2020 External Vulnerability and Resilience rankings for 63 countries: COVID-19 Crisis Update

Amid the 2020 global pandemic, Georgia, Turkey and Argentina are the “risky-3” in Scope’s biennial update of its external vulnerability and resilience framework, whereas Taiwan, China and Switzerland are the 2020 “sturdy-3” of the most well positioned economies against external shocks from a sample of 63 economies.

Fraught global trading and “risk-off” market conditions exacerbated by the coronavirus outbreak and oil price declines of 2020 expose vulnerabilities that many economies face due to balance of payment pressures. This year, Lebanon defaulted on a USD 1.2bn Eurobond, Argentina and Ecuador’s debts re-entered selective default, and Zambia is on the brink. There are concerns about a wider emerging market crisis. Meanwhile, with Brent prices at below USD 30 a barrel, this level is significantly under prices all oil exporters require for balanced budgets. With severe stressing factors in play, external vulnerabilities are key to monitor in assessing countries’ debt repayment capacities.

In this report, Scope provides an update of its external vulnerability and resilience two- axis coordinate grid, introduced in 2018, which assesses countries on a) vulnerabilities to balance of payment crisis and b) degrees of resilience in the advent of such crises.

Figure 1: Top 5 weakest and strongest countries, external risk framework

Top 5 strongest

Top 5 weakest

1Of 63 countries. Full scores and rankings for 63 countries in Annex I. ²Change in axis rank since 2018 update.

Scope’s 2020 external vulnerability and resilience rankings indicate a fresh “risky-3” of Georgia (rated BB/Negative), Turkey (BB-/Negative) and Argentina (unrated) – three economies that not only have vulnerability to the onset of balance of payment issues but also show significant weakness in abilities to withstand crises. Argentina slides into this year’s risky-3, edging out Ukraine, which was in the original 2018 risky-3 roster. Ukraine, Colombia, Indonesia, Egypt and Pakistan (all unrated) are highly at-risk economies just outside the riskiest 3. In addition, Scope observes a 2020 “sturdy-3” of Taiwan (unrated), China (A+/Negative), and Switzerland (AAA/Stable) – economies that are the most robust to external shocks. Taiwan replaces Japan (A+/Stable) in this year’s sturdy-3.

Scores for major Western economies vary: the United States (AA/Stable) receives strong marks on external resilience, supported by dollar primacy (4th most resilient of 63), and Italy (BBB+/Stable) and Germany (AAA/Stable) continue to display external sector strengths – supported by current account surpluses. France (AA/Stable) has average scores but Spain (A-/Stable) continues to score weakly on both framework axes. The UK (AA/Negative) displays deficits especially on external vulnerabilities.

Inside the EU, Scope finds that Cyprus (BBB-/Stable), Croatia (BBB-/Stable) and Romania (BBB-/Negative) are the three EU member states facing the greatest external sector risks. On the other end, Malta (A+/Stable), Luxembourg (AAA/Stable) and Denmark (AAA/Stable) are the EU sturdy-3.

Scope’s external vulnerability and resilience framework

Scope’s sovereign credit rating assessments are based on five analytical pillars, of which “external economic risk” represents one of these five dimensions, with a 15% weight in the overall sovereign rating review process. However, the significance of external sector risks may be disproportionately important in 2020 as global trade flows weaken to multi- decadal lows and capital outflows escalate amid a global sudden stop due to the Covid- 19 crisis. Emerging economies exchange rates have been hit hard, making their foreign- currency-denominated debt more difficult to repay, while foreign and local currency borrowing rates have increased as investors become more sceptical about the most vulnerable issuers. International reserves decline as the crisis wears on and sources of FX revenues and capital inflows dry, threatening countries’ capacities to source  and repay external loans. With these risks to remain significant over the course of 2020, a lens on economies especially vulnerable to sudden deterioration in external trading and financial conditions is warranted.

In this spirit, this report presents a biennial update on Scope’s external vulnerability and resilience two-axis evaluation framework that assays countries on: i) their respective external vulnerabilities to the onset of balance of payment crises and ii) the extent of their resilience in the event of a balance of payment crisis.

Figure 2: External vulnerability and resilience framework (design)

While external vulnerability assessments and rankings have traditionally centred on emerging markets, Scope notes that external risks are not unique to developing  countries, but rather shared across nations, as evidenced over the European sovereign debt crisis when risks from large current account deficits, increasing Target 2 liabilities and external competitiveness gaps were exposed across peripheral Europe – instigating capital outflows and increases in bond yields. As such, this report is based on assessing a global set of economies – including advanced and emerging.

External vulnerability and resilience framework: global results

Figure 3 (next page) displays the external vulnerability and resilience framework results for 63 countries1. The graph is divided into four quadrants: Quadrant I. countries that are vulnerable and not resilient to external shocks; II. countries that are not vulnerable to external shocks but also not resilient; III. those that not vulnerable to and resilient in the advent of a crisis; and IV. countries that are vulnerable but resilient. The dividing lines between quadrants reflect the median country scores on the vulnerability and resilience axes. Individual country scores and rankings are summarised in Annexes I and II, underlying data is summarised in Annex III, and the summary of component variables is located in Annex IV.

In considering overall country rankings on the basis of a two-axis framework, we take into account the sum-score of the two axis-level scores.

Scope’s two-axis framework identifies a 2020 “risky-3” of:

1) Georgia

2) Turkey

3) Argentina

These are economies in Quadrant I of Figure 3 that not only show vulnerability to the onset of balance of payment crises but also exhibit prevailing weaknesses in abilities to cope with crisis. Other countries amongst the most at risk in Quadrant I include Ukraine, Colombia, Indonesia, Egypt and Pakistan.

In addition, Scope observes a 2020 “sturdy-3” of economies in:

1) Taiwan

2) China

3) Switzerland

These are countries in Quadrant III of Figure 3 that are not only less vulnerable to the onset of balance of payment crises but are also well positioned to deal with a crisis were one to take place. Thailand, Malta and Singapore are further economies amongst the least at risk.

Furthermore, Quadrant IV portrays a set of countries that are vulnerable to crisis but highly resilient in one, notably incorporating the US, the UK and Japan – reserve currency countries able to bridge global external shocks and paper over prevailing external vulnerabilities through currencies’ safe haven statuses. Russia (BBB/Stable), with much enhanced FX reserve coverage (Figure 4), cushioning vulnerabilities from sharp drops.

Brent crude prices in 2020 to under USD 30 a barrel, alongside Brazil and New Zealand (both unrated) are also Quadrant IV countries.

Scores for major Western countries vary. As noted, the United States is in Quadrant IV of Figure 3 as the 20th most vulnerable (of 63 nations) to external crises – in view of a significant current account deficit of 2.3% of GDP in 2019 (moreover the world’s largest current account deficit in nominal dollar terms), however anchored by the fourth highest resilience score in the 63 country-set, related to dollar primacy and limited foreign currency debt. Germany ranks strongly overall as the 7th least vulnerable economy – boosted by a 2019 current account surplus of 7.8% of GDP alongside a strong net international investment asset position – but Germany has only middling scores on resilience owing in part to high non-resident holdings of German government bonds. France is mid-table as the 33rd most vulnerable economy but 23rd most resilient. Italy is only the 41st most vulnerable, weakened though by capital outflows of recent years, but receives a very strong resilience mark (11th most resilient), helped by not only the euro reserve currency but also a high share of Italy’s government debt held domestically (almost 70% as of Q2 2019). Spain is a Quadrant I economy and receives a weak overall score – as the 17th most vulnerable economy, weakened by net international investment liabilities of 78% of GDP as of Q3 2019, alongside receiving the 24th poorest mark on external resilience due to high non-resident holdings of government debt and significant foreign-currency-denominated lending in the Spanish banking system.

Among Scandinavian economies – Sweden, Norway and Denmark (all rated AAA/Stable) receive strong scores, with healthy current accounts and robust net international investment positions (NIIPs), as well as developed-market, safe-haven currencies.

The UK ranks as the 9th most vulnerable economy (a modest improvement from 8th most vulnerable in the 2018 report), but nonetheless weighed upon by a wide current account deficit (of 3.8% of GDP in 2019), and sterling volatility in recent years related to Brexit uncertainties. While the UK’s resilience mark is bolstered by sterling’s reserve currency status (4.6% of all global allocated reserves were held in sterling in Q4 2019), the UK ranks overall as only the 25th most resilient country, weakened by high foreign-currency lending in the City of London.

Scope’s Risky-3 in more detail

We next discuss the 2020 risky-3 of Georgia, Turkey and Argentina, as well as Ukraine (as the fourth weakest country in the 2020 rankings) in greater detail.

As was the case in the 2018 update, the weakest country in the 2020 report is Georgia (BB/Negative). Georgia displays high external vulnerability and low resilience to balance of payment crises. The economy has displayed elevated current account deficits, reflecting high investment needs of a developing economy with inadequate domestic savings, a narrow export base, and a dependence on goods imports. The current account deficit has, however, declined from -6.8% of GDP in 2018 to -5.1% in 2019 and has been, moreover, predominantly financed over the last decade by more reliable foreign direct investment (FDI) flows. Nevertheless, Georgia’s small, open economy depends on external financing, as reflected in a large, negative NIIP, amounting to USD 23.8bn or -135% of GDP as of Q4 2019 – a core driver of the weak vulnerability score, alongside the Georgian lari’s volatility in recent years.

External public sector debt, amounting to around 80% of total public debt (with total public debt of 41.4% of GDP in 2019), is denominated in foreign currency (mostly in US dollars or euros), leaving the government balance sheet vulnerable to significant exchange rate fluctuations. Moreover, 58% of government debt does represent concessional multilateral loans, and an ongoing IMF Extended Fund Facility programme institutes a buffer against balance of payment disturbances over the programme duration to April 2021.

While foreign currency transactions inside the Georgian banking sector have declined through the proactive actions taken by authorities in recent years, the level of FX lending and deposits nonetheless remains very elevated at 55% of all loans and 62% of all deposits (mostly in US dollars and euros). FX reserves stood at USD 3.2bn as of March 2020, down slightly compared with USD 3.3bn in March 2019. While reserves’ coverage level of short-term external debt had previously improved, it remains below an IMF adequacy threshold of 100%.

Turkey (BB-/Negative) remains a member of the risky-3 in this year’s list. The Turkish lira is 27% weaker compared with recent August 2019 peaks vs the dollar (trading near 7 against the dollar), which represents a dilemma given 52% of central government debt denominated in foreign currency (meaning FX devaluation automatically feeds through to impairment of public debt serviceability) alongside a significant private sector net FX debt position, which, while cut from February 2018 peaks of USD 223bn, totalled nonetheless USD 175bn as of January 2020. In addition, non-residents hold 39% of Turkey’s government debt.

In data through March, past improvements in Turkey’s trade balance had sharply reversed since 2019 – with much wider recent monthly trade deficits. Official reserves declined to USD 89bn as of 10 April, compared with a 2013 peak of USD 135bn, while – netting out Turkey’s short-term FX borrowings – official net international reserves had declined to USD 26.3bn as of 10 April, from USD 41.1bn at end-2019. Weakened FX reserves mean Turkey is less resilient should capital outflows escalate – and will be an area requiring constant monitoring going forward. Turkey has rejected suggestions of turning to the IMF for support over this crisis.

External sector risks in Turkey are also exacerbated by mismanagement of the economy, in part due to ongoing consolidation of power in the hands of President Recep Tayyip Erdoğan. The policy one-week repo rate has been reduced to 9.75% (from 24% as recently as July 2019) – partly under suspected political influence, resulting in a negative real policy rate in view of March inflation of 11.9% YoY. Accommodative monetary policy had brought lira lending to the domestic economy to elevated levels of +19.1% YoY as of March. Such prevailing macro-economic imbalances sap foreign investor confidence especially in moments of weakness in global sentiment, making Turkey more susceptible to capital outflows that drain reserve stocks, weaken the currency and inhibit the economy. Turkey (BB-/Negative) is the lowest rated issuer in Scope’s rated sovereign universe.

Argentina rounds out Scope’s 2020 risky-3, performing weakly on both assessment axes. Argentina’s public debt increased to nearly 90% of GDP at end-2019, from 56% in 2017, with around 53% of public debt denominated in US dollars. Amid a deep recession in 2020 – exacerbated by nationwide lockdowns since 20 March to impede a coronavirus outbreak in Argentina – President Alberto Fernández announced on 5 April that the government will suspend payments on foreign-currency securities issued in the domestic market for potentially the remainder of 2020 to save remaining resources to support the economy – sliding the government back into selective default – while restructuring talks continue on the side-lines over USD 69bn in foreign-law debt.

Since July 2019 peaks, the Argentine peso has depreciated around 37% against the US dollar and international reserves have dropped by USD 24bn to USD 43.6bn as of March 2020.

Argentina’s private sector is exposed to currency fluctuations in view of elevated foreign- currency-denominated loans outstanding, accounting for 23% of total bank loans.

Moving just off this year’s risky-3 is Ukraine, displayed in Figure 3’s Quadrant I. Ukraine needs to repay around USD 10.7bn in dollar debt over 2020-21, which is significant relative to FX reserves of only USD 23.6bn as of March 2020 (FX reserves have nonetheless increased compared with March 2019 levels of USD 19.6bn). Inadequate FX reserve coverage represents a core danger to Ukraine’s resilience in external crises. Against this backdrop, a continued commitment to reform and cooperation with international financial institutions are keys to maintaining external debt sustainability. The IMF and Ukrainian authorities reached agreement on a new three-year Extended Fund Facility programme of USD 5.5bn in December, which will replace the 14-month Stand-By Arrangement of USD 3.9bn approved in December 2018.

Scope’s Sturdy-3 in more detail

The sturdy-3 represents three economies with the lowest levels of external risk: Taiwan (unrated), China (A+/Negative) and Switzerland (AAA/Stable) – each displaying limited external vulnerability and greater resilience in the event of an external shock.

Taiwan is this year’s most robust economy to external sector risks. Taiwan’s low vulnerability is helped by a very large current account surplus of 10.6% of GDP in 2019. In addition, low volatility of the Taiwan new dollar and a large net international asset position (Figure 6) support vulnerability marks. On resilience, Taiwan’s scores are secured by a robust 2.7x reserve coverage of short-term external debt, low non-resident holdings of government debt, a lack of FX debt in overall government debt and low foreign currency loans in the domestic banking system (with FX loans totalling only 5% of GDP). Taiwan has been one of the most successful countries to date with respect to government mitigation actions in response to the Covid-19 crisis, including aggressive containment, quarantine, and monitoring measures that started early on (in December 2019), creating a response framework for emulation elsewhere in the world. Supported by this, the Taiwan dollar has been stable through this crisis.

China maintains its placement within the sturdy-3 in 2020 with the second strongest overall score in this year’s rankings. This includes status as the most resilient economy in the 63-country sample to external stress factors (up from 3rd most resilient in the 2018 report) alongside 12th least vulnerable of 63 economies (up from 19th). China’s foreign currency reserve stock of USD 3.06trn – by some distance the world’s largest nominal reserve stock – represents 26% of all global FX reserves, presenting the People’s Bank  of China an abundant resource to preserve macro-economic stability and stem balance- of-payment issues. This is even though FX reserve levels declined sharply in March amid global economic stress and remain well off 2014 peaks of USD 3.99trn. Strong reserve adequacy bolsters China’s external resilience, a key credit strength considered in China’s A+/Negative sovereign ratings.

The increased use of the renminbi in the global economy enhances China’s significant external strength. The internationalisation of the renminbi has in the past seen its inclusion in the IMF’s Special Drawing Rights basket of currencies (of five currencies) since October 2016 and the establishment of a new renminbi-denominated Shanghai oil futures market in March 2018. Presently, the share of yuan claims in total global FX reserves stands at 2.0% as of Q4 2019, double the 1.1% as of Q2 2017.

The supervision of China’s financial system remains in a transition stage and the capital account remains largely closed (although gradually opening up), with investors in China’s onshore bond market still predominantly being domestic institutions. Foreign currency denominated government debt amounts to only 2.4% of general government revenues (although foreign currency borrowing is increasing). While China’s comparatively closed, mostly renminbi-premised financial system shields the government from global financial volatility, increased opening to foreign investors and rising demand for foreign currency borrowing from domestic institutions might lower this resilience in the future.

China’s net international investment position peaked in 2007 (at 33.4% of GDP) and has dropped to a still robust +15% of GDP as of Q4 2019. The current account balance has dropped from a peak surplus of 9.9% of GDP in 2007 to 1.0% in 2019, weighed upon moreover by trade conflicts with the United States, higher tariffs on Chinese goods and tariff impacts on export volumes. While reductions in China’s current account support global rebalancing and reduce global risks, a nearly balanced Chinese current account represents a major change in the global economy as China posted the world’s largest nominal current account surplus as recently as in 2015.

However, slower economic growth this year due to the Covid-19 pandemic – which we estimate at about 4% in China with significant downside risk (China grows, for example, only 2% under one alternative scenario) – may nonetheless endanger ambitious goals of purchases of an extra USD 200bn of US goods over the next two years as part of the phase-one trade compromise with the United States and has contributed to weakening the yuan, which now trades above 7 to the dollar. Such events could risk that an unpredictable US government might re-visit the trade truce – which, if so, could test China’s external resilience. Higher capital outflows since H2-2018 are another relevant risk area to track.

Switzerland maintains its role within Scope’s sturdy-3 in 2020 (though falling from the #1 overall rank), ranking as the second least vulnerable economy of 63 countries (down one spot from first in 2018) and the 20th most resilient (up one rank). Since 1981, Switzerland has persistently generated large current account surpluses, which have averaged almost 10% of GDP since 2015, underpinned by the high competitiveness of its exporting sector alongside a large portion of fairly price-insensitive export products, such as in pharmaceuticals. This has helped shape a prodigious net international asset position of 116.2% of GDP at end-2019. Switzerland’s economic resilience to international shocks, including to the 2020 corona crisis (even as cases and mortalities in Switzerland have increased significantly), is supported by the franc’s reserve-currency status and highly liquid capital markets that provide unabated access to liquidity in times of international financial market volatility.

Switzerland’s high national savings, totalling 33% of GDP, support a predominantly resident holding of the country’s government debt, at over 85% ownership of the total. Foreign exposures (claims) of Swiss banks fell steadily after the global financial crisis to USD 1.08trn in Q3 2019 (from USD 2.66trn in Q2 2007). However, a sizeable share of loans denominated in foreign currency (around 40% of total loans) weakens Switzerland’s resilience score.

Most and least at-risk countries in the EU-27

Figure 7: 2020 EU risky-3 and sturdy-3

Top 3 strongest

Top 3 weakest

¹Of the 27 EU member states. ²Change in axis rank since 2018 update adjusting the 2018 results to exclude the

UK from EU rankings (to have a like-for-like comparison).

In the EU, among the least vulnerable countries to external shocks include an EU sturdy- 3 of:

1) Malta

2) Luxembourg

3) Denmark

In addition, Italy, Estonia, Belgium and Germany score well. For Malta, Luxembourg, Denmark and Germany, large positive net external financial assets (with an average NIIP of +66% of GDP in 2019), sustained current account surpluses that averaged 7.5% of GDP in 2019, as well as strong safe haven currencies (in the euro and the Danish krone), liquid capital markets and moderate levels of public debt underpin external positions.

On the other hand, the three most at risk member states of the EU (Figure 7, previous page) are:

1) Cyprus

2) Croatia

3) Romania

Cyprus (BBB-/Stable) is displayed in Quadrant I in Figure 8; Croatia (BBB-/Stable) and Romania (BBB-/Negative) in Quadrant II. Hungary drops off the EU risky-3 roster in this year’s report, with Cyprus taking its place. Greece (BB/Positive), Spain (A-/Stable) and Poland (A+/Stable) represent three other EU countries with comparatively high vulnerabilities to external shocks.

The EU Risky-3 in detail

Cyprus leads the EU risky-3. Cyprus’s current account deficit widened to 6.7% of GDP in 2019, from 4.4% of GDP in 2018. The economy’s external position is characterised by high deficits in its trade in goods (21.5% of GDP in 2019), offset by very high surpluses in services trade (21.3% of GDP), the latter due to Cyprus’s standing in tourism services and as a financial services hub. Nonetheless, current account deficits have resulted in one of the largest negative NIIP levels among EU economies at -116%, alongside very high gross external debt levels of 936% of GDP in Q4 2019, which, nonetheless, still represent deleveraging against a 2015 peak at 1,263% of GDP. In addition, well above 70% of government debt is held by non-residents (Figure 9, next page).

We, however, note that special purpose entities (SPEs) in Cyprus considerably distort the economy’s external position while having limited links to real economic activity: excluding SPEs, the NIIP and gross external debt were more modest at -34.3% of GDP and 262% of GDP respectively as of Q3 2019, even if nonetheless still worse than the euro area average. Importantly, Cyprus benefits from euro area membership, unlike in the cases of peers in the 2020 EU risky-3: Croatia and Romania, giving Cyprus access to credit strengths in crisis moments such as reduced FX volatility and capped borrowing rates deriving from the common reserve currency.

Croatia stands out as a Quadrant II economy in Figures 2 and 8, a characteristic shared, for instance, by Bulgaria (BBB+/Stable). Croatia and Bulgaria are economies with lesser balance of payment vulnerabilities but also less resilient than most nations were a balance of payment crisis to nonetheless occur. As such, while risks for a balance of payment crisis might be lower than in most countries with both economies holding current account surpluses alongside successful, long-standing fixed or managed floating exchange rate regimes against the euro, resilience in a currency crisis, however unlikely, would be more subject to question, with both economies highly euroised – meaning any break in Croatian kuna or Bulgarian lev exchange rates against the euro could threaten financial stability.

Croatia is the 4th least vulnerable economy in the EU (and 10th least vulnerable overall in the 63-country set) but is the EU economy with the weakest scores on external resilience (and 2nd least resilient overall of 63). Croatia’s current account surpluses have averaged over 2% of GDP over the past two years, driven by large surpluses in services trade, while goods trade has been in deficit. Current account surpluses have helped to curtail Croatia’s negative NIIP to -50.8% of GDP as of Q4 2019, from -65.6% in Q3 2017.

Any unforeseen depreciation in the kuna would adversely impact government and private sector balance sheets by raising the value of foreign-currency debt in local currency terms, with 51% of private sector loans and almost 70% of government debt denominated in foreign currency. Croatia’s (as well as Bulgaria’s) resilience to short-term external shocks will be materially enhanced after the countries join the EU's Exchange Rate Mechanism II (ERM II) and, eventually, adopt the euro, a process which both countries are making important progress towards.

Romania remains in the 2020 EU risky-3 as an economy in Quadrant II of Figure 8. Romania’s current account deficit widened modestly to 4.7% of GDP in 2019, from 4.4% in 2018. The current account is expected to remain below -5% of GDP over the 2020-21 period. A high share of foreign-currency-denominated public debt (amounting to 18% of 2019 GDP) and widening fiscal deficits constitute significant risks to Romania’s debt sustainability. The country’s negative NIIP was relatively unchanged at -43.5% of GDP in 2019. Romania’s external sector competitiveness remains a weakness due to high inflation, which is only partly compensated for by depreciation in the Romanian leu.

Annex II: Country external vulnerability score (sorted by rank) and resilience score (sorted by rank)

Source: Scope Ratings GmbH

Source: Scope Ratings GmbH

Annex III: Vulnerability/resilience grid by components, hard figures (sorted by world region)

Source: IMF, Eurostat, BIS, Bloomberg, JP Morgan, national central banks, national statistical offices, ministries of finance, Haver Analytics, Scope Ratings GmbH; *for Venezuela and Vietnam, the data is equal to (total reserves - total external debt) as a % of GDP; **for countries not covered by BIS, data is calculated by multiplying their GDP share in the world by the BIS OTC turnover for residual currencies; ***for Belgium and Japan, data equals foreign-currency-denominated deposits, % GDP.

Annex IV: Indicator definitions and rationale

*The exception is for euro area countries, which receive a fixed score of 7.5 on the resilience against currency crises variable, owing to a lack of currency adjustment flexibility in the event of balance of payment issues (from being in a currency union). This is despite having a strong reserve currency in the euro.

info@scoperatings.com

www.scoperatings.com

Веришь — не веришь

Роберт Гэлфорд, Энн Драпо

Попробуйте поставить такой опыт: спросите руководителей своей компании, можно ли верить им и их ближайшим сотрудникам, и если да, то почему. Почти все ответят, что они и их коллеги, конечно же, заслуживают доверия. Ответы на вторую половину вопроса, скорее всего, будут звучать примерно так: «Я откровенен с подчиненными» или «Она всегда держит слово». Через какое-то время спросите тех же руководителей, смогут ли они вместе с коллегами создать и поддерживать атмосферу доверия в организации. Мы задавали этот вопрос много раз и точно знаем, что они вам скажут: что вряд ли им это удастся.

Чем же объяснить такое противоречие? Давая разные ответы на похожие вопросы, руководители просто подтверждают неоспоримый факт: чтобы создать атмосферу доверия и открытости в компании, нужно нечто большее, чем порядочность и честность каждого отдельного человека. Тут не обойтись без специальных навыков и организационных процедур, а также пристального внимания топ-менеджеров. Наладить доверительные отношения внутри организации гораздо сложнее, чем, скажем, между консультантом и клиентом: здесь они гораздо более хрупкие и уязвимые. Когда вы работаете с клиентом, то более или менее контролируете информацию. А в компании на людей ежедневно обрушивается поток зачастую противоречивых сообщений. С клиентом можно обговорить цели сотрудничества. В компании же разные группы преследуют разные, порой взаимоисключающие цели. Если у клиента возникнут проблемы, он вам обязательно сообщит об этом. Работая в компании и даже управляя ею, вы не всегда подозреваете об истинном положении вещей. Если взаимоотношения с клиентом не сложатся, вы просто разойдетесь в разные стороны. В компании это невозможно, и людям не остается ничего другого, как сотрудничать. Но если, по их мнению, в компании с ними обходятся несправедливо, они редко прощают обиду — и никогда ее не забывают.

Заслужить доверие в компании трудно еще и потому, что в понятие «доверие» обычно вкладывается три разных смысла. Во-первых, его понимают как доверие сотрудников к людям, которые управляют бизнесом и принимают верные стратегические решения (стратегическое доверие). Но достаточно ли знаний у топ-менеджеров, обладают ли они стратегическим талантом, чтобы вести компанию верным курсом? Во-вторых, подразумевается личное доверие, которое сотрудники испытывают к непосредственным начальникам. Справедливо ли они обращаются с подчиненными? Учитывают ли реальные нужды людей, когда принимают решение о развитии бизнеса и ставят интересы компании выше своих собственных? Третий смысл (организационное доверие) — вера в саму компанию, не в конкретные лица. Хорошо ли организованы бизнес-процессы, нет ли в них противоречий, согласуются ли они с общепринятыми нормами? Выполняет ли организация свои обещания? Эти три трактовки понятия «доверие» различаются между собой, и в то же время они взаимосвязаны. Каждый раз, когда подчиненные разочаровываются в своем руководителе, подрывается их доверие ко всей компании, а это очень опасно.

В аналитических исследованиях часто подчеркивается связь между доверием и результативностью компании. Если коллеги доверяют друг другу и своим начальникам, они закрывают глаза на разногласия. Они будут разумно рисковать, по многу работать, засиживаться допоздна в офисе, предлагать интересные идеи и делать больше, чем требуют их должностные обязанности.

Если же они не верят компании и ее руководителям, то будут под любым предлогом отлынивать от работы. Это типичная ситуация — мы сталкивались с ней не раз. Более того, очень часто, когда компании приглашают консультантов, чтобы те помогли выработать стратегическое направление или поднять производительность труда, оказывается, что корень проблемы в доверии, вернее — в его отсутствии.

Как выстраивать доверительные отношения, известно. Нужно следовать старомодным идеям правильного управления: действовать последовательно, открыто и честно, не уходить от сложных проблем и вовремя решать их. Без этого попытки создать атмосферу доверия обречены на неудачу. А кроме того, ее необходимо защищать от любых посягательств, ведь создается она долгие годы, а разрушить ее можно в мгновение. Мы поговорим о том, что угрожает ей больше всего, об утрате доверия и том, как восстановить его.

ВРАГИ ДОВЕРИЯ

Кто же больше всего подрывает доверие? Конкретные люди, скажем, какой-нибудь руководитель, который всегда резко критикует действия и планы топ-менеджмента компании, или отдельные структуры, постоянно порождающие разногласия и даже конфликты. Одни «враги доверия» действуют открыто: например заявляют, что в компании больше не будет сокращений штата, хотя людей по-прежнему увольняют. Другие — скрытно: пересказывают всем подряд приватные беседы, после чего по компании начинают ходить самые невероятные слухи. Подорвать доверие может любое неосторожное слово или неверный поступок руководителей. Но по сути дела кризисы доверия, свидетелями которых мы были, объяснялись одной из нескольких причин.

Непоследовательность. Ничто так быстро не разрушает атмосферу доверия, как непоследовательность, а этим грешат многие руководители всех рангов. Причем проявляться она может не только в компании, но и за ее пределами — в отношениях с клиентами или акционерами. В любом случае последствия ощущают все.

Представим себе начальника, который в мае заявляет подчиненным, что намерен раз в неделю устраивать обеды и в неофициальной обстановке обсуждать насущные проблемы бизнеса и ситуацию на рынке. Он намекает, что активное участие в «круглых столах» будет учитываться при аттестации сотрудников. Но на вторую — а потом четвертую и пятую — неделю он отменяет обед, потому что уезжает командировку, а на седьмую и вовсе отказывается от своей затеи. «Летом все разъедутся, и толку от этих обедов не будет», — говорит он. В октябре он вспоминает про идею обедов и утверждает, что теперь-то наладит регулярные встречи. Как, по вашему мнению, отнесутся к его словам сотрудники? И будут ли они откровенны во время аттестации? Нет. Они уже не поверят своему начальнику.

Топ-менеджеры компании часто дают противоречивые указания разным подразделениям компании. Не так давно мы консультировали крупную финансовую компанию, руководство которой часто повторяло служащим отдела маркетинга, что они должны участвовать в работе всех остальных подразделений наравне с их сотрудниками. Однако руководители подразделений не слышали об этом и третировали маркетологов как «мелких сошек». Почему же руководство не довело свою идею до сведения всех, кого она касалась? Скорее всего, по самым обычным причинам: во-первых, руководство говорит подчиненным то, что они хотят услышать, а во-вторых, часто начальники разных подразделений придерживаются слишком разных взглядов, которые внушают своим сотрудникам.

Существуют простые способы противодействовать непоследовательности (хотя применить их нелегко). Решите, что для вас важнее всего. Прежде чем огласить свои мысли окружающим, проговорите их для самого себя или обсудите с человеком, которому доверяете. Тогда вы поймете, насколько они разумны и ясны, не лукавите ли вы и не берете ли на себя невыполнимых обязательств. Убедитесь, что подчиненные правильно поняли вас. А громкие заявления оставьте для действительно важных случаев.

Двойные стандарты. Если сотрудники считают, что у начальника есть любимчики, то атмосферы доверия в компании никогда не будет. Сотрудники обращают внимание на каждую мелочь — и все подсчитывают. Например, в одном городе у компании роскошный просторный офис, в другом — мрачные тесные клетушки. Наверняка это объясняется объективными причинами, например разными ценами на недвижимость, но сотрудники, которым приходится с утра до вечера ютиться в переполненных душных помещениях, наверняка чувствуют себя ущемленными.

Или предположим другую ситуацию. Два месяца назад гендиректор пригласил на обед назначенного тогда нового заместителя по маркетингу, а утвержденного на прошлой неделе начальника ИТ-департамента — нет. Вероятно, у гендиректора были на то веские основания, но сотрудники ИТ-департамента объясняют его поведение совсем другими, нелестными для их руководителя причинами.

И, наконец, представьте себе, что каким-то отдельным сотрудникам позволяются послабления, хотя все остальные должны придерживаться строгих правил. Вероятно, глава компании считает, что, делая поблажку самым талантливым специалистам, он удержит их в компании. Но он не учитывает, какой эффект это оказывает на других и как он отражается на общей атмосфере в организации.

Неуместная снисходительность. Все знают, что нужно принимать меры против сотрудников, которые воруют, обманывают или недопустимым образом ведут себя по отношению к коллегам. Но уличить их трудно, поэтому начальники часто предпочитают не связываться с ними и делают вид, что ничего не происходит.

Некомпетентность. Любому из нас хотя бы раз приходилось иметь дело с человеком, абсолютно не соответствующим своему положению. Коллеги поражаются, почему его до сих пор не уволили, а подчиненные постепенно как-то приспосабливаются работать с ним, хотя это совсем непросто. Поскольку нерадивые сотрудники сознательно вреда никому не причиняет, руководство смотрит на их непрофессионализм сквозь пальцы, забывая, видимо, что некомпетентность подрывает не только базовые ценности компании, но и доверие всех трех типов.

Не меньший урон доверию наносят вечно недовольные люди. У них всегда есть повод для отрицательных эмоций: их обошли при очередном повышении, или у них незаслуженно низкая зарплата, или им несправедливо не дали премию. Напрямую они не делают ничего плохого, но во всем замечают только темную сторону. Руководство часто не придает этому значения — в отличие от коллег, которые заражаются отрицательным настроем и тоже начинают видеть все в черном свете.

Не менее губительно для атмосферы доверия, если в компании потворствуют капризам сотрудников, которые считают, что благодаря своему профессионализму они «равнее других». Подрывают моральный дух и другие «возмутители спокойствия» — честолюбцы, не считающиеся с коллегами, не умеющие работать в коллективе и ставящие свои интересы выше интересов дела. В обоих случаях нужно подумать, действительно ли такие люди столь важны для компании, что все должны терпеть их.

Иногда таких людей стоит перевести на какое-то более подходящие им место, или заставить их пройти соответствующий тренинг, но порой остается один выход — расстаться с ними. Самое главное, их нельзя не замечать. Сотрудники следят за каждым вашим шагом, и каждый раз, когда вы не пресекаете неподобающее поведение, осуждают вас.

Необъективная оценка. Уволить плохого работника непросто: окажется, что у него отличная характеристика и он получал высокие отзывы на аттестациях. Беда только в том, что эти отзывы не соответствуют действительности. Объективно воспринимать недостатки подчиненных трудно, тем более если вам приходится регулярно оценивать их работу и говорить об их ошибках им в лицо. Тем не менее делать это необходимо. Оставляя в покое никчемного сотрудника, вы деморализуете тех, кто честно работает на благо компании. «С какой стати мне вкалывать? Тот вон вообще ничего не делает, а получаем мы одинаково», — подумает каждый из них. Впрямую с вами говорить об этом не будут, но последствия вы обязательно ощутите: ваши самые сильные сотрудники начнут работать заметно хуже.

Мелочная опека. Доверять другим бывает трудно, особенное если вы перфекционист или трудоголик. Один топ-менеджер, которого мы консультировали, уверял нас, что намерен спустить подчиненным часть своих полномочий. Он привел нового человека на довольно ответственное место, но просто не смог отдать ему часть своей работы, досаждал мелочной опекой и поучал по каждому вопросу, относящемуся, в принципе, к компетенции нового сотрудника. Жизнь нового сотрудника стала невыносимой, он начал избегать топ-менеджера, что сразу же сказалось на качестве работы. Не менее важно и то, что этот сотрудник не мог профессионально развиваться, а за это как раз и отвечают руководители. Если у сотрудников нет возможности расти, они перестают доверять компании и самые талантливые просто уходят.

Замалчивание очевидного. Весьма опасно, если руководство закрывает глаза на очевидные и болезненные для компании вопросы. Например, совершенно неожиданно увольняют кого-то сотрудника. Буквально на следующий день, на очередном собрании трудового коллектива, об этом не произносится ни слова. Компания бурлит снизу до верху, но открыто о происшедшем никто не говорит.

Никогда не закрывайте глаза на то, о чем все шепчутся за закрытыми дверьми. Публично обсуждайте болезненные проблемы, излагайте их суть кратко и честно отвечайте на все вопросы. Не бойтесь объяснить, что не можете открыть все детали дела: сотрудники вас обязательно поймут. Они не поверят вам только в том случае, если заподозрят, что вы что-то скрываете.

Слухи. В сложный для компании период, когда запускается новый продукт или выясняются причины неудачи продуктовой линии, легче всего разрушить хрупкую атмосферу доверия. Сотрудники видят, что происходит нечто важное, но, если им не предоставить всей информации (может, ее пока и нет), они строят догадки. По организации расползаются слухи, чаще негативные, чем позитивные. Временный информационный вакуум — обычное явление в жизни компании, но именно тогда и рождается недоверие.

Что же делать в такой ситуации? Старайтесь говорить с людьми предельно откровенно, даже если вам придется признаться, что вы не знаете, как будут развиваться события. И помните, что чем меньше вы скажете, тем больше вероятность, что вас неправильно поймут.

Майкл Райс, гендиректор Prudential Securities Private Client Group, рассказывал нам о встрече, на которой несколько менеджеров предложили ради усовершенствования деятельности компании провести структурную реорганизацию. Райс, выслушав их, сказал: «То, как вы все это описываете, меня пугает». В комнате воцарилась тишина, конец встречи был скомкан, и все разошлись с тяжелым чувством. Присутствовавший на встрече заместитель Райса вспомнил: после того, как Райс в последний сказал, что напуган, последовали масштабные увольнения. Кто-то услышал эти слова, и, поскольку Райс более подробно не разъяснил свои возражения, сотрудники домыслили их сами.

Мы не призываем руководителей проводить все время в беседах с сотрудниками, но очень полезно хотя бы иногда представлять себя на их месте. Все ли знают они о сложившейся ситуации и как воспримут ваши слова? Достаточно ли вы им сказали? Почему вы были кратки: чтобы не раскрывать всю информацию или вы считаете, что слушатели поймут вас и с полуслова?

Неудовлетворительные результаты. Если компания не добивается поставленных руководством целей, доверие быстро улетучивается. Именно это происходило в Kodak, Polaroid или Xerox в их самые трудные времена. Когда результаты хуже ожидаемых, сотрудники всех уровней начинают нервничать, бояться за свою судьбу. Их все меньше занимают нужды компании и все больше — собственное будущее. Как тут быть? Не давайте невыполнимых обещаний и по возможности откровенно объясняйте подчиненным, почему вы ставите те или иные цели и как компания будет их достигать. Чем больше сотрудники знают, тем больше они доверяют руководству, даже если дела идут плохо.

ДОВЕРИЕ В ТРУДНЫЕ ВРЕМЕНА

Как бы старательно вы ни культивировали доверие в своей компании, в определенный момент потребность в нем ощущается особенно остро. Например, когда в компании идут структурные перемены — слияние, реорганизация или сокращение (или все вместе). Люди хотят понять, что им сулит будущее. Служебные записки и электронные письма топ-менеджеров, прошлые разговоры и услышанные на парковке отрывки фраз — все это многократно обсуждается и анализируется слово за словом. Не удивляйтесь, если ваши слова, даже самые невинные, будут искажать до неузнаваемости, приписывать им глубокий зловещий смысл и на вас же возлагать ответственность за него (хотя вы ничего подобного и не имели в виду).

Легко представить себе, что происходит в компании, руководство которой заявляет, что увольнений не будет, но в конце концов, подчиняясь обстоятельствам, идет на этот шаг. Сотрудникам сообщают о сокращении штата. Они, уверены, что руководство обманывало их и напоминают об «обещании». Однако руководство считает, что никаких обещаний не давало. Формально оно право, но от этого никому не легче. Если вы хотите оказывать сотрудникам моральную поддержку, не обсуждайте с ними их будущее, а относитесь к ним как к нормальным взрослым людям. Если вы не можете не провести сокращение, расскажите им о положении на рынке, из-за которого у вас не остается другого выхода. И, чтобы спустя время вам не пришлось пожалеть о своих словах, особенно осторожно делайте категоричные заявления такого рода:

— у меня нет от вас секретов;

— увольнений больше не будет;

— на этот раз мы все сделаем;

— в результате мы будем сильнее;

— я полностью доверяю нашим топ-менеджерам;

— это самое трудное дело, из тех, что выпадало на мою долю.

Любой кризис независимо от его природы (происшествие, связанное с применением насилия, авария, серьезный дефект продукции) может сильно пошатнуть благополучие компании и подорвать доверию сотрудников. Причем часто главная опасность заключается даже не в самой ситуации, а в действиях руководства. Руководители компании или группа, занимающаяся кризис-менеджментом, обычно настолько поглощены отражением внешних ударов, что не уделяют должного внимания сотрудникам. А это очень опасно, поскольку во время кризиса люди чувствуют себя особенно незащищенными. Они бы и хотели доверять руководству, но оно не дает им повода для этого.

Марк Брейверман, старший вице-президент компании Marsh Crisis Consulting из Вашингтона, считает, что компании, которые хорошо обслуживают клиентов даже во время кризиса, очень часто пренебрегают собственными сотрудниками. Восстановить прежний уровень доходов очень важно, так же как и вывести компанию из-под обстрела СМИ, однако, общаясь с репортерами, акционерами и клиентами, нельзя забывать про людей, которые каждый день выходят на работу. Стремление вернуть бизнес в нормальное русло вынуждает руководителей взаимодействовать с теми, с кем они не встречаются в «нормальной» обстановке. Но сотрудники не могут ждать, пока до них дойдет очередь. Когда вы вспомните про них, может оказаться, что отношения уже испорчены непоправимо.

В чрезвычайной ситуации может растеряться любой, даже самый опытный руководитель. Он ошеломлен, чувствует себя виноватым, ему кажется, что он не справится со своей миссией. Очень трудно вести себя как положено лидеру, испытывая такие эмоции. Но ведь и сотрудники ощущают точно такой же стресс, и им в этот момент особенно нужен человек, следуя за которым, они будут чувствовать себя в безопасности. Если в ситуации кризиса вы ходите чернее тучи, то сотрудники начинают бояться, что компания не выживет, вы, и они вместе с вами, не выберетесь из полосы неудач. Когда все нервничают, доверие исчезает.

Тут не обойтись без посторонней помощи. Если кризис напрямую не касается вас, вам достаточно будет поддержки внешнего консультанта. Но если затронуты ваши интересы, не обманывайтесь: вы не сможете рассуждать трезво и объективно. Понимая это, вы избежите болезненных ошибок и защитите от ненужных тревог сотрудников и акционеров.

Кроме того, ни в коем случае не отступайте. Пусть все знают, что вы сознаете сложившуюся ситуацию и будете информировать всех о развитии событий и своих решениях. Возьмите себе за правило регулярно встречаться с сотрудниками, даже если ничего нового не происходит. Не менее важно, чтобы вы всегда были доступны окружающим и у вас был с ними эмоциональный контакт. Людям нужно знать, что все хорошо — тогда они могут спокойно работать. И они будут смотреть на ваши поступки, наблюдать за вашим настроением. Позвольте себе откровенно и непосредственно проявлять чувства, делитесь своими сомнениями, даже если это не соответствует вашему представлению о поведении, достойном лидера. Если вам кажется, что работу надо остановить на несколько часов или даже дней, в неформальной форме скажите сотрудникам, что вам необходимо осмыслить происходящее и для этого вы берете «тайм-аут». Они не только поверят вам, но и будут следовать вашему примеру.

НАЧАТЬ ВСЕ СНАЧАЛА

Бывают моменты, когда доверие в компании практически полностью утрачено и вы уже не в силах его восстановить. Если вы не собираетесь переходить на другую работу, то у вас остается единственный выход: начать все сначала. В этом случае мы советуем вам действовать последовательно.

Во-первых, поймите, что произошло (это не так просто, как кажется). Чтобы составить собственное мнение, ответьте на несколько вопросов.

— За какое время исчезло доверие? Если это случилось быстро, то не надейтесь быстро восстановить его: люди обычно с трудом прощают обиды. Если доверие утрачивалось постепенно и долго, то попытайтесь найти причины такого развития событий, чтобы предотвратить их в будущем.

— Когда вы узнали об утрате доверия? Когда об этом узнали другие? Если вы знали, что в компании что-то идет не так, но ничего не сделали, чтобы предотвратить разрушение атмосферы доверия, то сотрудники компании будут считать вас предателем.

— Был ли кризис вызван одной-единственной причиной? Если да, то вы наверняка сможете преодолеть его, но не торопитесь упрощать проблему. Помните: в любой организации есть тайные идеологи, и их деятельность может так же подрывать доверие, как и реальные угрозы.

— Было ли разочарование взаимным? Если вы перестали доверять сотрудникам, а они вам, то, вероятно, никто не сможет объективно оценить ситуацию и не будет вести себя честно. Любой человек приходит в ярость, когда обманывают его доверие — это совершенно естественная реакция. Но нельзя давать волю желанию отомстить, отплатить обидчику той же монетой. Немало компаний распалось именно из-за того, что в них наказывали сотрудников, не оправдавших доверие руководителей. Если недоверие в вашей компании взаимно и глубоко, значит, нужно начать формальную процедуру урегулирования конфликта.

Во-вторых, поняв, что произошло, постарайтесь оценить масштабы проблемы. Ясно видя всю картину, вы, скорее всего, примите адекватные меры — образно говоря, не станете вызывать пожарных, если нужно задуть спичку, и не будете с ведром воды пытаться тушить лесной пожар.

В-третьих, как можно быстрее признайте факт утраты доверия и в срочном порядке начните восстанавливать его — в этом случае вы только выиграете в глазах подчиненных. Но осторожно выбирайте слова, помня, что сотрудники будут скептически и пристрастно следить за всеми вашими шагами. Не страшно, если пока у вас нет готовых ответов на все вопросы или детального плана действий: покажите людям, что вы знаете о проблеме и хотите ее решить.

В-четвертых, постарайтесь максимально точно определить, что вам предстоит сделать для восстановления доверия, скажем, наладить — и не на словах, а на деле — взаимодействие между сотрудниками отдела продаж и центрального офиса или поставить на место «зарвавшееся» подразделение. Сформулируйте для себя, что необходимо делать иначе, чтобы добиться успеха. Например: «На ежеквартальной отчетной встрече нужно вдвое меньше времени тратить на разговоры и вдвое больше — на планирование новых инициатив» или «Мы четко распределим роли и ответственность, сформулируем правила поведения в исключительных обстоятельствах, выработаем процедуры урегулирования конфликтов».

Затем перечислите изменения, связанные с организационной структурой, системами, персоналом и культурой, которые необходимые осуществить для достижения ваших целей. Какие новшества вы введете в процедуры принятия решений, обмена информацией, оценки результатов и вознаграждений? Будет ли изменена система подотчетности? Какие подразделения сольются, а какие будут разъединены? Мы не раз видели, как в мгновение прекращается конкуренция между отделами, едва они попадают под начало одного человека, как быстро восстанавливается доверие (и производительность) после увольнения руководителя, который не мог создать атмосферу доверия в своем подразделении.

Основное внимание уделяйте решению практических вопросов. Как осуществить намеченные перемены и инициативы? Какую работу вы должны делать самостоятельно, какую — поручить подчиненным или выполнять общими усилиями? В какие сроки нужно уложиться? Следите за тем, как восстанавливается доверие во всей организации. Помните, что очень важно найти баланс между кратко- и долговременными мерами, уделять внимание всем сотрудникам, а не только непосредственно пострадавшим. Тщательно проанализируйте свой план (представьте его на суд одного-двух человек, которые не участвовали в его создании) — впоследствии это сбережет вам много времени и ресурсов.

Очень трудно определить, что такое — доверие в организации. Его сложно измерить, хотя бы приблизительно. Не просто понять и то, что представляет собой лидер, которому можно доверять. Одни щедро наделены эмоциональным интеллектом, другие кажутся занудами или законченными бюрократами. Все они люди, и даже лучшие из них порой совершают ошибки и тем самым подрывают доверие к себе. Но доверие — важнейшая составляющая эффективности компании. Создание доверия, его поддержка и восстановление (если оно было утрачено) — одна из основных задач каждого руководителя компании. Здесь мы в истинном свете представим некоторые подробности жизни компаний

Не бывает приватных разговоров. Мы совсем не хотим посеять в вашей душе недоверие ко всем вокруг, вероятно, у вас есть искренний друг, который умеет держать язык за зубами. Но в принципе вы должны понимать, что ваши слова в конце концов дойдут до тех, для кого они не предназначаются.

Не бывает случайных разговоров. Вашим самым безобидным высказываниям всегда будут приписывать глубокий смысл.

Люди часто слышат то, чего больше всего боятся. В определенных ситуациях всю организацию охватывает настоящая паранойя: сотрудники извращают все ваши замечания и поступки.

Обиды не забываются очень долго. Возможно, вам придется извиняться за поступки, совершенные не вами, и за события, произошедшие еще до вашего появления.

Ни одно доброе дело не останется безнаказанным. Даже если вы действуете с лучшими намерениями и делаете все наилучшим образом, всегда кто-нибудь будет недоволен вашими действиями или их результатами.

Третий закон Ньютона применим далеко не всегда. Ньютон сказал, что всякое действие вызывает равное по величине и противоположно направленное противодействие, но в реальной жизни бывает наоборот. Вам кажется, что вы не делаете ничего особенного, но получаете сильнейший отрицательный отклик. Или вы уверены, что произвели очень важные и глубокие перемены, а окружающие почти не замечают их.

How to use MoSCoW

By Simon Buehring 

The MoSCoW prioritisation technique is used on agile projects to help prioritise tasks. It’s an incredibly useful method that non-agile projects can benefit from too. It's taught as a core component on an agile project management course.

Read this article to learn more about MoSCoW and how to use it.

What is MoSCoW?

MoSCoW is a prioritisation technique commonly used by agile project teams. It stands for
Must
Should
Could
Won't
and helps teams understand which requirements or tasks they should focus on. MoSCoW was invented by Oracle employee Dai Clegg in 1994 and is the most common prioritisation technique used on agile projects.

Though MoSCoW is often used to prioritise customer’s requirements on projects, it can also be used outside of projects. For example, to prioritise business as usual work within an organisations or to prioritise jobs to do at home in your personal life.

If you’re learning about agile project management, MoSCoW is one of the many key agile techniques which you need to understand. It’s one of the techniques covered on the popular AgilePM courses.

Why should I use it?

Using MoSCoW is a highly effective way for a project team to prioritise its work. Focussing on the most important tasks means they can get the main components of the project finished quickly, before the fancy bits are added later. It keeps the entire team on the same page, ensuring everyone knows what is being worked on.

Using MoSCoW also means both customer and project team might decide that some requirements don’t even need to be there. It helps cut out unnecessary things and keeps things lean, agile and simple. MoSCoW is one of the aspects of agile that helps the team minimise wasted time, effort, resources and money.

How to use it

MoSCoW is simple to use. Firstly, you’ll need a list of the customer’s requirements. A great way to use MoSCoW is in a workshop with users. Brainstorm a list of requirements, writing each one on a post-it note and then apply MoSCoW.

It is also commonly used during Scrum planning meetings to prioritise user stories for the next sprint.

So, with your list of requirements, ask whether each requirement is one of the following:

Must

A requirement which must be completed and is vital for the project’s success. Without this requirement, the project will likely fail.

Should

Whilst these requirements are important, they can be delayed if time, resources or money are tight. They are not as time-critical as musts.

Could

These requirements are not necessary, but they can be completed if there’s enough time.

Won’t

These requirements are the least critical and can be completed at a later stage.

Let’s use an example. Your customer wants a new e-commerce website for their small clothing business. Their requirements for this project are:

• It needs a homepage
• It needs product pages
• Each product needs a photo and description
• There needs to be a shopping cart
• There needs to be an about us page
• There needs to a be a terms & conditions, returns page
• There should be a banner with special deals
• There should be live chat
• It would be nice to have social media buttons
• It would be nice to have a pop up for subscribing to mailing lists
• Perhaps there can be a blog, but not sure

Using MoSCoW, you might want to prioritise these requirements like this:

Must

Homepage, product listings, product photos and descriptions, shopping cart, about us page, returns page, terms & conditions page.

Should

Banner and live chat

Could

Social media

Won’t

Blog

Once prioritised, your team will know which requirements to work on first. To help keep everyone on the same page, it’s highly recommended you use a Kanban board. This can be a physical board in the office, or you can investigate digital boards, such as KanbanFlow and Trello.

Summary

Overall, the MoSCoW technique is an excellent tool for any agile project team. It brings focus and simplicity to everyday work, cuts down on wasted time and effort, and keeps everyone working towards the same goals. It can even be used outside projects on business as usual activities.

4 mindsets leaders should keep in mind