Пошаговый алгоритм создания команды единомышленников. Часть 5. Распределите ответственность

 Продолжаем создавать команду единомышленников и переходим к пятому этапу, который вызывает больше всего вопросов и отговорок. Об этом этапе часто забывают. РАСПРЕДЕЛИТЬ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ надо обязательно. Причём важно продолжать это делать добровольно, но с элементами принуждения. Именно поэтому на картинке этот этап приобрел оранжевый цвет.

Что же такое ответственность? Википедия даёт следующие определения:

Отве́тственность — субъективная обязанность отвечать за поступки и действия, а также их последствия.

Отве́тственность — определенный уровень негативных последствий для субъекта в случае нарушения им установленных требований. По характеру санкций за совершаемые действия выделяют следующие виды ответственности: юридическую, материальную, моральную, политическую и др.

Отве́тственность — личностная характеристика человека, описывающая его способность обстоятельно анализировать ситуацию, заранее прогнозировать последствия (весь комплекс следствий) своих действий или бездействий в данной ситуации и делать выбор формы своих поступков с готовностью принять последствия выбора, как неизбежные свершившиеся факты.

В рамках нашего с вами обсуждения под "ответственностью" мы будем понимать "готовность принять последствия выбора, прогнозировать их и совершать действия для достижения поставленной цели".

Как я писала уже ранее, говорить об ответственности лучше после того, как составлен план действий. В противном случае инициатив и активности будет значительно меньше. Само распределение ответственности состоит из двух этапов:

• Добровольные инициативы;
• Предложение взять ответственность со стороны руководителя.

Не стоит забывать о том, что до тех пор пока на листе "Действия" (рис.1) в столбце "Кто" пусто, ответственно вышестоящее лицо (первое лицо компании, менеджер, который создаёт свою команду).

С высокой долей вероятности сотрудник, фамилия которого не стоит рядом с конкретным действием, не станет совершать это самое действие. И это логично.

"Я не подписывался", "А я думал, что это должен сделать Федотов", "Не помню", "Я просто предложил, почему это я должен делать" и прочее звучит, когда оказывается, что все сроки истекли, а работа не выполнена. Людей, которые добровольно и охотно берут на себя ответственность, очень мало. Говорят, что не более 5-10%. Я сама не считала, но по опыту похоже на правду.

Так как же распределить ответственность таким образом, чтобы сотрудники взяли её на себя осознанно и охотно?

Мы делаем это обычно так:

1. В конце совещания, собрания, планерки, тренинга, сессии или другой встречи оставляем минут 15-20 на работы с листом "Действий".
2. Эту самую работу начинаем с того, что зачитываем самое первое действие, которое, замечу, предложили сами участники (инициатива).
3. Далее напоминаем, что у любого действия обязательно должен быть ответственный и срок. Иначе оно так и останется просто предложением, мечтой. Его надо заземлить и перевести в конкретный поступок. Предлагаем участникам самим подумать и выступить с инициативой: "Кто готов взял на себя руководство этим проектом? Это совсем не значит, что Ответственному будет необходимо всё делать самому. Он может распределить роли, подключить коллег. Но! Ответственный отвечает за результат." Как правило, в начале инициативы выдвигаются неохотно. Здесь важно не начать назначать ответственных. Напомню: мы с вами создаем команду единомышленников, а это значит, надо дождаться, чтобы ответственность была добровольной. Поэтому ждем 1-2 минуты. Если все отводят глаза, то я обычно говорю: "Коллеги, как вы считаете, это важно? Сколько времени это может занять?". Всячески побуждаем желание взять ответственность. И как только появляется первый желающий, всячески его поощряемом и хвалим. По опыту, первые 2-3 ответственных появляются неохотно, а далее люди входят во вкус. Важно, чтобы руководитель поощрял и всячески поддерживал ответственных. При этом помните о том, что человек, который взял инициативу должен осознавать весь объём работы. Если вы видите, что кто-то увлекся и вряд ли потянет такой большой объём, уточните, точно ли он успеет это?
4. Как только у действия появился ответственный, просим его назначить реалистичный срок. Вы можете предлагать корректировку срока.
5. Далее переходим ко второму действию по тому же плану.

В результате, рядом с каждым действием должен быть ответственный и срок. Причем срок конкретный. Например, 22 сентября 2015 года.

Распределили ответственность?

Попросите каждого ответственного сделать фото и обязательно сфотографируйте лист действий сами. И проследите, чтобы все участники встречи получили фотографии в течение 10 минут после мероприятия. А далее это уже переводится в электронный вид и вносится в систему контроля исполнения поручений.