сколько времени понадобится на основные этапы внедрения стратегического планирования и управления?

Заключение

Тема анализа системы управления достаточно обширная, поэтому мы предлагаем перейти к практическим шагам по оценке качества управления в вашей компании. В первой главе этой статьи вы можете провести самостоятельный экспресс-аудит качества системы управления вашей компании.

©Дмитрий Рыцев - автор является основателем проектов Strategium.Space и NooSphereum