Setting goals and delivering value

 

Although positive, productive relationships will be your lifeblood as a new manager, you also need to get tactical. Follow these tips to ensure that you start making a difference as soon as possible after you start working as a manager:

1. Gather all the information you need. (Weeks 1–3)

How will you know what to focus on if you don’t understand the expectations, needs and goals of your supervisor, team, peers, customers and other key stakeholders? You won’t. And the consequences could be disastrous.

This is why you absolutely must get input. Immediately start scheduling informational meetings with key stakeholders. Prepare a list of good questions that will yield fertile ideas. And get ready to listen and observe like crazy. For more details on how to conduct these kinds of informational interviews, see No. 8 in our article How to ace your first week.

2. Zero in on your priorities. (Weeks 2-4)

Once you have a lay of the land — and have started building a solid reputation thanks to a few quick wins — it’s time to think carefully about what to focus on first in your new job.

Most experts recommend that you choose only three to five basic priorities. There might be a whole laundry list of items you’d like to work on, but you need to be disciplined and pick your battles. You’ll be a lot more likely to win them.

A good way to really focus is to ask yourself questions that get to the heart of the matter, such as:

• What will be most helpful to my manager, my team and my company?
• When my team and I look back on things a year from now, what do we want to be able to say we accomplished?
• What absolutely needs to happen for this team to move forward? 

Some priorities might come directly from your boss. Others might bubble up from conversations with your team or customers (make sure you always give credit where credit is due). Others may be ideas of yours that you’ve verified to be on-target during the information-gathering stage.

Examples of priorities to set during your first 90 days:

• Review and optimize all fundamental team processes.
• Meet or exceed the sales goals my supervisor expects.
• Break down communication barriers between our team and the customer success team.
• Improve my team’s morale.
• Remain one of the top-10 websites for technology news.

Tip: Try to also include some priorities that are centered on the human side of your work (e.g., Help team members create and reach long-term professional goals)and stability (e.g., Maintain the team’s status as a customer service leader).

Experienced manager Grayson Morris explains how he brought order to the chaos of a new role by focusing efforts on his top three goals.

Startup leader Jit Bhattacharya describes how his team’s planning process went from excruciating to effective.

3. Create SMART goals.

Once you’ve decided on some priorities, it’s time to get real — and real specific — about how to bring those priorities to life. In other words, you need to break them down into goals.

Stay away from lofty, vague goals. They’re tough to track, never mind reach. Make sure you create goals based on the SMART model. That means they should be:

• Specific: What exactly do you want to accomplish, in what time frame and with whom?
• Measurable: What milestones can you set to track your progress?
• Attainable: Can you really do it? Really really?
• Relevant: What matters most to you, your team and the company? Why mess around with anything else?
• Time-bound: How much time do you need to achieve the goal? How long did it take you or others to achieve something similar?

Example of a not-so-SMART goal: Eliminate long customer service calls.

Example of a SMART goal: By April 30, keep the team’s average number of customer service calls that exceed five minutes to fewer than 15 per day.

Tip: Don’t think about goals in isolation (i.e., as individual tasks to tick off one-by-one). This linear approach doesn’t reflect reality. Instead, think about how your goals interrelate. For example, let’s say you want to see stronger individual performance from your team members. That goal could also be driven by one around communicating better internally or designing more effective incentives. Make progress on one, and you’ll likely make progress on them all. And keep in mind that sometimes goals won’t advance one another; instead they could detract from one another.

Once you determine how your goals are connected, it will likely become more clear which ones are the most important, and how you can best allocate resources and time.

4. Communicate your priorities and goals. Until you sound like a broken record. (Weeks 4-12).

How you communicate your priorities and goals is just as important as which ones you choose. If you fail on this front, you simply won’t get any traction, and a few months down the road, your plan will be a distant, foggy memory.

Some experts have conducted research indicating that ideas aren’t internalized until they’ve been communicated 22 times. That’s a lot. Clearly, talking about or emailing your priorities and goals once just isn’t going to cut it!

You need to think about both how to relay your message, and the best media to use in doing it. And then you need to do it again. And again. And again. Think about this question whenever you tell or write to people about your intentions: What’s in it for them? The best way to get people to pay attention is to answer that question and address it immediately.

You should also consider the different forms of communication at your disposal. Do you want to give a presentation? Hammer home your priorities during one-on-one and group meetings? Use thank-you and update emails? Leverage your company’s intranet?

5. Enact your plan and measure progress. (Weeks 5-12)

Your priorities and goals won’t be perfect. That’s OK. If they are 80 percent of the way there, it’s time to run with what you’ve got. Break each SMART goal down into action items. Start delegating. And track your results. Every mini-goal reached along the way (or missed) is an opportunity to communicate your message, thank or course-correct your team, and ensure your legacy as a great manager.

For a full list of activities that we recommend you complete during your first 90 days, see our New manager to-do list.

https://www.franklincovey.com/

SMART

 

SMART is a methodology used to define goals and set tasks. The inventor of the SMART scheme is George T. Doran. He described this approach in the article ‘There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives’ for the magazine Management Review in 1981.

There are various ways to decipher the abbreviation SMART. The most well-known interpretations:

SMART is Specific, Measurable, Achievable/Assignable, Relevant/Realistic, and Time-bound/Time-limited.

There are also extended versions of this model, for example, SMARTER, in this case, two more criteria are added, which are interpreted variously in different sources. You may encounter the following options: Evaluated and Reviewed, Evaluate consistently and Recognize mastery, Exciting and Recorded, and others. Each criterion in SMART has its characteristic. Let’s see what they mean.

Specific

At this stage, you should answer the questions that begin with What? Who? Where? You must set a goal so that it is clear not only to you but also to everyone else who will participate in the process of achieving it. You can ask questions such as:

What do we want to achieve? What exactly do you need to do for this? Who will do it? Where will you do it?

You must plainly understand the result of your actions. Unambiguously formulate the goal, so that there is no temptation to interpret it differently.

Measurable

Here we are talking about indicators. It is necessary to set some value that we need to achieve. As a rule, it is expressed in quantitative terms (pieces, percent, money, etc.), but qualitative indicators can also be used. Everyone chooses the right one for themselves, the main thing is that these selected metrics can be tracked and compared. It is with the help of this data that we will be able to see the progress, as well as understand whether the goal has been achieved or not.

Achievable

We all dream about something, we want something, but we need to clearly understand which of our dreams are real, that is, feasible, and which are not. The same applies to goals. If you set a goal that is not achievable for objective reasons, then you will at least waste your time and effort. You will only be left with a sense of frustration, and this is certainly not what we are aiming for. Therefore, set achievable goals, to assess the situation and the resources that you have.

Relevant

Before you set a goal, you must understand its necessity. Is the chosen objective important? There are cases where even when you reach some goals, you do not get what you expected, because, in the end, your goal does not relate to the overall direction of the activity. This can be seen especially clearly in the business sector. Your specific goal should correspond to the company’s mission, its overall development, and relate to other tasks. If you notice contradictions after the analysis, then you should think again about your goal.

Time-Bound

The time frame is also very significant, if you do not limit yourself, then the whole process can be delayed for an indefinite period. Your goal may lose its relevance when you complete it. You can set intermediate values, each period will correspond to the steps to achieve your goal, and then track whether you are investing in the schedule. There must also be a deadline by which you must reach your goal.

So, we looked at five criteria for setting a goal using the SMART methodology. All five criteria have the same meaning, it is by adhering to all five points that you will be able to correctly formulate the objective.

This methodology is suitable for various fields of activity. Let’s look at it on the example of marketing.

SMART Marketing

The company XXX has designed a development strategy, according to which the management would like to see a strong and recognizable brand. To do this, it is proposed to prepare a plan of marketing activities that will be aimed at achieving strategic goals. For each event, an objective must be set in accordance with the SMART methodology. For example, increase the company’s brand awareness by 10% among subscribers of print industry media in Western Europe through advertising by the beginning of Q4 2021.

This objective matches the five criteria, it is clearly defined and understood, measurable (10%), achievable (we chose the real figure and the real deadline), corresponds to the strategic goals, and has a specific deadline (by the beginning of Q4 2021).

SMART helps you set a goal correctly, and when you have a distinct objective, it will be much easier for you to reach it.

https://www.marketing-psycho.com/

Что такое SMART-цели и зачем они нужны

 

Виталий Веселов

Что такое SMART-цели

SMART-цели — это метод постановки целей, который позволяет структурировать данные, отслеживать динамику и достигать плановых показателей.

SMART-задачи — формулирование конкретной и измеримой цели, определение сроков, а также необходимых ресурсов и инструментов.

Примеры целей:

• Увеличить объемы продаж на 30% за 2022 год за счет расширения отдела по продажам.
• К 31 марта создать и настроить чат-бота для обработки заказов в соцсетях.
• Прочитать за полгода 50 книг по дизайну, чтобы глубже понять специфику и применять полученные знания на практике.
• Ходить на тренировки два раза в неделю в течение года, чтобы улучшить свое самочувствие и похудеть на 10 кг.

Расшифровка критериев SMART

Рассмотрим критерии SMART-целей.

Расшифровка SMART

S — Specific, или конкретная цель

Первый критерий означает, что цель должна быть ясной, точной, конкретной и актуальной. Чтобы сотрудники компании смогли понять задачу и ответить на все вопросы однозначно:

• Какого результата мы хотим достичь?
• Почему именно эта цель поможет в достижении результата?

Примечание. Одна цель = один результат.

Неконкретно	Конкретно
Увеличить продажи	Открыть онлайн-магазин

M — Measurable, или измеримая

Цель должна измеряться в количественных показателях. Это поможет понять, каких результатов компания добилась. Если этого критерия не будет, вам будет сложно определить, на каком этапе находится проект.

Вопросы для формулирования цели:

• Над какими показателями нужно работать, чтобы получить результат?
• Как понять, что цель достигнута?

Неизмеримо	Измеримо
Увеличить трафик	Увеличить трафик на сайте до 100 000 посещений в день

A — Achievable, или достижимая

Третий критерий означает, что цель должна быть реалистичной и открывать для компании новые возможности. Чтобы сформулировать цель, оцените прошлый опыт и ресурсы организации: можно ли на данный момент реализовать план или стоит отложить идею на полгода, не пострадает ли бизнес в процессе и тому подобное.

Вопросы:

• Реально ли добиться выбранной цели за установленные сроки?
• Может ли что-то помешать реализации проекта?
• Хватит ли компании опыта и ресурсов, чтобы осуществить идею?

Недостижимо	Достижимо
Привлечь до 5000 пользователей в интернет-магазин за следующий месяц	Каждый месяц привлекать по 500 новых покупателей

Важно! Помните о том, что недостижимые и заурядные цели демотивируют команду. При этом лучше выполнить часть амбициозного проекта и выйти вместе на новый уровень, нежели остаться на начальном этапе.

R — Relevant, или значимая

Цель должна быть актуальной и релевантной запросам компании, а также соответствовать планам развития бизнеса. Результат поможет фирме выйти на новый уровень развития.

Вопросы:

• Какие выгоды получит компания в итоге?
• Не противоречит ли выбранная цель другим задачам?
• Что произойдет в случае провала?
• Соответствует ли цель стратегии и миссии организации?

Незначимо	Значимо
Открыть ресторан	В период локдауна нужно настроить процесс доставки готовых блюд из ресторана

T — Time bound, или ограниченная во времени

У цели должны быть обозначены четкие сроки — месяц, полгода или год. Более длительный период может затормозить процесс реализации из-за того, что команда не видит результатов, а сама цель теряет актуальность.

Цели, которые имеют конкретные сроки, помогают определить задачи и подготовить план работ. Помните, что проект нужно разбить на этапы, даже если срок некоторых из них составляет один месяц.

Вопросы:

• Сколько нужно времени, чтобы достичь результата?
• На сколько этапов разбить цель?

Не указаны сроки	Сроки указаны
Увеличить продажи на 20%	Увеличить продажи на 20% к 31.03.2022

Как SMART-цели могут помочь бизнесу

В решении бизнес-задач могут помочь любые теории. Но на практике важно ставить реальные и понятные цели, которые помогают определить этапы работы и отследить прогресс.

Как методика SMART помогает бизнесу

Метод SMART-целей:

• Помогает команде разобрать план на задачи, а также понять, какие ресурсы нужны для достижения цели.
• Позволяет оценить результаты.
• Упрощает процесс коммуникации внутри организации — все участники знают свои обязанности и задачи.
• Помогает разобраться в постановке цели — задавая правильные вопросы, вы с большей вероятностью выстроите точный план действий и достигнете успеха.

Кому подходит SMART-постановка целей

Методику можно использовать не только в бизнесе, но и в личном планировании, когда вам нужно спрогнозировать результат. Варианты примеров мы рассматривали в начале статьи.

Считается, что SMART-цели не подходят для творческих проектов, но это не совсем верно — вы в любом случае будете описывать задачу и ставить сроки. Единственное отличие может быть в необходимых ресурсах и их правильной оценке. Например, потребуется больше времени или дополнительные расходы на материалы. При этом все нюансы можно прописать в плане и проверять работу на промежуточных этапах, чтобы скорректировать детали.

Преимущества и недостатки метода SMART

Рассмотрим плюсы и минусы постановки целей по SMART.

Преимущества

Плюсами можно считать:

• Четкую определенность, которая помогает «видеть» результат планируемой работы уже на старте.
• Практичность — описание цели является коротким планом с конкретными шагами.
• Универсальность — подходит для любого планирования: как в бизнесе, так и в личных делах.
• Экономию ресурсов. SMART-цели помогают рассчитать время, бюджет и количество инструментов на реализацию плана.
• Мотивацию — четко прописанная цель позволяет понять, какой функционал потребуется и кто из сотрудников должен участвовать в проекте.

Недостатки

Минусы SMART:

• Постановка задач может привести к неясностям на старте проекта. Вы четко видите результат, но не знаете, с чего начать.
• Высокие плановые показатели могут вызвать раздражение у участников проекта. Поэтому важно расписать, как результат повлияет на будущее компании, а также сделать акцент на том, что к цели вы будете идти постепенно.
• Неожиданные проблемы, которые не были предусмотрены при постановке задач. Вы отвлекаетесь от проекта и решаете срочные вопросы — и сроки реализации плана увеличиваются.

Как правильно поставить SMART-цели

Процесс целеполагания должен быть простым и понятным для всех участников процесса. Рассмотрим алгоритм технологии SMART.

Алгоритм методики SMART

Исследование и формулировка потребности

Проанализируйте слабые места и оцените, что в первую очередь нужно улучшить. Например, можно воспользоваться SWOT-анализом для оценки производства или товара. Если вы определили глобальную цель — разбейте ее на несколько, чтобы поэтапно решать актуальные задачи.

На первом этапе у вас должна быть сформулирована цель по первому критерию — Specific. Далее вы будете добавлять уточняющие данные, которые мы рассматривали в начале статьи, чтобы соответствовать каждому последующему критерию, например:

• увеличить лояльность клиентов;
• выпустить новый товар;
• научиться программированию.

Актуальность

Проверьте цель на актуальность и определите, не противоречит ли она стратегии компании. Например, вы хотите расширить клиентскую базу, но у вас не хватает производственных мощностей для удовлетворения спроса. Это значит, что сначала нужно разобраться со вторым вопросом — и лишь после этого переходить к привлечению новых покупателей, например:

• Зачем увеличивать лояльность клиентов? Чтобы удержать позиции на рынке и быть конкурентоспособным.
• Для чего заканчивать курсы по аналитике? Чтобы найти любимое дело и улучшить уровень жизни.
• Зачем заводить собаку? Чтобы заботиться о ком-то, а также научиться терпению.

Количественные показатели

Оцените результат, который вы хотите получить, а также то, с помощью каких метрик его можно рассчитать. Учтите промежуточные итоги и показатели, которые позволят плавно идти к цели.

Распишите каждую метрику и ее значение, чтобы сотрудникам было легче понять, как вы измеряете успех. Например, что такое LTV или ROI.

Выбор ресурсов

Определите участников проекта, необходимый софт, материалы и бюджет на реализацию. Пропишите все детали, чтобы на основе полученных данных вы могли быстро рассчитать сроки для SMART-цели.

Например, какой объем расходных материалов понадобится для создания нового товара или какие SEO-инструменты нужны специалисту, чтобы настроить сайт.

Определение сроков

Составьте план работ. Для каждой задачи пропишите сроки и назначьте ответственных за выполнение. Не выставляйте короткие дедлайны — учитывайте возможные отклонения от плана из-за внешних или внутренних проблем: например, сотрудник может заболеть или поставщик опоздает с доставкой материалов.

Контроль работы

Используйте для работы не только планерки или «летучки», но и сервисы для тайм-менеджмента и управления бизнес-процессами. Это поможет в любой момент понять, на каком этапе находится проект, а также пересмотреть распределение ресурсов и времени.

На что обратить внимание при постановке SMART-целей

В этом разделе мы рассмотрим ошибки, которые часто встречаются в целеполагании.

Завышенные ожидания

Методика SMART — постановка целей, которая должна соответствовать возможностям компании и помогать ее росту, а не уничтожать бизнес из-за невыполнимого плана. Вам нужно корректно оценить ресурсы организации, чтобы правильно сформулировать цель и получить желаемый результат.

Нерелевантные цели

Цель должна помогать решать конкретную проблему, а также соответствовать стратегии компании. Если вы просто подсмотрели у конкурентов кейс или какую-то идею по улучшению положения на рынке — выбранная цель не будет определять ваши задачи и организация потеряет деньги.

Отсутствие мотивации

Помните о человеческом факторе, который непосредственно влияет на реализацию проекта. Чтобы сотрудники достигали целей, нужно не только расписать задачи для каждого, но и создать благоприятную атмосферу внутри компании: выделите удобное рабочее место, выдавайте премии за выполнение плана, обустройте комнату отдыха и тому подобное.

Отсутствие гибкости

Не забывайте про непредвиденные обстоятельства, которые могут произойти в любой момент: к примеру, на рынке появился новый конкурент или произошел кризис в связи с новым штаммом коронавируса. Чтобы вовремя реагировать на изменения — разбейте цель на этапы и для каждого из них выделите чуть больше времени и ресурсов. Также не игнорируйте автоматизированные сервисы, которые помогут быстро обнаружить проблему и найти решение.

Заключение

Мы рассмотрели методику SMART — постановка целей, которая не является панацеей или «универсальной таблеткой», но может помочь в составлении достижимых проектов и задач.

• Целеполагание — это неотъемлемая часть бизнес-процессов, которая помогает компании масштабироваться и выходить на новый уровень.
• SMART-цели позволяют сформулировать конкретные и значимые задачи.
• Есть возможность оценить результат и вовремя скорректировать процесс.
• Повышает шансы на успех — каждый участник на старте «видит» будущий результат и то, как его достижение повлияет на организацию.

https://bit.ly/3yOyagw

Цели по SMART: подробный обзор

 Технология SMART (СМАРТ) — современный подход к постановке работающих целей. Система постановки smart — целей позволяет на этапе целеполагания обобщить всю имеющуюся информацию, установить приемлемые сроки работы, определить достаточность ресурсов, предоставить всем участникам процесса ясные, точные, конкретные задачи.

SMART является аббревиатурой, расшифровка которой: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound. Каждая буква аббревиатуры SMART означает критерий эффективности поставленных целей. Рассмотрим каждый критерий smart цели более подробно.

Specific: Конкретный.

Цель по SMART должна быть конкретной, что увеличивает вероятность ее достижения. Понятие «Конкретный» означает, что при постановке цели точно определен результат, который Вы хотите достичь. Сформулировать конкретную цель поможет ответ на следующие вопросы:

• Какого результата я хочу достичь за счет выполнения цели и почему?
• Кто вовлечен в выполнение цели?
• Существуют ли ограничения или дополнительные условия, которые необходимы для достижения цели?

Всегда действует правило: одна цель — один результат. Если при постановке цели выяснилось, что в результате требуется достичь нескольких результатов, то цель должна быть разделена на несколько целей.

Measurable: Измеримый

Цель по SMART должна быть измеримой. На этапе постановки цели необходимо установить конкретные критерии для измерения процесса выполнения цели. В постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы:

• Когда будет считаться, что цель достигнута?
• Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
• Какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?

Achievable or Attainable: Достижимый

Цели по SMART должны быть достижимы, так как реалистичность выполнения задачи влияет на мотивацию исполнителя. Если цель не является достижимой — вероятность ее выполнения будет стремиться к 0. Достижимость цели определяется на основе собственного опыта с учетом всех имеющихся ресурсов и ограничений.

Ограничениями могут быть: временные ресурсы, инвестиции, трудовые ресурсы, знания и опыт исполнителя, доступ к информации и ресурсам, возможность принимать решения и наличие управленческих рычагов у исполнителя цели.

Relevant: Значимый

Для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач компании. В постановке значимой цели поможет следующий вопрос: Какие выгоды принесет компании решение поставленной задачи? Если при выполнении цели в целом компания не получит выгоды — такая цель считается бесполезной и означает пустую трату ресурсов компании.

Иногда Relevant заменяют на Realictic (реалистичный).

Time bound: Ограниченный во времени

Цель по SMART должна быть ограничена по выполнению во времени, а значит должен быть определен финальный срок, превышение которого говорит о невыполнении цели. Установление временных рамок и границ для выполнения цели позволяет сделать процесс управления контролируемым. При этом временные рамки должны быть определены с учетом возможности достижения цели в установленные сроки.

Примеры SMART целей

Приведем несколько примеров постановки SMART целей в компании:

Направление задачи	Пример цели по SMART	Комментарии автора
Увеличение продаж	Увеличить продажи бренда А на территории России к концу года на 25%	Конкретность цели определяется указанием % роста, региона продаж и названия бренда. Цель ограничена по времени годовым периодом, может быть измерена с помощью статистики продаж компании. Достижимость цели может быть определена только специалистами компании. Но предположим, что бренд получит необходимый уровень инвестиций для роста продаж. Цель значима, так напрямую связана с эффективностью бизнеса.
Продвижение товара	Достичь уровня знания товара А среди молодой аудитории на уровне 51% через 3 года, после запуска товара на рынок.	Цель конкретна, так как указана целевая аудитория и название бренда. Цель ограничена во времени и может быть измерена с помощью опроса. Достижимость может быть определена только специалистами компании, но предположим, что компания выделит необходимый уровень инвестиций для достижения планового показателя. Цель значима, так как знание товара имеет прямую корреляцию с продажами продукта.
Увеличение дистрибуции	Завести бренд компании в количестве 3 SKU в ТОП-10 ключевых торговых сетей до июля 2014 года.	Конкретность цели подтверждается указанием количества позиций и списка сетей. Цель имеет четкий срок выполнения и может быть явно измерена с помощью проверки отгрузок компании в данные сети. Достижимость цели может оценить только специалист по продажам, но предположим, что компания обеспечит отдел продаж необходимым бюджетом и рекламными материалами для листинга. Цель значима, так как дистрибуция в ключевые сети имеет прямое влияние на рост продаж.

https://bit.ly/3mXZcOi