Умейте управлять собой: свод правил для успешного общения

 

Автор: Александр Cepгeeвич Бoльшaкoв

Неспособность управлять собой приводит к неспособности управлять другими. В самом начале общения надо четко представлять: с кем говорите, как говорите, о чем будете говорить, что вам нужно получить от разговора, что нужно получить от разговора партнерам. Заранее определите тему(ы) разговора и возможный его алгоритм. В нужных местах своей речи умейте делайте паузы. Они сильно влияют на восприятие людей.

1. Осознайте, что неспособность управлять собой приводит к неспособности управлять другими.

2. Постоянно следите за гармонизацией в себе «хочу», «могу» и «надо». Ваши потребности, возможности и необходимость могут входить в противоречие друг с другом, но не должны мешать вашей деятельности.

3. Помните, что детренируемость сознательных процессов (памяти, способности логически мыслить и т. д.) способствует потере контроля над собой и развитию различного рода зависимостей: как внутренних (от таблеток, еды, никотина, алкоголя), так и внешних: вы становитесь более чувствительны, внушаемы, эмоциональны и т. д.

4. Добивайтесь, чтобы ваше истинное «Я» в большей степени зависело от внутренних процессов, а не от внешних (ситуации и конфликты на работе, взаимоотношения с друзьями, любовные связи и т. д.)

5. Попытайтесь оценить собственный потенциал, осознать свои возможности тренируемости и личностного роста.

6. Если вы решили тренироваться, то можно применить апробированную систему ограничений и нагрузок, разработанную врачом Н. Амосовым. Смысл ее в том, что постоянная физическая тренированность тела со временем приводит к возрастанию его выносливости и внутреннего потенциала. При этом снижается скорость старения организма. Сознательное самоограничение (в еде, в развлечениях), слежение за своей леностью способствуют повышению психофизиологического потенциала.

7. Знайте, что резервы тренируемости у каждого человека разные, они зависят от индивидуальной конституции, от генетической предрасположенности.

8. Выберите или создайте для себя принципы, или модель, восприятия мира, которые помогут вам жить. Сознательно откажитесь от всего ненужного или мешающего.

9. Основные принципы в работе над собой — ОПДРК:

• осознанность означает, что человек должен логически понять собственную проблему, захотеть измениться и поверить в то, что он сможет себя изменить. Например, осознать, что курить — вредно, что безнравственно жить — «невыгодно» (с точки зрения качества жизни и законов сохранения) и т.д.;
• постепенность означает, что человек должен целенаправленно и упорно осуществлять ряд действий, тренироваться, повышая свой потенциал. Например, уменьшать количество выкуренных сигарет с целью бросить курить. Или постепенно закаляться (водные процедуры, гимнастика), укрепляя свою нервную систему. Наскоком такие задачи не решаются;
• достаточность означает, что человек, работая над собой, не должен перенапрягать свой организм; ему следует ощущать предел тренируемости, знать максимум своего потенциала, выше которого становится не лучше, а хуже;
• регулярность, или систематичность, органично связана с постепенностью и достаточностью. Регулярность работы над собой страхует человека от негативных реакций организма на пиковые нагрузки,гарантирует большую адаптируемость к внешней среде. Она обеспечивает закалку организма человека, снижает скорость его старения, повышает тонус;
• контроль над собой предусматривает слежение не только за своими действиями, но и за мыслями (помыслами) и чувствами. Необходимо добиваться, чтобы воля доминировала над разумом и чувствами, а не наоборот. Одновременно с этим воля человека не должна «насиловать» его натуру, его индивидуальный характер. С одной стороны, не стать рабом собственных страстей, чувств и эмоций, с другой — уметь органично управлять ими с помощью воли.

10. Будьте самокритичны, но в меру, ибо это может привести к излишней мнительности и комплексу неполноценности.

11. Учитесь управлять своим внутренним (ход времени, присущий только вам в конкретное время и в определенной ситуации) и внешним (быстротой движений, мимикой, сменой поз и т. д.) темпоритмом. Систематические тренировки и самоконтроль приведут вас к успеху.

12. Развивайте свою эмоциональную память — вспоминайте давние впечатления, желательно в деталях.

13. Развивайте в себе внимание; часто мы всю жизнь проходим мимо одного и того же места и не замечаем какую-то деталь, например, дом, барельеф, узор и так далее.

14. Развивайте в себе логическое мышление. Оно, как ни парадоксально, способствует развитию эмоциональности и более глубокому чувственному восприятию мира.

15. Развивайте в себе смелость (но не безрассудство) и уверенность в себе. Запомните, что уверенный в себе человек влияет на других людей.

16. Тренируйте свой внутренний голос. Постоянно упражняйте свою дикцию, декламацию, слог, тон, темп речи. Правильно ставьте логические ударения на каждой фразе. Тренируйте свою артикуляцию и жестикуляцию.

17. Когда вы говорите, слушайте и чувственно воспринимайте то, что говорите.

18. Не бойтесь показаться в чем-то неосведомленным. Ваша реакция может дать негативный результат. Лучше сказать: «А я и не знал(а)».

19. Как можно больше общайтесь с различными людьми. Это поможет вам и в деловом общении.

20. Если чувствуете, что некто «забивает» вас своим интеллектом, сознательно показывая его, постарайтесь усмирить свою неприязнь. Если же это делается человеком бессознательно, то попытайтесь понять его (не бойтесь задавать вопросы), стремитесь узнать у него еще больше.

21. Знайте, что сильнее всего в разговоре «бьют» факты. Умейте правильно их отбирать, расставлять и управлять ими. Далее по убеждающей силе следуют мнения, соображения, высказывания и др.

22. В самом начале общения надо четко представлять: с кем говорите, как говорите, о чем будете говорить, что вам нужно получить от разговора, что нужно получить от разговора партнерам.

23. Заранее определите тему(ы) разговора и возможный его алгоритм (множество вариантов «если… то…»)

24. Стремитесь объяснять сложные вещи простым языком.

25. В нужных местах своей речи умейте делайте паузы. Они сильно влияют на восприятие людей.

26. Жесты и движения ваши должны быть естественными.

27. Не увлекайтесь в разговоре. Говорите не только то, что интересно вам.

28. Помните о том, что внешние атрибуты (освещение, зашумленность, дизайн помещений и т. д.) влияют на восприятие ваших слов.

29. Ваш внешний облик (одежда, чистота, опрятность) также отражается на восприятии аудитории.

30. Лучше переждать и выслушать собеседника до конца (даже если вы не согласны с ним), чем стремиться выговориться самому.

31. Будьте устойчивы в своей деятельности, четко знайте и согласовывайте между собой четыре составляющие: что вам нужно, что вы можете сделать, что вы сознательно хотите, бессознательные желания.

32. Тренируйте в себе адаптивность — умение приспосабливаться к новым условиям работы, регулировать свою деятельность и восстанавливать устойчивость поведения.

33. Постоянно ощущайте центры влияния на вас — те факторы, которые в большей степени определяют ваше поведение. Если они довольно продолжительно мешают вам жить — избавьте себя от них.

34. Знайте, что в человеке борются две силы: стремление к обособляемости (быть собой, наедине с собой, отдельно от других) и стремление к совместимости (быть вместе с кем-либо, делать, как кто-либо, думать, как он или она и т. д.) Неумение управлять этими силами внутри себя часто приводит к конфликтам.

35. Чувствуйте в разговоре «обратные связи»: реакции партнеров, их волнения, желания. Адекватно реагируйте на них.

36. Лучше оставаться самим собой, нежели играть непрофессионально какую-то роль (старательного работника, уважаемого человека и т. д.)

https://tinyurl.com/4bs9zxb8

Технологии менеджмента. Уроки 41 - 42

 

Урок 41

Административные структуры: какими они бывают?

На прошлом уроке мы рассмотрели общую классификацию организационных структур. В этой классификации особое место занимают административные структуры. Их еще называют структуры управления или просто «оргструктуры». Именно к ним с особым трепетом и вниманием относятся руководители, так как оргструктура определяет состав подразделений и должностей в компании, описывает взаимодействие между ними и закрепляет ответственность за исполнение рабочих процессов.

Выбор оргструктуры – критически важное управленческое решение! Ведь именно оргструктура «обслуживает» бизнес-процессы и обеспечивает реализацию стратегии компании.

Уверен, что вы знакомы с основными типами оргструктур. Напомню, какими они бывают.

А бывают они бюрократическими (иерархическими) и органическими (адаптивными). Компании с бюрократическими структурами напоминают жесткие конструкции или механизмы, работающие по формальным правилам. В них преобладают вертикальные связи руководства и подчинения. Компании с органическими структурами напоминают гибкие живые системы, способные адаптироваться к внешней среде. В них преобладают горизонтальные, диагональные и часто совершенно непонятные и запутанные связи. Эти структуры более сложные. Но именно сложность обеспечивает их жизнеспособность.

Итак, очень быстро и очень кратко.

Линейная – простейшая структура, используемая для построения структурных подразделений или очень маленьких компаний. Можно сказать, что это «ячейка общества», так как линейная структура служит основой для построения более сложных оргструктур. В линейной структуре все связи – линейные: сверху вниз и снизу вверх. И нет разделения должностей на основные и обеспечивающие. Все – основные. Обеспечивающие функции, если они есть, выполняет руководитель. При этом главное – строгое единоначалие.

В линейно-штабной структуре появляются «штабные» специалисты или подразделения, которые разгружают руководителя и берут на себя обеспечивающие функции (подбор персонала, закупки, бухучет и др.). Жить становится легче, жить становится веселее. Но до полного счастья еще далеко, так как у «штаба» нет линейных полномочий и по всем вопросам они дергают своего руководителя вместо того, чтобы решать их напрямую с «бойцами», отвечающими за производство, продажи, сервис и другие основные функции.

В линейно-функциональной структуре (ЛФС) у обеспечивающих подразделений появляются столь долгожданные функциональные полномочия, в рамках которых они имеют право предъявлять служебные требования к сотрудникам, которые не являются их прямыми подчиненными. Но это всего лишь требования, без права приказа и наказания. Тем не менее, это лучше, чем ничего, и жизнь руководителя становится еще легче и веселее. В компании появляются разнообразные горизонтальные и диагональные связи. Структура усложняется. Но это плата за более высокую эффективность.

Дивизиональные структуры используются для построения крупных диверсифицированных компаний, осуществляющих разные виды деятельности или работающих в разных регионах или обслуживающих очень разных клиентов. Соответственно, в таких компаниях выделяют т.н. бизнес-единицы – по продуктовому, географическому или клиентскому признаку. Бывают и смешанные варианты. Главное – бизнес-единицы наделяются достаточно широкими полномочиями и становятся полноценными центрами финансовой ответственности (ЦФО), а не просто структурными подразделениями компании. Важно не пропустить момент, когда уже пора перейти от ЛФС к бизнес-единицам.

В матричной структуре на обычную иерархическую структуру как бы по горизонтали «накладываются» постоянные и/или временные межфункциональные целевые группы - рабочие, проектные, процессные. Получаем «матрицу». Что неприятно, но часто необходимо: принцип единоначалия нарушается. Ну что ж, продолжаем платить за более высокую эффективность. Но зато структура становится более гибкой и способной реагировать на различные ожидаемые или неожиданные неожиданности, угрозы и возможности. А главное – появляется механизм развития организации!

Проектная структура создается для реализации множества параллельных проектов в форме временных проектных групп и постоянных функциональных подразделений организации. Эта структура в принципе подходит для компаний, у которых нет ничего постоянного, а есть только проекты. Будут проекты, будут и деньги. Так работают многие: строительные, проектные, юридические, консалтинговые фирмы и другие. Их сама жизнь вынуждает быть неуязвимыми и антихрупкими.

Сетевая структура – это даже уже и не структура, а некая экосистема, когда компания оставляет за собой только ключевые процессы, а все остальное отдает на подряд и аутсорсинг. Происходит разукрупнение организации. Начинается обратное движение – от порядка к хаосу. Но это веление времени. Порядок, царивший в иерархических компаниях, становится все менее и менее жизнеспособным и уступает власть гибким сетевым организациям, основанных на взаимодействии независимых игроков и самоуправляемых команд.

И, наконец, виртуальная структура – это сетевая структура, работающая в Сети. Все транзакции и взаимодействия между клиентами, партнерами, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т.д. происходят, в основном, через Сеть. Хаос усиливается, но за счет подключения к неограниченным ресурсам внешнего мира разрушаются старые ограничения и открываются новые возможности. Виртуальная компания – это организация, которой нет. Но она есть! И это работает.

Урок 42

Общие корпоративные правила

 Прежде, чем переходить к определению должностного функционала и более тонкой настройки оргструктуры на достижение целей бизнеса, полезно проверить: а если у вас в документы, определяющие общие правила жизни и работы в компании? И если нет, то срочно разработать.

Эти документы могут формальными и неформальными. Формальные – это официальные документы, которые регламентируют деятельность компании и ее сотрудников. К ним можно отнести, конечно, Трудовой кодекс, трудовые договора, Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положение об организации, различные локальные нормативные акты (ЛНА). Спору нет, они важны и необходимы. Но главное – писать их надо понятным и живым человеческим языком, если, конечно, вы хотите, чтобы их читали и применяли на практике.

Вместе с тем, вы можете разрабатывать разнообразные неформальные документы, предназначенные не для проверяющих инстанций, а для работающих в компании людей, чтобы помочь им ориентироваться в вашей организации, да и, вообще, максимально облегчить жизнедеятельность, чтобы не совершать лишних движений, не терять время и не дергать руководителей и коллег по различным трудовым вопросам. Ведь в итоге все это, рано или поздно, приводит к скрытым потерям и отражается на общей эффективности организации.

К ним можно отнести такие общекорпоративные документы, как, например, Книга сотрудника (в частности, Книга нового сотрудника), Этический кодекс, Книга ценностей. Есть и более специальные документы, относящиеся к определенным видам деятельности, скажем, Книга продаж. Названия могут быть разные. Не в этом дело. Главное – содержание.

Так, содержание Книги сотрудника (Employee Handbook) может включать в себя описание:

• истории компании,
• ее бизнес-идеи,
• видов деятельности, продукции и услуг,
• миссии и ценностей,
• стратегических целей и планов на будущее,
• организационной структуры и функционала основных подразделений,
• основных принципов и правил поведения в компании и внутрифирменного взаимодействия,
• возможностей карьерного роста,
• участия компании в общественной жизни и т.д.

Вы можете включить в эту книгу любую полезную информацию, которая поможет «новичкам» наиболее быстро адаптироваться в компании, а «старичкам» - быть более жизнеспособными и эффективными. Когда каждый сотрудник самостоятельно сможет быстро находить ответы на вопросы: «что, где, когда, как, зачем и почему?», то хаоса и «муды» (в переводе с японского muda - «любые потери и лишние движения, не добавляющие ценности для клиентов») становится меньше, и облегчается жизнь руководителей, что позволяет им сосредоточиться на более сложных задачах и технологиях управления компанией.

https://tinyurl.com/tekn4fhv

Total quality management (TQM): 14 правил

 

Мини-лекция с Владимиром Шаровым

Total quality management — это методика всеобщего управления качеством. Ее суть — в непрерывном повышении качества всех организационных процессов. При этом качество определяется такими категориями: насколько вы реализовали требования клиентов, значения финансовых показателей компании и насколько сотрудники удовлетворены своей работой.

00:00 – интро

00:27 – что такое TQM (total quality management)?

01:50 – правило №1: соответствие целей плану повышения качества

02:06 – правило №2: принятие нового стандарта качества

02:34 – правило №3: поменяйте суть и цель инспекций и аудита качества

02:49 – правило №4: заключайте надежные партнерства

03:18 – правило №5: идентифицируйте проблемы

03:42 – правило №6: уделяйте внимание обучению

04:12 – правило №7: учите менеджеров быть хорошими лидерами

04:27 – правило №8: создайте в компании атмосферу доверия и новаторства

04:48 – правило №9: устраните барьеры между подразделениями

05:02 – правило №10: люди не могут постоянно быть эффективными

05:16 – правило №11: фокусируйтесь на качестве, а не на количестве

05:35 – правило №12: сотрудники должны получать признание

05:41 – правило №13: повышайте квалификацию сотрудников

05:52 – правило №14: дайте сотрудникам возможность предлагать инновации

https://bit.ly/3JPoqI3