Продуктивность работы бизнеса в период отпусков

 

Разумеется, в летний период общая продуктивность работы бизнеса в «среднем по больнице» неизбежно, падает. Происходит это по нескольким вполне объективным причинам, хотя и субъективные тоже никто не отменял. Основные выглядят как-то так:

1. Непосредственно отпуска (каждого конкретного сотрудника). Обычно уже за неделю до отпуска продуктивность работника начинает падать, особенно, если он занимается не реактивной, а проактивной или какой-то творческой работой. Это происходит потому, что человек уже мысленно в отпуске или, как минимум, его мозг занят планированием и проработкой связанных с отпуском задач. После, когда сотрудник выходит из отпуска, ему тоже нужно время на погружение в работу (о том, как не «выпадать» из рабочих процессов полностью, напишу ниже). В итоге что получается: неделя тут, неделя там, плюс время самого отпуска – практически целый календарный месяц «выпадает».
2. Отпуска смежных сотрудников. Часто нужно получить какую-то информацию от смежного сотрудника (от которого зависит дальнейшее продвижение по проекту), а он в отпуске. Это тоже тормозит работу. Но даже если фактически сотрудник на связи и информацию мог бы дать, то в случае неготовности отпуск можно использовать в качестве оправдания.
3. Ну, и высокую температуру «за бортом» тоже не нужно списывать со счетов - она тоже на продуктивность влияет не лучшим образом. Ведь, как правило, изнурительная жара в условиях города и напряженного рабочего графика переносится куда более дискомфортно, чем на природе.

Что можно сделать для того, чтобы падение продуктивности было менее значимым – исходя из личного опыта:

На личном уровне

а) отметьте в своём календаре отпуска тех коллег, которые могут повлиять на ваши проекты и учитывайте это при сотрудничестве. Например: понимая, что сдача очередного этапа работ выпадает на период отпуска или неделю после него, договаривайтесь о смене даты или учитывайте, что работа не будет выполнена вовремя;

б) сделайте отметки в планировщике/календаре о заместителях на период отпуска. Вам нужно точно понимать, кто кого замещает на период отсутствия;

в) перед своим отпуском, коллегам, которые будут вас замещать, следует подготовить подробный список того, что им нужно выполнять и контролировать в ваше отсутствие;

г) я рекомендую полностью делегировать полномочия и ответственность на период вашего отпуска, так вы поймёте, есть ли у вас в действительности эффективные заместители, или так… помощники;

д) составьте для себя перечень контрольных точек, которые вам нужно контролировать раз в неделю (не реже и не чаще) и либо звоните и спрашивайте, либо просите отчёт по этим точкам. Это важно конкретно для вас, так как не выпадать из рабочего процесса полностью и сохранять понимание того, что происходит в ваше отсутствие - значительно разумнее. Чаще, чем раз в неделю, обсуждать рабочие вопросы тоже не стоит - это уже будет не отдых, а «удалёнка». Реже - есть риск, что какой-то вопрос успеет выйти из-под контроля и привести к тяжёлым последствиям;

е) телефон в отпуске рекомендую держать в беззвучном режиме и проверять раз в несколько часов, ну или пользоваться блокировщиками;

ж) отпуск хорошо использовать для регенерации вдохновения и мотивации. Обычно я это делаю за счёт чтения. Пол отпуска читаю художественную литературу, вторую половину - деловую. Отпуск - отличный период, чтобы «нагнать» отставание в списке литературы, который вы ставили за цель прочитать за год.

Из практических моментов это, пожалуй, всё. Отпуск, всё-таки, а значит, отдых в приоритете!

На уровне коллектива

а) у каждого, кто идёт в отпуск, должен быть коллега, который полностью проинструктирован и может качественно его замещать. Отсутствие такого сотрудника - «черная метка» для руководителя подразделения;

б) обратите внимание на «пересечение» отпусков сотрудников. Обязательно (!) должен быть график отпусков, который обеспечивает сохранение работоспособности коллектива (отдела, компании) на период. Причём, даже с учётом того, что кто-то внезапно заболеет. Приведу пример: если в отделе есть руководитель и 3 сотрудника, то в период времени в отпуске не может быть больше одного сотрудника. Хотя, теоретически, можно было бы отпустить и двоих - с учётом снижения деловой активности летом. Но этот второй сценарий не учитывает, что есть ещё и другие причины отсутствия: болезнь или болезнь ребёнка, какие-то семейные обстоятельства экстренного порядка, ну и прочие форс-мажоры;

в) в некоторых компаниях, где летом рабочая активность и нагрузка сезонно высокие, имеет смысл компенсация сотрудникам разницы стоимости летнего отпуска в зимние месяцы. С тем, чтобы поспособствовать зимнему отпуску сотрудников, благо, есть Египет☺ Например, тем сотрудникам, которые не берут отпуск в летние месяцы, можно предложить оплату 50% зимнего отпуска. В целом для компании это может быть выгодно.

https://bit.ly/3OYDiEM

Дмитрий Пасечник
основатель группы компаний «Техподдержка»