Теория сиситем и системный анализ. Классификация и свойства систем. Часть 1.

 

1. Система как часть окружающей среды

В окружающем нас мире все системно. Человеческое об­щество, выступая как часть природы, также образует собой систему, конечно значительно меньшего уровня сложности, со своими законами развития. Системами являются коллектив учащихся класса, студенческая группа, коллектив фирмы, население крупного города. Примером хорошо организованных и продуманных си­стем являются толковые школьные и вузовские учебни­ки, лаборатории, кабинеты учебных дисциплин. Транс­портные сети, жилые кварталы, библиотеки также образуют системы. Каждая система образована по опре­деленным правилам, живет своей жизнью, подчиняется своим законам.

Система является частью окружающей среды, и одна из первых задач системного анализа — выделение системы из окру­жающей среды.

Для выделения системы требуется наличие:

v  объекта исследования;

v  цели, для реализации которой формируется система;

v  субъекта наблюдения ("наблюдателя"), формирующего систему;

v  характеристик, отражающих взаимосвязь системы с окру­жающей средой (входные и выходные переменные).

Как видим, границы системы условны — они диктуются конк­ретной задачей исследования.

Пример. Границы системы "корпорация" в одном случае могут быть опре­делены списочным составом постоянного персонала, в другом - постоянным пер­соналом и всеми акционерами компании, в третьем случае эти пределы расши­ряются за счет всех временно привлекаемых специалистов, экспертов, консультантов и т. д. Затем можно расширить эти границы за счет всех поставщи­ков компании, ее потребителей и любых иных субъектов, каким-либо образом с ней связанных.

Частным случаем выделения системы является определение ее через входы и выходы, т. е. фактически представление ее в виде "черного ящика".

Необходимо обратить внимание на субъективный характер понятия "система". Система не существует объективно — она такая, какой ее определил субъект наблюдения в соответствии с поставленной целью. Это связано, в частности, и с субъективнос­тью целеформирования.

В связи с этим нельзя говорить об анализе предприятия как системы, не определив цели анализа. Ведь на предприятии можно выделить много систем: систему оплаты труда, систему техники безопасности, систему хранения материальных ценностей, финан­совую систему, систему производства, систему снабжения и т. д. Так что же такое предприятие? Это система вышеназванных сис­тем. Аналогично можно рассматривать человека как совокупность систем: можно говорить о нервной, мышечной, зрительной, крове­носной и других системах. Поэтому бессмысленное занятие — обследовать предприятие или человека вообще.

2. Система как совокупность элементов

Система — совокупность (множество) объектов и про­цессов, называемых элементами, взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, которые обра­зуют единое целое, обладающее свойствами, не при­сущими составляющим его элементам, взятым в от­дельности.

Следовательно, система должна состоять, по крайней мере, из двух элементов. Кроме того, каждый элемент системы прямо или косвенно связан с другими элементами.

Систему можно описать в виде множества элементов, связей и их свойств.

Элемент системы — объект, выполняющий определен­ные функции и не подлежащий дальнейшему разде­лению в рамках  поставленной задачи.

Примеры элементов системы: атомы, звезды, электронные приборы, газы, переменные, уравнения, правила и законы, технологические процессы, производственные подразделения, станки и т. д.

Всякое свойство относительно. По отношению к дереву же­лезо твердое, а по отношению к алмазу оно мягкое. Свойства — качества элементов, дающие возможность количественного описания системы, выражения ее в оп­ределенных величинах.

Каждая вещь обладает бесчисленным количеством свойств, совокупность которых означает ее качество. Для каждого конкрет­ного исследования существенны только некоторые из них. Следова­тельно, существенность тех или иных свойств может меняться с из­менением цели исследования.

Свойства вещей присущи самим вещам, т. е. объективны. От­делить их от вещей можно лишь мысленно.

В системном анализе большое внимание уделяется так назы­ваемым интегративным свойствам — свойствам, которые отлича­ют систему как целостность (не сводятся к сумме свойств ее эле­ментов).

Связи — это то, что объединяет элементы и свойства системы в целое.

Отношение взаимной зависимости, обусловленности, общности между элементами системы, которое мо­жет быть механическим (обмен усилиями), трофи­ческим (обмен энергией) и сигналами (обмен информа­цией), называется связью (взаимосвязью) элементов.

Связи можно охарактеризовать направлением (направленные и ненаправ­ленные), силой (сильные и слабые), характером (связи подчинения, связи порождения (генетические), рав­ноправные (безразличные), связи управления).

Для кибернетических моделей систем, в которых связи услов­но считаются однонаправленными, более адекватным является та­кое определение.

Связь — это способ взаимодействия входов и выходов элементов.

В свете такого определения связи делятся на прямые и обрат­ные (рис. 7).

Прямой называется связь между выходом одного эле­мента и входом другого, обратной — связь между выходом и входом одного и того же объекта. Причем обратная связь может быть осуществлена непосредствен­но (рис. 7, б) или при помощи других элементов системы (рис. 7, в).

Различают положительную (усиливающую) и отрицатель­ную (уравновешивающую) обратные связи.

Обратная связь, уменьшающая влияние входного воз­действия на выходную величину, называется отри­цательной, а увеличивающая это влияние - поло­жительной.

В общем случае положительная (усиливающая) обратная связь усили­вает тенденцию изменения выхода системы, а от­рицательная (уравновешивающая) — ее уменьшает.

Таким образом, отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, нарушенного внешним воз­действием или некими внутренними причинами, а положительная - усиливает отклонение от равновесного состояния по сравнению с его величиной в системе без такой обратной связи.

Отрицательные обратные связи само-корректируются. 

Положительные обратные связи само-усиливаются.

Чем сильнее она действует, тем больше получает подкрепления и тем еще сильнее действует. Чем больше людей заболели гриппом, тем больше они заразят других. Чем больше детей родилось, тем больше людей вырастет и родит других детей. Чем больше денег у вас в банке, тем больше дивидендов вы получите и тем больше денег вы будете иметь в банке. Чем больше эрозия почвы, тем меньше растений может на ней расти, тем меньше корней и листьев, смягчяющих удары дождевых капель и ветров, тем больше почва подвергается эрозии. Чем больше высокоэнергетических нейтронов, тем больше они разбивают атомных ядер и тем больше их появляется.

Положительные обратные связи — это источники роста, взрыва, разрушения и коллапса в системах. Система с неконтролируемой положительной обратной связью в конце концов разрушается. Вот почему они встречаются не так часто. Обычно рано или поздно вмешивается отрицательная обратная связь. Эпидемия охватывает всех способных к заражению людей и останавливается – или люди предпринимают все более активные усилия, чтобы избежать заражения. Уровень смертности поднимется до уровня рождаемости – или люди столкнутся с последствиями неконтролируемого роста населения и это приведет к снижению рождаемости. Почва полностью выветрится до скальной породы – или люди ограничат использования земли под пастбища, соорудят заграждающие дамбы, посадят деревья и остановят эрозию.

Во всех этих примерах первый результат – это то, что происходит, если положительная обратная связь развивается бесконтрольно, а второй – если предприняты меры для ограничения её само-усиления, умножения. Снижение степени умножения в петле положительной обратной связи, замедление роста, обычно является более значимой чувствительной точкой системы, нежели усиление отрицательных обратных связей и гораздо более предпочтительно, чем бесконтрольные положительные обратные связи.

Темпы роста населения и экономики являются чувствительными точками, потому что замедление роста дает множеству отрицательных петель – технологиям, рыночным механизмам и другим формам адаптации, каждая из которых имеет свои ограничения и запаздывания – запас времени на срабатывание. Точно также, лучше замедлить автомобиль, когда вы едете слишком быстро, чем полагаться на все быстрее реагирующие тормоза и на новые технологические наработки в системе управления.

Другой пример: многие положительные обратные связи в обществе вознаграждают победителей соревнования дополнительными ресурсами так что в следующий раз они побеждают в еще большем масштабе. Системщики называют это петлей "от успеха к успешности". Богатые люди собирают дивиденды, бедные их платят. Богатые люди платят финансистам и опираются на политиков, чтобы снизить свои налоги, бедные люди не могут. Богатые люди оставляют своим детям наследство и дают им хорошее образование, дети бедных не имеют ни того ни другого. Программы борьбы с бедностью представляют собой слабые отрицательные обратные связи, которые пытаются бороться с сильными положительными обратными связями. Было бы гораздо эффективнее ослаблять сами положительные связи. Для этого и нужны прогрессивные системы налогообложения, налоги на наследство и универсальные программы качественного публичного образования. (Но если богатые смогут купить правительство и ослабить эти меры, тогда правительство вместо того, чтобы компенсировать петли "от успеха к успешности" становится лишь еще одним инструментом их усиления!)

Самое интересное поведение, которое может появиться в результате быстрого запуска положительной обратной связи - это хаос. Это непредсказуемое, нерегулярное, но ограниченное поведение случается, когда система начинает меняться гораздо быстрее, чем на это могут отреагировать ее петли отрицательной обратной связи. Например, если вы придерживаетесь модели ускоряющегося темпа роста капитала в мире, в конце концов вы придете к точке, в которой еще небольшое дополнительное увеличение переведет экономику из экспоненциального роста к осцилляциям. Еще один маленький толчок вперед дает удвоение интенсивности осцилляций. И, наконец, даже малейший дополнительный толчок приведет систему в хаос.

Я не ожидаю, что мировая экономика войдет в хаос в обозримом будущем (во всяком случае, не по этой причине). Подобное поведение появляется только в нереалистичных диапазонах параметров, эквивалентных удвоению объема экономики каждый год. Однако, реальные системы могут становиться хаотическими, если что-то внутри них растет или уменьшается слишком быстро. Быстро размножающиеся бактерии или популяции насекомых, очень заразные эпидемии, спекулятивные пузыри в денежных системах, потоки нейтронов в недрах атомных электростанций – все эти системы могут быть хаотическими. Контроль в них должен быть основан на снижении интенсивности положительных обратных связей.

В обычных системах ищите чувствительные точки в темпах рождаемости, в процентных ставках, в темпах эрозии, в петлях "от успеха к успешности" – всюду, где чем больше вы имеете, тем больше возможностей иметь еще больше.

Обратная связь является основой саморегуляции, развития системы, приспособления ее к меняющимся условиям существова­ния. Весь наш жизненный опыт состоит из циклов обратной связи.

Примеры положительной обратной связи: раковое заболевание, рост жи­вых клеток, накопление знаний, распространение слухов, уверенность в себе, эпидемия, ядерная реакция, паника, рост коралловых рифов.

Примеры отрицательной обратной связи: воздушный кондиционер, темпе­ратура тела, процентное содержание сахара в крови, кровяное давление, выздоровление, езда на велосипеде, хищники и жертвы, спрос и предложение на рын­ке, регулирование ассортимента.

3. Структуры, виды и формы их представления

3.1. Понятие структуры. Типы структур

При анализе систем значительный интерес представ­ляет изучение их структуры. Структура отражает наиболее существенные, устойчивые связи между эле­ментами системы и их группами, которые обеспечива­ют основные свойства системы. Иначе говоря, структу­ра — это форма организации системы, скелет, костяк су­ществования системы. Вместе с тем структура системы может претерпевать определенные изменения в зависи­мости от факторов (причин) внутренней или внешней природы, от времени. Одна и та же система может быть представлена разными струк­турами в зависимости от стадии познания объектов или процессов, от аспекта их рассмотрения, цели создания.

Рассмотрим ряд типовых структур систем, использующихся при описании организационно-экономических, производственных и технических объектов.

Линейная (последовательная) структура (рис. 8) характери­зуется тем, что каждая вершина связана с двумя соседними. При выходе из строя хотя бы одного элемента (связи) структура разру­шается. Примером такой структуры является конвейер.

Рис. 8. Линейная структура

Кольцевая структура (рис. 9) отличается замкнутостью, лю­бые два элемента обладают двумя направлениями связи. Это по­вышает скорость общения, делает структуру более живучей.

Сотовая структура (рис. 10) характеризуется наличием резерв­ных связей, что повышает надежность (живучесть) функциониро­вания структуры, но приводит к повышению ее стоимости.

 Рис. 9. Кольцевая структура       Рис. 10. Сотовая структура

Многосвязная структура (рис. 11) имеет структуру полного графа. Надежность функционирования максимальная, эффективность функционирования высокая за счет наличия кратчайших пу­тей, стоимость — максимальная.

Звездная структура (рис. 12) имеет центральный узел, кото­рый выполняет роль центра, все остальные элементы системы яв­ляются подчиненными.

Рис. 11. Многосвязная структура          Рис. 12. Звездная структура

Графовая структура (рис. 13) используется обычно при описа­нии производственно-технологических систем.

Рис. 13. Графовая структура

Сетевая структура (сеть) — разновидность графовой структу­ры, представляющая собой декомпозицию системы во времени.

Рис. 14. Сетевая структура

Например, сетевая структура может отображать порядок дей­ствия технической системы (телефонная сеть, электрическая сеть и т. п.), этапы деятельности человека (при производстве продукции — сетевой график, при проектировании — сетевая модель, при планиро­вании — сетевая модель, сетевой план и т. д.).

Для анализа сложных сетей существует математический  аппарат теории графов, прикладная теория сетевого  планирования и управления.

Иерархическая структура получила наиболее широкое рас­пространение при проектировании систем управления, чем выше уровень иерархии, тем меньшим числом связей обладают его эле­менты. Все элементы кроме верхнего и нижнего уровней обладают как командными, так и подчиненными функциями управления.

Иерархические структуры представляют собой декомпозицию си­стемы в пространстве. Все вершины (узлы) и связи (дуги, ребра) суще­ствуют в этих структурах одновременно (не разнесены во времени).

Иерархические структуры, в которых каждый элемент ниже­лежащего уровня подчинен одному узлу (одной вершине) вышестоящего (и это справедливо для всех уровней иерархии), называют древовидными структурами (структурами типа "дерева"; иерархическими структурами с сильными связями) (рис. 14, а).

Наибольшее распространение имеют древовидные  иерархические структуры, с помощью которых представляются  конструкции сложных технических изделий и комплексов,  структуры классификаторов и словарей, структуры целей  и функций, производственные структуры (рис. 14,в), организационные  структуры предприятий.

Структуры, в которых элемент нижележащего уровня может быть подчинен двум и более узлам (вершинам) вышестоящего уров­ня, называют иерархическими структурами со слабыми связями (рис. 14, б).

в

Рис. 14. Иерархические структуры

В виде иерархических структур представляются конструкции сложных технических изделий и комплексов, структуры классифи­каторов и словарей, структуры целей и функций, производствен­ные структуры, организационные структуры предприятий.

В иерархических структурах важно лишь вы­деление уровней соподчиненности, а между уровнями и компонен­тами в пределах уровня могут быть любые взаимоотношения. В соответствии с этим существуют структуры, использующие иерар­хический принцип, но имеющие специфические особенности, и их целесообразно выделить особо.

В общем случае термин иерархия (соподчиненность) означает  порядок подчинения низших по должности и чину лиц высшим,  широко применяется для характеристик взаимоотношений в  аппарате управления государством, армией и т.д., кроме  того, концепция иерархии распространяется на любой  согласованный по подчиненности порядок объектов. Поэтому,  в принципе, в иерархических структурах важно лишь  выделение уровней соподчинения, а между уровнями и между  компонентами в пределах уровня могут быть любые  взаимоотношения. В связи с этим существуют структуры,  использующие иерархические принципы, но имеющие  специфические особенности.

3.2. Оценка структур

При выборе того либо иного варианта структур целесообразно использовать некоторые показатели эффективности, например,: оперативность, централизацию, периферийность, живу­честь, объем.

Оперативность оценивается временем реакции системы на воз­действие внешней среды либо скоростью ее изменения и зависит в основном от общей схемы соединения элементов и их расположения.

Централизация определяет возможность выполнения одним из элементов системы руководящих функций. Численно централи­зация определяется средним числом связей центрального (руково­дящего) элемента со всеми остальными.

Периферийность характеризует пространственные свойства структур. Численно периферийность характеризуется показателем "центра тяжести структуры", при этом в качестве единичной оценки меры связности выступает "относительный вес" элемента структуры.

Живучесть системы определяется способностью сохранять основные свойства системы при повреждении ее части. Этот показатель может характеризоваться относительным числом элементов (или связей), при уничтожении которых показатели системы не выходят за допустимые пределы.

Объем является количественной характеристикой структуры и определяется обычно общим количеством элементов либо их сред­ней плотностью.

3.3. Система как средство достижения цели

В соответствии с имеющимися потребностями люди предъяв­ляют определенные требования к состоянию окружающей среды. Но поскольку естественное состояние окружающей среды не всегда удовлетворяет человека, то возникает необходимость создавать ис­кусственные системы, обеспечивающие потребности населения.

В общих чертах деятельность по достижению поставленной цели направлена на отбор из окружающей среды объектов, свойства которых можно использовать для достижения цели, и на объедине­ние этих объектов надлежащим образом, т. е. создание системы. Таким образом, система есть средство достижения цели.

 

Термины по теме:

1.   Система — совокупность (множество) объектов и про­цессов, называемых элементами, взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, которые обра­зуют единое целое, обладающее свойствами, не при­сущими составляющим его элементам, взятым в от­дельности.

2.   Элемент системы — объект, выполняющий определен­ные функции и не подлежащий дальнейшему разде­лению в рамках  поставленной задачи.

3.   Свойства — качества элементов, дающие возможность количественного описания системы, выражения ее в оп­ределенных величинах.

4.   Структура отражает наиболее существенные, устойчивые связи между эле­ментами системы и их группами, которые обеспечива­ют основные свойства системы.

5.   Линейная (последовательная) структура характери­зуется тем, что каждая вершина связана с двумя соседними. При выходе из строя хотя бы одного элемента (связи) структура разру­шается.

6.   Оперативность оценивается временем реакции системы на воз­действие внешней среды либо скоростью ее изменения и зависит в основном от общей схемы соединения элементов и их расположения.

7.   Централизация определяет возможность выполнения одним из элементов системы руководящих функций. Численно централи­зация определяется средним числом связей центрального (руково­дящего) элемента со всеми остальными.

8.   Периферийность характеризует пространственные свойства структур. Численно периферийность характеризуется показателем "центра тяжести структуры", при этом в качестве единичной оценки меры связности выступает "относительный вес" элемента структуры.

9.       Живучесть системы определяется способностью сохранять основные свойства системы при повреждении ее части. Этот показатель может характеризоваться относительным числом элементов (или связей), при уничтожении которых показатели системы не выходят за допустимые пределы.

10.   Объем является количественной характеристикой структуры и определяется обычно общим количеством элементов либо их сред­ней плотностью.

 

 

Вопросы к теме:

1.   Понятие структуры

2.   Типы структур

3.   Сетевая структура (сеть)

4.   Иерархическая структура

5.   Оценка структур

6.   Система как средство достижения цели

7.   Система как часть окружающей среды

8.   Система как совокупность элементов

9.   Связи в системах

 

 

Литература по теме:

Силич, М.П. Основы теории систем и системного анализа: учебное пособие / М.П. Силич, В.А. Силич; Министерство образования и науки Российской Федерации, Томский Государственный Университет Систем Управления и Радиоэлектроники (ТУСУР). - Томск: ТУСУР, 2013. - 340 с.: ил. - Библиогр.: с. 333-337. - ISBN 978-5-86889-663-7; То же [Электронный ресурс]. - URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=480615 (24.07.2019).

https://tinyurl.com/2vfm2r2f

Процессы для аналитиков. Часть 2. Процессы и бизнес-процессы

Автор: Андрей Курьян

Что такое бизнес-процесс?

Мне нравится определение, данное Полом Хармоном (PaulHarmon) в статье «Whatisbusinessprocess?»: бизнес-процесс – это то, чем управляет менеджер бизнес-процесса. При всей своей краткости это определение достаточно точно отражает, как менеджеры в организациях видят бизнес-процессы. Как правило, они рассматривают деятельность организации не с точки зрения «что и как происходит», а с точки зрения «кто за что отвечает».

Проводя интервью с менеджером бизнес-процесса, бизнес-аналитик может узнать, какой результат должен быть получен на выходе бизнес-процесса, какие сотрудники задействованы в бизнес-процессе, какие функции (работы) и в какой последовательности они при этом делают. Более подробное описание будет включать информацию о том, кто является потребителями результатов процесса, кто поставляет входы процесса, какие ресурсы используются для исполнения бизнес-процесса и как менеджер управляет бизнес-процессом.

Например, менеджер отдела по работе с поставщиками расскажет, что он управляет несколькими бизнес-процессами: первичная оценка поставщиков, согласование условий контрактов с поставщиками, управление поставками, повторная оценка поставщиков. Далее менеджер перечислит сотрудников, которые выполняют отдельные функции этих бизнес-процессов: сбор данных о поставщике, выставление оценок по различным атрибутам поставщика, проверка условий договора, отправка заказа поставщику и т.д.

Но самое интересное для бизнес-аналитика начнется после того, как он проведет интервью с другими менеджерами бизнес-процессов в организации.

Например, начальник юридической службы расскажет бизнес-аналитику о том, что в его службе выполняется бизнес-процесс согласования контрактов с поставщиками. И это будет совсем другой бизнес-процесс, отличный от бизнес-процесса из отдела по работе с поставщиками.

Для того, чтобы понять, как появляются бизнес-процессы в организации, следует учесть, что организация не всегда была такой, какой ее увидел бизнес-аналитик «здесь и сейчас». Часто все начиналось с небольшой фирмы, в которой работало несколько человек. Сегодня такую организацию можно было бы назвать стартапом или «гаражной фирмой». Никакого разделения ответственности между сотрудниками в то время не было. При этом в организации уже выполнялись какие-то процессы: что-то покупалось, что-то производилось и продавалось. С ростом в организации появлялось все большее количество сотрудников. В какой-то момент времени обострялись проблемы координации деятельности большого числа сотрудников и организация, решая эти проблемы, структурировалась: в ней появлялись разные группы и подразделения, назначались менеджеры. При этом процессы, которые выполнялись в организации, разделялись между подразделениями: кто-то занимался закупками, кто-то продажами, кто-то производством. В тот момент, когда ответственность за процессы разделялась между менеджерами разных подразделений, в организации появлялись бизнес-процессы.

Первое время менеджеры бизнес-процессов еще помнили совместную работу и легко координировали работу в рамках единого процесса между разными подразделениями. Но по мере развития структуры организации личные связи между сотрудниками и менеджерами разных подразделений ослаблялись, а это естественным образом сказывалось на связности процессов, которые были разделены между такими подразделениями. А еще менеджеры улучшали свои бизнес-процессы, причем часто они это делали независимо друг от друга и от того, как эти улучшения сказывались на общих процессах. В теории менеджмента применяют даже специальный термин, обозначающий этот феномен – локальная оптимизация.

Процесс работы с поставщиком в организации выглядит следующим образом:

При этом разные функции процесса работы с поставщиком выполняются различными подразделениями, а в каждом подразделении функция процесса выполняется в виде отдельного бизнес-процесса.

На что должен обратить внимание бизнес-аналитик?

Как уж было показано выше, бизнес-процессы представляют собой лишь специальным образом выделенные фрагменты процессов организации. Если бизнес-аналитик имеет опыт в данной предметной области, то он может по этим фрагментам восстановить полную картину процессов и, соответственно, провести полноценный анализ деятельности организации,в том числе, выявить проблемы и предложить решения этих проблем.

Начинающий бизнес-аналитик, восстанавливая картину процессов в организации, может столкнуться с рядом типичных проблем.

Процессный объект одного и того же процесса в разных бизнес-процессах может называться по-разному.

В нашем примере сотрудники отдела по работе с поставщиками в своих бизнес-процессах оперируют объектом «поставщик». Когда поставщик попадает в юридическую службу, то юристы уже не оперируют объектом «поставщик»; для них основным объектом является «контракт». Соответственно, в рамках своего бизнес-процесса юристы производят не «поставщика с контрактом», а «контракт с поставщиком».

На этом примере становится понятно, каким образом в организации бизнес-процессы, разнесенные по разным подразделениям, почти незаметно нарушают структуру единого процесса работы с поставщиком. С течением времени эти бизнес-процессы совершенствуются. По мере улучшения бизнес-процессов различия становятся существенными; а это приводит к нестыковкам, конфликтам между подразделениями и прочим неприятностям.

В организации заводятся ненужные бизнес-процессы. Эта ситуация характерна, в основном, для крупных организаций, но я в своей практике встречал ненужные бизнес-процессы и в средних по размерам организациях.

Например, в экспедиторской компании отдел по привлечению транспортных компаний выполнял бизнес-процесс по оценке и повторной оценке привлеченных транспортных компаний. В отделе работали ответственные сотрудники, которые постоянно совершенствовали методику оценки. При этом сотрудники в экспедиционных подразделениях никак не использовали эти оценки транспортных компаний, а выбирали для своих перевозок компанию по критерию минимальной цены. Бизнес-процесс оценки транспортных компаний достаточно долго жил своей независимой жизнью.

Разделение процесса по разным бизнес-процессам в разных подразделениях приводит к возникновению циклических согласований. Эта ситуация встречается в государственных организациях и в крупных коммерческих организациях с разросшимися управленческими структурами.

Например, внешний документ, попадая в министерство, направляется для согласования в отделы. Часто такое согласование производится последовательно: отдел А, потом отдел Б и т.д. Если отдел Б вносит в документ какие-то замечания, то документ возвращается в отдел А для повторного согласования. 

Если вы подумали, что это абстрактный пример, то почитайте интервью с Игорем Мамоненко и его злоключениями с проектом IT-стана в Министерстве образования РБ:

«В общем, этот проект бродит третий год. Вы знаете, как организована система? Я раньше не знал. Допустим, есть пункт 1.2. За него отвечает Министерство образования, которое должно внести определенные поправки в законодательство. Каждый отдел — а их там около 15, что ли — ставит свою подпись на документе. Первый утвердил, второй, третий считает: «Пункт надо изменить». И документ падает вниз. Потом все с самого начала. Когда наконец, в 20-й итерации, все отделы пройдены, документ отправляют в другие министерства. Там свои круги. Причем когда возникают поправки, то документ… опять попадает в первое министерство. Я когда узнал это, пришел в тихий ужас.»

Заключение

Придя в организацию, бизнес-аналитик обязательно столкнется с тем, что менеджеры предоставят ему искаженную информацию о деятельности организации в виде своих бизнес-процессов. Можно, конечно, согласиться с M.D. Грегори Хаусом в том, что «все пациенты лгут!». Но можно последовать принципам этого же персонажа и докапываться до сути процессов, протекающих в организации. Если вы согласны с этим тезисом, то можете вернуться к первой части цикла и еще раз освежить в памяти, что такое процесс.

Процессы для аналитиков. Часть 1. Понятие процесса

Автор: Андрей Курьян

«Все модели – неправильные, но некоторые из них могут быть полезны»

© George E. P. Box

Занимаясь бизнес-анализом, я постоянно имею дело с процессами. В этом нет ничего удивительного: процессы лежат в основе системного и бизнес-анализа.

Предисловие

В предисловии к книге С. Оптнера «Системный анализ для решения деловых и промышленных проблем» С.П. Никаноров еще в 1969 году написал: «… то, что прежде всего должно быть выделено, если мы хотим думать и действовать системно, есть процесс. Не может быть системного мышления без ясного понимания процесса»

Кстати, С. Оптнер считается одним из отцов-основателей системного анализа, а С.П. Никаноров – крестным отцом системного анализа в бывшем СССР.

Я давно собирался написать цикл статей, в котором были бы собраны полезные теоретические и практические знания о процессах. Долгое время меня останавливала мысль, что результатом этой работы станет описание еще одного «неправильного подхода» (см. эпиграф) к описанию и анализу процессов.

С другой стороны, я постоянно сталкиваюсь с множеством других «неправильных подходов». Я понимаю, что новичку в системном и бизнес-анализе бывает порой сложно ориентироваться в огромном количестве информации по этой теме. Надеюсь, что предложенный здесь подход будет интересен и полезен системным и бизнес-аналитикам.

1 Несколько важных вопросов о процессах

На семинарах по процессам я часто предлагаю слушателям описать своими словами ситуацию приготовления яичницы. Как правило, вопрос не вызывает затруднений; слушатели перечисляют необходимые действия: приготовить продукты, разогреть сковороду на плите, разбить яйца, посолить, снять сковороду с плиты, переложить яичницу в тарелку.

На следующий вопрос – сколько в ситуации процессов? – как правило, дается уверенный ответ – один процесс.

На первый взгляд, ответ логичен. Действительно, на выходе мы имеем приготовленную яичницу, следовательно, все действия, которые необходимы для ее приготовления, можно рассматривать как один процесс.

С другой стороны, входы и выходы процессов значительно более многочисленны и многообразны, чем представляется на первый взгляд. В книге Г. Нива. «Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга» обозначена проблема неадекватности описания процесса из-за неточной идентификации, слабого анализа и обоснования целесообразности учета влияющих на результат (выход) процесса факторов (входов).

Приведенные автором шесть типов входов, воздействующих на процесс, достаточно легко идентифицировать и тем самым частично решить задачу адекватности описания процесса.

В тоже время следует признать, что проблема неадекватности чаще всего оказывается серьезнее и глубже, чем мы изначально предполагаем. Генри Нив в своей книге приводит пример процесса продажи копировальных машин (копиров). В этом примере перечислены объекты, которые являются входами процесса, а также объекты, которые изменяются в ходе выполнения процесса. Ниже в таблице представлен примерный перечень таких объектов:

Входы	Выходы
Копир, принадлежащий компании-продавцу	Копир, принадлежащий покупателю
Продавец, заинтересованный в продаже копира	Продавец, удовлетворенный продажей копира
Покупатель, заинтересованный в покупке копира	Покупатель, удовлетворенный покупкой копира
Описание продукта
Политика продаж компании-продавца	Политика закупок покупателя
Деньги покупателя	Поступления
	Комиссионное вознаграждение продавца

В связи с этим примером возникает резонный вопрос: сколько же на самом деле входов и выходов нужно указать, чтобы адекватно описать тот или иной процесс?

Возвращаясь к примеру с приготовлением яичницы, мы также можем задать несколько интересных вопросов:

• Нужно ли учитывать повара в рамках процесса приготовления яичницы?
• Должны ли мы анализировать, что происходит с плитой и сковородой после завершения приготовления яичницы? А что происходит с поваром?
• Нужно ли принимать во внимание, что приготовление яичницы осуществляется на основании рецепта из поваренной книги? И что происходит с рецептом после завершения процесса?

Сталкиваясь с более серьезными ситуациями, например, с необходимостью описать процессы компании, мы можем сформулировать еще несколько важных вопросов:

• Сколько процессов есть в организации?
• Как различные процессы в организации взаимодействуют друг с другом?

2 Процесс

2.1 Популярное определение процесса

Существует несколько десятков различный определений понятия процесс. Пожалуй, наиболее популярным сегодня является определение, представленное в международном стандарте ИСО 9000:2005:

Процесс — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

Примечания:

1. входами к процессу обычно являются выходы других процессов;
2. процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности;
3. процесс, в котором подтверждение соответствия конечной продукции затруднено или экономически нецелесообразно, часто относят к «специальному процессу».

Простой анализ показывает, что данное определение не позволяет ответить на сформулированные выше вопросы. Очевидно, что требуется другой подход к процессам.

2.2 Процессный объект

Я использую следующее определение процесса:

Процесс – это последовательность функций по преобразованию процессного объекта.

Данное определение не противоречит общепринятому определению процесса. Действительно, процесс преобразует объект на входе (в начале процесса) в объект на выходе (в конце процесса).

Как будет показано далее, такое определение процесса позволяет более эффективно решать задачи системного и бизнес-анализа, в том числе, выявление и решение проблем, имеющих место в процессах.

2.3 Цели процесса

Как правило, в бизнес-анализе мы сталкиваемся с искусственно созданными процессами. Например, процессы в организации созданы для достижения целей, определенных владельцами и/или руководителями этой организации.

В общем виде целью процесса в организации является получение на выходе процесса требуемого состояния процессного объекта.

Рассмотрим процесс перевозки груза. Руководитель транспортной компании определяет цель процесса: груз в нужное время находится в нужном месте.

Рассматривая естественные процессы, например, процессы, протекающие в природе или космосе, мы можем наблюдать направленное преобразование процессного объекта до какого-то конечного состояния.

Направленность преобразования процессного объекта является свойством любого процесса. Искусственно созданные процессы являются целенаправленными. При создании такого процесса учитывается направленность преобразования процессного объекта к целевому состоянию, т.е. к цели, установленной для данного процесса.

2.4 Границы процесса

Поскольку процесс представляет собой целенаправленную последовательность преобразований объекта, границы процесса определяются начальным и конечным состояниями процессного объекта.

Как было показано выше, конечное состояние процессного объекта одновременно является его целевым состоянием. Следовательно, одна из границ процесса определяется целью этого процесса. Эту границу условно можно назвать конец процесса.

Определение другой границы – начального состояния процессного объекта и, соответственно, начала процесса – зависит от конкретной ситуации. Так, если мы рассматриваем ситуацию по описанию процессов организации, то обычно начало процесса – это тот момент времени, когда процессный объект попадает в организацию.

Например, рассматривая границы процесса «найм нового сотрудника», мы можем определить в качестве процессного объекта «сотрудника». Целевое состояние этого объекта – «нанятый сотрудник». Соответственно, «нанятого сотрудника» мы можем рассматривать как конечную границу процесса. В качестве начальной границы процесса мы можем рассматривать «кандидата на должность сотрудника». Таким образом, процесс «найм нового сотрудника» представляет собой последовательность действий (функций) по преобразованию «кандидатов» в «нанятых сотрудников». 

На практике также распространены случаи, когда процессный объект порождается уже внутри организации другими процессами.

Например, компания занимается розничной продажей электронных компонентов со склада компании. Процессным объектом поставок является партия электронных компонентов для заказчика. Однако будет ошибкой считать, что процесс поставок начинается с момента попадания электронных компонентов в компанию, т.е. при закупке. Дело в том, что партия электронных компонентов для заказчика формируется на складе, где и начинается процесс поставки заказчику. В рамках же закупок также осуществляется процесс поставки партий электронных компонентов от поставщика на склад компании. Но в процессе поставки заказчику и процессе поставки от поставщика речь идет о совершенно разных партиях электронных компонентов, т.е., о разных процессных объектах. Соответственно, процесс поставки партий от поставщиков заканчивается на складе компании; процесс поставки партий заказчику на складе начинается.

И совершенно другая ситуация с процессами и их границами будет в том случае, когда компания занимается закупкой электронных компонентов «под заказ». 

Особый интерес представляют ситуации, когда процессный объект может покидать организацию, а затем возвращается назад.

Например, бумажный договор с заказчиком может быть подготовлен и подписан в организации, затем отправлен на согласование заказчику, т.е., покидает организацию, а затем может вернуться в организацию уже подписанный со стороны заказчика.

Подобная ситуация может возникать в производстве изделий, когда какие-то операции с изделиями, например, нанесение покрытия, производятся субподрядчиками.

Другими словами, предварительно следует провести детальный анализ жизненного цикла процессного объекта и уже на основе данных анализа определить стартовое состояние процессного объекта и, соответственно, начальную границу процесса.

2.5 Функции

Процесс представляет собой последовательность преобразований объекта. Каждое отдельное преобразование процессного объекта представляет собой функцию процесса или, наоборот, каждая функция процесса осуществляет некоторое преобразование процессного объекта.

Описывая функцию процесса, мы должны представлять, что она преобразует состояние объекта: начальное состояние объекта на входе в конечное состояние объекта на выходе функции.

Есть функции, которые объединяют два и более объекта в общий объект. Такие функции часто называют функциями сборки.

Например, функция «приклеить подошву к ботинку» на входе имеет два объекта: «подошва (с клеем)» и «ботинок». На выходе функции мы будем иметь один общий объект – «ботинок с подошвой». 

Есть функции, которые, наоборот, осуществляют разделение объекта на несколько частей. Такие функции часто называют разделительными функциями.

Например, функция «распаковать изделие» на входе имеет один объект: «упакованное изделие». На выходе функции мы будем иметь два объекта: «распакованное изделие» и «упаковка» («макулатура», «отходы упаковки»). 

Примечание: далее будет показано, как функции сборки объединяют несколько процессов, а разделительные функции могут порождать новые процессы.

2.5.1 Правила формулирования функций

1. Формулировка функции должна представлять собой отглагольный оборот

глагол + существительное

Например, «вносить данные в форму», «отправить факс контрагенту», «впаять предохранитель в плату» и т.д.

2. При формулировке функции следует избегать употребления глаголов-лозунгов, т.е., таких глаголов, которые не отражают преобразование процессного объекта.

Например, не нужно использовать такие формулировки функций как «организовать выполнение проекта», «обеспечить срок выполнения задачи».

3. При выборе глагола для функции необходимо следить за тем, чтобы он отражал конкретное действие, то действие или преобразование, которое имеет место в действительности.

Например, описывая процесс изготовления ботинка, очень важно не просто сформулировать функцию «прикрепить подошву», а необходимо указать каким именно образом происходит это прикрепление (пришиванием или приклеиванием). Правильная формулировка функции отражает характер изменения объекта: не «прикрепить подошву», а например, «приклеить подошву».

Если предприятие занимается сборкой продукции из закупаемых комплектующих, то правильная формулировка функции будет «собирать продукцию» (например, телевизионные или радио-приемники). Не стоит ограничиваться стандартной формулировкой «производить продукцию». Надо попытаться конкретизировать функцию, отразить в формулировке специфику производимого действия: «собирать телевизионные приемники».

4. В формулировке функции следует избегать использования каких-либо параметров процессного объекта.

Например, формулировка «измерить температуру объекта» содержит параметр объекта – температуру. Но данная формулировка функции не отражает тех действий (преобразований), которые совершаются в рамках процесса. На самом деле, в рамках процесса выполняется функция, которую можно сформулировать как «записать показания термометра». Использование в формулировке функции параметра может привести к искажению понимания этого и процесса и других процессов, связанных с ним.

2.6 Ресурсы

А как быть с другими объектами, необходимыми для выполнения функции? Другие объекты, которые актуализируются как входы и выходы процесса, являются ресурсами.

Ресурсы – это те инструменты, с помощью которых функция осуществляет преобразование процессного объекта.

Важной характеристикой объекта, который является ресурсом функции, является то, что объект-ресурс непосредственно не становится частью объекта на выходе функции.

Например, при выполнении функции «приклеить подошву к ботинку» задействованы объекты: «пресс» и «рабочий». Никакая часть «пресса» и «рабочего» не становится частью «ботинка с подошвой», которые мы получаем на выходе функции. Объекты «пресс» и «рабочий» являются ресурсами нашей функции. Иногда для таких объектов применяется термин инструмент. 

При этом практически всегда после выполнения функции объект-ресурс тоже изменяется.

Например, в рассмотренном выше примере объект «пресс» при выполнении каждой операции по приклеиванию подошвы изнашивается. Это явление даже имеет свое отражение в управленческом учете в виде амортизации оборудования. Объект «рабочий», выполняя операции по приклеиванию подошвы, тоже изменяется – он устает. После завершения смены рабочий восстанавливает свои силы.

Изменение объектов-ресурсов означает, что эти объекты являются процессными объектами каких-то других процессов.

Например, «пресс», который выступает в качестве объекта-ресурса в рамках процесса производства ботинок, является процессным объектом в рамках процесса жизненного цикла оборудования обувной фабрики. Точно так же рабочий выступает в качестве процессного объекта в процессе «управление персоналом».

Таким образом, мы можем сделать вывод, что функция процесса представляет собой узел, в котором пересекается несколько процессов: рассматриваемый процесс, а также процессы, которые поставляют ресурсы для выполнения этой функции.

Заключение

В этой части обзора введены основные понятия, позволяющие рассматривать процесс, как последовательность преобразования процессного объекта.

В следующих частях будут рассматриваться системы процессов, а также инструментарий, который позволяет проектировать и улучшать процессы. В частности, мы рассмотрим инструменты Теории Решения Изобретательских Задач (ТРИЗ), которые адаптированы для изменения процессов.