Зачем собирать обратную связь у сотрудников и как это делать

 

Делимся опытом клиентов Хантфлоу и HR-экспертов

Сбор обратной связи от сотрудников — мощный инструмент для развития и роста бизнеса вне зависимости от его масштабов. 

Подробно разберем, как работа с фидбэком помогает компаниям выявлять проблемы, улучшать процессы и повышать удовлетворенность сотрудников. 

Зачем собирать обратную связь

Повышение вовлеченности и создание комфортных условий труда

Вовлеченность — ключевой показатель успешного внутреннего бренда компании. По данным Gallup, организации с вовлеченными сотрудниками получают на 21% больше прибыли и имеют на 17% более высокие показатели производительности. 

Однако 80% сотрудников по всему миру по-прежнему недостаточно вовлечены в работу. Один из способов исправить эту ситуацию — выявлять потребности сотрудников, собирать обратную связь и использовать ее для улучшения процессов.

Сбор обратной связи помогает обнаружить слабые места в работе компании, которые могут быть не очевидны для руководства, и создать комфортные условия труда. Например, если сотрудники регулярно упоминают о проблемах с процессами или нехватке ресурсов для комфортной работы — это сигнал о необходимости изменений. 

На июльской конференции Хантфлоу в Москве, посвященной управлению HR-брендом, Team Lead команды рекрутинга Magnetto.pro Дарья Амосова привела любопытный пример. Компания, прислушавшись к пожеланиям команды, заменила стандартные офисные «печеньки» на огурцы и морковь, и это привело не только к оздоровлению рациона, но и повышению лояльности

Также компания прислушалась к сотруднику, который пожаловался на недостаток физической активности: в офис планируют купить беговую дорожку. 

По словам Дарьи, все эти изменения происходят благодаря заполнению форм обратной связи.

Устранение текучести и удержание сотрудников

Высокая текучесть кадров обходится компании дорого. Потеря ценных сотрудников влечет за собой не только финансовые расходы на поиск и обучение новых, но и снижает общую продуктивность команды. 

Общение с командой, ее поддержка и развитие помогает уменьшить текучесть. 

Создание культуры доверия, неравнодушия и взаимного уважения

Когда сотрудники знают, что их мнение ценится и что они могут открыто высказывать свои мысли и идеи, в компании формируется атмосфера доверия и взаимного уважения. 

У некоторых компаний культура открытости и обратной связи описана в уставах. О том, как это устроено в Melon Fashion Group, в беседе с Журналом Хантфлоу рассказала заместительница директора по персоналу Юлия Емельянова.

Она отметила, что создание сильной команды невозможно без интереса руководителей к состоянию своих сотрудников. Регулярные опросы и обсуждения помогают выявлять проблемы и улучшать рабочие условия, что в итоге формирует крепкую и мотивированную команду.

Как организовать сбор обратной связи

Проведите исследования

1. Выясните, как обратная связь собиралась ранее. 
2. Выявите эффективные и неэффективные способы, проанализируйте их.
3. Определите, что именно вы хотите узнать от сотрудников и как планируете использовать полученные данные.

В компании SoftMediaLab внедрение культуры обратной связи началось после анонимного опроса команды, в ходе которого выяснилось: значительное число сотрудников не вовлечены и не удовлетворены своей работой, а в команде нет понимания, как можно развиваться и зачем это делать. 

Прежде чем в корне менять существующую систему, эйчары SoftMediaLab провели коридорные исследования и воркшопы для руководителей, чтобы научить их давать фидбэк сотрудникам.

Выберите подходящие методы сбора информации

Интервью и встречи one-on-one — когда нужно найти индивидуальный подход к сотруднику и услышать его мнение по сложным или чувствительным вопросам. Один из самых трудозатратных, но наиболее эффективных методов. В некоторых командах такие интервью превращаются в «нытинги», способствующие укреплению отношений в команде. 

Опросы, анкетирование, чек-листы — когда нужно быстро собрать данные от большого числа сотрудников. Один из самых популярных и простых методов сбора обратной связи. Его как раз и внедрила компания SoftMediaLab — в статье можете узнать подробнее про опросники и чек-листы по обратной связи компании. 

Опросы и анкеты эффективны и в процессе подбора. 

В системе автоматизации рекрутмента Хантфлоу можно создавать специальные формы обратной связи, которые помогают заказчикам давать развернутую обратную связь по кандидату вместо односложного ответа «ок» или «не ок». Это позволяет рекрутерам понять, какие кандидаты кажутся нанимающим релевантыми, а какие не подходят.

Открытые собрания и Q&A–сессии — когда нужно создать атмосферу доверия и прозрачности. Чаще всего на таких собраниях обсуждают стратегические вопросы и новости компании, но их также можно использовать сотрудникам, чтобы предлагать улучшения процессов. Так происходит, например, в Skyeng: большие встречи на всю компанию и сессии вопросов и ответов помогают сотрудникам чувствовать поддержку со стороны бизнеса. 

Боты и программы для обратной связи могут отправлять регулярные опросы, напоминания о необходимости оставить отзыв и собирать ответы в реальном времени. Так компании оперативнее получают данные и анализируют их без необходимости ручной обработки результатов. 

Skyeng внедрил кнопку «Боли», с помощью которой сотрудник может анонимно делиться своей проблемой с эйчарами компании. А Nexign в том числе для коммуникации с сотрудниками использует свой интранет-портал. 

Создайте психологически безопасную среду в компании

Чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно при предоставлении обратной связи, важно создать психологически безопасную среду. Вот как это можно сделать:

1. Демонстрируйте открытость и поддержку. Активно слушайте, признавайте и благодарите сотрудников за конструктивные предложения. 
2. Обеспечьте анонимность. Дайте возможность анонимного предоставления обратной связи без страха негативных последствий. Важно, чтобы коллеги знали, что их мнение не повлияет на карьеру или рабочие отношения.
3. Четко обозначьте цели и процессы сбора обратной связи. Разъясните сотрудникам, как будет использоваться обратная связь и какие меры будут предприняты на основе их предложений. Это поможет избежать недопонимания и повысит уровень доверия к процессу.
4. Действуйте на основе полученной обратной связи. Очень важно не только собирать, но и демонстрировать, что обратная связь приводит к конкретным действиям и улучшениям. Регулярно информируйте команду о том, какие изменения были внедрены на основе их предложений, чтобы сотрудники видели, что их мнения имеют реальное значение.
5. Развивайте навыки обратной связи у сотрудников. Проводите тренинги или семинары, чтобы сотрудники могли лучше понимать, как эффективно выражать свои мысли и идеи.

Мотивируйте сотрудников использовать Feedforward — концепцию, предложенную бизнес-преподавателем Маршаллом Голдсмитом, которая фокусируется на будущем, а не на прошлом. В отличие от традиционной обратной связи, Feedforward помогает сотрудникам предлагать конкретные улучшения, ориентированные на будущее.

Как это работает — вместо того чтобы просто говорить: «Наши еженедельные встречи неэффективны», поощряйте сотрудников делать конструктивные предложения, объясняя, почему так происходит и что можно сделать для улучшения. Например: «Чтобы сделать наши еженедельные собрания более продуктивными, в будущем можно заранее подготовить повестку дня и выделить конкретное время для обсуждения ключевых вопросов». 

Следите за периодичностью сбора

Сбор обратной связи должен проводиться регулярно, чтобы была возможность отслеживать изменения и своевременно реагировать на возникающие проблемы. Оптимальная периодичность — раз в 3–6 месяцев.

Слишком частый сбор обратной связи может перегружать сотрудников и приводить к снижению качества ответов. Важно найти баланс, чтобы процесс оставался эффективным и полезным. 

Примеры вопросов для сотрудников

Оценка удовлетворенности работой	•‎ Как вы оцениваете свою общую удовлетворенность работой в компании? •‎ Что вам нравится в текущей роли? •‎ Что бы вы изменили в своей работе или рабочих условиях?
Оценка корпоративной культуры	•‎ Чувствуете ли вы, что ваши мнения и идеи ценятся? •‎ Как бы вы охарактеризовали атмосферу в коллективе? •‎ Испытываете ли вы чувство принадлежности к компании?
Обратная связь о руководстве	•‎ Получаете ли вы регулярную и конструктивную обратную связь от руководства? •‎ Есть ли у вас возможность обсуждать с руководством свои идеи и предложения?
Карьерное развитие и обучение	•‎ Довольны ли вы возможностями карьерного роста в компании? •‎ Достаточно ли у вас возможностей для профессионального развития и обучения? •‎ Какие дополнительные тренинги или курсы вы бы хотели пройти?
Рабочие условия и ресурсы	•‎ Удовлетворены ли вы условиями труда и доступными ресурсами? •‎ Какие инструменты или ресурсы вам нужны для эффективного выполнения вашей работы? •‎ Есть ли у вас предложения по улучшению рабочих условий?
Коммуникация и взаимодействие между сотрудниками	•‎ Насколько эффективно в компании налажена коммуникация между отделами? •‎ Есть ли у вас проблемы в общении с коллегами? •‎ Что можно улучшить в процессе внутренней коммуникации?
Баланс между работой и личной жизнью	•‎ Удовлетворены ли вы балансом между работой и личной жизнью? •‎ Есть ли у вас предложения по улучшению этого баланса? •‎ Насколько гибким является ваш рабочий график? Возможно, его стоит изменить?

 Бонус! Чек-лист для проведения сессии one-on-one от HRD Елены Северюхиной и Татьяны Инявкиной из команды #HRbezHR

https://tinyurl.com/3kn8kuwx