Как с помощью метода сфокусированного обсуждения не потерять важное и запомнить главное
По роду своей деятельности я изо дня в день организую дискуссии, переговоры, встречи, пишу десятки писем или коммерческих предложений. Пройдя этот путь несчетное количество раз, я привыкла опираться на четкий и универсальный инструмент – метод сфокусированного обсуждения. Хочу отметить, что применять его можно и нужно не только на работе, но и вне ее.
По роду своей деятельности я изо дня в день организую дискуссии, переговоры, встречи, пишу десятки писем или коммерческих предложений. Пройдя этот путь несчетное количество раз, я привыкла опираться на четкий и универсальный инструмент – метод сфокусированного обсуждения. Хочу отметить, что применять его можно и нужно не только на работе, но и вне ее.
Зачем вообще нужны обсуждения?
Вспомните лекции, на которых вы бывали в студенческие годы. И тех преподавателей, которые в буквальном смысле ее просто читали. Как много информации оставалось в голове после окончания? И наверняка были те, которые строили лекции на вовлечении, сопровождали рассказы историями. Обычно это гораздо действеннее. Правильно организованные обсуждения как раз и нужны, чтобы информация запомнилась без лишних усилий и специального процесса «запоминания».Почему метод работает?
С помощью метода сфокусированного обсуждения вы легко сможете доносить свои идеи и мысли до абсолютно любой аудитории. Он появился в конце 40-х годов в США и применялся для солдат, которые недавно вернулись с войны – то есть для людей, которые находятся в стрессовой ситуации, но в том случае, когда было необходимо обсуждать серьезные вопросы, и проблемы, уходя от эмоций.
Уже потом метод начал использоваться для организации различных сообществ в других странах мира, позже пришел в бизнес.
Метод сфокусированного обсуждения универсален потому, что понятен и тем, кто любит визуализацию, и тем, кто мыслит эмоционально, и тем, кто предпочитает эмоциям логику, и тем, кто требует разложенной по полочкам информации. То есть если нужно, чтобы двое или более людей договорились и поняли что-то за короткое время – этот метод будет действительно эффективным. Кроме того, используя его в личной практике, вы научитесь проверять предоставляемую вам информацию и уберегать себя от манипуляций. Надо лишь удостовериться, что по всем уровням, о которых речь пойдет ниже, вам достаточно данных.
Принцип действия метода
Метод сфокусированного обсуждения построен на вопросах. Но, разумеется не всяких, а правильных. В них и есть сила. В основе лежит воронка из четырех уровней вопросов, пройдя по которым можно разложить по полочкам любую дискуссию, перейти от поверхностного обсуждения к глубинному или даже разобрать конфликтную ситуацию.Этап 1: Задать открытые объективные вопросы. Что известно о проблеме? Какие есть риски? Что произойдет, если ее не решать? И т.п.
Этап 2: Проговорить эмоциональные переживания, связанные с проблемой. «Что чувствуешь?», «Почему переживаешь?», «Что вызвало улыбку?»
Этап 3: Интерпретировать на себя. «Какое значение это для тебя имеет?», «Как влияет на жизнь?».
Этап 4: Поиск решения. «Какие выводы можно сделать?», «Что можно изменить?», «Как лучше поступить?».
Только на одном из 4 уровней тот или иной участник группы в силу своих природных данных чувствует себя сильнее и комфортнее. Таким образом, используя вопросы, построенные относительно специфичного уровня восприятия, мы имеем возможность вовлечь всех и каждого в обсуждение и раскрыть самые сильные стороны отдельных участников.
При использовании ОРИП-модели также вскрываются бессознательные установки, которые в других случаях принимаются по умолчанию. Благодаря этому группа избавляется от стереотипов, а предположения и выводы становятся более осознанными, продуктивными и обоснованными.
Этап 2: Проговорить эмоциональные переживания, связанные с проблемой. «Что чувствуешь?», «Почему переживаешь?», «Что вызвало улыбку?»
Этап 3: Интерпретировать на себя. «Какое значение это для тебя имеет?», «Как влияет на жизнь?».
Этап 4: Поиск решения. «Какие выводы можно сделать?», «Что можно изменить?», «Как лучше поступить?».
Только на одном из 4 уровней тот или иной участник группы в силу своих природных данных чувствует себя сильнее и комфортнее. Таким образом, используя вопросы, построенные относительно специфичного уровня восприятия, мы имеем возможность вовлечь всех и каждого в обсуждение и раскрыть самые сильные стороны отдельных участников.
При использовании ОРИП-модели также вскрываются бессознательные установки, которые в других случаях принимаются по умолчанию. Благодаря этому группа избавляется от стереотипов, а предположения и выводы становятся более осознанными, продуктивными и обоснованными.
Итак, уровень первый – факты
Уровень объективный. Например, когда вы готовите письмо, с чего стоит начать? Излагайте конкретные факты: кто, что, зачем. Этот уровень – копилка фактических данных.Следующий уровень – эмоции.
Здесь сосредоточены чувства, переживания. Какой факт огорчил, что вызвало эмоции. В какой момент вы почувствовали радость.Третий уровень – уровень интерпретаций
Задайте вопросы: Что все это значит? Какое значение имеет ситуация для жизни?Последний уровень – принятие решений
Какие выводы можно сделать? Какие уроки извлечь? Что бы вы посоветовали в такой ситуации? Как поступить, чтобы не попасть в какую-то ситуацию?Метод сфокусированного обсуждения, как вы видите, предполагает по большей части открытые вопросы. Это не случайно. Так проще и быстрее можно вовлечь аудиторию, заинтересовать, заставить говорить. По опыту отмечу, если человек вслух сформулировал мысль, уже дальше он охотнее и активнее будет участвовать в дискуссии.
Возможно, обсуждение необходимо сопроводить презентацией. Тогда нужно учесть несколько тонкостей при ее подготовке и использовать в слайдах те вопросы, которые вы считаете ключевыми для всей дискуссии.
С первых же шагов надо понять, какие слова и вопросы аудитория должна запомнить. Начинайте презентацию с главных мыслей. Для этого задумайтесь: что должен запомнить человек, которому все это адресовано? Это уровень объективный.
Что касается эмоционального уровня, то можно, например, уже в конце презентации спросить: а что вас удивило? Какие моменты презентации показались вам наиболее яркими? Какие идеи вы считаете ключевыми? Но при этом помните, что по ходу обсуждения именно на этих мыслях, словах, идеях и моментах обязательно надо сфокусировать внимание людей, вызвать у них эмоции, заставить задуматься.
На уровне интерпретаций предложите задуматься, о чем все это было? А какой урок можно извлечь? Какие появились идеи? Какие образы были ключевыми? Если речь не о презентации, а, скажем, о письме, то здесь уместны формулировки «Исходя из представленной выше информации, мы поняли, что…». То есть предлагаете наложить информацию на ситуацию.
И, наконец, на уровне принятия решения задавайте людям вопросы о дальнейших действиях: что мы можем сделать с полученной информацией? Какой наш следующий шаг? Или если снова говорить о письме, то вполне допустимо использовать обороты вроде «Буду благодарна, если Вы сделаете вот это... Со своей стороны, я готова сделать вот это».
Обратите внимание на неоспоримый плюс метода – фокусировка. Не секрет, что сегодня человек получает информации в разы больше, чем способен переварить и осознать. Наш мозг начинает фильтровать, сортировать, ставить барьеры на часть информации, независимо от нашего желания. Как раз метод фокусированного обсуждения позволяет увидеть, услышать, выделить что-то на самом деле значимое.
Немного о том, как подготовить дискуссию по методу сфокусированного обсуждения
- Шаг 1. Определите, на чем вы хотите сфокусировать аудиторию, – буквально одной емкой фразой.
- Шаг 2. Напишите цель дискуссии – рациональную (чтобы люди что-то узнали, выучили, поняли, сделали) и эмоциональную (которая заинтересует, вовлечет, порадует, вдохновит, даст энергию, заставит задуматься).
- Шаг 3. Конкретизируйте начальную точку: то есть четко продумайте, с чего вы начнете, как введете людей в контекст ситуации, какие слова будут сказаны в самом начале.
- Шаг 4. Придумайте вопросы, которые помогут достичь обеих обозначенных целей. На этом уровне не нужно сортировать вопросы – как в мозговом штурме пишите все, касающееся темы, что придет в голову.
- Шаг 5. Выберите нужные вопросы.
- Шаг 6. Продумайте связки между вопросами, чтобы один вытекал из другого. Иначе логика дискуссии потеряется.
- Шаг 7. Мысленно представьте себе обсуждение – как будто оно уже началось. Сразу улавливайте: в какой последовательности все движется, какие могут быть подводные камни, какие вопросы из задуманных могут оказаться неуместными или слишком сложными, что еще надо предусмотреть.
- Шаг 8. Тщательно подготовьте начало: как заинтересуете людей, как пригласите их к диалогу, на чем сфокусируете, о чем надо договориться.
- Шаг 9. Тщательно подготовьте завершение – вопросы, выводы, последний фокус внимания. Тут работает всем известное правило, что более всего запоминаются начало и конец.
- Шаг 10. Перечитайте сценарий еще раз, проверьте и подсчитайте, сколько на все это потребуется времени.
Вот такие шаги позволят вам подготовить практически любое мероприятие – презентацию, переговоры, совещание, письмо, мозговой штурм, обсуждение, тренинг. Вы увидите, что все получится намного эффективнее.
Есть маленькая ремарка: необязательно идти строго в указанной последовательности уровней. Главное правило – пройти их все. Все зависит от ситуации. Где-то лучше сразу отключить эмоции и начать с фактов, а где-то лучше прожить сперва рациональный уровень, чтобы успокоиться, потому что нет лучше способа пережить эмоции, чем поговорить о них.
Что я рекомендую почитать по этой теме:
1. Саша Карепина «Искусство делового письма» - в ней автор прекрасно раскладывает, как доносить идеи письменно, чтобы быть верно понятым. Причем, речь не только о деловой переписке.2. Алексей Каптерев «Мастерство презентации». Отличный рассказ о том, как правильно использовать этот инструмент и сделать его действенным.
https://bitly.ws/3gPYy
Комментариев нет:
Отправить комментарий