Задачи и вызовы HRM: Все, о чем вам нужно знать

 Умение работать с людьми и их потенциалом это то, что удается не каждому. А при стремительном развитии технологий и появлении множества трендов быть успешным и полезным HR-менеджером становится все труднее с каждым годом. Однако это с какой стороны смотреть – возможно, действительно трудно успевать по всем технологиям, но в то же время, на рынке появляется все больше инструментов, которые помогают HR-менеджерам и рекрутерам с рутинной работой и разнообразными задачами. В этой статье мы рассмотрим ключевые аспекты HRM и важность управления персоналом в бизнесе, а также проанализируем самые эффективные HRM практики и инструменты, которые заслуживают внимания каждого специалиста.

Что такое HRM?

HRM – это аббревиатура к Human Resources Management, что означает “Управление персоналом”. Простыми словами HRM – это особый подход к работе с персоналом, целью которого является качественная поддержка каждого члена команды. Несмотря на то, что этот термин не существует очень долго, эта область стремительно развивалась последние 20 лет и полностью изменила то, как мы относимся к управлению персоналом и поддержке работников.

Раньше достаточно было иногда присылать подарки на дни рождения, организовывать редкие события в компании, проверять документы и рассчитывать заработную плату, чтобы считать роль HR выполненной. Однако теперь HRM – это совокупность определенных действий и планов, которые должны помочь не только удовлетворить работников, но и дать им возможность развиваться в компании и добиваться замечательных результатов. Благодаря правильному подходу, каждый работник может почувствовать себя на своем месте и не только долгое время проработать в компании, но и постоянно становиться лучше и развиваться.

10 главных функций HRM

HRM выполняет множество функций, направленных на разные части компании, но работа с каждой из них предназначена для достижения одного и того же результата – чувство комфорта среди всех работников и оптимизация всех рабочих процессов в компании. Вот основные функции HRM, которые способствуют этому:

• Компенсация и бонусные начисления
• Управление успеваемостью всех команд и их членов
• Обучение новых работников
• Отбор и рекрутинг
• Личная поддержка каждого работника
• Улучшение общения среди всех команд
• Предоставление возможностей для развития и роста в компании
• Регулирование нарушений в компании
• Реализация корпоративной культуры 
• Содействие улучшению физического и ментального здоровья

Эти 10 функций являются лишь частью всех задач HRM. Этот список может быть намного дольше. От улучшения рабочих процессов до создания безопасного места для работы, управление персоналом — это то, что может внести значительный вклад в успех компании. Вот почему важно познакомиться со всеми функциями и ролями управления персоналом, прежде чем вы начнете работать с HRM - только с правильным использованием всех методов и техник успех будет гарантирован.

Основные роли в управлении персоналом

Конечно, основным человеком, ответственным за все, что связано с HRM, является HR-менеджер. Тем не менее, каждый HR-менеджер является не только специалистом по персоналу, но и человеком, который выполняет сразу несколько обязанностей по управлению человеческими ресурсами, которые мы можем разделить на следующие категории:

• Управление талантами.
• Компенсация, преимущества и награды.
• Тренировка и развитие.
• Соответствие юридическим и нормативным требованиям.
• Безопасность на рабочем месте.

Основная роль HRM – обеспечить организацию достаточным количеством квалифицированных и мотивированных сотрудников для достижения своих бизнес -целей, а также для создания благоприятной среды для каждого сотрудника. Именно при использовании различных инструментов и правильной стратегии менеджер по персоналу сможет добиться успеха без препятствий и проблем.

Как организовать эффективное управление человеческими ресурсами?

Эффективное управление человеческими ресурсами является важным компонентом успеха любой организации. И хотя нет универсального рецепта использования HRM, есть несколько советов, которые помогут вам организовать этот процесс:

• Подготовьте стратегию.

Прежде всего, вам необходимо разработать стратегию управления персоналом, которая отвечает потребностям вашей организации. Для этого вы должны определить миссию, цели и задачи, которые HRM должен выполнить.

• Разработайте эффективную систему найма.

Это поможет привлечь лучших кандидатов на вакансии вашей организации – чем больше людей, подходящих вашему видению и миссии, откликнутся на открытую позицию, тем более вероятно, что вы наймете идеального сотрудника. Определите требования к кандидатам, подробно распишите вакансии и сделайте план к каждой стадии рекрутинга, чтобы избежать неприятных сюрпризов и недопониманий.

• Поддерживайте своих сотрудников и помогайте им с развитием.

Эффективное управление персоналом – это не только использование новейших технологий и разработка планов. Это также создание безопасного места для каждого члена команды, который может развиваться в компании и ставать лучше. Поощряйте сотрудников посещать тренинги, помогайте им в обучении и создайте индивидуальные планы развития для каждого работника, чтобы каждый член команды мог расти как специалист.

• Установите четкую систему вознаграждения.

Четкая система вознаграждения поможет стимулировать и мотивировать работников достигать лучших результатов. Подумайте о том, какие формы вознаграждений подходят для вашей компании, и используйте их для поддержания мотивации каждого работника.

• Создать благоприятную корпоративную культуру.

Корпоративная культура часто игнорируется, но достаточно хорошо ее развивать, и общая производительность всех работников быстро улучшится. Поддержка сотрудничества и общения в компании значительно улучшит отношения в командах и повысит доверие к работодателю.

Управление персоналом в бизнесе – не менее тяжелая работа, чем любой другой аспект компании. Вот почему важно понимать, как эффективно поддерживать работников и предоставлять им правильную поддержку, выполняя при этом все другие обязанности.

Что такое система HRM?

Система HRM, или же другими словами, система управления персоналом, – это инструмент, который многие специалисты все чаще используют на постоянной основе для автоматизации некоторых задач HR-менеджера и облегчения процесса управления сотрудниками компании. Каждая система HRM выполняет ряд функций, которые помогают HR-у справиться с задачами, которые могут занять несколько часов, если не дней.

Каковы преимущества систем HRM?

Приложения для HR-ов все больше расширяют свои возможности и набирают популярность со скоростью света. HRM-системы особенно отличаются, потому что они предлагают чрезвычайное количество функций и возможностей, собранных в одном месте. Сейчас мы расскажем вам о 5 основных преимуществах систем HRM, которые могут радикально изменить обычную работу управляющего персоналом и рекрутера:

• Меньше ошибок.

Ошибки свойственны всем, но ошибка менеджера HR может замедлить многие процессы в компании и даже стоить много денег. Системы HRM снижают шансы на ошибку, соответственно, все, кто работает с системой, могут делать свою работу более качественно и меньше волноваться из-за вероятности сделать что-то не так.

• Статистика.

Наверное, каждый HR мечтает о том, чтобы всегда иметь данные, которые могут дать возможность предотвратить такие ситуации, как увольнение сотрудников или снижение мотивации среди команд. Система HRM именно это и делает – она измеряет все важные показатели и сравнивает данные, чтобы дать вам понимание того, что происходит в компании, и что можно изменить. Рекрутер имеет еще больше преимуществ, потому что возможность всегда иметь данные обо всех кандидатах и ​​вакансиях в компании способствует быстрому найму и позволяет специалисту точно найти кандидата, подходящего для компании, который поможет бизнесу достичь намеченных целей.

• Продуктивность.

При использовании систем HRM производительность работников улучшается благодаря многим факторам, а именно: автоматизация рутинных задач, оптимизация рекрутинга, улучшение общения и повышение уровня удовлетворенности персонала. В результате каждый сотрудник выполняет задачу быстрее и делает ее более эффективно, уменьшая количество нагрузки и напряжения.

• Сохранение средств.

Есть несколько причин, по которым использование систем HRM – это хорошая идея с финансовой точки зрения:

• Оптимизация и автоматизация большинства процессов, что сокращает время и ресурсы, потраченные на управление данными о сотрудниках, льготах и ​​платежах. Это уменьшает необходимость найма нескольких специалистов, что освобождает от лишней траты ресурсов.
• Система HRM может обеспечить лучшую точность и соответствие требованиям, снижая риск ошибок, штрафов и юридических вопросов, которые могут быть дорогостоящими.
• Система управления персоналом может улучшить участие и поддержание сотрудников, снижая затраты, связанные с высокой текучестью персонала, а также снизить необходимость постоянного найма и обучения новых сотрудников.

В целом, использование системы HRM может значительно сэкономить деньги для предприятий любого размера и деятельности, что является значительным преимуществом.

• Мониторинг посещаемости сотрудников.

Без доступа к инструменту, который хранит информацию обо всех выходных, отпусках, переносов и больничных, практически невозможно сохранить все данные в одном месте и просматривать их без необходимости проверять различные таблички и документы. Тем не менее, с HRM-системой, все совсем разные сотрудники могут самостоятельно делать запросы об отсутствии, а менеджер по персоналу всегда будет знать, кто отсутствует, заболевает или в отпуске.

Описанные преимущества - это только начало. На самом деле, такие инструменты, как HRM-системы, предлагают гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. И основная причина, по которой вы должны начать использовать их ежедневно, – это их эффективность, которая уже много раз была доказана разными экспертами.

Какими бывают HRM-системы?

В индустрии HR менеджмента и HRM планирования существует несколько типов систем. И хотя терминов – сотни, если не тысячи, есть три вида HRM-систем, о которых следует знать каждому:

HRIS

Основная задача HRIS-системы – управлять людьми и процессами внутри компании более эффективно. Такой вид системы помогает HR-менеджерам с такими задачами, как:

• Выплата зарплат
• Рекрутинг
• Отслеживание графика и посещаемости
• Сбор всех важных данных о работниках
• Тренировка
• Отчетность

HRIS-системы обладают множеством функций, однако их главной целью является облегчение работы HR-менеджера и автоматизация процессов в компании. Это означает, что все работающие с системой смогут заниматься привычными делами и задачами не самостоятельно, а с помощью системы. Часто HRIS-системы доступны для “самообслуживания” – то есть работник не должен просить HR-менеджера выполнить определенные действия за него, такие как отпуск или выходной, а самостоятельно может это сделать.

HCM

HCM-система (Human Capital Management) объединяет все основные характеристики HRIS-систем, однако добавляет еще несколько важных возможностей. В первую очередь, HCM-системы выходят уже на международный уровень и предлагают компаниям многоязычную платформу для работы, в которой будут сочетаться тонкости рабочих процессов разных стран. Это означает, что данную систему можно адаптировать под любую команду, в том числе и команду, в которой работают граждане разных стран, и не переживать за то, что система не сможет быть подстроена под каждого человека.

Это не единственная разница между HCM и HRIS системами. HCM-системы также включают в себя менеджмент талантов, а именно онбординг, мониторинг успеваемости работников, привлечение и развитие работников.

HRMS

HRMS-система – это сочетание большинства функций HCM и систем HRIS. Такой вид систем более массивный по сравнению с двумя предыдущими типами. Главная особенность таких систем – это разнообразие функций, направленных на улучшение всех аспектов работы каждого HR-менеджера.

Все описанные системы редко существуют именно в таком виде – часто разработчики HRM-систем объединяют сразу несколько разных видов в одной системе. На вопрос "Что включает в себя HRM-система?" ответить почти невозможно, ведь каждый такой инструмент уникален, и особенности всех систем, доступных сейчас, следует рассматривать отдельно.

Почему стоит выбрать HURMA для автоматизации HR-процессов?

HURMA – это первая в Украине система, собравшая в себе самый необходимый функционал для HR-менеджеров и рекрутеров. Мы выделили основные преимущества системы, существенно изменяющие подход к привычным рабочим процессам:

• HURMA сочетает в себе преимущества и возможности нескольких видов систем.

Система включает в себя множество возможностей, позволяющих HR-менеджерам и рекрутерам очень быстро и качественно прорабатывать любые запросы, управлять всеми отделами, оказывать своевременную поддержку работникам и выполнять многие другие задачи за считанные минуты. Вот несколько функций системы, которые делают ее незаменимой в ежедневной рутине HR-ов и других специалистов:

• Автоматизация многих HR-процессов
• Создание запросов самостоятельно работниками
• Сквозная аналитика и статистика
• ATS-система для рекрутинга
• База знаний
• Система управления активами
• Отслеживание производительности

Конечно, это не все. Система постоянно обновляется и улучшается, а главное – всегда поддерживает специалистов и позволяет автоматизировать огромную долю их задач.

• Почти полностью автоматизированный процесс рекрутинга.

Одно из основных преимуществ HURMA – это автоматизация рекрутинга. Это становится возможным благодаря таким элементам системы, как расширение для браузера, которое сканирует кандидатов и добавляет в систему, интеграция со множеством сайтов для поиска работы, аналитика, учитывающая многие факторы и нюансы, шаблоны для офферов, Kanban-доска и т.д. Рекрутеру больше не нужно создавать миллионы отдельных документов и табличек – этим займется система.

• Удобные настройки системы.

HURMA может быть легко настроена под потребности вашей компании – вы можете изменить множество элементов системы и адаптировать их под вашу команду. От кастомизированных ролей до добавления специфических терминов, вы можете настраивать систему именно так, как вам нужно.

• Мониторинг настроения.

HURMA позволяет HR-ам быстро и удобно измерять настроение работников на постоянной основе – и это все благодаря инструменту, который предлагает пользователю сразу указать свое настроение при входе в систему. Таким образом, становится возможным стабильное измерение настроения каждого работника, что, в свою очередь, помогает сразу понять, когда кто-то из членов команды чувствует себя подавленным или выгоревшим.

• Использование искусственного интеллекта.

Плагин AI Fox – это еще одна из многих возможностей системы, ускоряющая работу специалиста, а в данном случае – рекрутера. Плагин умеет сканировать страницы кандидатов, анализировать данные, добавлять резюме в базу кандидатов и выполнять другие важные действия за пару секунд. Благодаря инновационным алгоритмам ИИ, рекрутер может за короткое время получить резюме нескольких сотен кандидатов и всю важную информацию о них.

• Быстрая имплементация системы.

Чтобы сделать HURMA частью рабочих процессов компании, все, что нужно, – это оставить заявку. Специалисты бесплатно помогут внедрить систему и провести миграцию с других HRM или платформ, поэтому вы избежите недоразумений и пустой траты времени на настройки системы.

Описанные преимущества системы – лишь небольшая часть всего, что можно рассказать о HURMA. Главное, что нужно знать о системе – это где бы вы ни были, у вас всегда будет доступ к инструментам для быстрого и удобного менеджмента персоналом. HURMA быстро станет вашим главным ассистентом – и вы можете легко убедиться в этом, протестировав систему.

https://cutt.ly/g8UNpGD

11 Ways to Get Better User Feedback

 

So, as all classic list-type posts must do — this one goes to 11. Understanding what your customers are saying is critical to the success of your product’s evolution. Here are 11 ways that individually provide varying perspectives on the customer’s opinion. Combined, they become powerful in providing a 360 degree view of the voice of that customer.

1. Bring customers in to your office — this one may go without saying but it’s important to bring customers in. Show them the office and where the sausage is made and solicit their feedback via one-on-one interviews and usability testing. The insight gained here may be a bit contrived but you’ll start to get a feel for where the big boulders are in the road and what you should focus on next.
2. Go where your customers are — classic field research techniques will provide you with the qualitative insight gained in #1 above with the addition of context. This is the customer in their natural habitat interacting with your product. In a lot of cases all you’ll need to do is observe. Don’t say a word. Just watch, take notes and pay attention to the nuances.
3. Reach out and touch your customers — assuming you’ve forgiven the antiquated marketing slogan, the core of it is absolutely true. Call your customers – especially those that have quit your service. Typically, they’ve left for a specific reason or perception. While that perception may not actually be true it WAS true for them and defined their experience to the point of making them quit.  Call them up. They’re dying to tell you about it. Guaranteed.
4. Ask them why they’re leaving — inevitably customers will quit your service (see #3 above). On their way out, ask them, via survey, why they left your service or product. People love to vent and if your product frustrated them they won’t hesitate to share their thoughts. This is the perfect time to solicit this information since it’s fresh in their minds and caustic enough to drive abandonment.
5. Survey the landscape — for general, high-level, directional understanding of what your audience is feeling about or doing with your product/service nothing beats a survey. They’re easy to set up on services like Surveymonkey.com and provide solid analysis into the general segmentation trends of your audience. Pick a large sample size since completion percentages will likely be low.
6. Look at the numbers — do you have an analytics tool on your site? No? Google Analytics is free and does some pretty amazing things for a free product. Need more power, dig into something like Omniture or Webtrends to get the deeper insight you need. Use this data directionally to get a sense of how your audience is using your site. Where are they spending time? Is something engaging them there or are they getting stuck? Are they bailing out at some point? Dig in and find out why. Did I mention this was totally FREE data available to you right now?
7. A/B Test — think something works well? What if you tweaked the wording or changed the call-to-action? Red vs. blue? Your audience will vote with their mouse when you show them two separate options. Make sure your results are statistically significant before declaring a winner but this is an easy option for gaining quick optimization wins and understanding what type of triggers work best with your audience.
8. Talk to your customer service folks — your CS reps are the front lines of the customer feedback loop. When something’s wrong, they hear about it — a lot. Buy them a couple of pizzas and spend your next lunch hour with them discussing their top 10 complaints for the month. Then, do that next month and the month after that. Rinse, repeat. You’ll be amazed how much knowledge of your audience is available within your organization.
9. Talk to your sales people — on a similar note, your sales people are the leading edge of where your customers are headed. Sales people hear about current pain points, how your current offering addresses those pain points and what benefits the competition is offering. In addition, listen in on several sales calls a month. You’ll be amazed at the way your product is being sold. Your perception of the product will be forever changed.
10. Guerillas in the mist — got a hot new idea? think it will crush the competition and reinvent your industry? Before you spend the next 4 iterations building it, get a prototype together and head to your nearest coffee shop, library, public park, wherever and show it to people. Offer them something in return for their time — movie tickets, gift cards, etc — and get their immediate feedback. Bonus: you’ll start acquiring new customers and solid word of mouth if your prototype is a hit. Even if it’s not, you’ve learned something and spent minimal dollars and time doing so.
11. Get personal — if you’re offering a lifestyle product or a service that attempts to manage or automate a complex process that takes place over a longer period of time, consider getting some users to agree to a diary study. In essence you get a handful of customers to write down their daily activities over the course of a week or so and detail how your product/service fits into those regular activities. It’s a little bit expensive — $500/person/week is a fair price and you’ll have to call your participants daily to ensure they’re completing their diaries regularly. At the end of the process you’ll have 5 books’ worth (literally) of raw material to comb through, analyze and build patterns of use.

These 11 ways will bring you closer to customer and help you understand, quickly and cheaply, why they do the crazy things they do. Use them, love them and make them part of your regular routine. The insight they yield can help shape the future of your work.

Jeff Gothelf

https://cutt.ly/X8USuCC

Official 5-Day Design Sprint

 

About the official Remote 5-day Design Sprint template

What Is a Design Sprint?

The big idea with the Design Sprint is to build and test a prototype in just five days. You'll take a small team, clear the schedule for a week, and rapidly progress from problem to tested solution using a proven step-by-step checklist. It's like fast-forwarding into the future. 

Why use this Design Sprint template

The experts who literally wrote the book on design sprints created this template, just for Miro. First, facilitator Steph Cruchon of Design Sprint Ltd gathered the agency’s combined experience of physical design sprints and looked for ways to make it efficient and enjoyable in a remote setting. At the same time, the creators of the methodology at Google, Jake Knapp and John Zeratsky, teamed up with Jackie Colburn to write an in-depth guide to run full five-day remote design sprints. 

Together, they created this official template for remote sprints, invested personally in writing crystal clear instructions, and even added new exercises that don’t appear in the Sprint book but were part of their workshops. This template works hand in hand with the book and will help you run excellent 100% remote design sprints.

How to use the Design Sprint template

Using the Design Sprint template is easy. Typically how it works is, the facilitator will prep the event before guiding participants through the one big goal for each day of the sprint – to map, sketch, decide, prototype, or test. 

For those new to participating in Design Sprints, one of the biggest challenges will be to trust the process. Remember that times it will be overwhelming but that’s part of the process and it’ll all work out. 

Miro’s whiteboard tool is the perfect canvas to use for your design sprint — remotely or in person. Here’s one way to use it when you're preparing for your next sprint:

1. Get started by selecting this Design Sprint template.

2. Read the  for advice on tools, preparation, facilitation, and modified tactics. 

3. Give the sprint a name. E.g. “User signup flow.”

4. Clarify the goal of the sprint. E.g. “To improve the user’s experience as they sign up.”

5. Ensure you get the right people in the room and assign the roles within the team. Make sure to clarify and brief the role of the facilitator and decider in advance.

6. Then take the template to the session, because you’re ready to get started!

Invite your team to start collaborating, and don’t forget to share the finished product with the wider company. Be sure to tell everyone about the process and help them understand what you’ve explored and learned about the topic.

9 Beliefs of Remarkably Successful People

 

Jeff Haden wrote a column for Inc. Magazine on this topic.  It is well worth a read here:  link.  As  a teaser to get you to read the article here are the 9 Beliefs.

1. Time doesn’t fill me.  I fill time.
2. The People Around Me are the People I chose.
3. I have never paid my dues.
4. Experience is irrelevant.  Accomplishments are everything.
5. Failure is something I accomplish; it just doesn’t happen to me.
6. Volunteers always win.
7. As long as I’m paid well, it’s all good.
8. People who pay me always have the right to tell me what to do.
9. The extra mile is a vast, unpopulated wasteland.

https://cutt.ly/D8mDLGJ

What is Earned Value Management?

 

This is our short and simple guide to EVM. It's updated for 2023, and tells you all the basics in plain English.

Overview

Earned value management (EVM) is a project management technique. It helps you predict whether your initiatives will be finished on time and within budget.

 

Similarly, let’s say you’ve gotten half of the work done while spending half of your budget. That means you’re on budget regardless of how long it’s taken you.

 

For both cost and schedule, EVM compares something you’ve spent (time or money) against how much progress you’ve been able to make on your initiative. This initiative progress is the “value” that you’re “earning” in earned value management.

 

Although we track cost and schedule separately, that doesn’t mean they’re completely independent. It’s quite the opposite. The relationships between cost and schedule give EVM its true power, the ability to predict performance

EVM looks at cost and schedule separately. Let’s say you’re 6 months into a year-long initiative and you’ve gotten half of the work done. That means you’re right on schedule regardless of how much money you’ve spent.

The Lines

There are three lines on an EVM chart. They show the work goal, work completed, and money spent.

 

The work goal line is an S-curve that shows the pace of most initiatives. Not much is accomplished in the early phases of a project as you’re planning everything out, but then things really pick up steam in the middle. At the end you start to wrap things up and everything slows down again.

 

In official EVM terminology, this work goal line is called either Planned Value (PV) or Budgeted Cost for Work Scheduled (BCWS). In plain English, this line represents the goal for how much of your project you’ll be completing over time.

Next we’ll add the work completed line showing our initiative’s actual progress. You’re ahead of schedule if your percent complete is above the work goal. Higher is better.

 

The official term for measuring how much of your initiative is finished is either Earned Value (EV) or Budgeted Cost for Work Performed (BCWP). And, instead of tracking this progress by percent complete, EVM academics prefer to track how much money that completed work was worth. It’s a simple conversion.

 

If your initiative’s total budget is $100,000 and you’re 25% finished, you’ve done $25,000 worth of work. That’s the “earned value” in “earned value management.”

 

Traditional EVM visualizes how much work you’ve completed in terms of its monetary value. We think it’s more intuitive as percent complete. Either way, the lines look the same and the math is identical. It’s just different labels on the Y axis.

Finally, we’ll add the money spent line that shows how much this initiative has cost so far. Lower is better for this one. EVM purists call this line Actual Cost of Work Performed (ACWP).

 

Based on the relationships between these three lines, we can predict when the initiative will be finished, and how much money we’ll end up spending. That’s what we’ll explore next.

The Magic

Tracking an initiative’s progress is helpful, but earned value management’s real power is being able to predict outcomes.

Let’s look at the work goal and work completed lines again. The horizontal distance between our actual progress and the goal tells us how many days we’re ahead or behind schedule. You can then add or subtract that time from your initiative’s end date to get a good idea of when you’ll actually finish.

To predict the final cost of our initiative, we compare money spent to work completed. If you’ve been able to get 50% of the work done while only spending 40% of the money, your project is 10% under budget. Subtract that 10% from your total budget to see how much money you’re going to end up spending in total. The chart below shows this cost prediction in action.

49.8% over budget

Projected Cost: $225K

Projected Variance: 

$75K over budge

Notice how we’re not comparing anything to the work goal line here. That's because our cost predictions are entirely based on how much progress you've been able to make with the money you've spent. You could be months behind on your initiative, but if you've gotten 50% of the work done while spending 50% of the money, you're right on track as far as cost is concerned.

 

Ignoring the schedule when predicting how much you’ll end up spending on an initiative is the tricky part about EVM that sometimes throws people for a loop. It does make sense when you think about it, though.

 

Now let's put it all together. This is our finished EVM chart showing projected cost and schedule. You can adjust the sliders to see how each one affects the overall predictions.

Math

If you’re using performance management software to track your initiatives, there’s a good chance it can already predict cost and schedule using earned value management. You can do it on your own with a calculator, though.

To start, you’ll need 6 pieces of information about your initiative:

total budgetstart datedue datedays since startpercent (of work) completemoney spent to date

First, let’s calculate the Earned Value. As explained above, this is how much money the work you’ve done so far is worth.

earned value = percent complete × total budget

From there we can predict how much money you’ll spend on your initiative.

Projected Total Cost = money spent to date + total budget ‐ earned value

Next we’ll calculate Earned Time, which is the number of days worth of work you’ve completed so far. This is a little tricky because we have to calculate a point on the work goal curve, yet EVM doesn’t explicitly tell us how to draw that S-curve. Don’t worry, though. We’ve found that a curve like this works well.

wave scale = 7 / ((due date ‐ start date ‐ 1) / 2)wave value = ‐1 × ( ln(( 1 / percent complete) ‐1))work goal = start date + ((wave value + 7) / wave scale)earned time = work goal ‐ start date

With that out of the way, we can finally estimate when you’ll finish your initiative.

Projected End Date = due date ‐ earned time + days since start

https://cutt.ly/18mSgAZ

“Fight” of the Bumblebee

 

Have you heard the common legend that scientists have proven that bumblebees, in terms  of aerodynamics, can’t fly?  This is a myth that came about because about eighty years ago an aerodynamicist made this statement based on an assumption that the bees’ wings were a smooth plane.  It was reported by the media before the aerodynamicist actually looked at the wing under a microscope and found that the assumption was incorrect.  While the scientist and the media issued retractions, the legend lives on.

Unfortunately, in the management world, decisions are made every day based on “legends” rather than on real evidence. At a manufacturing company I once worked for, it was a well-known “fact” that it was more profitable to discount prices to increase volume in a particular market.  Even after a team of business managers proved discounting was a money loser, certain sales managers continued to rigorously advocate for the discount strategy for years.  I like to refer to any ongoing argument like this as the “Fight” of the Bumblebee.  This fight is the most difficult when the bumblebee argument is emotionally compelling (they’re not supposed to be able to fly!) and the truth is difficult to convey (bumblebees’ wings encounter dynamic stall in every oscillation cycle, whatever that means). Everyone loves a discount and can see pallets of product going out the door.  Not everyone understands some of the indirect nuances that contribute to profit.

Winning the fight of the bumblebee is dependent on making sure that you are interpreting, visualizing, and reporting performance information in a meaningful way.  People have to be trained to appreciate the difference between gut instinct and data-driven decision making.  Once they see analysis done well a couple of times, they will start asking for it.

The key to interpreting a measurement is comparison. And the trick is to display the information in a way that effectively answers the question, Compared to what?  Visualizing performance over time identifies trends that show data direction and development and provide context for the underlying story relative to strategy. The simplest and most effective way I’ve seen for consistently visualizing data is with a Smart Chart (or XmR chart), a tool showing the natural variation in performance data.

Once you have a better idea of how to interpret your data, reporting the information in a way that is meaningful is important.  Reports should always be structured around strategy, so that people have the right context to understand what the data is about.  Reports should answer basic questions you need to know, such as what is our current level of performance?, why are we getting that result?, and what are we going to do next?

by David Wilsey

https://cutt.ly/D8lp5cl

The Deming Cycle

 W. Edwards Deming in the 1950’s proposed that business processes should be analyzed and measured to identify sources of variations that cause products to deviate from customer requirements. He recommended that business processes be placed in a continuous feedback loop so that managers can identify and change the parts of the process that need improvements. As a teacher, Deming created a (rather oversimplified) diagram to illustrate this continuous process, commonly known as the PDCA cycle for Plan, Do, Check, Act*:

• PLAN: Design or revise business process components to improve results
• DO: Implement the plan and measure its performance
• CHECK: Assess the measurements and report the results to decision makers
• ACT: Decide on changes needed to improve the process

Deming’s PDCA cycle can be illustrated as follows:

Deming’s focus was on industrial production processes, and the level of improvements he sought were on the level of production. In the modern post-industrial company, these kinds of improvements are still needed but the real performance drivers often occur on the level of business strategy. Strategic deployment is another process, but it has relatively longer-term variations because large companies cannot change as rapidly as small business units. Still, strategic initiatives can and should be placed in a feedback loop, complete with measurements and planning linked in a PDCA cycle. To illustrate the relationship of business unit processes to strategic processes, we may construct two nested PDCA cycles:

This ‘wheel within a wheel’ describes the relationship between strategic management and business unit management in a large company. There are actually several separate business units, of course, each with its own set of metrics, goals, targets and initiatives. But this figure illustrates the idea that the business activities constitute the DO part of the overall strategic effort.

* Note: The PDCA cycle was in fact originally developed by Walter A, Shewhart, a Bell Laboratories scientist who was Deming’s friend and mentor, and the developer of Statistical Process Control (SPC) in the late 1920s.  So sometimes this is referred to as the “Shewhart Cycle”.  There are also several recent variations on this concept.   See The Man Who Discovered Quality by A. Gabor, Penguin Books, 1990.

©1998 Paul Arveson

https://cutt.ly/68kcsAi

Deming Cycle - PDCA

This cycle of "Plan - Do - Check - Act" is also known as the Control Circle, or PDCA.

Kaoru Ishikawa has expanded Deming's four steps into six:

1. Determine goals and targets.
2. Determine methods of reaching goals.
3. Engage in education and training.
4. Implement work.
5. Check the effects of implementation.
6. Take appropriate action.