воскресенье, 19 февраля 2017 г.

Технологии применения онтологий

Дмитрий Кудрявцев

Введение

Онтология — формальная спецификация разделяемой концептуальной модели  [Studer,1998], где 

  • под «концептуальной» моделью подразумевается абстрактная модель предметной области, описывающая систему понятий предметной области,
  • под «разделяемой» подразумевается согласованное  понимание концептуальной модели определенным сообществом (группой людей),
  • «спецификация» подразумевает описание системы понятий в явном виде,
  • «формальная» подразумевает, что концептуальная модель является машиночитаемой.

Онтология состоит из классов сущностей предметной области, свойств этих классов,   связей между этими классами и утверждений, построенных из этих классов, их свойств и связей между ними.
В рамках [Эталонные модели, 2006] было проведено детальное исследование понятия «онтология» и особенно областей применения онтологий. В результате систематизация знаний в области онтологий, предложенная в  [Гаврилова, 2003], была расширена (рис.1):


Рис. 1. Систематизация знаний в области онтологий

Существует специальный европейский проект — KnowledgeWeb², интегрирующий работы в области управления знаниями и semantic web, который направлен на активизацию применения технологий на основе онтологий в деятельность предприятий и организаций. Данный проект объединяет как представителей из бизнеса, так и представителей научно-исследовательских организаций и институтов. В рамках данного проекта и его предшественника OntoWeb³; получен широкий спектр результатов (Deliverables)4, отражающих как технологические аспекты применения онтологий, так и аспекты, связанные с практическим применением данных технологий на предприятиях и в организациях, см. Табл. 1.

Табл. 1. Отчеты по применению онтологий

Проект
Результат (Deliverable)
Краткое описание
Дата
KnowledgeWebD 1.1.2 Prototypical Business Use CasesВ данном отчете представлены бизнес кейсы, отражающие возможные задачи бизнеса, которые могут быть решены с применением технологий на основе онтологий.
Содержит примеры конкретных компаний и бизнес задач.
2005
OntoWebD1.2: Bussines Scenarios v2.0Данный отчет описывает основные типы применений (бизнес-сценарии) технологий на основе онтологий, которые либо уже реализованы на практике, либо находятся на стадии внедрения.
Обобщает возможные применения в группы.
2004
OntoWebD2.3 Successful Scenarios for Ontology-based Applications V1.0Данный отчет представляет практические рекомендации по внедрению технологий на основе онтологий для решения задач бизнеса.2003

Также обзор применения онтологий в области управления знаниями представлен в статьях:

1. Peter Mika and Hans Akkermans Towards a New Synthesis of Ontology Technology and Knowledge Management //Knowledge Engineering Review, April, 2004. www.cs.vu.nl/~pmika/research/papers/IR-BI-001.pdf

Описание:
Данная статья объединяет исследования в области онтологий с наиболее важной областью практического применения онтологий — управлением знаниями. В данной статье отражено существующее состояние технологий в области управления знаниями и указывается роль и потенциальный вклад онтологий в развитие управления знаниями.

2. Davies J, Studer R, Sure Y and Warren P W Next generation knowledge management //BT Technology Journal, Vol 23, No 3, July 2005. www.aifb.uni-karlsruhe.de/WBS/ysu/publications/2005_sekt_btjournal.pdf

Описание:
Данная статья описывает, как управление знаниями может быть улучшено с помощью адаптации технологий Semantic Web.

Семантический веб организации (Enterprise Semantic Web)

Семантический веб организации — это реализация глобальной концепции Semantic Web в рамках отдельной организации. Семантический веб (semantic web) — это концепция сети, в которой каждый ресурс на человеческом языке был бы снабжен описанием, понятным компьютеру. В идеальном варианте, вся информация в Интернете должна размещаться на двух языках: на человеческом языке для человека и на компьютерном языке для понимания компьютера.

В нынешнем виде WWW — вместе с поисковыми системами и другими сервисами — уже представляет собой "мыслящую Сеть". Однако нетрудно понять, что сами веб-страницы здесь пассивны, а "мыслящей частью" являются именно поисковые машины. Компьютерная программа не способна, загрузив произвольный документ, будь то веб-страница или какой-то файл, понять его содержание. Семантический веб позволит пользователю быстро получать ответы на сложные запросы.

Сегодняшние поисковые системы зачастую выдают бесчисленное множество совершенно не относящихся к запросу «хитов», обрекая пользователя на длительный ручной отбор материала. С помощью технологии семантического веба обеспечивается оптимизация поиска информации:

  • за счет более точного понимания машиной понятий, которые интересуют человека;
  • за счет более точного индексирования информации с применением не только статистических методов, но и анализа семантических связей.

Примеры интеллектуального поиска информации:

«Понятийные» запросы (Concept-based queries)
ОписаниеВозможность производить запросы на основе значений понятий, а не на основе совпадения строк.
ПреимуществаБолее быстрый поиск нужной информации.
ОтличиеТрадиционные поисковые сервисы основаны на алгоритмах совпадения строк и символов, такой подход не позволяет использовать синонимы или распознавать контекст запроса.
В отличие от обычного поиска по ключевым словам, позволяет дополнять запрос (результаты) более общими или более детальными понятиями по отношению к искомому ключевому слову (животные / хищники / кошачьи / тигры).
Ключевые возможности использованияПоиск, навигация, порталы, объединенные запросы, интеграция данных, Business Intelligence.
ИллюстрацияНапример, если пользователь задаст вопрос: «Какие транспортные средства производятся в России?», то он получит из базы ответ, в который попадут автомобили (=подкласс транспортных средств), производимые во Всеволожске (=город, который находится в России).
«Умные» запросы (Smart Queries)
ОписаниеВозможность получения не заданных явно знаний из созданных моделей (путем логического вывода).
ПреимуществаПоиск «скрытой информации» в объединенных схемах.
ОтличиеТрадиционные поисковые сервисы могут связывать отдельные информационные источники, используя лексические совпадения. Реляционные БД используют связи, заданные вручную в схеме данных (связи между таблицами) или в коде процедур и функций. Для выполнения сложного запроса (см. иллюстрацию) над реляционной БД, необходимо заранее определить всю логику этого запроса.
Ключевые возможности использованияПоиск, объединенные запросы, интеграция данных, Business Intelligence, риск-менеджмент.
ИллюстрацияНапример, пользователь системы может задать вопрос: Какие поставки продукции находятся сейчас в состоянии риска? В ответ на такой вопрос система в одной онтологии тарифов определит, что с учетом текущих условий (например, географических или погодных) существуют риски, связанные с перевозкой овощей и фруктов. А в другой базе или онтологии деклараций по перевозке груза определит, что в декларации №А345 указаны арбузы, которые являются подклассом «Овощей и фруктов» (см. рис. 2). В результате система сможет дать кокретный ответ на поставленный вопрос:
Поставка COSCO #A345


Рис. 2. Интеллектуальный поиск на основе логического вывода


История и этапы развития сети: 70-е годы — возникновение глобальной компьютерной сети, узлы которой обменивались данными, не требовавшими обработки в реальном времени (письма, файлы и т.п.).
Март 1989 г. — Тимоти Бернерс-Ли (Европейская лаборатория физики элементарных частиц (CERN) в Женеве) – появление распределенной информационной сети, проект “World Wide Web: Proposal for Hyper Text Project”.
Май 2001 г. — появление основной статьи Тима Бернерс-Ли, Джеймса Хендлера и Оры Лассилы, которая вводит идею семантического веба — «The Semantic Web», опубликованной в журнале Scientific American [Berners-Lee, 2001]5.
Можно выделить три ключевые технологические составляющие семантического веба, обеспечивающие его реализацию:

  • Расширяемый язык разметки eXtensible Markup Language, XML.
  • Система описания ресурсов — Resource Description Framework, RDF.
  • Язык сетевых онтологий — Web Ontology Language, OWL. Язык сетевых онтологий позволяет формально представлять онтологии, которые в свою очередь используются для описания информации в сети и ее поиске пользователями.

Рис. 3. Настоящее Semantic Web

Несмотря на очевидные преимущества и перспективы глобального внедрения идей и технологий Semantic Web, для реализация данной концепции в рамках всемирной сети потребуется время. В процессе исследований и разработок, проводимых крупными компаниями, был сформулирован локальный подход: семантический веб организации Enterprise Semantic Web (ESW) — реализация Semantic Web на ограниченной предметной области (в рамках отдельно взятой организации) [Cerebra, 2005].

Enterprise Semantic Web позволяет создать систему, моделирующую совокупность бизнес-логики, правил, процессов и информации в компании, не привязанных к отдельным приложениям и не скрытых в программном коде. Отделив информацию и знания от алгоритмов работы приложений, разработчики смогут создавать сервисные приложения, которые будет использоваться вне зависимости от того, какую информацию они обрабатывают.

ESW не может существовать без применения ключевых технологий, рекомендованных W3C. Resource Description Framework (RDF) представляет собой новый подход к организации данных в виде триплетов. Web Ontology Language (OWL) позволяет представлять онтологии, описывающие смысловую структуру данных, и создать модели связей. Эти две спецификации, используемые совместно, составляют фундамент семантического веба организации.

При проектировании семантического веба организации, следует обратить внимание на то, что большая часть информации внутри компании хранится в различных форматах, в различной степени структурирована и т.п., то есть слишком фрагментирована, чтобы быть полезной. Первым шагом может стать внедрение RDF в качестве базового формата хранения данных. RDF может описывать данные из любого источника и любого формата (XML, реляционные БД, иерархические модели, неструктурированные или полуструктурированные), причем реализовать эту возможность не представляет особого труда. Автоматизированные инструменты для разбора могут быть использованы для создания RDF триплетов из существующих стандартных источников. Результирующие RDF данные простой структуры хранятся и используются в распределенных базах данных RDF.
Сам по себе RDF представляет собой простой способ организации доступа к данным в унифицированном формате — проще и нагляднее, чем XML структуры или реляционные БД. Однако RDF не позволяет создавать структуры, «описывающие сами себя». Другими словами, RDF не обладает достаточными семантическими возможностями, чтобы хранить «смысл информации».

Возможности RDF как базового языка дополняются технологией OWL, надстраиваемой на уровень выше (для создания иерархии информационных источников и определения семантики связей также может использоваться RDF(S), но в связи с тем, что OWL обладает теми же возможностями и дополнительными удобными особенностями, в данном примере архитектуры на втором уровне рассматривается именно этот стандарт). 

OWL представляет возможности построения семантической структуры для организации и классификации RDF триплетов. Онтологии OWL создаются сверху вниз, исходя из бизнес-логики. Одновременно RDF данные генерируются снизу вверх автоматизированными инструментами, см. рис. 4.


Рис. 4. Логическая архитектура семантического веба организации

OWL связывается с RDF посредством универсальных идентификаторов ресурсов (URIs). Фактически каждый индивидуальный элемент OWL может быть связан с элементом данных RDF (одним из узлов триплета объект-свойство-значение).

Корпоративная память на основе онтологий

Примером систем УЗ может служить Корпоративная память (КП), предназначенная для накопления и управления знаниями предприятия [Gomez-Perez,2002]. КП включает работу как с явным знанием компании в форме баз данных и электронных архивов, так и со скрытым знанием — либо фиксируя его в некотором (более или менее формальном) представлении в форме экспертных систем или БД, либо обеспечивая поиск и доступ к экспертам.
Необходимость в КП обусловлена потребностью предприятий более эффективно использовать знания, которыми они располагают, а также явлением потери опыта. Потеря опыта в основном связана с увольнением или уходом на пенсию высококвалифицированных сотрудников, но может также происходить в результате смены квалификации сотрудников, необходимой для реализации новых проектов. В обоих случаях опыт, приобретенный во время реализации предыдущих проектов, полностью или частично утрачивается.

Восстановление предыдущего опыта часто требует существенных затрат рабочего времени и как следствие — повышение стоимости проектов. Данное обстоятельство стимулирует организации вкладывать средства в разработку инструментов и систем, способствующих обмену опыта между сотрудниками и снижению зависимости знаний от владеющих ими индивидов. 

Характер потребностей в системах корпоративной памяти и объем усилий для их внедрения в компании может зависеть от размера компании. Среди мотивирующих факторов можно выделить следующие: 

1. Избежать потери уникальных знаний специалиста после его ухода на пенсию или смены места работы.
2. Сохранить опыт, полученный в предыдущих проектах, и избежать повторения ошибок.
3. Использовать карту знаний компании для разработки стратегии развития. Регулярное внедрение инноваций должно улучшать способность компании реагировать на изменение рыночной ситуации.
4. Улучшить процесс распространения информации и повысить уровень коммуникации внутри компании.
5. Улучшить процесс обучения персонала компании (как вновь принятых сотрудников, так и «старых»).
6. Интегрировать различные инновации компании.

Основные функции корпоративной памяти:
  • Сбор и систематическая организация информации из различных источников в централизованное и структурное информационное хранилище.
  • Интеграция с существующими автоматизированными системами [Conklin, 1996]. На техническом уровне это означает, что корпоративная память должна быть непосредственно связана с помощью интерфейса с инструментальными средствами, которые в настоящее время используются в организации (например, текстовые процессоры, электронные таблицы, системы документооборота).
  • Обеспечение нужной информации по запросу (пассивная форма) и при необходимости (активная форма). Слишком частые ошибки  — это следствие недостаточной информированности. Этого невозможно избежать с помощью пассивной информационной системы, так как служащие часто слишком заняты, чтобы искать информацию, или не знают, что нужная информация существует.
Конечная цель КП состоит в том, чтобы обеспечить доступ к знанию всякий раз, когда это необходимо. Чтобы обеспечить это, КП реализует активный подход к распространению знаний, который не полагается на запросы пользователей, а автоматически обеспечивает полезное для решения задачи знание. Чтобы предотвращать информационную перегрузку, этот подход должен быть совмещен с высокой выборочной оценкой уместности. Законченная система должна действовать как интеллектуальный помощник (советник) пользователю.

Программный инструментарий для OMIS включает как оригинальные разработки, например KARAT [Tschaitschian , 1997] и Documentun i4 [Николаев, 1999], так и стандартные средства — например, LOTUS NOTES обеспечила один из первых инструментариев хранения документальной информации. Однако сегодня в связи с бурным развитием Интернета, СУЗ все чаще используют Web-технологию.

Для описания ресурсов знаний и их поиска в КП целесообразно использовать три вида онтологий [Abecker, 1998]:
  • Онтологию информации для описания метасвойств и доступа к информации.
  • Онтологию предприятия для описания контекста создания и применения информации.
  • Предметную онтологию для описания контента (содержания) информации.
Общая схема реализации корпоративной памяти с применением данных онтологий представлена на рис. 5: 



Рис. 5. Реализация корпоративной памяти на основе онтологий

В случае представленного выше подхода к обработке ресурсов знаний, отдельный элемент знаний может быть описан с применением онтологий следующим образом:

Метасвойства и доступ

Имя“Как получить выгодные условия оплаты?”
АвторФома Берлиоз
ЖанрСовет
ТипЭвристика, на основе опыта
ФормаТекст на русск. Языке, MS Word
Источник файлаE:\home\experiences\ds9-12-99pn.doc
ДоступностьВсегда
ЗатратыНет
Контент
Продукт20 SUN Ultra
ПоставщикBorg Inc.
Персона для контактаД-р Лютер Кинг

Контекст

Процесс- создательПроект Оптик для «Пятерочки», декабрь  ’99
Функция (activity)-создательСогласование цены с поставщиком комплектующих
Подразделение-создательОтдел закупок

Особое внимание при разработке поисковых механизмов в КП предлагается уделять именно контексту. Основная задача КП состоит в том, чтобы обнаруживать информационную потребность в течение выполнения производственного процесса и определять уместное знание в специфическом контексте задачи, поэтому авторы предлагают использовать информацию контекста задачи для информационной фильтрации. Моделирование и использование контекста для поиска информации в КП создает потенциал для применения результатов бизнес-моделирования. При моделировании контекста рассматриваются две стороны:
  1. Контекст потенциального применения знаний
  2. Контекст, в котором знание было создано
Если рекомендация (замечание) о каком-либо покупателе или поставщике была создана в определенном бизнес-контексте, например, Согласование цены, то такая информация может быть очень важна при определении релевантности рекомендации (замечания) в новом контексте применения. Для некоторых видов информации, таких как отчеты о лучшей практике, полученные уроки или регламентирующая документация, контексты применения могут быть определены заранее. Контекст применения рекомендуется представлять в терминах организационной структуры, процессов, функций, которые, как раз, составляют основу онтологии организации и онтологической модели, которые создаются при моделировании6.

Порталы на основе онтологий

Даже хорошо структурированное знание, не будучи доступным его потенциальным потребителям, мало кого интересует. Ценность единицы знаний со слабой доступностью чрезвычайно мала. Разрозненность, несвязанность знаний, отсутствие представления об их текущем состоянии становятся существенным препятствием для их применения в интересах организации.

В настоящее время найдено универсальное решение, обеспечивающее доступ к информации в рамках систем УЗ, — это корпоративные порталы, рис. 6.

Рис. 6. Концептуальная схема корпоративного портала

Корпоративный портал — система, которая объединяет все имеющиеся у организации информационные ресурсы (приложения, базы и хранилища данных, аналитические системы и пр.), и, используя web-интерфейс, предоставляет пользователям единый защищенный доступ к корпоративной и внешней информации. Реализуется созданием Интранета. 

Обратим сначала внимание на следующие полезные свойства портала, упоминаемые в различных источниках:
  • Портал позволяет четко систематизировать контент (то есть эти самые знания!) и предоставить эффективные средства навигации для пользователей.
  • Портал может предоставлять эффективные возможности поиска, причем большинство современных методов поиска включают средства интеллектуального поиска и визуальные модели.
  • С помощью портала информация доступна в любой день 24 часа в сутки из любой точки земли с доступом в Интернет.
  • Портал позволяет предоставить средства управления контентом для различных групп сотрудников (управление доступом).
  • Портал поддерживает внутрикорпоративный обмен знаниями и совместную работу за счет наличия различных конференций, форумов и единого рабочего пространства.
  • Портал обеспечивают персонализацию представления информации для сотрудников: персональнализация страниц, каналов новостей, объявлений.
Ценность корпоративного портала (как и большинства систем УЗ) определяется его поисковыми возможностями, которые, как было показано выше, могут быть существенно улучшены за счет применения онтологии. Развитие идей применения онтологий для создания и поддержки порталов можно найти в работах [Staab, Maedhe, 2002], [Maedhe, 2002].

В данных работах указывается, что поддержание любого портала требует, с одной стороны, управления порталом, а с другой — интеграции и индексации информации. Основная идея, предлагаемая авторами, заключается в создании и использовании единой онтологии, которая будет, с одной стороны, обеспечивать управление порталом, а с другой — интеграцию и индексацию информации, см. рис. 7.


Рис. 7. Архитектура семантического портала на основе онтологии

Такой подход, во-первых, позволяет значительно снизить усилия на создание и поддержку портала, а во-вторых, повысить гибкость и адаптивность портала: его становится легко перестраивать, и это доступно бизнес-пользователям, благодаря соответствующему интерфейсу. В предлагаемом авторами подходе для создания и перестройки онтологии, которая является системообразующим элементом портала, используется специальное программное обеспечение — редактор онтологий.

Навигационные возможности «семантических» порталов, которые основаны на онтологиях, включающих различные классы понятий и типы связей между ними, можно рассмотреть здесь:

В качестве примера рассмотрим страницу с информацией об одном из участников проекта, размещенную на одном из указанных выше порталов (рис.8). На данной странице в виде гиперссылок указаны все связанные элементы для рассматриваемого человека. 


Рис. 8. Пример страницы семантического портала
Связанные объекты и типы связей между объектами на портале задаются с помощью соответствующей онтологии (рис. 9):


Рис. 9. Онтология портала проекта KnowledgeWeb

Применение онтологий для управления компетенциями

В данном разделе приведено применение онтологий в одной из функциональных областей предприятия — управления персоналом. Также онтологии могут применяться в других областях: финансы, маркетинг и т.п.
Компетенции — это взаимосвязанные знания, умения, навыки, способности и прочие характеристики личности сотрудников, необходимые для достижения требуемых результатов.

Компетенции:
  • можно наблюдать и измерять
  • являются основой эффективного и успешного поведения
  • отличают успешных сотрудников от остальных
Люди, которые обладают нужными компетенциями или у которых есть потенциал для развития таких компетенций, будут способны делать нужные вещи (поведение) для достижения желаемых результатов.

Компетенции являются системообразующими элементами в системе управления кадровым потенциалом:
  • Подбор персонала
  • Обучение персонала
  • Перемещение персонала
  • Оценка персонала
Хотя управление компетенциями обычно попадает в организациях в область управления персоналом, такая деятельность должна быть также интегрирована в систему управления знаниями, поскольку компетенции будут отражать все знания в головах сотрудников.

В практике международного менеджмента уже существуют примеры управления компетенциями на основе онтологий:
  1. Jussi Stader and Ann Macintosh, Capability Modelling and Knowledge Management / Моделированиеспособностейиуправлениезнаниями.
Аннотация

Организации осознают, что очень важно «знать, кто что знает» и максимально использовать такие знания. Управление знаниями решает подобные задачи. Институт Применения Искусственного Интеллекта (ИПИИ) вовлечен в деятельность по управлению знаниями. ИПИИ также работает с онтологиями и, в особенности, с онтологиями навыков и компетенций в контексте workflow систем, и сейчас применяет техники управления знаниями для более эффективного использования онтологии навыков и компетенций в управлении организацией. Программный продукт для поддержки управления компетенциями, и основанный на онтологии навыков и компетенций, может помочь организациям согласовать навыки и компетенции существующих и будущих сотрудников с целями бизнеса.
  1. Ernst Biesalski, Andreas Abecker, IntegratedProcessesandToolsforPersonnelDevelopment / Интегрированные процессы и инструменты для развития персонала.
Аннотация

В данной статье предлагается концептуальная схема и референтные процессы для планирования обучающих мероприятий в контексте управления компетенциями персонала в крупной компании. Предлагается комплексный подход, который обеспечивает выявление потребностей в обучении как «сверху-вниз» от стратегии, так и «снизу-вверх» от индивидуальных потребностей и потребностей отдельных подразделений.

Соответствующие подпроцессы Определения потребности в обучении, Планирования обучения и развития персонала основаны на онтологической модели требуемых и имеющихся в компании компетенций, а также на модуле сопоставления профилей компетенций с помощью онтологии.

Представленный процессы разработаны в рамках написания диссертации и исследовательских работ в департаменте управления персоналом крупного производителя автомобилей.

Комплекс взаимодействующих программных компонент поддерживается ИТ-инфраструктурой, построенной вокруг единого хранилища данных по управлению персоналом, в котором интегрируется вся информация в области управления персоналом из существующих распределенных систем.

Ключевые слова
Управление знаниями и компетенциями; Управление компетенциями на основе онтологий; ИТ-архитектуры для управления знаниями и персоналом.

Одним из основных компонентов такого управления является создание Каталога компетенций — карты, устанавливающей связь между сотрудниками организации и их компетенциями, которая позволяет пользователю находить людей, имеющих требуемые знания, навыки и умения.

Кроме создания каталога, компетенции необходимо интегрировать в деятельность организации и связать с процессами, проектами, функциями, подразделениями.

Такая интеграция позволит:
  • определять необходимые организации компетенции
  • идентифицировать / находить компетенции на основе контекста их применения (решаемые задачи, процессы, проекты…)
Преимущества управления компетенциями на основе онтологий:
  • Легкость определения требуемых компетенций, благодаря анализу уже имеющегося списка.
  • Возможность сопоставления компетенций сотрудников из разных отделов / структурных единиц.
  • Возможности дополнительного анализа в разных разрезах (карта компетенций / знаний отделов, наглядный и удобный для сопоставления анализ развития персонала).
  • Высокая точность подбора сотрудников под необходимые задачи (проекты).
  • Ускорение и повышение эффективности обмена опытом.

Примечания

1. Фрагмент отчета по научно-исследовательской работе  «Эталонные модели организации деятельности в государственном секторе», выполненной сотрудниками АНО КМЦ «Бизнес-Инжиниринг» совместно с ИПГМУ ВШЭ, 2006 г.
3. Ontology-based information exchange for knowledge management and electronic commerce http://ontoweb.org/.
5. Русский перевод по адресу http://ezolin.pisem.net/logic/semantic_web_rus.html.
6. Интересно отметить, что подобные идеи по установлению и визуализации связи между контекстом создания / применения и информацией в англоязычной литературе часто скрываются под видом «knowledge mapping» см., например, [Eppler, 2001] Martin J. Eppler Making Knowledge Visible Through Intranet Knowledge Maps: Concepts, Elements, Cases //Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on System Sciences – 2001.
[Vestal, 2005] Wesley Vestal Knowledge Mapping: The Essentials for Success // APQC: Publications. 2005.
“One of the fundamental tenets of knowledge management is that knowledge must link to and improve business processes. Without a map of the processes, goals, and knowledge assets inside one’s organization, it will be difficult to reach one’s destination.” [Vestal, 2005].

Литература

  1. Abecker A., Bernardi A., Hinkelmann K., Kuhn O., Sintek M. Toward a Technology for Organizational Memories IEEE Intelligent Systems. — 1998, №3, 40-48.
  2. Abecker, A., D. Apostolou, W. Maas, G. Mentzas, C. Reuschling, S. Tabor Towards an Information Ontology for Knowledge Asset Trading Presented at the ICE 2003. — 9th International Conference of Concurrent Enterprising, Espoo, Finland, 16-18 June 2003
  3. Berners-Lee T., Hendler J., and Lassila O., The Semantic Web, Scientific American, 2001, May
  4. Biesalski E., Abecker A., Integrated Processes and Tools for Personnel Development, Proc. of 11th International Conference on Concurrent Enterprising, Munich, Germany, June 2005.
  5. Borghoff U., Pareschi R., 1998. Information Technology for Knowledge Management. — Springer-Verlag, Bln.
  6. Cerebra, Inc., Enterprise Semantic Web - Understanding the Evolution of Integration Technologies in the Context of the W3C Semantic Web Vision Whitepaper 2005.
  7. Gomez-Perez A. Ontologies: Theory, methods and tools. Tutorial. The Fourth Summer School on Ontological Engineering and the Semantic Web, 2006 (SSSW'06).
  8. Gomez-Perez, Asuncion (Editor), Richard Benjamins (Editor), 2002. Knowledge Engineering and Knowledge Management. Ontologies and the Semantic Web. Springer Verlag.
  9. Hinkelmann K. and Kieninger Th. Task-oriented web-search refinement and information filtering. DFKI GmbH, 1997.
  10. Kühn O., Abecker A., 1998. Corporate Memories for Knowledge Management in Industrial Practice: Prospects and Challenges.
  11. Kühn O., Becker V., Lohse V. and Ph. Neumann, 1994. Integrated Knowledge Utilization and Evolution for the Conservation of Corporate Know-How // ISMICK'94: Int. Symposium on the Management of Industrial and Corporate Knowledge
  12. Ludger van Elst, Abecker A., and Heiko M. Exploiting User and Process Context for Knowledge Management Systems Workshop on User Modeling for Context-Aware Applications at the 8th Int. Conf. on User Modeling, July 13-16, 2001, Sonthofen, Germany
  13. Macintosh A., Knowledge asset management. // Airing. – №20, April, 1997.
  14. Maedche A., Staab S., Studer R., Sure Y., Volz R. SEAL— Tying Up Information Integration and Web Site Management by Ontologies //IEEE Data Engineering Bulletin 25 (1): 10-17. 2002.
  15. McComb D. 2004. The CIO's Guide To Semantics© Semantic Arts, Inc. , www.semantic-conference.com
  16. Nonaka I. and Takeuchi I., 1995. The Knowledge-Creating Company. New York, Oxford: Oxford University Press
  17. Schreiber G., Akkermans H., Anjewierden A., R. de Hoog, Shadbolt N., W. van de Velde, Wielinga B. Knowledge Engineering and Management: The CommonKADS Methodology — The MIT Press, Cambridge, MA, 2000.
  18. Staab S., Maedche A. Knowledge Portals: Ontologies at Work. AI Magazine 2001, Vol. 22, №2, p. 63-75.
  19. Staab, S., Schnurr, H.-P., Studer, R., Sure, Y. Knowledge processes and ontologies, IEEE Intelligent Systems, 2001, Vol. 16 No.1, pp.26-34.
  20. Stader J., Macintosh A., Capability modelling and knowledge management, Applications and Innovations in Intelligent Systems VII, Springer-Verlag, pp 33-50, 1999.
  21. Strohmaier M. Designing Business Process Oriented Knowledge Infrastructures Proceedings der GI Workshopwoche, Workshop der Fachgruppe Wissensmanagement, Karlsruhe (2003)
  22. Van Heist G., Schreiber T., Wielinga B. Using Explicit ontologies in KBS International Journal of Human-Computer studies Vol/ 46 (2/3) 1997
  23. Wiig К. Knowledge management is no illusion! // Proc. of the First International Conference on Practical Aspects of Knowledge Management. — Zurich, Switzerland: Swiss Informaticians Society, 1996.
  24. Гаврилова Т. Онтологический подход к управлению знаниями при разработке корпоративных информационных систем. // Ж. "Новости искусственного интеллекта", N2, 2003. — с. 24-30.
  25. Николаев А., Построение систем управления знаниями на базе технологии Documentum 4i // Открытые системы , N9-10. — с.44-48, 1999.
  26. О’Лири Д. Управление корпоративными знаниями / Открытые системы, N4-5. –c.31-39, 1998.
  27. Отчет по НИР «Эталонные модели организации деятельности в государственном секторе», ГУ-ВШЭ, 2006.
  28. Попов Э., Корпоративные системы управления знаниями. Ж.”Новости ИИ”, N1, 2001.
  29. Публикации по управлению знаниями (http://www.bigс.ru/publications/bigspb/km/)
  30. Публикации по управлению знаниями (http://www.kmtec.ru/publications/ontology/publications_anthology/)




суббота, 18 февраля 2017 г.

Компетенции


Организационные компетенции - способность компании осуществлять определенные продуктивные активности. Компетенции создаются согласованным взаимодействием ресурсов организации.

Компетенции:
  • основаны на приобретенном опыте и навыках
  • заключены в людях
  • поддерживаются технологиями, процессами и ценностями
Организационные компетенции могут быть:
  • рыночными (активности, напрямую связанные с рыночной деятельностью компании)
  • нерыночными (деятельность компании в нерыночном окружении)
Те области деятельности организации, которые наиболее важны для нее, в которых она добилась относительного совершенства, и которые создают фундаментальную ценность для клиентов, получили название "ключевых компетенций организации" 

При реализации новых стратегий, а также при изменении рыночной ситуации, компания может обнаружить отсутствие у нее компетенций, необходимых в новых условиях. В этом случае, организация должна приобрестинедостающие ключевые компетенции.


Рыночные компетенции - активности компании, напрямую связанные с ее деятельностью в рыночном окружении 

Чтобы получить представление о существующих компетенциях компании, полезно думать о компетенциях в разрезе функциональных областей деятельности компании или в разрезе цепочки создания стоимости.


Функциональные активности


Функциональный анализ определяет организационные компетенции в отношении к каждой из принципиальных функциональных областей фирмы. В таблице представлены принципиальные функции компании и идентифицированы организационные компетенции, входящие в состав каждой функции.

Цепочка создания стоимости (Value Chain)



Предложенное Майклом Портером представление Цепочки создания стоимости (Value Chain) выделяет несколько общих активностей, которые могут быть далее разбиты на более детальные активности (и компетенции, соответствующие этим активностям). Так, Маркетинг может включать в себя маркетинговые исследования, тестирование рынка, рекламную деятельность, продвижение, ценообразование и отношения с дилерами.

Цель всех активностей в цепочке создания стоимости - предложить покупателю такой уровень ценности созданного продукта или услуги, который превышает затраты на осуществление этих активностей. Разница между созданной стоимостью и понесенными затратами есть прибыль компании.

Первичные активности:
  • Входящая Логистика: получение и хранение сырья и его последующая доставка к месту производства по требованию
  • Производство (Операции): процесс трансформирования входящих ресурсов в законченный продукт или услугу
  • Исходящая Логистика: хранение и доставка законченных товаров
  • Маркетинг и Продажи: определение покупательских потребностей и генерирование продаж
  • Сервис: поддержка покупателей и постпродажный сервис
Поддерживающие активности:
  • Инфраструктура: организационная структура, системы контроля, корпоративная культура и т.п.
  • Управление персоналом: поиск и наем персонала, его обучение, развитие и мотивация
  • Разработка Технологий: разработка технологии для поддержки создающих стоимость активностей
  • Закупки: покупка сырья и материалов, оборудования и т.п.

Нерыночные компетенции


Нерыночные компетенции - активности организации, осуществляемые в нерыночном окружении и не связанные напрямую с ее рыночной деятельностью

К нерыночным компетенциям относятся:
  • взаимодействие компании с регулирующими органами, СМИ, активистскими группами и общественностью
  • репутация социально-ответственного производителя
  • доступ к законодателям

Ключевые компетенции

Ключевые компетенции - это области деятельности организации, которые наиболее важны для нее, в которых она добилась относительного совершенства, и которые создают фундаментальную ценность для клиентов.

Выявление ключевых компетенций организации критически важно, поскольку эффективная и устойчивая стратегия строится именно на ключевых компетенциях. Ключевые компетенции - неотъемлемая часть успеха организации.

Ключевые компетенции: 
  1. вносят диспропорционально большой вклад в создание ценности товара или услуги для покупателя или в снижение себестоимости
  2. с трудом поддаются копированию конкурентами
  3. могут быть задействованы по отношению к широкому спектру продуктов и рынков и создавать, таким образом, возможности для выхода на новые рынки
Ключевые компетенции это НЕ:

При реализации новых стратегий, а также при изменении рыночной ситуации, компания может обнаружить отсутствие у нее компетенций, необходимых в новых условиях. В этом случае, организация должна приобрести недостающие ключевые компетенции.

Существуют следующие варианты приобретения компетенций:
  • Наработка (создание) компетенций внутри самой организации (например, путем найма нужных специалистов, обучения персонала, покупки необходимого оборудования и т.д.)
  • Приобретение компетенций за счет поглощения другой организации, владеющей необходимыми компетенциями
  • Приобретение компетенций за счет создания альянсов с другими организациями, владеющими необходимыми компетенциями
  • Аутсорсинг - заключение соглашения со сторонней организацией на предоставление ею услуг (необходимых компетенций) за плату


Альянсы

На рисунке представлены возможные варианты альянсов в зависимости от степени вовлеченности второй стороны в проект и степени формализации отношений между организациями.

LESSON 3 - HOW TO MANAGE YOUR EMPLOYEES AND BUILD A STRONG TEAM - People Management Skills



Managing Different Personalities - People Management Skills 


You will encounter many different types of people during your management career.  If you are managing a group of around 20 or less, you really should be able to get a feel for each individual’s personality.  Even if you manage a group of 100, you should still be able to know the key players personalities.  It helps when you know what makes each one of them tick, especially when communicating one-on-one.  When dealing with different personalities, be tolerant of styles different from your own.  Always try to adapt to their personality to get your point across, or to get more out of them. 

You can’t use a cookie cutter approach with every employee.  In most cases, you will need to change your communication approach with each individual.  For example, you will not get your point across if you're too direct and data oriented with a touchy-feely kind of person.  In the same token, you would not want to be too touchy-feely with a no-nonsense type of person.  This is also important when delegating any projects to individuals or as small teams.  If a person or team is too analytical, there will be little creativity.  If a person or team is too sensitive, fewer decisions will be confidently made.  Here are some ways to deal with different personality traits:


  • The “Considerate” are nice, calm, and like to think things through.  They usually have an optimistic “glass half-full” point of view.  They are agreeable, but might take a bit longer than others to get the work done.  They might need some help in making decisions.  The good news is usually the work is more complete with fewer errors.  Let them know calmly, yet directly, what you need from them.  However, also spend some time to talk about family and other non-work related topics.  This would be a good person to do long-term detailed oriented type of projects.  Give a lot of encouragement and praise to get the most out of this type of personality.

  • The “Aggressive” likes to take control and do things quickly.  They are not afraid to make decisions.  They are usually good at what they do, and know it.  Just make sure they do not try and control you.  They can produce a lot of good work for you, but every once and a while you need to make sure they know whose boss.  Be direct, straightforward, and use a no-nonsense approach to business.  This would be a good person to use to put out any fires that need immediate attention.   Make sure you give this person a lot of praise when praise is due.  If you don’t, they will be upset.

  • The “Analyst” will always try to find flaws in the system.  They will also play devils advocate.  If you say, “Do this,” they will say, “why don’t we do it like that?”  Sometimes it’s a good thing because there might indeed be a better solution, but most of the time it’s just someone being too critical.  They tend to procrastinate when making decisions.  Listen to what they have to say, but if you feel it is going nowhere, take their suggestions and move quickly onto the next subject.  This would be a good person to give projects like finding possible trouble producing trends that requires deep analytical investigation.  This is more of a “just the facts” type of person.  Don’t waste either of your time to chat about subjects of little importance.

  • The  “Sensitive” takes any type of confrontation too personally.  They do as they are told, but do not like making decisions.  They are usually very nice and pleasant but their feelings get hurt too easily.  Try not to be too direct with this type of personality.  Use an encouraging type of approach when dealing with any performance related issues.  This would be a good person to give projects that are more “touchy-feely.”

  • The “Talkative” tend to be more feelings oriented and will show more emotion, whether positive or negative.  They have a strong interest about people and are usually the “social butterfly” of the department.  They usually like making decisions but want conformation just in case. Try using a lightened-up approach and some humor to get your point across to this type of personality.  This would be a good person to help plan social events or any projects that require some animated personality.

  • The “Brainiac” will use knowledge and sarcasm to get what they want.  They will try and dance around the basic topic.  They will also dance around making any type of decision.  Make sure you keep this person on track as they can lose focus on the task at hand very easily.  If needed, make them repeat themselves in terms everyone can understand.  This would be a good person to give the projects that are more “data-oriented.”

  • The “Quiet” is one who very rarely talks at meetings, seems to have low self-esteem, and is continually sub-conscious of their actions.  Not only should you try to bring this person out of their shell, they just might have some brilliant ideas that you can incorporate.  There can be power in the quiet person as they might be the ones with the most compelling ideas.  We tend to give our attention to the commanding personalities and ignore the quiet and soft-spoken.  On the contrary, the quiet people are the ones you need to seek out.

  • The “Results-Driven” tend to focus solely on targeted metrics but sometimes lose focus on the big picture.  They feel like they are doing a great job because of meeting an important goal, however, they are doing a poor job on another aspect of the job.  You need to get your point across by being direct.  You have to stress the importance of the big picture and to use common sense.  For example, this is the type of person who will stop troubleshooting a problem, even if they are close to fixing it, because they went over the average call handle time.  This person is usually more suited for simple straightforward tasks that do not require thinking outside of the box.

  • The “Loner” just wants to do the job and not get involved with company picnics, break room conversations, or any non-work related subjects.  They do not like any interaction with fellow employees.  You should talk to them about the importance and reasoning of the team approach.  It is to their benefit if the team exceeds, not only for job security, but also for any possible rewards you have in place.  With open and honest communication, you should be able to get them to understand and work as a team member.  This does not mean they have to be everyone’s best friend; they just need to be supportive and reliable.  The problem with a person who does not want to be part of a team usually ends up not fully understanding the expectations of the group, and will have the type of excuse like, “Nobody told me…” or “I did not know I was supposed to do that…” etc.  This person might be a diamond in the rough and if they just do not fit in to the current team, see if there is another position that would be better suited for them.  This might look like you are rewarding someone because of a personality issue, so be careful how you handle this as it could create conflict amongst your team.  You, and most likely HR, will have to determine the outcome of such a move.  Still continue to try to get this person out of their shell, and try to give them projects that do not demand a team effort.

  • The “Overly-Confident” feels like they know everything and can do no wrong.  Sometimes they act confident even when they don’t know what they’re doing.  You need to get your point across by being very direct.  You might want to humble this person every now and then.  Make them repeat exactly what it is they are supposed to be doing.  Give them projects that can easily be tracked to make sure they are not headed in the wrong direction.

  • The “Curmudgeon” thinks of everyone but them self as incompetent, and does not take supervision well.  They tend to be grumpy and sarcastic.  They have a pessimistic “glass is half-empty” point of view.  You do not want to approach this type of person with your tail between your legs.  State the facts and let them know exactly what is expected of them.  Use a matter of fact approach and try to give them projects that do not demand too much creativity or touchy-feely.

  • The “Mean-Spirited” makes it known that they are not happy with work or the people around them.  In many cases it is due to problems that are not work related.  If you feel that it is affecting employee morale, you should talk to this person and make sure they understand that you need a department that works in harmony.  That the goal is to a have everyone work in a pleasant atmosphere in which there are no personality conflicts. 

  • The “Bad Attitude” is a major problem.  You need to let this person know that their attitude is affecting morale and is unacceptable.  See lesson 5 for ways on how to handle this type of difficult employee.

A short story about building a strong team


John knew that although his department was structured perfectly, he had to make sure his employees were willing to follow the plan.  He explained that the changes he made were necessary for the department and company to achieve the goals and objectives.  He had chosen the right people, let them know what was expected, trained them, got them the needed materials, and created a good working environment, but still had to find more ways to keep them motivated.  He needed a strong and happy team in place or else it would all fall apart.

By making his employees feel like a true team, he decided to let them work as a team.  He found ways that inspired teamwork.  They knew that by working as a team, they would not be micro-managed.  He let them be involved in making decisions and really listened to their suggestions and ideas.  He also made it a priority to always acknowledge exceptional work done and in a timely fashion.  He made sure that everyone fully understood that if the goals were achieved, they would be rewarded both in pay and other small gifts of gratitude.  He developed a performance appraisal that was based on statistical reports that documented whether the goals were reached.  He also documented their strengths and weaknesses in order to always keep them challenged and to improve.  He would always look at ways to help them grow, and promoted his exceptional employees.  Basically, John showed his team that he cared about them as people.  He got to know them personally and supported them 100%.  He did know, however, that it only takes one bad apple to spoil the lot, so whenever he felt there was conflict, he dealt with it immediately before it affected the group.

John had built a solid, unified team with the same goals in mind.  They wanted to work hard because they knew they would be recognized and praised for a job well done.  The harder they worked, the more John would show his appreciation.  The skills they obtained were truly recognized, and even upper management came by to talk to the team about their success.  John’s department was not only physically and logically in place, but now with a motivated team who was happy to follow the processes and procedures, he had created.

Epilogue:  Your employees work better when they are happy and feel they are part of a team to reach a common goal.  It gives them a purpose and they will feel like an important part of the company.  You want them to want to look good in your eyes.  By implementing the skills taught in this lesson, you will have a strong team who respects your management skills and sees you as a leader who cares.


Quick Lesson Summary


  • The five steps needed to develop a great team are:

1.      Create and Develop a strong team with solid expectations
2.      Motivate Professionally and with respect
3.      Recognize and Praise great work
4.      Evaluate and Appraise employee performance
5.      Compensate and Reward a job well done

  • These same five steps can be also used as building blocks to develop the individual.

  • A strong team knows exactly what is expected of them, and what it is they need to do.  This includes the goals they need to achieve.  A strong team also does not need to be micromanaged.

  • Continually look for ways to motivate the team to increase job performance.  Do it in a way, however, that does not insult their intelligence.

  • Show appreciation of their good work by making it a point to recognize and praise, when true praise is due.  Know the value of their exceptional skills.

  • Care about your team and their interests.  Let them know you always have their best interests at heart.

  • Evaluate and appraise their work by documenting it to be used in a performance review.

  • Give them the raise they deserve based on their job performance, while staying within budget.  Even small rewards mean a lot when you show respect towards the team and individual.

  • The key to managing different personalities is to take the time to get to know the people, and find out what makes them tick.  You have to know how to deal with aggressive, sensitive, quiet, and mean personalities, just to name a few.  You will be able to get the best out of them, by managing the personality, rather than using a generic approach.  Be tolerant of styles different from your own, and try to adapt to their personality to get your point across.