воскресенье, 10 ноября 2024 г.

Как сломать бизнес-модель и убить хороший бизнес?

 


Бизнес-модель – это упрощенная модель сложного объекта (бизнес-системы), отражающая логику работы компании, воспроизводства ресурсов и генерирования прибыли. Она характеризует основные объекты бизнеса, их отношения между собой и систему взаимосвязей с внешней средой.

Бизнес-модель – подход к визуализации работы сложных экономических систем, который позволяет создать упрощенное, но целостное представление о бизнесе и отразить самые существенные его характеристики.

Вот неполный список того, что отражается в бизнес-моделях:

  1. Какая ценность предоставляется компанией клиентам?
  2. Как создается эта ценность?
  3. Через какие каналы и каким рыночным сегментам доставляется?
  4. Каким образом и какие именно ресурсы используются с целью создания ценности для потребителя, получения дохода и извлечения прибыли?


Давно известно, что источники экономического успеха компаний редко бывают полностью прозрачны. Истинные причины успешности бизнес-модели трудно определить не только конкурентам, но иногда и самим участникам бизнеса.

Если бы реальные источники конкурентоспособности легко определялись, то у конкурентов или даже сотрудников компании была бы возможность легко скопировать её бизнес-модель. Такая ситуация грозит не только увеличением конкуренции и снижением прибыльности, но и потерей бизнеса.

Прежде, чем менять бизнес-модель, определите все её ключевые элементы

Причины устойчивости конкурентных преимуществ иногда лежат в удачной комбинации нескольких этапов создания стоимости, а иногда скрыты в одном, ключевом для конкретной компании, элементе. Определить, в каких именно элементах бизнеса скрыта его конкурентоспособность, помогает бизнес моделирование.

Прежде, чем начинать значительные изменения бизнес-модели компании необходимо детально проанализировать старую бизнес-модель и определить, что именно в ней нужно поменять. Обычно компании не вполне понимают ключевые механизмы функционирования собственного бизнеса.

Приведу анекдотический пример о том, как одна из компаний, занимающейся курьерской доставкой товаров, решила оптимизировать свою логистическую систему. Руководство решило оценить возможность передачи функции доставки товаров до потребителя внешним поставщикам услуг (передать на аутсорсинг). Они не представляли, насколько рискованным было это предложение.

Хорошо, что догадались провести детальный анализ и пригласили консультантов. Провели тщательное исследование и выяснили, что ключевой для бизнеса элемент, обеспечивающий конкурентоспособность, как раз и заключался в особенных процессах доставки и хороших взаимоотношениях между потребителями и собственными курьерами.

Трудно даже представить, что было бы с бизнесом, если бы данная ключевая функция была бы передана внешней компании. Чуть не убили хороший бизнес.

Но так случается далеко не всегда.

В результате неумелых действий по изменению бизнес-модели могут быть очень неприятные последствия. Чтобы избежать этого, необходимо детально проанализировать особенности вашего бизнеса в подходящей среде бизнес моделирования.



Об одном из подтверждений особой опасности оптимизации хорошо работающей бизнес-модели и пойдёт речь в этой статье.

В сеть выложена информация от инсайдеров, что особенно ценно для анализа ситуации. Думаю, читатели догадаются о какой именно компании идет речь, ведь таких бизнес-моделей на рынке немного, даже в условиях пандемии.

Однажды эта компания начала закрывать свои магазины. Никто не предполагал, что закрытие магазинов связано именно с проблемами бизнес-модели, а не просто с посещаемостью отдельных торговых точек. Теперь стало понятно, что привело к такой ситуации.

Источник информации, представленной ниже.

Как сломать хорошую бизнес-модель (кейс от инсайдера)

Жила-была довольно крупная розничная торговая компания под названием, скажем, «Качкодзиоб». Ну как — довольно крупная, 300 миллионов долларов в год делала. На торговле продуктами питания.

Важно отметить, что жила эта компания в Москве. И изначально была построена как сеть продовольственных магазинов шагового доступа. А потом на базе этой сети стала торговать через интернет.

Бизнес-модель и её особенности

Фишкой бизнеса было то, что товар доставлялся покупателям очень быстро из ближайшего магазина сети (которые потом вообще превратились из магазинов в «точки оформления и выдачи заказов», и на пике у фирмы было их аж 200 штук). На этом «Качкодзиоб» наш хорошо раскрутился и вышел в лидеры интернет-торговли.

А когда он туда вышел, у него возникли обычные для быстрорастущей компании проблемы с управлением и настройкой процессов. Тут подсуетились вендоры и приволокли SAP. Параллельно, видимо, наняли каких-то консультантов и стали укреплять менеджмент, подтащив молодых, образованных, умеющих оптимизировать бизнес эффективных менеджеров.

Проблемы текущей бизнес-модели

Ну, консультанты с эффективными менеджерами подумали, посоображали, подняли выученные на МВА кейсы и решили: а что это у нас такая логистика громоздкая?

Куча каких-то точек, на которые мы сначала должны завозить продукты, а потом оттуда их развозить. Да мы еще их арендуем, деньги тратим. Неоптимальненько. Концентрация нужна, чтобы косты порезать.

Предложение по оптимизации

А давайте-ка мы отгрохаем огромный логистический комплекс и будем все развозить покупателям сразу оттуда — это ж какая экономия и оптимизация получится!

Ну, на московской земле логистический комплекс строить — никаких денег не хватит, да и места все заняты уже. Так что поискали, посмотрели — и построили за МКАД. В Бутово. Начали оттуда развозить — благодать, как процессы-то оптимизировались да упростились!

Новая бизнес-модель: проблемы и последствия

Только вдруг выяснилось, что из Бутово по Москве ехать-то далёконько да долго: пробки в Москве, оказывается. И клиенты с севера столицы по шесть часов ждут, против назначенного-то времени. Недовольны почему-то.

И экспедиторы с водителями вдруг разбегаться начали: тяжело работать стало, заказ — кровь из носу — довези, так что рабочий день стал плавно превращаться в рабочие сутки…

Тогда эффективные менеджеры решили, что это информационная система у них несовершенная, барахлит, время доставки неправильно определяет. И поменяли они информационную систему: еще сильней оптимизировали.

В результате оптимизации да улучшения компания… вообще работать прекратила. Объявили, что с 31 марта до 6 апреля (на самом деле уже 26 марта заказы не принимались). Да что-то не так пошло, и 17 апреля пришлось им объявлять уже, что работа остановилась на неопределенный срок: «Мы завершаем тестирование системы для возобновления работы в полном объеме».

Ну да, наша цель — процесс, а не результат. Правда, говорят, по району Бутово доставка уже функционирует. Вот молодцы-то!

Новая бизнес-модель: выводы

О чем говорит нам эта история?

О том, прежде всего, что хозяева и топ-менеджеры, когда «оптимизировали» компанию, как-то упустили, что «магазины шагового доступа» — были на самом деле её бизнес-моделью. Именно это и обеспечивало главное конкурентное преимущество: чёткую доставку товара в любой район Москвы.

О том, что совмещать радикальные перемены в организации логистики (тем более разрушающие отлаженную бизнес-модель) с радикальной же сменой информационной системы нельзя.

Новую информационную систему не стоит запускать в работу, не «завершив тестирование».

О том, что жизнь сложнее, чем схемы оптимизации бизнеса, предлагаемые на курсах МВА.

Конец цитаты.

Трудно сказать, насколько быстро удастся преодолеть последствия данного стратегического решения, мы будем следить за ситуацией. Но уже можно сказать, что данное решение сильно отразилось на потребителях, а значит уже снижен уровень доверия существующих и потенциальных клиентов.

Хотелось бы, чтобы данный случай мы рассматривали в будущем, как пример удачного стратегического решения, требовавший принести определенные жертвы, которые оправдали себя, как в доходах, так и в прибыльности компании.

На самом деле, причины возникновения такой ситуации лежат не только в неправильных решениях по оптимизации бизнес-модели, но и в отсутствии качественной системы стратегического управления компанией. Внедрение такой системы достаточно сложный процесс. Одним из направлений этой работы является повышение квалификации в области бизнес моделирования.

Как правильно изменить бизнес-модель: мотивы и решения

В качестве затравки для дальнейшего анализа возьмем цитату из статьи «Крещендо — модель обновления» Чарльза Баден-Фуллера и Джона Стопфорда:

Крупные капитальные инвестиции, внедрение новых информационных или любых других систем управления без приобретения релевантных базовых знаний и опыта увеличивают риск крушения зрелой организации. Все оздоровительные меры будут напрасными, если организация не знает, какие навыки необходимы ей для овладения новыми технологиями.

В отсутствие новых знаний новое оборудование будет неправильно использоваться, а положительные сдвиги в финансовых результатах или повышении конкурентоспособности оказываются незначительными. Кроме того, существует опасность того, что новые технологии окажут негативное воздействие на предпринимательский настрой с его особенностями обучения и экспериментирования…

Мысли, высказанные в этой цитате является лейтмотивом всей истории и ниже можно найти множество подтверждений правильности этой цитаты.

Финансовые предпосылки решения изменить бизнес-модель

А пока давайте изучим, что же вынудило рассматриваемую нами организацию пойти на столь радикальные изменения бизнеса? В первую очередь, это конечно же неудовлетворительные финансовые результаты (см. рис. ниже).


Компания устойчиво находилась в убыточной зоне. Судя по отчетности, перелом этой тенденции в 2011-м году был связан со значительным сокращением валового дохода вследствие трудностей, возникших при неудачном изменении бизнес-модели. Однако в долгосрочном плане можно сделать вывод, что компании удалось выйти из зоны значительных убытков и стабилизировать положение.

Однако компания всё еще остаётся убыточной. Увеличение продаж пока не оказывает стабильного положительного влияния на прибыльность, а значит бизнес-модель всё ещё под вопросом.

Рассмотрим другие аспекты принятого решения. Вот что пишет Елена Шипилова в статье Кормушка для «Утконоса»:

Наши покупатели – прогрессивные граждане, молодые мамы и офисные работники, которым после тяжелого дня хочется отдохнуть, а не стоять в пробках или очередях, а также люди пожилого возраста и с ограниченными возможностями, продукты для которых заказывают их дети», – описывает своих клиентов генеральный директор «Утконоса» Владимир Рюмин.

Встав у руля два года назад, он затеял кардинальную реформу компании, призванную вывести ее из кризиса. Жертвами преобразований оказались сеть из 200 розничных точек и отлаженная система логистики.

С января 2013-го гипермаркет будет полностью виртуальным и сменит модель доставки товаров. Вот только придется ли новый «Утконос» по вкусу потребителям?»

Видимо, этим вопросом задавались и в самой компании. Но объективные причины достижения прибыльной позиции подтолкнули к радикальным действиям.

Первым делом олигарх сменил руководство, и новый топ-менеджмент во главе с генеральным директором Владимиром Рюминым принялся реформировать проблемный бизнес.

Какие проблемы могут возникнуть в организации в таких случаях и как смена руководства отражается на способности компании реализовывать изменения, смотрите в заметке Менять ли генерального директора для выработки антикризисной стратегии? (здесь мы использовали интересное исследование реакций компаний России и Китая на кризис 2008-го года).

Ключевые изменения бизнес-модели, создание виртуального гипермаркета и логистика

Решили отказаться от политики наращивания числа розничных точек и перевести всю торговлю в онлайнВедь именно магазины, где клиент мог купить минимальный набор продуктов, сделать заказ или забрать приобретенные через сайт компании товары, были основной статьей расходов.

Конечно же, эти магазины являются основной статьей расходов, но именно эти магазины и являются лицом сети. Решение об использовании услуг компании обычно возникает именно после посещения магазина, где происходит прямой контакт покупателя и персонала, в ходе которого устанавливаются отношения, в рамках которых становится возможным использовать онлайн-услуги компании.

Это не единственный способ привлечения пользователей онлайн-магазина, но остальные способы связаны с куда большей степенью недоверия. Есть большие основания полагать, что магазины являются ключевым элементом применяемой ранее бизнес-модели.

Закрытие магазинов – лишь часть изменений, которые ждут «Утконос» в ближайшее время. Отказ от точек выдачи означает полную смену существующей системы логистики. «С нового года все заказы будут отправляться из построенного семь лет назад распределительного центра в Южном Бутово», – рассказывает Владимир Рюмин [Генеральный директор компании].

По мнению экспертов, это может существенно удорожать доставку.

Обратите внимание, здесь речь идет о существенном удорожании доставки. Следующая система, видимо, призвана бороться с этим удорожанием.

Как новая бизнес-модель изменила требования к ресурсам и процессам

Для оптимизации расходов с января 2013 года «Утконос» внедряет новый программный логистический комплекс из двух частей: первая отвечает за распределение заказов по авто, вторая – за прокладку маршрутов и навигацию.

Она дает возможность контролировать движение продуктов от поставщика до потребителя и исключает человеческий фактор, а, следовательно, позволяет сократить издержки на логистику где-то в 2 раза.

Есть определенные сомнения в такой цифре. Это в какой же степени должна быть неэффективной существующая логистика, чтобы внедрение этой системы позволило бы снизить издержки в два раза?

Для клиентов приятным бонусом от внедрения системы станет сокращение интервала доставки товара с четырех часов, как сейчас, до двух. В дальнейшем покупатели смогут отслеживать движение заказа на сайте компании или через специальное приложение в своем мобильном.

Что, по мнению аналитиков, важно: без офлайновых точек «Утконосу» придется бороться за позиции, повышая качество услуг.

Совершенно непонятно каким образом новая модель может обеспечивать сокращение интервала доставки в два раза при доставке не из магазина по соседству, а из дальнего района Бутово??? И это при том, что доставка в северные районы Москвы сейчас не то что в интервале двух часов, а вообще невозможна (см. рис)!


Кстати, почему именно в Бутово? Потому что оттуда дольше ехать? Разве нет более интересных направлений для организации логистических центров с точки зрения удобства автомобильной доставки товаров?

С другой стороны совершенно справедливым кажется следующее утверждение:

В компании уверены, что прекрасно проживут без офлайн. «Раньше торговые точки были необходимы: интерес к покупкам через Интернет только зарождался. Со временем онлайн-шопинг начал приобретать популярность.

В 2010 году объем рынка интернет-ритейла составил 240 млрд рублей, а в 2011-м вырос до 320 млрд», – приводит цифры Владимир Рюмин. Во многом благодаря реформам впервые за много лет «Новый импульс-50» закончил прошлый год с прибылью в размере 282,37 млн рублей.

Новая бизнес-модель во всей красе: падение продаж на 30%

Хотелось бы увидеть подтверждение этим словам в отчетности за 2012 год, тем более что результат последних изменений, скорее всего, отразится уже в отчетности за 2013 год и позднее. Если же отметить результаты за 2011 год, то помимо достижения прибыльности, бросается в глаза более чем 30% снижение доходов!

И это при росте рынка. Вот это уже явно результат смены бизнес-модели. Фактически компания ушла с части рынка.

Читаем дальше:

Прежде «Утконос» заманивал клиентов «вкусными» ценами и доставкой товаров к дверям, а сейчас теряет уникальность. Владимир Рюмин уверяет, что средний чек его магазина лишь немного превышает средний чек гипермаркета, но разница все-таки есть.

«Закупочная способность и оборот крупных ритейлеров в десятки раз больше, у них лучшие условия контрактов, и они могут предложить самые низкие цены на рынке», – объясняет генеральный директор сети магазинов Enter Сергей Румянцев. Эксперт советует «Утконосу» не ограничивать поле деятельности и не отказываться от точек продаж. «Свернув оффлайн, компания кратковременно поправит ситуацию, но затем издержки вновь вырастут, – рассуждает он.

По мнению г-на Румянцева, проблема «Утконоса» заключается не только в закупочных ценах, но и в неэффективных расходах, связанных с логистикой, складом, возвратами и числом работников. «Операционные расходы и сервис могут окупиться лишь за счет большого оборота и федеральной структуры, у них ее нет», – констатирует он.

Возможно, в создавшихся условиях «Утконосу» стоит арендовать небольшие площадки по 1,5–2 кв. м, допустим в торговых центрах, и расставить там терминалы заказов. Это поможет поддержать обороты, а при грамотном маркетинге будет способствовать увеличению трафика.

К этому утверждению эксперта мы хотели бы добавить, что устойчивое конкурентное преимущество создается за счет того, что не может быть с легкостью скопировано конкурентами.

Бизнес-модель и источники её устойчивости

Устойчивость любой бизнес-модели базируется на более глубоких понятиях. Речь идёт о составляющих бизнес-модели. Источниками устойчивости могут быть:

  • ограниченные ресурсы, недоступные конкурентам,
  • особые способности компании или их комбинации,
  • способности к рекомбинации существующих ресурсов и технологий, которые создают возможность делать уникальные ценностные предложения для клиентов.

Наличие офлайн магазинов для рассматриваемой нами сети выглядит одним из таких ресурсов. К сожалению, не всё зависит только от ресурсов. Многое определяется умением создавать из них ценность для клиентов. С этой задачей компания не справилась.

Остановка деятельности вообще и сужение географического охвата рынка является ни чем иным, как проваленным экзаменом. И не столько для новой бизнес-модели. Такой экзамен ещё будет возможность, хотя и с потерями, но пересдать.

В первую очередь, это был проваленный экзамен для системы управления компании. Она оказалась не способна оценить все риски принятых решений. Даже если эти решения, в конечном счете, окажутся правильными.

Это гораздо более показательный момент, и он вовсе не означает, что виноват менеджмент. Конкретные персоналии являются лишь частью построенной в компании системы управления. Оценить систему управления вы можете с помощью специального аудита.

Консультанты и новая бизнес-модель компании

На первый взгляд, переход к одному логистическому центру для поддержки ценностного предложения компании выглядит прямолинейным, без изысков. Вполне вероятно, такое решение было предложено одной из консалтинговых компаний, входящих в большую четверку, у которой есть значительная компетенция в логистических системах.

Стандартность предложенного решения, фразы о том, что за такими логистическими системами будущее, наводят на такие мысли. Неужели нельзя было придумать что-то более подходящее? Например, гибридную систему, сочетающую достоинства оффлайн и онлайн подхода? Обычно такие консалтинговые компании не вдаются в такие подробности.

Эксперты прогнозируют, что через три года рынок интернет-торговли вырастет чуть ли не вдвое, но чтобы удержать долю и продолжить развиваться, «Утконосу» следует обратить внимание на ассортимент. Сегодня ритейлер предлагает 30 тыс. наименований товаров, а нужно гораздо больше, в том числе и из более популярного непродуктового направления.

Цитата: «Они могли бы расширить линейку детских товаров: это очень перспективная ниша, так как мамам с маленькими детьми удобно делать покупки не выходя из дома», – рекомендует аналитик ИГ «Ренессанс Капитал» Наталья Загвоздина.

Насколько данные предложения защищены от копирования конкурентами?

Еще одной «кормушкой» для «Утконоса», полагает она, могут стать новые рынки, например Санкт-Петербург, где активность интернет-пользователей почти такая же, как в столице.

Впрочем, говорить об этом рано, ведь на инвестиции в проект – строительство распределительного центра, оснащение парка автомобилей и маркетинг – у ритейлера пока нет средств.

В этой связи, представляется, что старая бизнес-модель и её жизнеспособность была подвергнута сомнению в большой степени из-за дороговизны площадей и стоимости персонала в Москве. А новая бизнес-модель пока еще не подтвердила свою пригодность для сохранения бизнеса.

В связи с этим вполне возможна миграция старой бизнес-модели в другие регионы и нахождение каких-либо гибридных схем для Москвы, например, организация ещё одного логистического центра.

Долговременные последствия изменения бизнес-модели

Как показала практика, наше предположение оказалось верным (первоначальный источник, к сожалению, уже недоступен, ищите в Интернет по тексту ниже):

В последние 18 месяцев ритейлер улучшал розничную сеть, ведает Рюмин: закрывал убыточные и неформатные точки, открывая, к примеру, заместо 4 малеханьких магазинов один большой. «Сейчас у нас около 60 точек. Это не магазины в прямом смысле, а, быстрее, звенья технологической цепи, где происходит окончательное формирование заказа для следующей доставки», — разъясняет Рюмин.

Компания посылает заказанные продукты в огромных грузовиках из распределительного центра в Южном Бутове в розничные точки. Там комплектовщики собирают отдельные заказы, и легковушки развозят их клиентам по близко расположенным районам.

Компания использует свой парк из 500 грузовых и легковых автомобилей. Стандартная розничная точка «Утконоса» включает 5-10% торгового места под обыденный магазин с продуктами ежедневного спроса, еще около 20% занимает зона выдачи заказов, изготовленных через веб, и оставшиеся 70-75% площади — технологическая зона, в какой формируется заказ.

Новенькая схема доставки продукта, рассчитывает гендиректор «Утконоса» Рюмин, позволит компании понизить издержки и повысить рентабельность.

Тем не менее финансовые показатели деятельности не улучшаются и отчетность за 2012 год подтверждает увеличение убытков при практически неизменной выручке.

Компания всё еще экспериментирует и ищет какой должна быть её идеальная бизнес-модель, но массовые и навязчивые рассылки рекламных SMS своим пользователям косвенно свидетельствуют о том, что эксперимент не столь удачен.

Внимательно следим за прогрессом данной компании (2019)


Несмотря на негативные моменты, которые компании пришлось пережить, она продолжает работу. На данный момент времени восстановлена доставка Москве, а также расширилась зона доставки по Подмосковью.

По некоторым данным, компания построила логистический центр на севере московского региона, а также вернулась к использованию терминалов выдачи заказов.

В частности, закончено строительство распределительного центра, которое было начато в 2017 году на территории индустриального парка «Север». Проект реализован при содействии правительства Московской области. Общий объем инвестиций в строительство распределительного центра составил пять миллиардов рублей.

Новый распределительный центр является ключевым звеном интернет-гипермаркета. Он расположен на земельном участке в 11 гектаров, общая площадь склада – более 60 тысяч квадратных метров. Пропускная способность – 200 большегрузных автомобилей в сутки. Склад будет обслуживать Минское, Можайское, Рублевское, Ленинградское, Новорижское, Дмитровское направления Подмосковья, а также Северо-Западный, Северный и частично Центральный округа Москвы. Ассортимент товаров, хранящихся на складе, составит около 26 тысяч наименований.

Мы продолжаем следить за новостями, особенно интересно было бы узнать финансовые параметры компании за период столько значительной перестройки своей бизнес-модели.

©Дмитрий Рыцев - автор является основателем проектов Strategium.Space и NooSphereum

https://tinyurl.com/4mfxjpaf

пятница, 8 ноября 2024 г.

The Ultimate Guide to Statements of Work — Here's Everything I Know

 


I have been freelancing for nearly 6 years now (gosh, time flies). Initially I didn’t formalize my agreements with clients — no signed documents or contracts.
But as I gained more experience, I realized that if I wanted to grow my business I had to set ground rules and put them in writing. Once I introduced contracts, which included a statement of work, working with clients became much easier.

There is something about contracts that encourages (most) people to follow the rules. The more work you take on, the more important it is to organize it properly.

Trust me, scaling your business without a contract is hard, if not impossible, to do. So in today’s post I am going to discuss what a statement of work is and how to create one.

What is a statement of work?

SOW vs. Contract

A contract is a legal agreement between two companies, or an employer and employee, that describes the completion of specific work for an agreed rate.

While both SOWs and contracts are crucial in business and project management, they serve different functions.

Let’s take a more detailed look at how these two documents differ.

Purpose

An SOW acts as a detailed project plan that explains what must be done. It mainly focuses on tasks and deliverables.

A contract, on the other hand, creates a legal framework for the relationship between parties. It sets terms and conditions, which guide the relationship along with rights and responsibilities. It explains in detail what will happen if one of the parties fails to deliver on the agreed terms.

Content and Structure

An SOW covers project details, including tools, methodologies, timelines, acceptance criteria, etc. Unlike a contract, it’s written in easy to understand language, without any jargon.

Contracts include broader terms and conditions like liability, termination clauses, payment, and dispute resolution procedures. They use formal legal language to guarantee enforceability.

Legal Binding Nature

On its own a SOW is not legally binding. It mainly acts as project guidelines. A contract is a standalone legal agreement, which if breached can draw legal consequences.

Level of Detail

An SOW is project specific and therefore very detailed. It describes what needs to be done and when, and can include technical specifications. A contract is more generic, offering a high level overview of the relationship. You can use one contract for multiple projects.

Flexibility and Changes

SOWs can be modified if needed; if the scope of work changes or more work is required, you can simply add it to the SOW.

Just bear in mind that you might need approval from relevant stakeholders. It’s not as easy to modify a contract. It usually requires formal amendments and adherence to legal protocols. Also, changes can only be made through mutual agreement.

Use Cases

A SOW is often used in project management contexts, such as marketing campaigns or IT projects that call for specific deliverables and timelines. They’re particularly useful when multiple stakeholders are involved.

A contract can be used virtually in any context, including vendor contracts, employment, and service agreements. It’s especially beneficial to have one in place for long-term collaborations.

Statement of Work vs. Scope of Work

A scope of work is usually part of a statement of work. Occasionally, it can act as a standalone document. It includes information on project size, team goals, and steps required to finalize the project. While these two terms are often used interchangeably, they refer to different project management concepts. Here are the main differences.

Purpose

The main aim of an SOW is to give a detailed overview of the project and make sure that everyone involved understands their responsibilities and expectations.

The scope of work, as the name suggests, defines what a project includes — what’s covered and what’s not. Defining specific tasks and deliverables prevents scope creep.

Content and Structure

An SOW covers project objectives, roles and responsibilities, timeline, payment terms, etc. It focuses on both the “what” and “how” (i.e., the methodology).

The scope of work contains detailed information on the tasks and deliverables, such as a description of the work to be performed, project objectives and goals, key milestones, constraints, and exclusions.

Legal Binding Nature

Both of them can be legally binding if they’re included in the contract. As standalone documents, they have no legal power.

Level of Detail

Since an SOW covers many project details beyond the scope, it’s more comprehensive.

The scope of work focuses specifically on the work to be done, and includes high-level timelines and deliverables without going into depth on management and execution.

Flexibility and Changes

Modifying an entire SOW can be more challenging, as it covers multiple aspects of the project, and a single change can impact various components. It might also require formal approval.

The scope of work, on the other hand, is easier to change as it only applies to the work involved. While it might still require stakeholder approval, a change won’t necessarily impact other parts of the project.

Use Cases

The scope of work is part of an SOW, and both are used in complex projects that need detailed information to guarantee successful delivery. For simpler projects, the scope of work can be used as a separate document to define a task.

Both of these documents are often included within a contract to provide a full overview of the agreement.

Purpose of a Statement of Work

The main aim of the statement of work is to make sure that all parties clearly understand their roles and responsibilities. Whenever I start working with a new client, I sign a contract that includes a statement of work.

I outline when they have to deliver project briefs, how many revisions they’re entitled to, what will happen if they fail to provide feedback on time, and so on.

Including such details not only helps me deliver projects on time, but also helps avoid misunderstandings. It also allows for some flexibility in how we work together.

Types of SOWs

Design

Design SOWs revolve around the design and development of services or products, but you’ve probably figured it out on your own. They list specific design-related tasks, like research, prototyping, and testing.

The contractor’s role is to deliver a design, which is in line with client requirements. The SOW outlines milestones for design evaluations and approvals.

The website design template below gives you an idea of what this type of SOW could look like.



Level of Effort

If you’re unsure how long it will take you to finalize the project, or what resources you’ll need, it’s best to go with the level of effort SOW.

Also referred to as time and material, this approach involves paying for the hours worked along with any materials used to do the job.

This type of statement of work is usually used in consulting services or agile projects, which are prone to changing requirements.


Performance-Based

Performance-based SOWs prioritize project outcomes over the process. They provide an overview of the goals and objectives that contractors are obliged to achieve. Payments depend on the achievement of the predefined metrics.

This type of SOW is best used when you have a specific objective in mind, for example, increasing online sales by 30%.


Components of an SOW

Let’s take a look at what should be included in a statement of work. Since I am a freelance content marketer, I’ll use examples from my own projects related to SEO blog writing.

Introduction

This section explains the work that will be done and gives general information about the project, including who will be involved.

In my case, the introduction could be:

“This Statement of Work outlines the SEO blog writing services to be provided by Anna Rubkiewicz for HubSpot. The project involves creating optimized blog content to improve organic search rankings, drive traffic, and engage target audiences. Both parties agree to the terms outlined in this document.”

Purpose Statement

The purpose statement addresses the reasons for starting the project. It discusses the main objectives, covers deliverables, and defines what success looks like for different stakeholders.

Here is an example:

“The purpose of this project is to enhance HubSpot‘s online presence through SEO-focused blog content. The key objectives include increasing website traffic, improving search engine rankings, and providing valuable information to the target audience. The project aims to deliver 12 high-quality blog posts over the course of 4 months that align with the client’s content strategy.”

Scope of Work

This section lists all the tasks which should be completed on the project. It provides a detailed overview of the processes, including time frames (they can be estimated), and a project scope which includes all the vital information.

“Anna Rubkiewicz will provide the following services:

  • Research and identify relevant topics based on SEO keywords provided by the client.
  • Write 12 blog posts (approximately 1,500 words each) optimized for search engines.
  • Include internal and external links where appropriate.
  • Provide meta titles and descriptions for each blog post.
  • Include graphics with alt text.”

I complete projects on a monthly basis so if I agree to deliver three articles per month, I state in the SOW that I will deliver all articles by the end of the month.

Where the Work Will Be Done

This part explains where the work will be done, remotely or at a specific location.

It also details all the equipment and software that will be used. I work remotely and communicate with my clients via email or Slack, and deliver all articles in Google Docs.

Tasks

This section breaks down all the steps you included in the scope of work into more detailed tasks. Here is an example:

  • Keyword Research. Collaborate with the client to identify target keywords and topics.
  • Research and Outline Phase. Research the topic and create an outline.
  • Writing Phase. Draft and submit the blog post for client review.
  • Revisions. Implement feedback and finalize the blog posts.

Milestones

This is where you include the project timeline, such as the start and finish dates, billable hours, and any other scheduling specifics.

Since I usually work with clients long term, instead of including a finish date, I ask them for one month's notice if they wish to end our cooperation.

Deliverables

This section lists project deliverables with their due dates and detailed descriptions. It helps set expectations for all the stakeholders. My deliverables would include:

  • 3 SEO-optimized blog posts per month (approximately 1,500 words each).
  • Meta titles and descriptions for each blog post.
  • A report summarizing keyword research and topic selections.

Schedule

In the schedule section, you can include a detailed timeline for each deliverable.

Personally, I don’t include exact dates. Instead, I tell my clients how much time they have to complete a given step.

For example, I give them three days to provide feedback on the outline and three days to review the draft. From my perspective, setting a time limit is the only way to guarantee timely project completion.

Project Success

This part of the SOW defines the success metrics. It could be the delivery of high-quality blog posts that are well-written and SEO optimized and generate organic traffic after publication.

Project Requirements

List everything you need to successfully deliver the project, including tools and equipment.

Whenever the project involves keyword research, I ask the client to grant me access to Google Analytics and export the keywords they’re currently ranking for.

I also put a strong emphasis on regular communication and timely feedback.

Payment Terms

This is probably one of the most important sections for any freelancer or business owner. It outlines how you’ll get paid — upfront or after delivering the project — and details how much time the client has to settle the invoice.

I issue all my invoices at the end of the month and give my clients two weeks to pay via bank transfer.

Here is a ready work-order template from HubSpot that you can download to document the work you’ve performed and ask for payment.

Closure

The closure part explains how deliverables will be accepted and signed off. My clients simply have to email me to confirm that the final draft has been accepted and no further revisions are necessary.

If I submit the final draft and don’t hear back within five days, I assume the article requires no additional revisions and close the task. Naturally, this is something that my clients are aware of and have agreed to.

Start every project with a statement of work.

At first, you might think that creating a SOW is a lot of effort.

But when you consider all the benefits — such as avoiding misunderstandings, setting clear expectations, dividing tasks efficiently, and ensuring timely payments, it quickly proves to be worth it.

Believe me, you cannot grow your business or deliver work on time without creating some ground rules. And if you put those rules in writing, they'll have even more impact.


https://tinyurl.com/y3rjvm3z