суббота, 31 мая 2025 г.

Методология управления: процессный подход и 7 шагов к реализации стратегии

 


Процессный подход к управлению заключается в создании устойчивых и воспроизводимых процессов внутри системы управления компанией. Методология управления, включающая процессный менеджмент как составную часть, позволяет эффективно организовать анализ как внутренней, так и внешней среды компании, а на основе полученных данных — принимать наиболее обоснованные и результативные управленческие решения.

Процессный подход может быть применён ко всем подсистемам управления: от операционной деятельности до стратегического планирования. Методология управления долгосрочным развитием компании — наша новая разработка на основе процессного подхода, которая помогает компаниям достигать своих целей.

Подходит ли процессный подход как методология управления для вашей компании?

Прежде чем внедрять процессное управление, важно оценить текущую систему управления вашей компании. Вот несколько ключевых аспектов, на которые стоит обратить внимание:

  1. Гибкость процессов:
    Насколько легко ваши процессы адаптируются к изменениям внешней среды?
  2. Прозрачность и воспроизводимость:
    Ясны ли ваши процессы для всех сотрудников, и можно ли их легко воспроизвести в разных условиях?
  3. Скорость принятия решений:
    Насколько быстро и эффективно ваша компания реагирует на новые вызовы и возможности?
  4. Вовлечённость сотрудников:
    Насколько активно ваши сотрудники участвуют в улучшении процессов?
  5. Результативность:
    Приводят ли ваши текущие процессы к достижению стратегических целей?

Если вы обнаружили, что ваша система управления нуждается в улучшении по этим параметрам, процессный подход может стать эффективным инструментом для повышения её эффективности.

Процессное управление — это не просто набор методов, а философия, которая помогает компаниям стать более гибкими, адаптивными и результативными. Внедрение этого подхода требует времени и усилий, но, как показывает практика, оно окупается за счёт более чёткого понимания стратегических целей и повышения качества управленческих решений. Если вы готовы к изменениям, процессный подход к управлению станет надёжным союзником на вашем пути.

DESTS — не просто квинтэссенция наших знаний из опыта  стратегического консалтинга, а практический инструмент, который помогает компаниям адаптироваться к изменениям и оставаться конкурентоспособными в долгосрочной перспективе за счёт внедрения системы стратегического управления.

Почему DESTS эффективна как методология управления?

DESTS сочетает в себе два важных аспекта:

  1. Повышение динамичности и адаптивности системы управления компании.
    Благодаря этой методологии компания становится более гибкой и способной быстро реагировать на изменения рынка.
  2. Использование концепции динамических способностей.
    Это позволяет организации не только адаптироваться к текущим условиям, но и формировать новые компетенции, которые помогут ей удерживать лидирующие позиции в будущем.

Эти особенности делают DESTS мощным инструментом для управления долгосрочной конкурентоспособностью бизнеса.

Научная база методологии и процессный подход

DESTS основана на последних достижениях в области стратегической теории фирмы и реализует процессный инструментарий стратегического управления. Это означает, что все этапы управления — от анализа до реализации стратегии — структурированы и взаимосвязаны. Основой методологии является четкая модель процесса стратегического управления, которая может быть визуализирована (примеры представлены на рисунках).

Масштабируемость и адаптация

Одним из ключевых преимуществ методологии процессного управления DESTS является её универсальность. Поскольку стратегическое управление необходимо для любых социально-экономических объектов, данная модель может быть масштабирована на предприятия любого размера — от небольших стартапов до крупных корпораций.

Кроме того, DESTS легко адаптируется под конкретные отрасли и системы управления. В случае необходимости адаптации используется процессный стратегический навигатор, который позволяет учитывать специфику бизнеса и его уникальные требования.


Процессное управление, реализованное через методологию DESTS, становится основой для создания устойчивой и конкурентоспособной компании. Оно помогает не только выживать в условиях нестабильности, но и активно развиваться, опережая конкурентов. Внедрение такой системы управления — это инвестиция в будущее вашего бизнеса, которая окупится за счет повышения эффективности и гибкости управления.

Процессный подход в действии: разработка и реализация стратегии

Часто задаваемые вопросы о процессном стратегическом управлении:

  1. Что такое процессный подход в стратегическом управлении?
    Это методология управления, которая фокусируется на оптимизации процессов достижения стратегических целей. Она позволяет увязать операционную деятельность с долгосрочными планами компании.
  2. Как процессный подход помогает в реализации стратегии?
    Он обеспечивает четкую структуру для выполнения стратегических инициатив, минимизируя риски и повышая прозрачность процессов.
  3. Какие инструменты используются в процессном управлении?
    Внедрение процессного подхода включает использование таких инструментов, как карты процессов, метрики эффективности, системы автоматизации и регулярный аудит процессов.
  4. С чего начать внедрение процессного управления?
    Рекомендуется начать с анализа текущих процессов управления, определения ключевых точек улучшения и разработки стратегических целей, которые будут интегрированы в бизнес-процессы.

Понимание сути процессного управления позволит успешно применить его на практике, обеспечивая устойчивое развитие вашей организации. Давайте рассмотрим более сложные вопросы по процессной методологии управления.

Методология управления по целям vs процессный подход: принципиальные различия

Главное отличие между процессным управлением и целе-ориентированным подходом заключается в фокусе внимания. При управлении по целям основное внимание уделяется достижению конкретных конечных результатов, которые определяются заранее. В то время как процессный подход делает акцент на эффективности, воспроизводимости и управляемости процессов, которые приводят к этим результатам.

Если говорить кратко, то DESTS — это процессный подход к внедрению и реализации управления по целями. В процессе работы цели могут меняться, но процессы их достижения должны оставаться эффективными, управляемыми и устойчивыми. Эти процессы должны быть неотъемлемой частью деятельности компании на постоянной основе.

Внедрение целе-ориентированного подхода на практике предполагает интеграцию соответствующих процессов в деятельность предприятия. Однако такой подход является вторичным, поскольку при определенных условиях, например, сильной корректировке намеченных целей внедренные процессы могут быть упразднены или изменены. Это делает систему менее устойчивой и зависимой от внешних факторов.

Важно отметить, что в большинстве известных примеров внедрения управления по целям недостаточно внимания уделялось структурированию процессов достижения целей и их внедрению в практику. Это приводит к тому, что вся система становится зависимой от инициативы и внимания отдельных сотрудников, которые, как известно, могут быть подвержены значительным колебаниям в своей активности, вовлеченности или могут уволиться.

Дополнительные пояснения:

  1. Процессный подход подразумевает, что компания фокусируется на оптимизации и стандартизации процессов, что позволяет достигать целей более предсказуемо и эффективно.
  2. Управление по целям больше ориентировано на результат, но без детальной проработки процессов может привести к хаосу и неэффективности.
  3. DESTS — это гибридный подход, который сочетает в себе гибкость целе-ориентированного управления с устойчивостью и управляемостью процессного подхода.

Таким образом, для успешного управления компанией важно сочетать оба подхода, но с акцентом на процессный, так как он обеспечивает стабильность и предсказуемость в достижении целей.

Является ли процессный подход ограничением для менеджмента?

Методология DESTS в большинстве случаев не только не ограничивает внутреннюю управленческую инициативу, но и способствует её развитию. Напротив, она обеспечивает выполнение ключевых внутренних процедур, которые критически важны для долгосрочной конкурентоспособности компании.

К сожалению, такие процедуры часто игнорируются менеджментом, так как внимание руководителей сосредоточено на решении текущих операционных задач. Именно здесь методология управления DESTS становится незаменимым инструментом, помогая выстроить системный подход к управлению и избежать потери стратегической перспективы.

При внедрении методологии участие консультантов может быть ограничено двумя вариантами:

  1. Методологическая поддержка — консультанты помогают разобраться в принципах и инструментах методологии.
  2. Предоставление методических материалов и шаблонов — консультанты передают готовые решения, которые компания может адаптировать под свои нужды.

В обоих случаях основная ответственность за разработку и реализацию стратегии лежит на управленческой команде компании. Это особенно важно в ситуациях, когда участие внешних консультантов нежелательно из-за требований секретности или конфиденциальности.

После освоения методологии управления DESTS менеджеры начинают видеть новые возможности для анализа и планирования. Это не только повышает качество управления, но и укрепляет рыночную позицию компании, делая её более устойчивой в условиях конкуренции.

Таким образом, процессный подход не только не ограничивает менеджмент, но и становится мощным инструментом для достижения стратегических целей.

DESTS: гибкая методология управления в стратегическом планировании

Легко ли адаптировать процессный подход DESTS к разработке стратегии организации?

Подход не является жесткой методологией, но при этом он следует четко определенному процессу. Это позволяет компании адаптировать его под свои уникальные потребности и особенности. Основная идея нашего подхода к управлению заключается в том, что внешние консультанты (эксперты по стратегиям) не могут обладать всей полнотой знаний о специфике конкретной компании. Поэтому они далеко не всегда могут предложить идеальные решения для всех возникающих вопросов.

Ключевые стратегические идеи рождаются внутри компании

Важнейшие стратегические идеи, как правило, исходят от сотрудников, которые работают внутри бизнеса или конкретного направления деятельности. Эти люди глубоко понимают нюансы своей работы, своей отрасли и рынка. Именно поэтому необходимо максимально задействовать существующий человеческий капитал — знания, опыт и интуицию ваших сотрудников.

Как внедрить передовые подходы в управление?

Для успешного использования подхода DESTS важно внедрить передовые методы в практику управления. Роль методологии в данном случае сводится к предоставлению эффективных инструментов, форматов, дорожных карт и последовательности выполнения операций, необходимых для стратегического управления. Сочетание внешней методологии и внутренней экспертизы позволяет достичь максимального эффекта и обеспечить гибкость в принятии решений.

Почему это работает?

  1. Гибкость методологии:
    DESTS не навязывает жестких рамок, что позволяет адаптировать его под текущие задачи и вызовы компании.
  2. Использование внутренних ресурсов:
    Активное вовлечение сотрудников в процесс разработки стратегии повышает их мотивацию и позволяет использовать их уникальные знания.
  3. Синергия внешнего и внутреннего опыта:
    Внешние методологии дополняются внутренней экспертизой, что создает синергетический эффект и повышает качество стратегических решений.

Процессный подход и методология управления DESTS — это не просто набор инструментов, а гибкая система, которая позволяет компании эффективно разрабатывать и реализовывать стратегию, опираясь на внутренние ресурсы и экспертизу. Это делает процесс разработки стратегии более адаптивным, вовлекающим и результативным.

Как эффективно транслировать стратегический план внутри организации?

Основой процессной методологии управления DESTS является обеспечение глубокого проникновения стратегических процессов как между равнозначными подразделениями (синхронизация стратегий), так и вглубь организации (каскадирование стратегий на нижние уровни управления). Этот подход позволяет создать единое стратегическое поле, где все уровни организации работают согласованно, двигаясь к общим целям.

Почему это важно?

  1. Понимание стратегии на всех уровнях
    Стратегия должна быть понятна не только топ-менеджерам, но и исполнителям. Это позволяет каждому сотруднику видеть свою роль в достижении общих целей.
  2. Синхронизация смежных направлений
    Стратегии смежных направлений деятельности должны быть согласованы между собой. Это предотвращает конфликты и дублирование усилий и способствует эффективному использованию ресурсов.

Что нужно знать сотрудникам?

Детали стратегии не обязательно должны быть известны всем и каждому. Однако каждый сотрудник должен понимать, как его работа связана с миссией, видением и стратегическими целями организации. Для этого важно:

  • Подкреплять стратегические цели конкретными операционными планами.
  • Делиться информацией (миссия, видение и ключевые цели), чтобы сотрудники могли видеть » общую картину».

Как мы помогаем?

Мы помогаем организовать трансляцию стратегии не только после её утверждения, а на этапе её разработки. Это позволяет:

  • Вовлекать ключевых сотрудников в процесс создания стратегии, что повышает их вовлечённость и понимание.
  • Таргетировать информацию для каждой аудитории (например, для топ-менеджеров, линейных руководителей или рядовых сотрудников), чтобы каждый получал именно то, что ему необходимо для работы.

Форма подачи информации

Важным элементом успешной трансляции стратегии является форма подачи информации, ведь стратегические изменения должны быть:

  • Известны — информация должна доходить до всех уровней организации.
  • Понятны — сотрудники должны чётко понимать, что от них требуется.
  • Исполнимы — каждый сотрудник должен иметь ресурсы и инструменты для реализации стратегических задач.

Использование визуализации, упрощённых формулировок и регулярного общения (например, через встречи, рассылки или внутренние порталы) помогает сделать стратегию живой и доступной.

Таким образом, трансляция стратегического плана — это не просто передача информации, а создание системы, которая обеспечивает вовлечённость, понимание и готовность к действиям на всех уровнях организации.

Методология управления: процессный подход в стратегическом менеджменте

Современный бизнес требует не только чёткого видения будущего, но и системной методологии управления для его реализации. Методология управления, основанная на процессном подходе, становится ключевым инструментом для построения эффективной системы стратегического менеджмента фирмы. Она позволяет выстраивать долгосрочные планы, обеспечивать их реализацию через структурированные процессы и оперативно адаптироваться к изменениям внешней среды.

Для более глубокого понимания темы рекомендуем ознакомиться с видео, которое раскрывает основные этапы построения системы стратегического менеджмента с использованием методологии управления и процессного подхода.

В этом видео мы рассмотрим ключевые принципы методологии управления, которые способствуют устойчивому росту и конкурентоспособности компаний. Особое внимание уделяется процессному подходу как основе стратегического менеджмента, включая анализ внутренних и внешних факторов, проектирование процессов и каскадирование стратегий на все уровни организации. Процессный подход помогает превратить стратегические цели в последовательность реальных действий, обеспечивая их прозрачность и управляемость.


Методология управления DESTS как процессный подход

Современные подходы к разработке стратегий в организациях часто сложно назвать полноценным стратегическим планированием, а тем более стратегическим управлением. В большинстве случаев методология управления компании ограничивается формальными процедурами, которые не обеспечивают глубокой интеграции стратегических целей в операционную деятельность. Однако применение даже одного уровня модели DESTS способно значительно улучшить процессы стратегического управления в любой организации.

Какие проблемы чаще всего мешают компаниям эффективно управлять стратегией?

  1. Неоднозначность целей.
    Часто цели формулируются слишком абстрактно, что приводит к их разной интерпретации на разных уровнях управления.
  2. Слабая поддержка целей.
    Даже если цели определены, они не всегда находят поддержку у сотрудников и менеджеров.
  3. Нечеткая ответственность.
    В организациях не всегда ясно, кто отвечает за достижение стратегических целей, что приводит к бездействию.
  4. Недостаточная коммуникация.
    Цели и стратегии не доносятся до всех уровней компании, что снижает вовлеченность сотрудников.

Методология управления DESTS была разработана именно для решения этих проблем. Она не просто устраняет видимые недостатки, но и делает процесс стратегического управления более совершенным, обеспечивая долгосрочную конкурентоспособность компании.

Преимущество заключается в том, что она не является шаблонной моделью, которую можно просто скопировать и внедрить в другую организацию. DESTS «вживляется» в управленческую структуру компании, становясь её неотъемлемой частью. Это означает, что модель продолжает работать эффективно даже при смене менеджмента или акционеров, обеспечивая стабильность и преемственность процессов стратегического управления.

Таким образом, DESTS — это не просто инструмент, а система, которая помогает компаниям не только ставить амбициозные цели, но и достигать их, выстраивая устойчивые и адаптивные процессы управления.

Как процессный подход помогает компаниям достигать успеха

Ценность процессного подхода к управлению заключается в его универсальности и гибкости, что позволяет применять его именно там, где это необходимо. В основе этого подхода лежит понимание уникальности каждой компании, что делает его особенно эффективным для решения специфических задач.

Процессный подход актуален практически для любой отрасли: будь то транспорт, высокие технологии, производство, государственные учреждения или финансовые услуги. Хотя управление в каждой организации имеет свои особенности, оно всё же подчиняется общим принципам и закономерностям. Это означает, что, несмотря на различия, компании могут использовать единые методы и инструменты для достижения своих целей.

Для организаций, которые стремятся к совершенствованию своих процессов и хотят самостоятельно заниматься стратегическим планированием, мы рекомендуем воспользоваться услугой Аудит стратегического управления. Такой аудит поможет выявить слабые места в системе управления, определить точки роста и даст мощный импульс для дальнейшего развития. Это не только улучшит текущие процессы, но и создаст основу для долгосрочного успеха.

Таким образом, процессный подход — это не просто инструмент, а философия управления, которая помогает компаниям адаптироваться к изменениям, повышать эффективность и достигать стратегических целей.

Совместимы ли уникальная бизнес-модель и универсальная методология управления?

Мы не начинаем реализацию проекта, пока не убедимся в его успешном завершении с ожидаемыми положительными результатами. Однако важно понимать, что какой бы уникальной ваша бизнес-модель не была в определённый момент времени, деятельность в рамках фиксированных бизнес-моделей клиентов — это лишь часть стратегического управления. Как правило, стратегическое управление тесно связано с процессом планирования и адаптации бизнес-модели к текущим условиям рынка.

Значительная часть стратегических усилий компаний направлена на создание новых или модернизацию существующих бизнес-моделей. Ведь стратегическое управление — это, в первую очередь, управление моделями деятельности, которые позволяют компании оставаться конкурентоспособной и гибкой в меняющихся условиях.

Наша методология управления, объединенная с вашим уникальным видением, глубоким знанием отрасли и бизнеса, становится мощным инструментом для развития. Этот подход включает в себя продвинутые методы визуализации бизнес-моделей, которые помогают лучше понять текущее состояние компании, выявить точки роста и спланировать стратегические шаги. Если вы хотите глубже погрузиться в основы этого подхода, мы предлагаем ознакомиться с нашей специализированной программой обучения построению бизнес-моделей.

Таким образом, наша задача — не просто адаптировать ваш бизнес к текущим условиям, а создать устойчивую и гибкую модель, которая будет способствовать долгосрочному успеху.

Ключевые моменты:

  1. Работа с фиксированными бизнес-моделями — лишь часть стратегического управления, связанная с планированием и адаптацией.
  2. Основное внимание уделяется созданию и модернизации бизнес-моделей, что является ключевым элементом стратегического управления.
  3. Методология управления DESTS — это инструмент, который объединяет наши методики с вашим опытом, обеспечивая мощный импульс для развития.
  4. Визуализация бизнес-моделей помогает лучше понять текущее состояние компании и спланировать стратегические шаги.

Этот подход делает наше сотрудничество не только эффективным, но и интересным, позволяя вам увидеть новые перспективы для роста вашего бизнеса.

Процессная методология стратегического управления: детализация планирования

Планирование стратегических аспектов бизнеса — это сложный и многоуровневый процесс, который требует четкого понимания целей компании и её текущего положения на рынке. В зависимости от масштаба и специфики организации, методология стратегического планирования может варьироваться, но в большинстве случаев она делится на три основных уровня. Давайте разберем их подробнее.

Верхний уровень: корпоративная стратегия

На этом уровне принимаются ключевые решения, которые определяют будущее компании в целом. Здесь рассматриваются такие вопросы, как:

  • Реструктуризация бизнеса (например, оптимизация организационной структуры или пересмотр портфеля продуктов).
  • Слияния и поглощения (M&A) для усиления рыночных позиций.
  • Долгосрочное и среднесрочное бизнес-планирование, включая определение миссии, видения и ключевых целей компании.
  • Планирование ресурсов предприятия (ERP) для эффективного распределения финансов, человеческих и материальных ресурсов.
  • Управленческие инновации и изменения в системе управления, направленные на повышение гибкости и адаптивности компании.

Средний уровень: стратегия отдельных бизнес-направлений

На этом уровне фокус смещается на отдельные направления или подразделения компании. Здесь анализ и планирование включают:

  • Разработку стратегий для каждого бизнес-направления (например, продуктовые линейки или региональные подразделения).
  • Определение конкурентных преимуществ и рыночных ниш для каждого направления.
  • Координацию между различными бизнес-единицами для достижения синергии.

Нижний уровень: функциональное планирование

На этом уровне анализ и планирование сосредоточены на конкретных функциях и подразделениях компании, таких как маркетинг, финансы, производство, HR и IT. Задачи включают:

  • Разработку стратегий для каждого функционального подразделения, согласованных с общими целями компании.
  • Оптимизацию процессов и внедрение процессного подхода для повышения эффективности.
  • Управление операционными рисками и обеспечение выполнения стратегических задач на уровне подразделений.

Логика разработки системы планирования

Важно отметить, что при разработке системы стратегического управления мы придерживаемся той же логической структуры: от общего к частному. Это позволяет обеспечить согласованность всех уровней управления и избежать противоречий между стратегическими целями компании и оперативными задачами подразделений. Такой подход помогает создать целостную и эффективную систему управления, которая способствует достижению долгосрочных целей компании.

Таким образом, стратегическое планирование — это не просто набор отдельных действий, а комплексный процесс, который требует интеграции всех уровней управления. Методология управления включает описание этого процесса и всех связанных с ним артефактов. Понимание методологии управления и процессного подхода позволяет менеджерам и специалистам лучше ориентироваться в стратегических планах компании и более эффективно реализовывать их.

Процессный подход для небольших компаний: методология управления по шаблонам 

Да, процессный подход к управлению эффективно работает и в небольших компаниях.

В таких организациях внедрение процессного менеджмента происходит значительно быстрее, чем в крупных корпорациях. Это связано с тем, что в небольших компаниях, как правило, еще не сформировались жесткие, устоявшиеся процессы планирования и управления. Благодаря тому, что методология управления является универсальной, а гибкость системы управления небольшой компании высока, процессное управление может быть успешно адаптировано и внедрено в практику.

Кроме того, в небольших компаниях проще наладить коммуникацию между сотрудниками и отделами, что способствует более быстрому принятию решений и адаптации к изменениям. Это делает процессный подход особенно полезным для малого бизнеса, где скорость и гибкость являются ключевыми факторами успеха.

Таким образом, процессный подход не только применим, но и может стать мощным инструментом для повышения эффективности управления в небольших компаниях.

Самостоятельное внедрение процессного подхода: методология управления шаг за шагом

Да, безусловно! Наша программа обучения создана именно для этого — мы делимся с вами всеми необходимыми практическими инструментами и знаниями. Однако, чтобы наиболее эффективно освоить и внедрить нашу методологию стратегического менеджмента, мы рекомендуем углублённо изучить эти вопросы на нашем уникальном курсе: Внедрение системы стратегического управления.

Почему это важно? Процессное управление — это не просто набор инструментов, а целостный подход, который требует понимания ключевых принципов и последовательных шагов для их применения. В рамках курса вы получите чёткую структуру, которая поможет вам:

  1. Определить цели и приоритеты — понять, какие процессы в вашей компании требуют оптимизации и как они связаны с общей стратегией.
  2. Разработать план внедрения — шаг за шагом выстроить систему, которая будет работать на достижение стратегических целей.
  3. Обучить команду — вовлечь сотрудников в процесс изменений, чтобы они стали активными участниками, а не просто исполнителями.
  4. Оценить результаты — научиться измерять эффективность внедрённых процессов и корректировать их при необходимости.

Главное — действовать стратегически! Это значит не просто внедрять процессное управление ради самого процесса, а использовать его как инструмент для достижения долгосрочных целей компании. Начните с малого, но думайте масштабно — и вы увидите, как даже небольшие изменения могут привести к значительным результатам.

Методология управления и процессный подход: список источников и литература

  1. Название: The Resource-Based Theory of Competitive Advantage: Implications for Strategy Formulation
    Автор: Robert M. Grant
  2. Название: Dynamic Capabilities and Strategic Management
    Авторы: David J. Teece, Gary Pisano and Amy Shuen
  3. Название: Strategic Management: Concepts and Cases
    Автор: Jeffrey H. Dyer,Paul C. Godfrey,Robert J. Jensen,David J. Bryce.

©Дмитрий Рыцев

https://tinyurl.com/49whnwhk


10 best sales goal tracker tools & templates

 


Written by: Michael Welch

Calendars, planners, to-do lists. These are just a few of the tools we use to stay on top of our day-to-day activities. But how can you stay on top of your sales activities? With sales activity trackers.

If you’re a sales leader, it’s important to determine the key metrics for evaluating your sales team. By using sales goal and activity tracking tools, you can more accurately monitor your business performance and achieve sales goals with a clearer picture of what they actually require.

What is a sales activity tracker?


In my role as the sales lead for ALINE, a web development and marketing agency, no tool has been more important for growth than the sales activity tracker. With our tracker, I manage sales contacts, the workloads of individual contributors, and monitor deals as they flow through the sales pipeline.

When I started my role, the sales department was disjointed, with a few different reps using their own preferred solutions to track their activities. One of my first steps was to implement HubSpot’s Sales Hub along with an equally robust training program to bring the team under one umbrella and ensure everyone understood the capabilities of our new tool.

The complexity of your own sales team tracker will of course vary with the size and budget of your organization, ranging from a simple spreadsheet (it can work, don’t knock it!) to a dedicated piece of your tech stack that operates seamlessly in the background. Wherever you are on the spectrum of scope and complexity, the main components of sales tracking are the same.

Here are the sales tracking elements I’ve found most important.

The Three Elements of Sales Tracking

1. Organizational Sales Goals

From a top-down view, the sales activity tracker should be designed to help your team achieve measurable organizational sales goals (outlined in your sales plan).

If the goal for Q3 is a 10% increase from $3MM in quarterly revenue, the sales team needs to produce an additional $300K in sales. By establishing a realistic average deal size, sales leaders can determine how many deals will need to close to achieve the organizational goal they were handed.

Along with death and taxes, another certainty is that the C-suite will always want more sales. This fact is precisely why I’ve found it’s essential to have a sales activity tracker that can show how it will look to actually attain goals that are often generated somewhat casually.

When you’re being pushed to achieve more in the sales department, whether it’s 10% or 50%, the sales activity tracker will help decision-makers understand what additional inputs are required to hit those numbers, whether it means increasing your SDR headcount, automating your quoting workflows, or investing in new tools to scale quality outbound efforts without increasing headcount proportionally to the increase in demand.


2. Individual Quotas

Once a sales team has a target in sight, determining individual quotas is as easy as dividing the total desired revenue by the number of reps on the team.

In some cases, you’ll want to take into account some territory differences across the team, and you should try to adhere to the general rule that roughly 70-80% of your reps should be able to meet their quotas — otherwise your established quotas might not be realistic.

This balance is a critical one to strike, because a sales floor where only 10% of reps achieve quota is going to be a revolving door where luck ultimately plays a bigger role than skills and determination. And if that sounds like a recipe for burnout, it is.

Measuring quota attainment is a vital component of a sales team tracker because it helps you determine performance and calculate the compensation of your sales reps — but I’ve found it comes with a benefit that’s often overlooked. When a few contributors on your team are consistently exceeding their quotas, the rest of the department is going to take notice.

If you’ve hired the right people, average reps will realize they need to imitate the behavior of your top performers, not out of fear for their jobs but because it’s the path to unlocking accelerators and additional income. In an organization where communication and collaboration are valued, a rising tide really can raise all ships.

3. Performance Benchmarks

Once you know how much revenue each individual contributor should be generating, you can break down the activities that have historically been required to produce that revenue.

Whether your sales team is made up of full-cycle reps or SDRs filling an AE’s calendar with qualified leads, work backward from the sales target to determine the necessary inputs and outline those benchmarks in your sales activity tracker templates.

If it takes 20 outbound calls to schedule a qualified demo and your AEs convert 20% of demos on average, your SDRs need to make 100 calls to generate a closed deal. Your numbers will vary, of course, but benchmarks let you turn sales into a math problem. Sales activity tracker templates can also be repurposed for individual reps, so if you have a rep who sees more success over email than on the phone, you can determine their inputs to reach certain outputs as well.

The value of deals and the size of your sales team will inform how many dials, emails, or activities need to be made per month, and the activity tracker will summarize the inputs from your individual contributors, the progression of deals through the stages of your pipeline, and the net new business that emerges as a result of both the individual and collective sales efforts over time.

Sales, like all professions, has both high performers and laggards, with most reps falling somewhere close to average. In my experience, nothing improves the performance and longevity of those in the middle of the bell curve quite like piercing the veil of “luck” and breaking highly desirable results down into actionable inputs.

That breakdown is ultimately the reason a sales activity tracker is so important in any organization that’s currently flying blind. By tracking activities and the closed deals they produce, leaders can hone in on a formula for lasting sales success instead of winging it and hoping the numbers add up at the end of the year.

How to Keep Track of Sales

More generally, a tracking tool, spreadsheet, or template makes it easy to have all the information you need to review in one place. You can then use these resources to quickly identify trends and any corrections needed in one-on-ones and team meetings to review performance.

To top it off, I’ve found seeing where you need improvements means you can put a plan in place that optimizes sales performance and team time.

On a more granular level, you and your team can use sales activity trackers to keep tabs on key activities that drive sales performance, including the following.


Prospecting

Here’s the deal: Prospecting can be a time-consuming and sometimes frustrating activity. Without it, though? Your sales pipeline is liable to dry up — and fast. So finding prospects is necessary, but that doesn’t mean you can’t be more efficient with this task.

Of course, use a sales tracker to log the basics, such as company/decision maker names, contact numbers, pain points, outreach activities, etc.

But beyond that, log where and how you and your sales team find potential customers. Then, note down how many hours this activity takes each day. Once you’ve gathered enough data, spotting ways you and your team can optimize prospecting will be easier.

Hint: If you haven’t already, why not take AI out for a test drive? According to our State of AI Report, nearly 80% of sales pros say AI helps them spend more time on the most critical parts of their role. Further, finding data-driven insights (34%) and helping to write prospect outreach messages (31%) are two of the most popular AI use cases in sales.

Outreach

Like prospecting, cold calling is a time-consuming but necessary sales activity. Again, like prospecting, tracking this task opens up the potential for better efficiency. To start, note down things like if/when you’ve reached out to a prospect and how (e.g., cold calling, email, or in-person).

Want to track your hit rate? Note the number of prospects who answered your calls, read your emails, or took a card if you went door-to-door. Then, track the volume of meetings you booked based on your outreach.

After a month or so, you might also uncover trends, such as specific days of the week when more prospects pick up the phone. You can then dedicate more time to prospect outreach on those days.

Hint: To improve your or your team’s outreach hit rate, consider inside sales training. For example, a simple lesson on using the Voice of Customer (VOC) in sales prospecting could make a difference.

Meetings

Do you know how many meetings you or your team held this week at a glance? If not, would you have to start snooping through people’s diaries to find out? If you answered “No” followed by “Yes,” then you need a sales tracker to start logging this information.

Aside from logging the number of meetings that took place, you can use a sales tracker to log the number of those meetings that had a positive outcome. The number of meetings booked highlights whether your prospecting and outreach are working. And the number of meetings leading to a positive outcome highlights whether your meetings require improvement.

Hint: If prospect meetings aren’t resulting in deals, it might be time to revisit different sales closing techniques.

Now I’ll share the best software, templates, and tools to help you track your sales activity, monitor your team’s effectiveness, and make data-driven decisions for your business.

Sales Tracking Software

1. HubSpot Sales Tracking Software

If you’re looking for more than just a template to work with, HubSpot’s Sales Hub offers sales tracking software to better automate and streamline your sales process as prospects move through your pipeline.

This is my sales tracking happy place, and it includes powerful automation tools and robust reports at an incredibly approachable price for most organizations. I use the Professional tier ($100 per user/month) to manage sales at ALINE and have never felt limited by its capabilities whatsoever.


I love how easy it is to organize every part of the sales pipeline with HubSpot’s sales tracker. Plus, with the amount of details you can add to each card, you and your teammates can easily make sure you have high-level info with just a glance at each Deal board.

Best for: Sales teams looking for a collaborative way to track sales and goals, and accomplish so much more besides.

What I like:

  • Gives you a better understanding of how much of your pipeline is caught up in each stage of your sales cycle at any time, so you can eliminate bottlenecks and close deals faster.
  • Makes automation of basic tasks and workflows more straightforward — freeing up your sales team to build relationships and close deals.
  • Allows you to connect your email inbox automatically, so documents and communications sent to prospects are automatically logged in the HubSpot CRM.

2. HubSpot Sales Dashboard

In addition to Sales Hub software, your sales team can use free interactive dashboards to track sales activity using HubSpot CRM and Sales Hub. With this tool, you can track your pipeline using different metrics and manage the data for transparent deal forecasting.


Source

Data should guide everything you do in business, but that’s especially true in sales. In my experience, staying on track with my goals is easier and more motivating when I can see how I’m doing. That’s what I like about HubSpot’s sales dashboard: The charts provide a visual understanding of my performance, and enable me to quickly regroup and get back on track if I’m falling behind.

Best for: Visual deal forecasting and sales tracking.

What I like:

  • Offers deal forecast reporting to show you the amount of forecasted revenue by deal stage.
  • Helps you to monitor how prospects move through the pipeline with multiple reports based on sales performance.
  • Allows you to spend less time building reports in spreadsheets and more time accurately answering your business’s strategic questions.
  • Comes with pre-built template boards, so you don’t have to create your pipeline dashboard from scratch.
  • Includes built-in automation to help complete repetitive tasks.
  • Offers over 150 integrations with tools that can level up your sales pipeline and goal tracking.
  • Allows customization of view style, choosing from Gantt, Kanban, and more.

3. Smartsheet

Smartsheet is a work management platform with powerful sales tracking capabilities. What caught my eye first was how similar the tool is to a spreadsheet. This can be useful for anyone who’s spent a lot of time tracking their sales goals and data in Excel but is ready to upgrade to a more comprehensive solution. When you make the switch, it won’t feel like a completely alien landscape which is nice.


Source

The platform is also designed to provide greater visibility and consolidation, which makes it useful for large teams where transparency and accountability are key.

Best for: Enterprise-level sales leaders and executives looking for more visibility and alignment with sales rep activities.

What I like:

  • Offers real-time sales forecasting and visibility into tasks.
  • Has an Excel-style interface that makes it easy for Excel or Google Sheet users to get familiar with it right away.
  • Collaborative task management features make it easy for teams to work on sales goal tracking tasks simultaneously.

4. Trello

Trello is a project management tool that you can customize to your needs. I personally find that it works great for tracking my sales outreach with clients. The Kanban-style board makes it easy to visualize outreach and stay on top of sales goals.



Source

The free plan works great for individuals or small teams working on fewer deals at once. You may be limited to 10 boards (which I would use to represent different steps or stages in the sales pipeline), but you can add unlimited cards (I’d use these for every task and client interaction).

Pro tip: Sales stages should always be actions that are in your court — that way you’re never waiting on a prospect to progress a deal to the next stage.

Best for: Small teams looking for a visual pipeline dashboard.

What I like:

  • Good for tracking basic information for a small volume of leads.
  • Very visual platform, so it’s easy to overview the full pipeline, including key tasks and task status related to each stage.
  • User-friendly, and the pre-built template boards and built-in automation make it easier to get started with the software.
  • Over 150 integrations with tools that can level up your sales pipeline and goal tracking.

5. Monday.com

Monday.com has its own Sales CRM, but you can also use the free plan to access some workflow planning features.

I like how Monday’s boards are organized. They’re a more visual version of a spreadsheet, in my opinion — great for people whose eyes tend to glaze over if they’re looking at cells and numbers for too long.


Source

If you’re an individual sales leader, the free version is worth looking into to organize and track client data and sales activities.

Best for: Individuals who are getting started with sales goal tracking or operating on a smaller budget.

What I like:

  • Easy and intuitive to set up, and the customizable views help with task management.
  • Great for viewing large amounts of data in one place.
  • Provides a detailed way to stay on top of your sales workflow and goals.

Sales Tracking Templates

6. Sales Data Tracker Template

I personally love a good spreadsheet. You can do incredible things in Excel, and there have never been more resources available to help you master this value-packed software. I also love a free template, so this sales dashboard is a win–win.


Source

A sales dashboard is a simple yet effective way to visualize your sales data. With a sales call planner, you can help your team track and manage your outreach activities and their performance.

Best for: Integrating with your current workflow.

What I like:

  • Offers convenient snapshots of key sales objectives and metrics to help you track your team’s performance with more accuracy and precision.
  • Includes step-by-step instructions as you fill out each section.
  • Lets you build an innovative sales dashboard that will equip you to hit new sales records.
  • Templates can be used in Excel or Google Sheets.

7. CRM Template

If you’re interested in a sales CRM but not quite ready to commit to a full solution, I love this free CRM template.


Source

HubSpot created a detailed sales lead follow-up tracker (or CRM tracker) to help your company keep track of how it interacts with customers who buy your products or services. You’ll have a place for meeting notes, names, titles, and proposed solutions that you’ll want to discuss on your next call.

Best for: Getting an introduction to sales tracking.

What I like:

  • Displays your sales pipeline and the value of your open opportunities for better relationship management.
  • Helps you to better calculate your team’s win/loss ratio by calculating the progress of each opportunity you input.
  • Assists salespeople to better organize, track, and rank prospects based on priority.

8. Sales Forecasting Template

Sales forecasting can be tricky if you aren’t familiar with the process, but this sales forecasting template makes it easy to understand. In my experience, it was also very easy to use.


Source

This forecasting template lets you see the stage a deal is in to help you calculate the probability of a successful close. Knowing these typical close rates is essential to calculate future pipeline numbers, so you’re never left with an empty funnel.

On top of that, this resource comes with other helpful sales templates and checklists in a handy sales productivity bundle — definitely worth checking out for inspiration.

Best for: Anyone on a budget, including bootstrapped start-ups, entrepreneurs, and sales reps who are just getting started and don’t have a suite of complex tools.

What I like:

  • Divides sales progress by quarterly increments to better predict closing rates.
  • Easy to input and interpret data in a simple sheet.
  • Useful tool for busy entrepreneurs or small sales teams.

9. Sales Pipeline Template

If you’re a key stakeholder in your organization, it helps to have a macro view of your sales team’s activities — especially with regard to what’s currently moving through the sales pipeline.


Source

I like that this tracking spreadsheet breaks down the number of deals in each stage so that you can visualize the progress and opportunities within the sales team.

Best for: High-level sales pipeline analysis from management, board members, and other executives and stakeholders.

What I like:

  • Simple yet effective tracker that can be used to evaluate sales strategy better.
  • Provides a probability percentage average of prospects reaching each step.
  • Includes visual bar graphs which can be an easy indicator of which steps in the pipeline could be improved to better aid salespeople to win.

10. Leads Sales Tracking Spreadsheet

Keeping track of your leads can be challenging if your sales organization doesn’t use a CRM. Fortunately, entering this data doesn’t take a long time if you have a detailed lead tracker.


Source

As an added bonus, this lead tracker lets you keep the historical data you’ve accumulated when your business is ready for a CRM. Simply export it as a CSV file and import it directly into the new platform.

I like that this lead tracking template provides an organized view of your sales data and acts as a good bridge solution if you’re between more full-featured CRMs or just aren’t ready to invest in a dedicated solution yet.

Best for: Small businesses and entrepreneurs who are in the early stages of lead generation.

What I like:

  • A good starter template for smaller businesses that don’t need the full functionality of a formal CRM.
  • Allows you to keep track of communications with each customer and plan future contacts and follow-ups as they progress from prospect to customer.
  • You can also indicate lead sources to identify how prospects found your business.

Sales Activity Trackers: Comparison Chart

SOFTWARE

FEATURES

PRICE

HubSpot Sales Tracking Software

  • See how much of your pipeline is caught up in each stage of your sales cycle.
  • Automates basic tasks and workflows.
  • Connects to your email inbox.
  • Get started for free.
  • Additional features and full Marketing Hub product available with paid plans:
  • Professional. Starts at $800 per month with three seats.
  • Enterprise. Starts at $3,600 per month with five seats.

HubSpot Sales Dashboard

  • Deal forecast reporting.
  • Monitor how prospects move through the pipeline.
  • Get started for free.
  • Additional features and full Marketing Hub product available with paid plans:
  • Professional. Starts at $800 per month with three seats.
  • Enterprise. Starts at $3,600 per month with five seats.

Smartsheet

  • Real-time sales forecasting and visibility into tasks.
  • Easy Excel-style interface.
  • Collaborative task management features.
  • Free options are available.
  • Additional features and full product available with paid plans:
  • Pro. $9 per user/month.
  • Business. $19 per user/month.
  • Enterprise. Contact sales for pricing.

Trello

  • Pre-built template boards.
  • Built-in automation.
  • Over 150 integrations with tools that can level up your sales pipeline and goal tracking.
  • Free options are available.
  • Additional features and full product available with paid plans:
  • Standard. $5 per user/month.
  • Premium. $10 per user/month.
  • Enterprise. $17.50 per user/month.

Monday.com

  • Customizable views.
  • Easy and intuitive to set up.
  • Detailed way to stay on top of your sales workflow and goals.

Free options are available.

Additional features and full product available with paid plans:

Basic. $9 per seat/month.

Standard. $12 per seat/month.

Pro. $19 per seat/month.

Enterprise. Contact sales for pricing.

Sales Data Tracker Template

  • Convenient snapshots of key sales objectives and metrics.
  • Lets you build an innovative sales dashboard.
  • Can be used in Excel or Google Sheets.

Free to download.

CRM Template

  • Displays your sales pipeline and the value of your open opportunities.
  • Calculates win/loss ratios.
  • Organize, track, and rank prospects.

Free to download.

Sales Forecasting Template

  • Divides sales progress to better predict closing rates.
  • Easy to input and interpret data.
  • Great tool for busy entrepreneurs or small sales teams.

Free to download.

Sales Pipeline Template

  • Simple yet effective tracker.
  • Provides a probability percentage average of prospects.
  • Includes visual bar graphs for easy status checking.

Free to download.

Leads Sales Tracking Spreadsheet

  • Good starter template for smaller businesses.
  • Easy to keep track of communications.
  • Plan future contacts and follow-ups.
  • Indicate lead sources to identify how prospects found your business.

Free to download.

Additional features and full product available with paid plans:

Pro. $9 per user/month.

Business. $19 per user/month.

Enterprise. Contact sales for pricing.

Make Smart Decisions With a Sales Activity Tracker

I’ve found that the best thing about a sales activity tracker or sales team tracker is that it can give you the full picture of your sales floor’s productivity, broken down into close rates, projected revenue, and individual contributor performance.

Having your finger on the pulse of these numbers means you’ll make better-informed decisions more quickly.

Whether you’re a sales rep, a sales manager, or an executive or board member, I guarantee you’ll find the information you need to do your best work in a sales activity tracker.


https://tinyurl.com/ktm87swd