GTD. Карта рабочего процесса

 

Как работать в рабочее время

 

Несколько лет назад один из клиентов обратился к нам с запросом: "Помогите справиться с этим хаосом вокруг. У меня в последнее время усиливается странное ощущение, что я могу нормально работать только до начала рабочего дня, после окончания рабочего дня и по выходным дням".

Мы провели хронометраж времени менеджеров среднего звена, и оказалось, что полезное время их работы составляет 3 часа 27 минут из 8-часового рабочего дня! Все остальное время тратилось на многочисленные переключения, потери и прерывания.

Чуть позже мы нашли многочисленные исследования, что прерывания на работе стоят экономике США 588 миллиардов долларов в год. В офисных пространствах США отвлечения крадут 40-60% самого продуктивного рабочего времени. Примерно 3-5 часов каждый день! И точно к таким же результатам в ходе наших исследований мы пришли в России.

В этой статье мы расскажем о главных причинах, почему же не получается работать в рабочее время, и что с этим делать.

1. Расфокусировка на второстепенные задачи

Представьте себе такую ситуацию: Вы не спали 36 часов. День, ночь и еще день. И вот вам дают 24 часа, чтобы выспаться. Хватит ли этого времени? Конечно да, скажет большинство! Но есть нюанс: каждые 5 минут вас будут на одну секунду будить. Это займет в сумме всего 5 минут из предоставленных 24 часов, и 23 часа и 55 минут вы можете спать. Не правда ли, сложно придумать более мучительное испытание? Но ведь интеллектуальная деятельность очень похожа на процесс сна: подготовка, фокусировка, создание ценности в состоянии потока, чувство удовольствия от полученного запланированного результата.

Когда мы задаем на наших тренинг-сессиях участникам вопрос, есть ли у них ощущение утром, когда они планируют свой рабочий день, что сегодня они обязательно все успеют сделать, то, как правило, большинство участников с улыбкой поднимают руки. Ведь в начале дня наш план дня выглядит вот так:

рис. 1.  Как мы обычно планируем. Крупные блоки задач - цветные прямоугольники

А потом наступает рабочее время, вступает в свои права повседневный хаос (автор этого термина - Александр Фридман). Когда мы задаем следующий вопрос на тренинг-сессии, кто часто испытывает чувство вины в конце рабочего дня, что опять ничего не успел - почти все снова поднимают руки. Потому что обычно рабочий день выглядит как-то так:

рис.2 Как мы обычно работаем

Важные дела делаются до начала рабочего дня и после его окончания, и даже в этом случае часто не удается успеть самое главное. Ведь каждое переключение, даже на 1 секунду, стоит в среднем около 2 минут времени, пока внимание быстро переключится с одной задачи на другую и обратно и полностью сфокусируется. И чем сложнее задачи выполняет сотрудник в течение дня, тем больше времени и энергии уходит на переключение внимания.

Все эти многочисленные "Есть секунда?", "Не отвлекаю?", "Можно тебя на 5 секунд?" стоят на самом деле гораздо дороже, чем одна или пять секунд. И непонимание этого является одной из причин хаоса в организации.

2. Непонимание стоимости хаоса

Когда самолет тратит максимальное количество топлива? При взлете и посадке. Аналогично, человек тратит максимальное количество энергии при переключении между задачами. Когда же мы находимся на эшелонной высоте (вошли в состояние потока), то энергия тратится незначительно и работать в таком состоянии продуктивно можно долго.

Разберемся, как работает процесс переключения внимания. Для этого представим структуру нашего внимания в виде такого своеобразного прицела:

Представьте, что у каждого человека есть станок, который решает интеллектуальные задачи. Это головной мозг. И он устроен следующим образом:

Есть зона сознания, в которой находится решаемая задача. Это центр прицела. В этой зоне может находится одна и только одна решаемая задача. Например, если мы ведем автомобиль, то мы сфокусированы на процессе вождения. Или если мы пишем новое коммерческое предложение, готовим отчет, планируем будущее. Одна и только одна задача.

Есть зона предсознания, которая помогает нам фокусироваться на решаемой задаче. Как правило, в этой области находится знаменитое "семь плюс/минус две" мысли, которые обеспечивают возможность фокуса на решаемой задаче. Это "семь плюс/минус два" очень сильно зависит от текущего уровня энергии человека. 

Например, при вождении автомобиля мы обращаем внимание на дорожные знаки, пешеходов, разметку дороги, показания приборов, ближайший поворот, показатели навигатора, зеркала заднего и бокового вида. Если есть энергия (семь плюс два), то можно еще послушать аудиокнигу или поболтать с пассажиром. Если лишней энергии нет (семь минус два), то поездка, скорее всего, будет происходить в тишине или с фоновой музыкой. Никаких аудиокниг Достоевского или серьезных разговоров.

Еще пример: если вы сфокусированы на написании коммерческого предложения, то в зоне предсознания у вас может находиться конечная цель, ограничения политики продаж, результаты разговора с клиентом, потребности клиента, специальные предоставленные условия, и, конечно, обещание до 18:00 обязательно отправить предложение клиенту на почту.

Есть зона бессознательного, в которой находится все, о чем вы сейчас не думаете, но можете начать думать в следующий момент. Условно, количество информации там настолько огромно, то будем считать его бесконечным. 

Представим процесс фокусировки внимания для наглядности вот так:

Что происходит при переключении внимания? Из бессознательного мы достаем нужные мысли, а из предсознания текущие мысли - убираем.

Если задача, на которую мы отвлекаемся, простая, то мы можем сохранить часть информации в своей зоне внимания и включиться обратно быстро. Если переключение неожиданное, эмоциональное, то мы переключаемся полностью, тратя на это время и энергию. А потом тратим время и энергию на обратное переключение.

Такое переключение может занимать разное количество времени. Чем сложнее задача, тем больше времени нужно на переключение. В среднем можно принять время, необходимое на переключение внимания и новую фокусировку, равным примерно 2 минутам.

Если брать среднее количество отвлечений в день, равным 100, и каждое в среднем по 2 минуты - то получается уже более 3-х часов! Плюс снижение энергии во второй половине дня, так как каждое переключение забирает энергию.

Секрет эффективной работы: это умение концентрировать внимание на самой главной приоритетной задаче и не переключаться ни на что до тех пор, пока задача не будет сделана. Несмотря ни на какой внешний хаос.

Что из себя представляет этот хаос? Это постоянные отвлечения, которые особенно актуальны для офисных сотрудников. И первый из них - это общий кабинет (Open Space), где вместе работают сотрудники.

3. Хаос в общем кабинете или OpenSpace

Самое неожиданное место, где наши клиенты находят существенные резервы повышения продуктивности - это общий кабинет (Open Space). Сталкивались ли Вы со следующими ситуациями:

- постоянные звонящие и отвлекающие от дела телефоны;

- эмоциональные переговоры прямо на рабочих местах;

- телефонные разговоры вокруг сидящих сотрудников;

- постоянные крики сотрудников через весь OpenSpace, в том числе нецензурные;

- звонящие без ответа телефоны ушедших с рабочего места сотрудников;

- банальная невоспитанность сотрудников;

- недостаток движения и физической активности;

- недостаток положительных эмоций;

- гнетущая атмосфера в офисе;

- недостаток солнца зимой.

Этот список еще можно продолжить. И каждая из этих ошибок стоит переключения внимания, приводит к потерям времени и энергии.

Но внешние факторы - это еще не все. Часто мы сами являемся причиной того, что не удается поработать в рабочее время.

4. Постоянное чувство вины из-за невыполненного плана на день

Почему многие испытывают в конце рабочего дня чувство вины? Причиной являются плохие навыки личного планирования времени. А как правильно? Чередовать оперативную работу (хаос) и зоны максимальной фокусировки. Например, так:

Для этого очень важно договориться с самим собой и не отвлекаться во время выполнения сфокусированной работы.  А потом сразу целым блоком решать все накопившиеся оперативные вопросы. И реалистично принимать решение, задерживаться после работы, чтобы выполнить серую задачу, или перенести ее на следующий день.

Рекомендуемое соотношение времени оперативной работы и времени сфокусированной работы - 40% на 60%.

Если в компании есть культура личного планирования, то на этом фундаменте можно создать корпоративную культуру планирования времени и назначения встреч.

5. Хаос в назначении встреч

Во всех компаниях менеджеры как-то планируют встречи. Но в большинстве компаний, к сожалению, мы часто встречаем следующие ситуации:

- принцип открытых дверей превращается в принцип "проходного двора";

- встречи назначаются по телефону, часто это занимает много времени;

- перманентный форс-мажор: постоянные случайные неконтролируемые встречи;

- нет единого информационного инструмента для планирования времени;

- встречи, которые не укладываются в тайминг.

Для того, чтобы преодолеть эти ошибки, важно друг с другом договориться о правилах назначения встреч. Например, открыть друг другу электронные календари и назначать встречи заранее на свободное место в календарях друг друга.

Если каждый менеджер умеет планировать свое время, то назначать встречи можно будет гораздо быстрее. А если таких встреч в неделю наберется десяток, то экономия составит 10 минут в неделю - это почти час в месяц.

Но назначение встреч - не самый частый вид коммуникаций по сравнению с почтой и звонками. Вот где просто кладезь возможностей по повышению оперативной управляемости. 

6. Потеря информации при коммуникациях

Признайтесь честно, как часто вы встречаете следующие ситуации:

- постоянные срочные телефонные звонки вместо почтовых сообщений;

- ощущение, что письма уходят как "в черную дыру";

- по теме письма Вам непонятно, что от вас хотят;

- много разных вопросов в одном письме;

- постоянные отвлечения на новые письма;

- кто-то использует почту, а кто-то – нет;

- достигнутые договоренности не фиксируются и не выполняются;

- сотрудники не перезванивают на пропущенные звонки.

И каждая из этих ошибок при исправлении сулит выгоды в десятки минут в неделю! Как их исправить? Договориться! Например, "Одно письмо - одна тема!" или "Формулируем письма в результат-ориентированной форме: начинаем с глагола и заканчиваем результатом".

Если культуру эффективных коммуникаций создать не так сложно, то с эффективными совещаниями все сложнее.

7. Неэффективные совещания

Хорошее совещание должно давать энергию. То есть люди должны выходить с совещания гораздо более сфокусированными и энергичными, чем они были до совещания. К сожалению, часто мы видим ситуацию наоборот. Почему это происходит? Вот некоторые причины:

- в компании решение всех вопросов смешаны в одно совещание;

- совещания начинаются и заканчиваются не вовремя;

- не определены роли участников совещания;

- долго формируется (или вообще не формируется) протокол совещания;

- неподготовленные совещания;

- "срочные" совещания;

- участники совещания постоянно отвлекаются во время совещания;

- нет времени работать - потому что в день 8 совещаний.

Результатом совещаний являются задачи участникам совещания. И здесь мы сталкиваемся со следующей причиной того, что не получается работать в рабочее время.

8. Невыполненные и просроченные задачи

Эта тема уже сложнее, чем предыдущие. Ведь для того, чтобы понять, почему задачи не выполняются в срок, надо сначала понять, какие это задачи - административные поручения, процессные заявки, проектные задачи или функциональные.

Когда сотрудники компании смогли увидеть различия между административными поручениями, процессными заявками, проектными и функциональными задачами, можно уже настраивать правила субординации.

9. Нарушение субординации

Главными ошибками субординации мы можем назвать:

1. назначение задач "через голову" руководителя;

2. назначение двух ответственных за выполнение одной задачи;

3. постоянные обвинения друг друга "кто виноват?" вместо постоянного улучшения "что виновато";

4. диктатура на этапе принятия решения и демократия на этапе его выполнения;

5. все отвечают за все и никто ни за что: непонятны и размыты зоны ответственности;

6. искажение информации по ходу ее следования;

7. неконструктивная борьба за власть руководителей на глазах у подчиненных;

8. нереализация проектов улучшения из-за доминирования оперативной работы

Этот список тоже можно продолжить. 

Но все вышеперечисленные правила не помогут начать работать в рабочее время, если в компании нет культуры игры по правилам. 

Этот список тоже можно продолжить. Как настроить правила субординации Вы можете прочитать из моей статьи "О правилах субординации".

10. Правила вообще не работают

Первые лица редко когда осознают всю сложность ситуации с оперативным управлением. Они обычно огорожены личными кабинетами, строгими секретарями. А вот у их подчиненных уже начинаются очень большие потери.

К сожалению, во многих компаниях в начале нашего сотрудничества мы видим ситуацию, когда все сотрудники, в том числе высшее руководство, безразлично к правилам. "Даешь добычу!", "Где деньги?", "Результат превыше всего!" - вот что зажигает многих менеджеров.  Правила же создают эффективность. Но правила не дают энергию. Они дают возможность не тратить энергию зря, не повторять уже сделанных ошибок, работать в рабочее время.

Что выбираете Вы - решать Вам.

p.s. для удобства мы систематизировали основные ошибки оперативного управления в виде вот такой интеллект-карты. 

Сергей Бехтерев

https://tinyurl.com/4x24t29p

Как управлять непрерывным потоком входящей информации?

 

Воспользуйтесь этими лайфхаками при обработке своей электронной почты и вы сократите время на работу с почтой в 2 раза

1. Видеть любое письмо в папке Входящие один раз

Часто много времени тратится на чтение одного и того же письма без принятия решения.Гораздо эффективнее всегда принимать решение в отношении каждого нового письма:

• Если письмо не требует действия – перенести его в Архив. Зачем тратить на него ресурс внимания во время следующей проверки? В Архив!
• Если письмо требует небольшого действия  меньше 2 минут – сделать его сразу же! Иначе в дальнейшем Вы потратите на включение и анализ этого письма больше времени. Сделать сразу!
• Если письмо требует много времени (больше 5-10 минут), то имеет смысл перетащить письмо в Календарь и отдельно запланировать на работу с ним время

Применение этого простого алгоритма  позволяет уменьшить количество писем во Входящих… до 0!

2. Договоритесь со своими коллегами о результато-ориентированной формулировке всех писем. 

Часто сотрудники тратят много времени просто на то, чтобы понять, зачем это письмо пришло, что от них требуется, что конкретно надо сделать. Примерно 10 секунд на каждое письмо. Если писем в день 60 штук, то только на понимание цели письма может уходить 10 минут! 
Если формулировка письма начинается с глагола и отвечает на вопрос «Что конкретно сделать» - то обрабатывать входящую почту становится легче. Посмотрите: «Согласовать договор» вместо «Re: наш вариант», «Принять решение до 18:00» вместо «Что делать?!», «Отправить платеж в Гамма» вместо «Гамма: платежки».

3. Письма, требующие действия – попадают в папку «Кому». Все остальное – в папку «Информационное»

Чем выше уровень топ-менеджера – тем больше у него писем, которые требуют его внимания, но не требуют действия. Поэтому эти письма следует читать реже, один раз в день, в то время как письма, требующие действия, нужно читать постоянно.  Просто разграничьте эти два потока писем по разным папкам с помощью соответствующей настройки автофильтрации по папкам и внедрения вышеописанного корпоративного правила. 
Эти три лайфхака реально могут помочь уменьшить время на работу с почтой в два и более раза. 
Разграничьте потоки электронной почты, конкретизируйте, очистите почтовый ящик до нуля Входящих! 

https://tinyurl.com/59m9b4d5

Тайм-менеджмент: эффективные методики управления временем

 

Бывает, что список дел становится очень большим, и не понятно, за что браться в первую очередь. В такой ситуации грамотно распланировать задачи поможет тайм-менеджмента. Что это такое, и какие техники и методики управления временем существуют, — разберемся в этом посте.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это особый подход к распределению времени. Он помогает грамотно планировать загрузку и расставлять приоритеты, а не гнаться за идей “успеть все”. Особенно эти навыки актуальны в условиях быстро меняющегося мира: когда в потоке информации, процессов и событий бывает непросто сохранить фокус.

Люди используют разные инструменты, чтобы сосредотачиваться на задачах и целях, не распыляясь на второстепенные вещи. Но прежде чем перейти к конкретным способам, отметим общие идеи, которые лежат в основе тайм-менеджмента.

• Мы управляем временем, а не оно нами. У всех нас одинаковое количество часов в сутках. Но вот как ими распорядиться и потратить свой ресурс — каждый решает сам.
• Часто время сравнивают с рекой, но это не значит, что нужно всегда плыть по течению. Иногда полезно расслабиться и довериться потоку. Но это лучше делать, когда умеешь плавать и точно знаешь, куда тебя несет.
• Управление временем стоит на трех китах: планирование, постановка целей, самоорганизация.
• Тайм-менеджмент не требует особых знаний. Его приемы простые, а иногда даже слишком очевидные. А вот чего он действительно требует, так это внутренней дисциплины и желания работать над собой. Управлять временем — это навык. И нужно регулярно практиковаться, чтобы его развить и сделать частью жизни.

Принципы тайм-менеджмента

Все методы управления временем включают в себя 3 компонента:

• Расстановка приоритетов. Прежде чем приступить к выполнению задачи, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная.
• Планирование. Важно не только выделить приоритетные задачи, но и прописать конкретные сроки их выполнения. Для этого внести задачу в свой график и отметьте дедлайн.
• Структурирование. Все задачи стоит разделить на подзадачи, чтобы было проще отслеживать прогресс и продвигаться к цели.

Секреты управления временем

Есть 5 правил, которые помогут быстрее освоить эффективный тайм-менеджмент.

Найти свою мотивацию

Мотивированный человек умеет выполнять даже не самые интересные и вдохновляющие задачи. Одного мотивирует большая цель и результат. Другого — возможность влиять на развитие продукта и компании. Третьему важно, что он может максимально раскрыть свой потенциал и научиться новому.

Так что важно найти свои личные источники мотивации, чтобы показывать стабильный результат на длинной дистанции.

Регулярно отдыхать

Согласно принципу Парето 20% усилий дают 80% результата. Так что тратить все свои силы на беспрерывную работу — не самый лучший план. Ведь, таком режиме все равно теряется концентрация, а эффективность падает.

Если какое-то время вам пришлось много работать, устройте себе более продолжительный отдых. Усиленная работа без перерывов быстро ведет к выгоранию и в долгосрочной перспективе приносит минимальный результат.

Научиться говорить «нет»

Нет ничего плохого в том, чтобы подстраховать коллегу со срочной задачей, или выполнить небольшую просьбу подруги. Но если просьбы окружающих начинают вызывать дискомфорт, а помогать им приходится всегда в ущерб себе, то пора установить границы. Первое время это будет нелегко: вы не привыкли отказывать, а окружение — слышать ваши отказы. Но с каждым разом говорить «нет» будет все проще, как и находить баланс между своими потребностями, и помощью другим.

Избавиться от «пожирателей времени»

К этой категории можно отнести все, что отвлекает вас от запланированного дела и занимает необоснованно много времени. Это может быть листание соцсетей, слишком разговорчивый коллега по соседству, знакомые, которые любят звонить и бесцельно болтать.

Чтобы рассчитать, сколько времени ежедневно вы тратите впустую, в течение недели записывайте в блокноте последовательность своих действий и количество отведенных на них минут/часов.

Упорядочить окружающее пространство

Проведите в доме генеральную уборку и выбросите/раздайте ненужные вещи. На вашем рабочем столе, в том числе и офисном, должен быть идеальный порядок.

То же самое касается и содержимого сумки. Упорядоченность помогает эффективнее управлять временем. В результате вы не только гораздо быстрее находите нужную вещь, но и чувствуете себя максимально собранным.

Популярные методы тайм-менеджмента

Ниже описаны основные техники управления временем, которые стали базой для множества методик тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра (4D)

Это один из лучших методов управления временем, который используется для расстановки приоритетов и распределения задач.

Его основа сформулирована президентом США Эйзенхауэром: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Матрица Эйзенхауэра предлагает все задачи делить на 4 категории в зависимости от степени их срочности и важности:

• Срочные и важные – то есть необходимые. Такие задачи нужно выполнить здесь и сейчас. Обычно времени на их выполнение мало, поэтому и браться за них надо сразу. К ним можно отнести все, что касается здоровья и безопасности. Рабочие вопросы, невыполнение которых критично влияет на результат и общие цели компании.
• Несрочные и важные. В идеале они должны быть основой ежедневной рутины. Предполагают планирование и выполнение без спешки. Если основную часть времени вы уделяете именно таким задачам, то значит что с организаций личных и рабочих дел у вас все в порядке. Только здесь тоже не стоит сильно расслабляться, а то дела из этой категории перейдут в “горящие”.
• Срочные и неважные – требующие делегирования. Выполнить их нужно, однако, лучше, если этим займется кто-то другой. Иначе есть риск исчерпать свой внутренний ресурс. Например, вряд ли крупному предпринимателю стоит самостоятельно раздавать на улице листовки, чтобы сэкономить немного денег. Логичнее поручить это дело кому-то, а в это время заняться тем, что кроме него действительно никто не сделает.
• Несрочные и неважные. Их можно выполнить позже, когда будет свободное время, или вообще отказаться от их выполнения. Пример – регулярное пролистывание ленты новостей в социальных сетях.

Важно следить, чтобы в каждом пункте у вас всегда было не больше 8 задач.

Техника подойдет руководителям, менеджерам и людям, которые нуждаются в расстановке приоритетов или столкнулись с большим объемом работ и не знают, как к нему подступиться.

Timeboxing

Это достаточно простая методика тайм-менеджмента. Ее суть в том, что весь день нужно разбить на блоки — временные боксы. Один тайм-бокс — одна задача: вы фокусируетесь только на этом деле и не отвлекаетесь на другие вопросы. А как только отведенное время закончиться, то переходите к задаче в другом боксе, даже если предыдущую не удалось завершить.

Как использовать таймбоксинг

• Составить список задач. Выписать все, что вам нужно и хочется сделать.
• Определить сроки и приоритет. Весь список нужно отфильтровать. Наверняка, у каких-то задач будут более сжатые сроки или более высокий приоритет. Если хочется очень четко рассортировать задачи, то можно использовать матрицу Матрицу Эйзенхауэра, о которой мы писали выше.
• Составить расписание. Блоки нужно планировать сразу на всю неделю. Проще всего это делать в календаре: расписание всегда под рукой в телефоне и на компьютере. Еще один плюс — календарь напомнит, что пришло время переходить к другой задаче.

Такая техника подходит тем, кому трудно долго фокусироваться на одной задачи. Переключение между блоками помогает разгрузить мозг и не застрять в рутине.

Также это хороший способ борьбы с прокрастинацией. Например, задача сложная и непонятно, сколько времени на нее нужно, поэтому и браться не хочется. А если знаешь, что тебе не весь день за ней сидеть, а всего 50 минут, то начать проще.

Техника Помидора

Это одна из самых популярных техник тайм-менеджмента. Она направлена на устранение прокрастинации, поддержание достаточного уровня продуктивности и концентрации внимания в течение рабочего дня. Технику изобрел Франческо Чирилло в конце 1980-х.

Метод предполагает чередование 25 минут работы без отвлечений на посторонние помехи и 5 минут отдыха. Такой тридцатиминутный период (25 мин работа + 5 мин отдых) и называется помидором. По этой технике человек работает как бы короткими спринтами.

Порядок действий:

• Определиться с тем, какую задачу необходимо выполнить прямо сейчас.
• Установить таймер на 25 минут.
• Без перерывов работать над задачей до тех пор, пока таймер не сработает.
• Отвлечься на 5 минут.
• Вновь продолжить работу и установить таймер на 25 минут.
• После четырех помидоров отдохнуть подольше – от 15 до 30 минут.

Чтобы отследить прогресс, каждый интервал необходимо записывать в блокнот.

Техника поможет тем, кто легко отвлекается и часто прокрастинирует, не может сконцентрироваться на текущей задаче или выполняет много монотонных заданий.

Метод ALPEN (метод Альпы)

В данной методике главное внимание уделяется увеличению производительности и уменьшению стресса. Автор техники – немецкий профессор Лотар Дж. Зайверт. По его словам, планирование занимает не больше 5 минут ежедневно. А вот его результаты поражают. Главное, без чего не обойтись, это самодисциплина, бумага и ручка.

ALPEN состоит из 5 элементов:

• Aufgaben («Действие»). Запишите на листе бумаги все задачи, которые нужно выполнить за день. Их масштабность не имеет значения.
• Länge schätzen («Длительность»). Рассчитайте конкретное время, которое необходимо для выполнения каждой из записанных ранее задач. Не преуменьшайте и не преувеличивайте его.
• Pufferzeiten einplanen («Запас»). Между задачами необходимо запланировать краткосрочные буферные периоды, чтобы снизить стресс и уменьшить нагрузку. Заранее рассчитайте, что на выполнение задач уйдет на 20% больше запланированного времени, на перерывы и второстепенные дела уйдут еще 20%.
• Entscheidungen treffen («Приоритизация»). Начало рабочего дня должно быть посвящено наиболее важным и срочным задачам.
• Nachkontrolle («Анализ результатов»). В конце дня сверьтесь со списком и определите, было ли планирование эффективным, всего ли удалось достичь. А также обратите внимание, случались ли необоснованно растянутые буферные периоды, что можно было бы оптимизировать и улучшить.

После этого можно начинать планирование на следующий день.

Метод полезен для людей, которые любят прокрастинировать или нуждаются в грамотной расстановке приоритетов. Также он эффективен для руководителей.

Советы по тайм-менеджменту от знаменитостей

Сергей Брин, соучредитель Google, рекомендует следующее:

• Во время выполнения задачи закройте все вкладки в браузере, которые не нужны для работы над конкретным делом. Особенно мешают сайты с развлекательным контентом.
• Проверяйте электронную почту в строго отведенное время, отключите оповещения о новых письмах.
• Не позволяйте соцсетям взять над вами контроль – для общения достаточно 10-15 минут в день.
• Попросите коллег о том, чтобы в ближайшее время они вас не отвлекали. Если вы работаете дома, объясните детям, что у вас важное дело и входить к вам в комнату нельзя.
• Записывайте текущие задачи и глобальные цели, чтобы постоянно видеть их перед собой и не сходить с курса.
• Запланируйте обязательные ежедневные перерывы, во время которых вы полностью отключите все мысли о работе. Боритесь с хаосом и не позволяйте ему победить вас.

Советы гендиректора Berkshire Hathaway Уоррена Баффета:

• Используйте стратегию двух списков. Исключайте неважные вещи, что позволит вам сконцентрироваться и управлять приоритетами.
• Постарайтесь сократить время, которое вы тратите на дорогу. Попробуйте перейти на удаленную работу или выезжать из дома пораньше, чтобы не попадать в пробки.
• Откажитесь от всего бессмысленного. Однажды Уоррен Баффет сообщил: личные границы успешных людей настолько сильные, что они отказываются почти от всего. В то же время у самого гендиректора нередко в личном календаре есть дни, на которые ничего не запланировано.
• Еженедельно выделяйте 5 часов на изучение чего-то нового.

Рекомендации от Билла Гейтса выглядят так:

• Время – ценный ресурс, который требует к себе ответственного и серьезного подхода (даже более серьезного, чем деньги). Не тратьте его впустую.
• Держите под рукой какую-нибудь книгу, чтобы иметь возможность с пользой провести перерыв.
• Развивайте мышление на долгосрочную перспективу. События, которые произойдут в последующие 1-2 года, всегда переоценены, а изменения, которые наступят через 10 лет, – всегда недооценены.
• Структурируйте время. По словам Билла Гейтса, он делит задачи на короткие временные отрезки, иногда даже с 5-минутным шагом, и нередко использует таймбоксинг.
• Не тратьте время на действия, которые не приближают вас к выполнению целей. Так вы только еще больше отдалитесь от того, к чему стремитесь.

Несмотря на то, что методик тайм-менеджмента много, а принципов управления временем еще больше, стоит изучить хотя бы то, что описано выше. И попробовать внедрить в свою жизнь если и не метод целиком, то хотя бы его часть. Это однозначно положительно скажется на вашей продуктивности.

https://bit.ly/3ItZx3B

Продуктивность

Фрагмент книги "Rework: Бизнес без предрассудков"

Иллюзия договоренности

Мир бизнеса захламлен мертвыми документами, которые только съедают ваше время. Докладами, которые никто не читает, диаграммами, на которые никто не смотрит, и спецификациями, которые никогда не описывают завершенный продукт. На подготовку этих документов уходит целая вечность, на то, чтобы забыть про них, — секунды.

Если вам нужно что-то объяснить, постарайтесь приблизить объяснение к реальности. Вместо того чтобы описывать внешний вид продукта, просто нарисуйте его. Вместо того чтобы объяснять, как что-то звучит, просто издайте этот звук. Делайте все, что в ваших силах, чтобы убрать лишние уровни абстракции.

Главная проблема абстракций, таких как отчеты и документы, заключается в том, что они создают иллюзию договоренности. Сотня человек может читать одни и те же слова, но в своих головах они будут представлять сотню разных вещей.

Настоящее понимание возникает при переходе к чему-то более реальному. Эту ситуацию можно сравнить с чтением книги. При чтении каждый из нас представляет персонажей по-своему. И лишь непосредственновидя людей, мы получаем точное представление о том, как они выглядят.

Приняв решение построить «аэропорт будущего», авиакомпания Alaskan Airlines не стала полагаться на чертежи и наброски. Ее сотрудники арендовали склад и создали макет аэропорта, используя картонные коробки для изображения скамеек, стоек регистрации и багажных лент. Затем команда перебралась в город Анкоридж, чтобы построить там небольшой «прототип» и протестировать все системы на реальных пассажирах и служащих. Конечный проект, приблизивший процессы к реальности, помог увеличить продуктивность работы сотрудников аэропорта и существенно сократить время ожидания в очередях для пассажиров...

Один из самых уважаемых мастеров по изготовлению мебели Сэм Малооф считал невозможным отразить в рабочем чертеже стула или кресла все замысловатые и тонкие детали. Он говорил: «Очень часто я не понимаю, как нужно сделать тот или иной элемент, пока не начну работать стамеской, рашпилем или другим необходимым мне инструментом».

Нам всем стоит взять на вооружение именно такой подход. Стамеску в руки — и начинайте делать что-то по-настоящему ценное! Все остальное только отвлекает внимание.

Причины, чтобы перестать

Очень легко, опустив голову, погрузиться в работу над тем, что, как вам кажется, должно быть сделано. Гораздо труднее поднять голову и спросить себя «зачем?».

Вот список важных вопросов, которые нужно себе задать, чтобы убедиться: вы занимаетесь именно тем, что имеет значение:

Зачем вы это делаете?

Вы можете точно ответить себе на этот вопрос, или приступили к работе просто потому, что кто-то предложил вам этим заняться? Довольно часто именно так и бывает. Но что стоит за этой работой? И кто в конечном итоге от нее выиграет? Поиск ответов на эти вопросы поможет вам лучше разобраться в самой работе.

Какую проблему вы решаете?

В чем, собственно, заключается проблема? Ваши клиенты сбиты с толку? Или вы сами находитесь в замешательстве? Что-то не до конца понятно? Действительно ли вы нуждаетесь в чем-то ранее недоступном? Иногда, задавая себе эти вопросы, вы вдруг понимаете, что решаете воображаемыепроблемы. Стоп! В этот момент нужно остановиться и переоценить то, чем вы, черт возьми, занимаетесь.

Действительно ли это полезно?

Спутать энтузиазм с полезностью очень легко. Конечно, иногда здорово немного развлечься и сделать что-то классное. Но рано или поздно необходимо задать себе вопрос: «Действительно ли это принесет пользу?». Классное со временем перестанет быть таковым. Полезное — никогда.

Добавляете ли вы ценность?

Добавлять просто что-то легко, добавлять ценность — сложно. Действительно ли то, над чем вы сейчас трудитесь, делает продукт более ценным для клиентов? Смогут ли они получить больше, чем раньше, от этого нововведения? Иногда то, что, по вашему мнению, добавляет ценность, на самом деле уменьшает ее. Ценность заключается в балансе. Слишком много кетчупа может испортить картошку фри.

Изменит ли это поведение?

Ваша работа действительно повлияет хоть на что-то? Не добавляйте в продукт ничего нового, пока не убедитесь в реальном влиянии этого нового на использование вашего продукта потребителями.

Существует ли более легкий способ?

Задавайте этот вопрос, над чем бы вы ни работали. Часто можно обнаружить более легкий вариант, который будет более чем приемлем при решении проблемы. Обычно задачи довольно просты — нам просто кажется, что для них нужны сложные решения.

Что бы вы могли сделать вместо этого?

Расстановка правильных приоритетов особенно важна для маленьких компаний с ограниченными ресурсами. Работая в данный момент над А, успеваете ли вы по-прежнему завершить Б и В до апреля? Если нет, возможно, вместо работы над А нужно выбрать Б или В? Если вы надолго сосредоточите усилия на решении одного проекта, значит, другие не будут реализованы.

Действительно ли дело того стоит?

Действительно ли совещание заслуживает того, чтобы на час оторвать шесть человек от работы? Действительно ли необходимо работать сегодня всю ночь напролет, или начатое можно закончить завтра? Действительно ли пресс-релиз, который выпустил ваш конкурент, заслуживает вашей головной боли? Действительно ли стоит тратить деньги на рекламу? Прежде чем погрузиться во что-то, определите реальную стоимость предстоящего дела.

Продолжайте задавать себе (и другим) вопросы, приведенные выше. Конечно, не нужно превращать этот процесс в формальность, но и пренебрегать им тоже не стоит.

Также не нужно бояться своих выводов. Иногда прекращение работы — это правильный шаг, даже если вы уже вложили в нее много усилий. Не тратьте хорошее время на плохую работу.

Перерывы — враги продуктивности

Вы регулярно работаете допоздна и в выходные на дому? Это отнюдь не свидетельствует об огромных объемах работы. Это, увы, говорит о том, что до конца вы доводите мало дел. Причина тому — перерывы.

Задумайтесь над тем, когда вы делаете большую часть работы? Если вы похожи на большинство людей, то ответ будет — ночью или ранним утром. И неслучайно — это как раз то время, когда вокруг вас никого нет.

В 14 часов люди обычно находятся на совещаниях, отвечают на почту или общаются в чате с коллегами. Эти похлопывания по плечу и импровизированные междусобойчики могут казаться безобидными. На самом деле они губительны для продуктивности. Неважно, чему посвящены перерывы. Важно то, что, когда вас прерывают, работа не делается.

Перерывы дробят ваш рабочий день. 45 минут работы — и затем вы разговариваете по телефону. Еще 15 минут — и вам пора на обед. Спустя еще час вы спешите на послеобеденное совещание. В результате на часах уже шесть вечера, и у вас была всего пара часов без перерывов, чтобы делать свое дело. Вы не можете вершить важные дела в режиме «старт — остановка, старт — остановка».

Для этого вам необходимо перебраться в «область уединения». Несомненно, вы наиболее продуктивны как раз в периоды, когда предоставлены сами себе. Когда вашему мозгу не нужно переключаться между разными задачами, вы способны переделать массу дел. (Вы когда-нибудь замечали, как много успеваете сделать во время полета на самолете, находясь оффлайн, без внешних раздражителей?)

Чтобы очутиться в «области уединения», требуется определенное время и отсутствие вмешательств. Проведем параллель с быстрым сном*: человек не может просто взять и перейти в эту фазу. Сначала нужно заснуть, а уже затем постепенно наступает фаза быстрого сна. Малейшее внешнее воздействие — и все придется начинать сначала. По аналогии с быстрым сном, во время которого вы погружаетесь в состояние спокойствия и расслабленности, рабочая «область уединения» готовит для вас настоящие чудеса продуктивности.

Время, когда вы предоставлены сами себе, не обязательно должно приходиться на первые часы после полуночи. Можно установить на работе правило, согласно которому половину дня (первую или вторую — как удобнее) вы предоставлены только сами себе. Распорядитесь, чтобы с 10 утра и до 14 часов дня никто не мог разговаривать друг с другом (за исключением обеденного времени). Или по взаимной договоренности с коллегами объявите «временем одиночества» один день недели — например, четверг. Важно, чтобы «периоды уединения» были продолжительными — это поможет избежать ситуаций снижения продуктивности.

Постоянно придерживайтесь введенных правил и тем самым избавьтесь от зависимости общения. Откажитесь на этот период от «аськи», телефонных звонков и совещаний. Просто забаррикадируйтесь от внешнего мира и приступайте к работе. Вы будете удивлены тем, насколько больше сможете сделать.

Даже в обычные дни при взаимодействии с коллегами старайтесь использовать вместо отрывающих от дел способов коммуникации (например, телефона или личных встреч) пассивные методы общения, не требующие от людей немедленного ответа (вроде электронной почты).

Помните: ваш день находится в осаде постоянных перерывов. Ваша задача — отвоевать его обратно!

Совещания токсичны

Самая худшая разновидность перерывов — совещания. И вот почему:

• обычно это одни разговоры и абстрактные идеи, а не обсуждение реальных вещей;
• количество информации в минуту на совещаниях ничтожно мало;
• их участники в два счета удаляются от намеченной темы;
• они требуют тщательной подготовки, которая, впрочем, никогда не проводится;
• как правило, совещания имеют настолько туманные повестки, что никто до конца не уверен в их цели;
• на них неминуемо присутствует хотя бы один недоумок, который воспользуется своим шансом потратить общее время на чепуху;
• совещания дают потомство — за одним следует другое, за другим — третье...

Кроме того, совещания, к сожалению, распланированы как телевизионные шоу. На них выделяется минимум 30 минут или час, потому что именно так работают программы-планировщики (наверняка вы ни разу не видели, чтобы кто-то планировал в Outlook семиминутное совещание). Даже если на достижение совещательной цели требуется всего семь минут, участников, как правило, заставляют отсиживать «шоу» по полной. Не растягивайте семь минут на 30!

Настоящая цена совещаний, если о ней задуматься, может шокировать. Предположим, вы планируете провести часовое совещание с участием десяти человек. На самом деле это будет не часовое, а десятичасовое совещание. Вы тратите десять часов продуктивной работы в обмен на один час совещательного времени. А с учетом затрат на смену вида деятельности (прекращение своей непосредственной работы, переход в другое помещение, возвращение к прежней работе), скорее всего, получится даже 15 часов!

Выгодный ли это обмен — 10-15 часов продуктивного труда на один час встречи? Возможно, иногда да. Но цена таких решений довольно значительна. Если проводить оценку с точки зрения чистых затрат, то совещания такого масштаба очень быстро становятся пассивами, а не активами.

Если же вы абсолютно уверены в том, что ваши коллеги обязаны собраться вместе, постарайтесь сделать совещание продуктивным, используя простые правила:

• установите таймер и заканчивайте обсуждение, как только он зазвонит;
• приглашайте на совещание как можно меньше людей;
• всегда имейте четкую повестку дня;
• начинайте с конкретных вопросов;
• проводите совещание на месте возникновения проблемы, а не в переговорной;
• указывайте на конкретные проблемы и предлагайте конкретные изменения;
• завершайте совещание принятием решения и назначением ответственного за его выполнение.

Достаточно хороший — это прекрасно

Многие люди приступают к решению задач, предлагая сложные решения. Напряжение умственных мускулов может быть опьяняющим. А затем вы начинаете искать другой серьезный вызов, который даст вам такое же возбуждение, не заботясь о том, насколько хороша идея в целом.

Не идите напролом! Ищите решение в стиле дзюдо, решение, которое будет наиболее эффективно при минимальном количестве затрат. Все «дзюдо-решения» сводятся к тому, чтобы, делая меньше, получать больше. Всякий раз, сталкиваясь с препятствием, ищите возможность преодолеть его с помощью принципа дзюдо.

Частью этого принципа является осознание того, что все проблемы решаемы. Например, у вас есть задание забраться на высоту птичьего полета. Одно из решений (весьма, кстати, впечатляющее) — покорить Эверест. Другое — сесть на лифт и доехать до крыши высотного здания. Это решение в стиле дзюдо.

Большинство задач может быть решено простым и вполне приземленным способом. Вам не придется показывать все ваши потрясающие навыки и умения. Вы просто создаете что-то в рамках выполняемой работы и двигаетесь дальше. Возможно, с таким подходом вы не получите свою порцию восхищенных ахов и охов, зато быстрее продвинетесь вперед.

Посмотрите на пиар-кампании политиков. Всплывает очередная важная тема для обсуждения — и уже на следующий день можно ознакомиться с заявлением политика по этому поводу. Качество этой продукции невысокое. Вместо прямого видеообращения используются фотографии. Вместо красивой анимированной графики — статичные заголовки в разговорном стиле. Единственное звуковое сопровождение — текст, зачитываемый анонимным диктором. Однако если бы на «шлифовку» этой акции было потрачено несколько недель, она бы вышла слишком поздно. В данной ситуации оперативность гораздо более важна, чем наведение глянца или даже качество.

Если вы находите свой способ решения задачи достаточно хорошим, останавливайтесь на нем. Это гораздо лучше, чем тратить ресурсы или, что хуже, ничего не делать из-за того, что вы не придумали более красивое решение. Помните: превратить «достаточно хороший» в «прекрасный» вы сможете и чуть позже.

Быстрые победы

Энергия движения подпитывает вашу мотивацию. Она заставляет вас двигаться дальше. Она вдохновляет вас. Без нее вы далеко не уйдете. Если работа не мотивирует вас, вы не добьетесь хорошего результата.

Выполняя один отрезок работы и двигаясь вперед, к следующей цели, вы создаете эту энергию движения. Никто не любит застревать на одном бесконечном проекте, у которого не видно финишной черты. Девятимесячное сидение в окопах без результата, который можно продемонстрировать, реально портит настроение. В конце концов вы попросту перегораете. Чтобы ваша движущая сила и мотивация оставались на высоком уровне, заведите привычку на пути к цели одерживать маленькие победы. Даже небольшое продвижение может придать вашей работе хороший импульс.

Чем больше времени занимает какое-то дело, тем менее вероятно, что вы доведете его до конца. Но даже если вы доводите его до конца, скорее всего, оно будет выполнено недостаточно хорошо.

Настоящее наслаждение состоит в том, чтобы выполнить работу, а затем показать ее результат своим клиентам. Планировать меню на год скучно. Придумать новое меню, подать блюда, а затем получить отклики — вот это захватывающе! Поэтому не ждите слишком долго — иначе вы рискуете потушить огонь внутри себя.

Если же вы безальтернативно работаете только над длительными проектами, попробуйте выделять один день в неделю (или каждые две недели) для маленьких побед, которые будут подхлестывать ваш энтузиазм. Маленькие победы позволят вам устроить праздник и будут служить отличным источником хороших новостей, который вам необходим. Маленькие победы каждые две недели подзаряжают вашу команду и дают вашим клиентам повод для восхищения.

Поэтому задайте себе вопрос: «Что мы можем успеть сделать за две недели?». А затем сделайте это. Выпустите «джинна» наружу и дайте людям попробовать то, что получилось, поиграть с ним и т.п. Чем быстрее клиент сможет воспользоваться результатами вашего труда, тем лучше.

Не будьте героем

Очень часто оказывается, что лучше спасовать перед трудностями, чем быть героем.

Например, вы думаете, что задача может быть решена за два часа. Но проходит четыре часа, а вы завершили дело только на четверть. Вполне естественным выглядит такой ход мыслей: «Я не могу взять и все бросить, ведь я уже потратил на это целых четыре часа!».

И вот вы переходите в режим героя. Вы настроены на то, чтобы это дело наконец сдвинулось с мертвой точки (и слегка смущены тем, что этого до сих пор не произошло), мобилизуете все имеющиеся ресурсы и запираетесь от внешнего мира.

Иногда такая чрезмерная концентрация усилий срабатывает. Но стоит ли овчинка выделки? Скорее всего нет. Цель оправдывала средства, когда вы планировали затратить на ее достижение два часа времени, а не 16. За эти 16 часов вы бы могли переделать ряд других дел. Кроме того, вы не получаете обратной связи, что может еще дальше увести вас от истинного пути. Даже героям иногда требуется свежий взгляд со стороны, кто-то другой, кто поможет трезво оценить ситуацию.

В свое время мы испытали эти трудности на себе и решили, что если какая-то задача требует от одного из нас более чем двухнедельных усилий, обязательно нужно пригласить коллег и спросить их мнения. Возможно, они не будут выполнять никаких работ по этой задаче, но по крайней мере смогут трезво оценить ситуацию. Иногда человеку свойственно бродить по лесу и не замечать деревьев. Иногда очевидное решение лежит прямо перед вами, но вы его не замечаете.

Не забывайте, что часто оно диктует вам бросить начатое. Многие автоматически ассоциируют такой шаг с неудачей, но иногда как раз он является единственно необходимым. Если вы уже потратили уйму часов на работу, которая того не стоила, отойдите в сторону. Вам не вернуть потерянного времени. Худшее, что можно сделать в данной ситуации, — продолжать его тратить.

Идите спать

Работать в ущерб сну — плохая идея. За дополнительно выкроенную пару часов позднее придется заплатить сторицей — подрывом духа, настроя и изобретательности.

Человек, отдающий себе отчет в том, что делает, изредка может позволить себе проработать сутки напролет. Но не превращайте это в привычку! Если она станет постоянной, то ее цена будет только расти. Вот что вас ждет:

• Упрямство: в состоянии усталости человеку всегда кажется проще продолжать трудиться в выбранном направлении, каким бы плохим оно ни было, вместо того, чтобы пересмотреть его правильность. Финишная прямая кажется постоянным миражом, и все кончается тем, что вы слишком далеко заходите в пустыню.
• Потеря изобретательности — одно из первых качеств, которые покидают вас при недосыпе. Людей, достигающих результата в десять раз более эффективного, чем у большинства, отличает от этого большинства не удесятеренное усердие, а изобретательность, которая позволяет им найти решение, требующее одну десятую долю усилий по сравнению с остальными. Когда вы недосыпаете, подобные решения перестают осенять вас.
• Недостаток драйва. Когда в двигателе вашего мозга работают не все цилиндры, он любит занимать себя наименее трудными задачами. Например, чтением еще одной ничего не значащей статьи. При усталости вам недостает мотивации заниматься большими делами.
• Иррациональность. Чувствуя усталость, вы серьезно подрываете свои возможности оставаться терпеливым и терпимым. Вероятность, что окружающие станут жертвами вашей бессонницы, увеличивается.
• Плохие решения, которые вам суждено принимать в состоянии усталости.

Это лишь малая часть той цены, в которую обходится ваше недосыпание. И все равно некоторые продолжают испытывать от бессонницы мазохистское чувство гордости. Они даже хвастаются тем, насколько устали. Но хвастаться здесь нечем. Этот «подвиг» еще аукнется им в самый неподходящий момент.

Ваши предположения неверны

Все мы — ужасные оценщики. Мы думаем, что знаем, сколько времени потребуется на решение той или иной задачи, хотя на самом деле не имеем об этом никакого понятия. Мы прогнозируем ход развития событий без неизбежных задержек, исходя из наилучшего сценария, который никогда не воплощается в реальности.

Именно поэтому предположения, которые строятся на недели, месяцы и годы вперед, — не более чем фантазии. По правде же вы просто не знаете, что произойдет через такое длительное время.

Как часто вы думаете, что поход в продуктовый магазин займет несколько минут, а в итоге оборачивается часом? Можете вспомнить, как уборка на чердаке отняла у вас весь день вместо нескольких часов, как вы планировали? Иногда наоборот, планируемая четырехчасовая расчистка двора на самом деле занимает 35 минут. Мы, люди, просто недостаточно сильны в своих оценках.

Даже при выполнении таких простых задач, как вышеперечисленные, наши планы часто рушатся по одной или нескольким причинам. Если мы не можем быть точны при планировании нескольких часов, как можно ожидать точности при планировании шестимесячного проекта?

Когда мы предполагаем, сколько времени потребуется на те или иные действия, мы не просто ошибаемся — мы ошибаемся очень сильно. Это значит, что, отводя на реализацию проекта шесть месяцев, вы можете серьезно ошибаться. Речь может идти не о семи месяцах вместо шести, а о целом годе.

Именно поэтому бостонский проект скоростной автомагистрали «Big Dig» был закончен на пять лет позже и с многомиллиардным превышением бюджета, а международный аэропорт Денвера — открыт с задержкой в 16 месяцев и превышением сметы на 2 млрд долларов.

Возможное решение — разбивать большие задачи на маленькие подзадачи. Чем они меньше, тем легче строить планы. Вы по-прежнему можете ошибаться, но ошибка будет намного меньше, чем при планировании большого проекта. Если работа занимает вдвое больше времени, чем вы ожидали, лучше, чтобы речь шла о дополнительной паре недель в небольшом проекте, вместо пары месяцев в большом.

Старайтесь делить временные отрезки на небольшие части. Вместо планирования одного проекта, рассчитанного на 12 недель, разбейте его на 12 однонедельных проектов. Вместо колдовства над задачами, требующими более 30 часов, разбейте работу на более реалистичные 6-10-часовые отрезки. И затем двигайтесь вперед шаг за шагом.

Длинные списки дел никогда не выполняются

Начните составлять короткие списки дел вместо длинных, которые просто собирают пыль. Когда вы в последний раз полностью выполняли длинный список дел? Зачеркнув первые несколько пунктов, вы скорее всего просто-напросто забывали про него (или машинально отмечали дела, не выполненные должным образом).

Длинные списки — это обвинительные приговоры. Чем длиннее список невыполненных дел, тем больше переживаний по этому поводу. С определенного момента вы просто перестаете смотреть в него, потому что он заставляет чувствовать себя некомфортно. Затем вы начинаете нервничать, и все дела превращаются в одну большую неприятность.

Существует лучший путь. Разбейте свой длинный список на ряд небольших. Например, список из 100 пунктов разделите на десять списков по десять пунктов. Это значит, что когда вы завершаете дело из маленького списка, вы выполняете список на 10% вместо 1%.

Пусть количество невыполненных дел осталось прежним. Но вы можете смотреть на часть картины и находить в ней удовлетворение, видеть прогресс. Это гораздо лучше, чем, созерцая общую картину, ужасаться и винить себя в нерасторопности.

Где только возможно, разделяйте задачи на все более и более мелкие части до тех пор, пока не сможете быстро и полностью разбираться с ними. Простая перегруппировка задач указанным выше способом может оказать удивительное влияние на ваши продуктивность и мотивацию.

Небольшой совет о том, как расставлять приоритеты: не обозначайте приоритет с помощью цифр или ярлыков. Не нужно говорить: «У этой задачи высокий приоритет, у этой — низкий», не надо подсчитывать: «Это — три, это — два, это — один, это — опять три и т.д.». Поступая таким образом, вы окажетесь завалены массой задач с высоким приоритетом.

Вместо этого отмечайте важность визуально. Расположите наиболее важные задачи сверху. Когда вы покончите с ними, переходите к следующему по важности списку. Таким образом, в каждый момент времени у вас будет только одно наиболее важное дело. И этого достаточно.

Принимайте маленькие решения

Большие решения трудно принимать и изменять. Однажды приняв такое решение, вы, вероятно, будете продолжать верить в его правильность, даже если это не так. Вы перестанете быть объективным.

Вы не можете передумать, не поступившись своим эго и гордыней. Желание сохранить лицо преобладает над желанием сделать правильный выбор. А затем в дело вступает инерция: чем больше усилий вы вкладываете в одно направление, тем тяжелее затем будет сменить курс.

Вместо этого принимайте решение за решением, но пусть они будут небольшими, и, по сути, временными. Принимая крошечные решения, невозможно совершить большие ошибки. В небольшие решения легче внести изменения. Не будет большого вреда, если вы и ошибетесь. Вы просто все исправите.

Небольшие решения не означают невозможности вынашивать большие идеи и строить большие планы. Они просто означают вашу веру в то, что лучший путь достичь больших целей — принимать за раз по одному крошечному решению. Главная проблема амбициозных целей и великих свершений в том, что они убивают мотивацию. Они закладывают в вас установку на провал.

Полярный исследователь Бен Сондерс рассказывал, что во время его одиночной экспедиции к Северному полюсу (31 марафонская дистанция, 72 дня в одиночестве) гнет «огромной задачи» был настолько невыносим, что повседневные цели редко выходили за рамки «добраться до глыбы льда в нескольких ярдах впереди».

Лучше всего иметь как раз такие достижимые цели. Те, которых вы в состоянии достичь и затем полагаться на их результаты. Вы должны сказать: «Мы закончили это. Сделано!», а затем продолжить движение к следующей цели. Такая тактика дает гораздо больше удовлетворения, чем несбыточная воображаемая цель, которой вы никогда не достигнете.

---

* Стадия сна с повышенной активностью мозга. В частности, характеризуется быстрым движением глаз.